Le guide ultime du suivi du kilométrage pour 2023

Qu'est-ce que le suivi kilométrique ?

Le suivi du kilométrage est le processus de maintien d’un décompte des kilomètres de travail ou des kilomètres d’affaires, des kilomètres parcourus par des employés ou des indépendants dans la poursuite du commerce.

Vous pouvez suivre les kilomètres avec du papier, un journal de bord, une feuille de calcul Excel, une application de suivi du kilométrage ou un matériel de suivi du kilométrage. Toutes ces méthodes comptent comme un kilométrage de suivi. Le plus courant de nos jours est d’utiliser une application de suivi du kilométrage.

Le suivi du kilométrage est effectué par les employés qui conduisent pour le travail et qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Elle est également entreprise par les propriétaires d’entreprise qui gèrent ces employés. Aussi, par les entrepreneurs indépendants, les travailleurs autonomes et les pigistes, qui veulent faire des déductions au moment des impôts.

Souvent, les propriétaires d’entreprise utilisent des trackers matériels dans la gestion de flotte. Autrement dit, lorsqu’un employeur possède ou loue une flotte de véhicules, il installe des trackers matériels sur les véhicules pour collecter des données de kilométrage. (Cet article, cependant, utilise les flottes appartenant aux employés comme principal exemple : c’est-à-dire que nous discuterons principalement des situations où les employés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, au nom de leur employeur.)

Toutes les personnes qui suivent le kilométrage le font pour une raison principale, à savoir déduire les frais de kilométrage professionnels des impôts. Sur ce, entrons dans le pourquoi du suivi du kilométrage.

Pourquoi avez-vous besoin de garder une trace du kilométrage pour le travail ?

Pourquoi avez-vous besoin de garder une trace du kilométrage pour le travail ?

Dois-je suivre les miles professionnels à des fins fiscales ?

Oui, absolument tu devrais. Des déductions fiscales sont disponibles pour les travailleurs indépendants, ainsi que pour les employés et les entreprises, qui suivent le kilométrage pour le travail. Peu importe qui vous êtes, vous économiserez beaucoup d’argent si vous conduisez régulièrement pour affaires.

Même avec des taux d’imposition sur le revenu et sur la masse salariale relativement faibles, vous pourriez économiser 30 % du montant total du remboursement. Cette somme sera égale aux dépenses pour une somme donnée. Alors disons que votre coéquipier a reçu 600 $ de remboursement un mois, les taxes ramèneront ce montant de près de 200 $ à une allocation de voiture réelle de 400 $. Mais juste en suivant correctement le kilométrage, vous récupérez cette somme.

Tels sont les enjeux du suivi kilométrique professionnel. Cardata vous conseille toujours de suivre le kilométrage, que vous utilisiez ou non notre logiciel pour le faire.

Qui a besoin de suivre le kilométrage pour le travail ?

Toute personne effectuant des voyages d’affaires dans son véhicule personnel doit suivre le kilométrage pour le travail.

Les employés doivent suivre leur kilométrage pour le travail afin qu’ils puissent obtenir le remboursement de leurs frais de voiture liés à l’entreprise. Chaque fois qu’ils utilisent leur voiture personnelle pour des déplacements professionnels, ils doivent suivre le kilométrage pour leur propre bien. Même si votre employeur n’offre pas d’allocation de voiture ou de remboursement de kilométrage, les employés peuvent toujours déduire leur kilométrage de travail de leurs impôts et au moins récupérer la partie de l’impôt sur le revenu à la fin de l’année.

Les employeurs qui gèrent tout type de programme d’allocation de voiture ou de programme de remboursement du kilométrage au sein de leur entreprise doivent également suivre le kilométrage.

Il existe plusieurs types de programmes de remboursement de kilométrage, tels que :

–   Cents par mille

–   FAVR

–   Allocation voiture détaxée

Peu importe celui que vous utilisez, vous devez suivre le kilométrage pour que les dépenses de conduite engagées dans le cadre de vos activités soient comptabilisées comme des radiations.

Que devez-vous exactement suivre ?

Le suivi du kilométrage professionnel ne se résume pas à compter un certain nombre de miles. En effet, selon la publication IRS 463, vous devez suivre toutes les informations suivantes sur votre kilométrage professionnel quotidien et votre journal de dépenses :

–   La date du voyage (ex. 6 décembre 2022)

–   La destination (par exemple, le bureau du client)

–   Le but commercial du voyage (par exemple, faire une présentation de vente)

–   La lecture du compteur kilométrique de départ (par exemple 42 569 milles)

–   La lecture finale du compteur kilométrique et (42 069 milles)

–   Les miles du trajet (ex. 15)

–   Toutes les dépenses supplémentaires telles que le gaz, le pétrole, les péages, etc. (par exemple, le péage du pont)

–   Le montant de ces dépenses (3 $)

–   Totaux hebdomadaires (50 miles)

–   Totaux depuis le début de l’année (2 406 milles)

Toutes ces informations doivent donc être capturées pour que le suivi du kilométrage soit considéré comme effectué correctement. Autrement dit, pour que l’Internal Revenue Service soit satisfait s’il a des questions à vous poser.

Vous voyez, il ne s’agit pas seulement de suivre les kilomètres réels, mais aussi de suivre des éléments tels que l’objectif commercial du voyage afin que les dépenses professionnelles réelles puissent être justifiées. Il ne suffit pas de dire que vous avez conduit d’un point A à un point B, mais vous devez également identifier pourquoi vous y êtes allé, par exemple.

Toutes sortes de systèmes de suivi du kilométrage, qu’il s’agisse d’applications iOS ou Android, qu’il s’agisse de journaux de bord papier, capturent le même type d’informations. Mais la technologie GPS a tendance à exclure le besoin de relevés d’odomètres ; parce que si vous avez un aperçu visuel de l’endroit où une certaine voiture est allée, alors le kilométrage lui-même est justifié de cette manière.

Pensez-y : si vous n’avez pas d’application GPS, vous avez besoin des lectures du compteur kilométrique à la place de l’itinéraire, car vous pouvez emprunter plusieurs itinéraires vers le même endroit. Dans ce cas, il est probable que les conducteurs soient tentés d’exagérer, voire qu’ils commettent des erreurs. Ainsi, un tracker de kilométrage remplace essentiellement un journal de bord papier, qu’il soit matériel ou logiciel, car il capture l’itinéraire exact emprunté par quelqu’un, avec un itinéraire fixe et suivi.

Bien qu’il remplace la nécessité d’enregistrer les lectures du compteur kilométrique, un outil de suivi du kilométrage ne remplace cependant pas la nécessité d’enregistrer le but commercial d’un voyage. Vous devez toujours indiquer pourquoi vous êtes allé à un certain endroit. Vous devez noter l’adresse de la destination commerciale et pourquoi vous y êtes allé. Les meilleures applications de suivi du kilométrage mettront en œuvre des moyens simples pour les conducteurs d’enregistrer ces informations, y compris les arrêts enregistrés et les objectifs commerciaux enregistrés.

How to keep track of mileage for work?

Vous pouvez suivre le kilométrage sur papier ou dans des journaux de kilométrage Excel, en utilisant des applications de suivi du kilométrage iOS ou Android, ou en utilisant des trackers matériels.

Comment suivre le kilométrage pour le travail ?

1. Journaux de kilométrage

2. Traqueurs de matériel

3. Applications de suivi du kilométrage

Journaux de kilométrage : pouvez-vous suivre manuellement le kilométrage ?

Si vous souhaitez enregistrer votre kilométrage manuellement, vous devez le faire pour chaque voyage que vous effectuez et tenir compte de tous les détails que nous avons détaillés ci-dessus.

Les journaux de bord et les feuilles de calcul Excel sont des formes d’enregistrement manuel du kilométrage. L’enregistrement manuel du kilométrage est plus lent que la capture automatique du kilométrage avec les applications GPS. Cependant, les journaux de kilométrage manuels sont toujours des formes acceptables de justification du kilométrage professionnel.

Ce qu'il ne faut pas faire : Google Maps

Ci-dessus, nous avons expliqué comment vous devez enregistrer les lectures de début et de fin du compteur kilométrique ou utiliser le suivi GPS. Copier les itinéraires de Google Maps sur une feuille de calcul ne remplace pas un suivi précis des trajets. C’est une erreur que j’ai commise lorsque j’étais un employé mobile. Je ferais un voyage, puis je copierais les instructions de Google Maps sur une feuille de calcul, où j’enregistrerais également l’objectif commercial du voyage.

Mais ni Google Maps ni d’autres outils de navigation comme Waze ne stockent votre historique de conduite. Ils vous montrent simplement où aller, pas où vous êtes allé. Une application de suivi kilométrique est intégrée et spécialisée. Il enregistre votre voyage, ainsi que d’autres détails spécifiquement pertinents pour la conduite professionnelle. Et les feuilles de calcul de suivi du kilométrage utilisent des relevés d’odomètre pour garantir que vous avez parcouru une certaine distance.

Google Maps pourrait suggérer un certain nombre d’itinéraires différents en fonction des conditions de circulation. Lorsque vous ouvrez à nouveau le lien vers l’itinéraire Maps, il se peut qu’il affiche autre chose que ce que vous avez conduit. Assurez-vous donc de fournir des relevés d’odomètre si vous effectuez un suivi manuel du kilométrage, ou utilisez plutôt une application de suivi GPS !

L'enregistrement manuel du kilométrage fait perdre du temps

L’utilisation d’une feuille de calcul Excel ou d’un journal de bord papier peut coûter aux conducteurs une semaine de travail complète de 40 heures, chaque année. Si vous voulez en savoir plus sur le temps que vous perdez à enregistrer manuellement le kilométrage, consultez cet article ci-dessous :

Économisez aux conducteurs une semaine de travail par an avec une application de kilométrage

Traqueurs matériels :

Deuxièmement, vous pouvez acheter du matériel qui accompagne les véhicules des employés et capture le kilométrage pour le télécharger dans un outil logiciel de remboursement du kilométrage. Ces pièces de matériel peuvent coûter entre 20 $ et 200 $.

Les trackers matériels peuvent économiser la batterie, mais peuvent être facilement perdus ou volés. Il s’agit d’une dépense commerciale supplémentaire que l’entreprise doit engager avant d’envoyer des chauffeurs sur la route. Des clients nous disent à quel point il est frustrant lorsqu’un conducteur quitte l’entreprise et emporte avec lui le traqueur matériel de 200 $.

Le matériel est une forme de suivi automatique du kilométrage. Il peut se connecter à un tableau de bord de remboursement de kilométrage pour fournir les données nécessaires à l’exécution de programmes de remboursement de kilométrage. C’est sans doute mieux que l’enregistrement manuel du kilométrage car cela ne fait pas perdre de temps absurde; cependant, les dépenses liées à la perte de nombreuses pièces de matériel dissuadent souvent nos clients de poursuivre dans cette voie.

Applications de suivi du kilométrage : le moyen le plus simple de suivre le kilométrage

Les trackers de kilométrage automatiques sont des applications mobiles qui fonctionnent sur les téléphones des employés, iPhone ou Android, et suivent les miles professionnels lorsqu’ils conduisent pour le travail. Ils capturent toutes les informations que l’IRS a besoin de connaître, afin que les entreprises puissent rembourser le kilométrage des employés en franchise d’impôt.

Ces applications entrent dans la catégorie des logiciels de suivi des dépenses.

Quelle application est la meilleure pour suivre le kilométrage pour le travail ?

Il existe deux types d’applications de suivi du kilométrage. Applications de kilométrage personnel pour les sous-traitants, les indépendants, etc., et applications de suivi du kilométrage professionnel pour les entreprises avec des employés – PME et entreprises.

Il existe des applications de kilométrage personnel.

Il existe des trackers de kilométrage d’entreprise comme le nôtre Cardata Mobile.

Si vous souhaitez exécuter un programme FAVR ou un autre programme de remboursement du kilométrage pour plusieurs conducteurs, vous avez besoin de ce dernier.

Si vous êtes un chauffeur de covoiturage pour Lyft ou Uber, ou un chauffeur-livreur Doordash, c’est-à-dire un entrepreneur indépendant ; ou un propriétaire unique ou un propriétaire de petite entreprise, vous pouvez utiliser le premier, une application de kilométrage personnelle comme MileIQ. Ces applications stockeront des données importantes que les pigistes pourront utiliser dans leurs calculs d’impôts

Vous pouvez télécharger plusieurs de ces applications depuis l’Apple App Store ou Google Play Store. Certaines entreprises ont même une version gratuite de leur application, vous pouvez donc commencer tout de suite.

Quelle est la meilleure application pour suivre le kilométrage des PME et des entreprises ?

La meilleure application de suivi du kilométrage est Cardata Mobile de Cardata.

Vous pouvez lire les critiques de l’application de suivi du kilométrage de Cardata sur G2 et la comparer à d’autres : https://www.g2.com/products/cardata/reviews

Top 5 des fonctionnalités des applications de suivi du kilométrage

• Séparez les miles personnels des miles professionnels

Les applications suivent les kilomètres, pas les personnes. Assurez-vous que votre équipe dispose d’un outil qui ne leur demande que de montrer leurs miles d’affaires.

• Exclure le kilométrage de trajet

Il n’est généralement pas permis d’être remboursé en franchise d’impôt. La bonne application vous permettra de définir des temps de trajet, en dehors des heures de travail, où les trajets ne sont pas enregistrés.

• Suivi GPS en temps réel et fonctionnalité sans faille

Il est important que les applications capturent l’itinéraire réel que vous avez emprunté, sans grands écarts, et pas seulement des directions comme Google Maps ou Waze.

• Arrêts enregistrés et objectifs de voyage d’affaires

Les arrêts enregistrés vous permettent de saisir une seule fois l’objectif commercial d’un voyage, puis de le supposer chaque fois que votre employé revisite ce client ou cette destination commerciale. Vous devez enregistrer les objectifs commerciaux pour être conforme à l’IRS, mais avec une application de suivi du kilométrage de pointe, vous n’avez pas besoin de l’écrire à chaque fois.

• Se couple avec un logiciel de remboursement kilométrique

Les meilleures applications de kilométrage alimentent les tableaux de bord des logiciels de remboursement de kilométrage, où les administrateurs peuvent voir les rapports de dépenses et exécuter autrement leur programme de remboursement de véhicule. Ces logiciels secondaires affichent des rapports de kilométrage, permettent le traitement des paiements, vous permettent d’ajouter et de supprimer des pilotes de votre programme, et plus encore.

Fonction bonus :

• Soutenu par un excellent service client

Si vous avez un tracker de kilométrage d’entreprise ou de PME, vous aurez besoin d’un excellent support client pour le sauvegarder ! Qu’il s’agisse d’une bibliothèque d’aide ou d’une personne à appeler, assurez-vous que quelqu’un vous soutient pendant que vos miles sont suivis.

Quand et où devez-vous suivre le kilométrage

Vous devez suivre le kilométrage chaque fois que vous conduisez pour affaires.

Cardata a de l’expérience aux États-Unis et au Canada, bien que d’autres pays comme le Royaume-Uni exigent également une vérification des dépenses de voiture et des déductions de kilométrage encourues lors de l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel.

Conclusion : comment le suivi du kilométrage est-il lié aux programmes de remboursement du kilométrage ?

Les programmes de remboursement de kilométrage sont des moyens de rembourser votre équipe pour l’utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels.

Que vous ayez un simple programme Cents per Mile qui paie le taux de kilométrage standard de l’IRS ; ou si vous avez un programme FAVR à taux fixe et variable complexe et granulaire, vous avez besoin d’une méthode d’enregistrement de kilométrage conforme.

Le suivi du kilométrage fait partie intégrante de ces programmes. Vous avez besoin de données pour justifier les remboursements comme légitimes, et c’est exactement ce que fournit une application de suivi du kilométrage.

Si vous souhaitez voir l’application de suivi du kilométrage de Cardata en action, visitez cette page :

Cardata.co/demo

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