Pourquoi les remboursements de kilométrage ont besoin d’applications de suivi de kilométrage

Qu'est-ce qu'une application de suivi kilométrique ?

Les applications mobiles de suivi du kilométrage sont des moyens intelligents de remplacer l’enregistrement manuel du kilométrage. L’enregistrement du kilométrage est nécessaire pour rester conforme aux directives de l’IRS pour les programmes de remboursement des véhicules, mais cela prend beaucoup de temps et peut être extrêmement inexact. Les applications de kilométrage réduisent à la fois les inexactitudes et le temps qu’il faut pour parcourir le kilométrage, tout en gardant les entreprises et les conducteurs conformes à l’IRS.

Une application de kilométrage est une application mobile qui remplace les journaux de kilométrage manuels. C’est un outil pour les entreprises avec des programmes de remboursement ; c’est-à-dire avec des conducteurs qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail et qui doivent être remboursés pour la conduite professionnelle.

Une application de kilométrage stocke toutes les données dont les entreprises ont besoin pour approuver et distribuer ces remboursements.

Ces mêmes données sont tout ce dont les entreprises ont besoin pour maintenir leurs programmes de remboursement conformes à l’IRS.

L’IRS permet aux entreprises de rembourser en franchise d’impôt avec des programmes tels que les cents par mile (“CPM”), le taux fixe et variable (“FAVR”) et l’allocation de voiture hors taxe. Cependant, vous devez conserver des journaux de kilométrage détaillés pour conserver le statut d’exonération fiscale. Une application de kilométrage supprime tous les tracas de le faire manuellement.

Comment puis-je obtenir une application de kilométrage ?

Il est très difficile et coûteux pour les entreprises de concevoir et de créer leurs propres applications mobiles. La meilleure option est d’obtenir une application comme Cardata Mobile.

Cardata Mobile est livré avec chaque programme de remboursement Cardata.

Implications fiscales pour les entreprises et les employés

Lorsqu’une application de kilométrage est correctement utilisée, en conjonction avec un programme FAVR, CPM ou Tax-Free Car Allowance, les employés ne paient plus d’impôt sur le revenu sur les dépenses liées aux véhicules professionnels. Leur remboursement est considéré comme une dépense professionnelle justifiée par l’IRS et leur charge fiscale est supprimée.

Sans l’application de kilométrage, ces programmes devraient être validés avec un enregistrement manuel du kilométrage chronophage.

Les entreprises sont également gagnantes lorsqu’elles justifient leur programme de remboursement avec une application de kilométrage. Ils ne paient plus les charges sociales ou la taxe FICA sur les dépenses liées aux véhicules professionnels.

Comment contribue-t-il à rendre les programmes de véhicules plus efficaces ?

Comme mentionné, une application mobile de capture de kilométrage est un élément crucial d’un programme de remboursement hors taxe. Mais d’autres économies sont également réalisées.

Une application de kilométrage, par exemple, permet aux employeurs de rembourser avec précision uniquement les kilomètres parcourus. Il élimine les erreurs du conducteur dans les lectures du compteur kilométrique, qui sont monnaie courante avec l’enregistrement manuel du kilométrage.

Est-ce que les chauffeurs de l'entreprise l'aiment ?

Absolument. Une application de kilométrage comme Cardata Mobile :

1. Veiller à ce que les chauffeurs soient correctement remboursés pour tous les trajets professionnels qu’ils effectuent
2. Leur permet d’accéder à des données qui les aident à prendre des décisions concernant leurs propres habitudes de conduite
3. Leur fournit les informations kilométriques nécessaires pour gérer intelligemment leurs dépenses de véhicule
4. Leur fournit un moyen simple de rendre compte à l’IRS pour toute conduite, en cas d’audit personnel

Les conducteurs gagnent du temps et sont correctement remboursés lorsqu'ils utilisent une application de kilométrage

Combien de temps font-ils gagner ?

En éliminant le besoin de journaux de kilométrage manuels, les conducteurs économisent de nombreuses heures par an. Cardata calcule que cela peut prendre jusqu’à quatre minutes par voyage pour enregistrer toutes les données requises par l’IRS dans un journal de bord.

Pour les conducteurs qui effectuent plusieurs trajets par jour et conduisent la plupart des jours de l’année, une application de kilométrage est indispensable. Dans les grandes populations de conducteurs, le gain de temps peut représenter littéralement des milliers d’heures par an.

En savoir plus sur la façon dont les conducteurs gagnent avec les programmes de remboursement.

Les administrateurs gagnent aussi du temps

Cardata Mobile agrège en continu les miles mobiles et fournit les données aux administrateurs du programme via Cardata Cloud.

Cela signifie que les administrateurs n’ont pas besoin de lire les journaux de bord et de calculer les remboursements. Tout est fait en amont.

Il n’est pas non plus nécessaire de demander des soumissions de données de kilométrage ou de rechercher des miles manquants. Une application de kilométrage fait le gros du travail, afin que les administrateurs puissent se concentrer sur ce qui compte le plus pour eux.

Éloge de Cardata Mobile

Cardata Mobile se voit régulièrement attribuer 5 étoiles sur G2 par ses utilisateurs ! Voici ce qu’un utilisateur a dit à propos de notre application :

“La nouvelle application a rendu la vie tellement plus facile. Le simple fait d’avoir l’application pour [faire] le suivi (éliminant le besoin de regarder constamment l’odomètre) est un plaisir absolu.”

De plus, notre suite logicielle, qui comprend Cardata Mobile et Cardata Cloud, vient de remporter un prix du meilleur logiciel de 2022 ! Nous ne pourrions être plus fiers.

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