Les remboursements de véhicules hors taxes renforcent la résilience face à la hausse des prix du carburant

Les remboursements de véhicules hors taxes renforcent la résilience face à la hausse des prix du carburant

Les équipes de vente mobiles et leurs employeurs dépensent plus en raison des prix élevés de l’énergie. Les programmes de remboursement de véhicules hors taxes peuvent vous aider.

Le problème:

Les prix du gaz sont à des sommets historiques. Les équipes commerciales paient plus pour conduire.

Les vendeurs sont intelligents. S’ils ne sont pas correctement indemnisés pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel, ils ne seront pas disposés à conduire pour le travail. Les programmes à taux fixe ne suivent pas la volatilité des prix de l’essence. Une allocation de voiture imposable peut finir par coûter des centaines de dollars aux vendeurs chaque mois.

Cela décourage non seulement la productivité des employés, mais peut également entraîner des problèmes de conformité fiscale et de remboursement pour l’entreprise. {En savoir plus}

La solution:

Les programmes de remboursement à taux fixe et variable (“FAVR”) sont des solutions flexibles : le coût variable de l’essence est pris en charge par le taux de remboursement variable du programme. Cette flexibilité protège les équipes de vente lorsque les prix augmentent, les gardant heureux sur la route. Il assure également les entreprises contre les surpaiements lorsque les coûts du carburant se normalisent.

La flexibilité de FAVR permet aux entreprises d’économiser lorsque les prix du gaz sont bas. Il permet également aux entreprises de fournir des remboursements régionaux, c’est-à-dire de payer les coûts du gaz de la côte du Golfe aux équipes de vente du Texas, où les prix sont bas, et uniquement les prix californiens pour les représentants californiens.

Continuez à lire pour en savoir plus.

Quel est le lien entre les remboursements à taux fixe et variable et la hausse du prix de l'essence ?

Les programmes de remboursement à taux fixe et variable (“FAVR”) remboursent les conducteurs pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.

Un programme FAVR rembourse le carburant : c’est l’une des dépenses variables engagées lors de la conduite pour le travail. FAVR est flexible, en ce sens qu’il permet à la valeur de remboursement variable de changer tous les mois. Par conséquent, les conducteurs participant à un programme FAVR sont éligibles à des remboursements accrus lorsque les prix de l’essence augmentent.

Cela signifie qu’ils sont remboursés pour les frais réels de conduite pour le travail.

Comment les programmes FAVR se comparent-ils aux allocations automobiles imposables pendant l'inflation ?

Les allocations automobiles imposables sont incapables de faire face aux fluctuations des coûts de carburant. Une allocation de voiture imposable est une somme fixe versée par mois avec des chèques de paie aux employés. Par exemple, 700 $ payés par mois à un employé pour fournir et conduire son propre véhicule pour le travail.

Les allocations automobiles imposables sont problématiques parce qu’elles n’ont pas de mécanisme interne pour reconnaître les changements dans les prix de l’essence. Ils ne sont pas basés sur des données : ce sont des sommes arbitraires, généralement déterminées par des entreprises sur la base de conjectures et de la tradition.

Sans données, ils ne peuvent pas être intelligemment régionaux comme les programmes FAVR. Autrement dit, les chauffeurs du Texas seront payés de la même manière que les chauffeurs de Californie (où les coûts des véhicules sont beaucoup plus élevés).

Notez également qu’ils sont, évidemment, imposables, ce qui signifie que les chauffeurs ne rapportent pas à la maison la totalité de la somme promise.

Payer une allocation de voiture imposable est toujours pire que de rembourser les employés avec un plan FAVR, mais surtout pendant les périodes de fluctuation sauvage du coût du carburant. Le kilométrage professionnel doit être remboursé avec précision et les remboursements doivent pouvoir s’adapter aux variations du prix de la conduite.

Un plan FAVR bat les allocations imposables parce que :

1. A) il est exonéré d’impôt et conforme à l’IRS, de sorte que les conducteurs rapportent plus à la maison ;
2. B) il a un fardeau de justification pour l’IRS, il doit donc s’appuyer sur des données ;
3. C) une partie de celui-ci est un remboursement variable qui peut augmenter pour correspondre à l’augmentation des coûts de conduite.

Construire un programme FAVR en interne est difficile. L’externalisation est facile. Cliquez pour en savoir plus sur les programmes FAVR de Cardata.

Comment le FAVR se compare-t-il au taux de kilométrage standard de l'IRS lorsque les prix de l'essence augmentent ?

Chaque année, l’Internal Revenue Service fixe un taux de remboursement du kilométrage. Cette année, il a été fixé à 0,585 $. Il est inhabituel que ce taux change au milieu de l’année, bien qu’il ait augmenté de 4 ¢ au milieu de 2011.

Que le taux de kilométrage standard de l’IRS change ou non en cours d’année, FAVR est toujours mieux préparé à rembourser les dépenses de kilométrage fluctuantes.

Le taux kilométrique standard est un taux forfaitaire remboursé aux employés pour chaque kilomètre parcouru. L’Internal Revenue Service doit prendre une moyenne de ce qu’il en coûte pour conduire dans toutes les régions du pays, dans tous les types de véhicules.

Cela signifie que, peu importe la voiture que vous conduisez et peu importe où vous conduisez, lorsque vous êtes remboursé au taux de kilométrage IRS, vous obtenez 0,585 $. Un représentant conduisant un F-150 en Californie reçoit le même remboursement qu’un représentant conduisant une Toyota Prius au Texas.

FAVR, en revanche, a deux taux de remboursement indépendants – fixe et variable. Le “fixe” est un forfait qui rembourse ces dépenses fixes : amortissements, assurances, droits de licence et taxes. Le taux variable change tous les mois et rembourse le carburant, l’entretien et les réparations.

Ainsi, comme le taux variable peut changer tous les mois, il peut réagir rapidement aux hausses de prix. Dans l’environnement inflationniste d’aujourd’hui, cela peut sauver la vie des conducteurs.

Les programmes FAVR sont également flexibles au niveau régional. Si vous êtes en Californie, vous êtes remboursé pour les prix très élevés de l’essence là-bas. Les programmes FAVR sont basés sur le coût réel de la conduite.

Comment sont déterminés les taux variables ?

Pour exécuter correctement un programme FAVR, vous avez besoin de données sur le prix du carburant. Chez Cardata, nous recueillons autant de données sur les prix du carburant que possible avant de déterminer les tarifs de nos programmes FAVR.

Ces données sur les prix du carburant proviennent de partout aux États-Unis et au Canada. Cette étendue nous permet de fournir des remboursements FAVR précis basés sur le code postal de chaque conducteur.

Le gaz coûte moins cher au Texas qu’en Californie. Des données régionales précises permettent aux employeurs d’économiser sur le delta, tout en garantissant des remboursements plus élevés aux chauffeurs dans les codes postaux plus chers.

Comment Cardata rembourse-t-elle réellement l’essence ? Nous avons écrit un article à ce sujet récemment. Nous remboursons l’essence avec un mois de retard, afin que nous puissions collecter suffisamment de données sur les prix quotidiens pour différentes régions et donner aux chauffeurs le remboursement le plus précis.

So, what is driving up gas prices?

Les prix de l’énergie en général sont à la hausse. Le prix moyen d’un gallon d’essence de qualité moyenne, au moment de la rédaction, est de 4,50 $.

Le carburant diesel est également en hausse. Un gallon coûte plus de 5,00 $ au moment de la rédaction, contre un prix de janvier de 3,60 $.

Les prix du gaz naturel et de l’électricité devraient également connaître une année volatile.

Les prix du gaz augmentaient déjà alors que les restrictions pandémiques commençaient à se lever à l’échelle mondiale. La consommation d’énergie a diminué pendant la pandémie parce que les gens voyageaient moins et que les entreprises étaient fermées. À mesure que les voyages et les affaires normales reprenaient, la demande a augmenté au-delà de l’offre immédiatement disponible, entraînant une hausse des prix.

Ensuite, la situation géopolitique s’est aggravée. La Russie est le principal fournisseur mondial d’énergie, le troisième plus grand exportateur de pétrole, et ses barils ont été largement interdits et boycottés, provoquant de nouvelles pénuries. En fait, la Russie a fourni jusqu’à 8 % du pétrole américain, et bien plus aux clients européens.

Les États-Unis n’importent plus de pétrole russe, ce qui signifie qu’un écart de 8 % doit être comblé à partir d’un pool d’approvisionnement plus petit.

Un prix plus élevé pour un baril de pétrole signifie un prix plus élevé pour le carburant, puisque le pétrole brut est le composant le plus cher de l’essence. L’augmentation de la demande de carburant, les perturbations existantes de la chaîne d’approvisionnement et désormais les limites des exportations russes ont créé la tempête parfaite pour la hausse des prix du pétrole.

Ce qui peut être fait?

Si vous payez une allocation automobile imposable ou que vous remboursez vos équipes de vente au taux standard de l’IRS, le passage au FAVR les protégera contre la hausse des prix de l’essence.

Ceci est particulièrement important si vous avez une allocation automobile imposable. S’il y a un écart entre la valeur d’une allocation automobile imposable et les frais de véhicule d’un représentant commercial, ce représentant cessera de conduire. Le fait de devoir payer de leur poche les dissuadera d’effectuer des voyages de vente.

L’exécution d’un programme Cents per Mile (“CPM”) – qui paie le taux facultatif de l’Internal Revenue Service – est toujours une bonne idée pour les conducteurs à faible kilométrage qui effectuent des voyages d’affaires occasionnels. Cependant, pour les conducteurs à kilométrage élevé, les programmes CPM ne sont pas idéaux. En premier lieu, si les prix de l’essence poussent les coûts des véhicules au-delà de ce qui est remboursé par le taux standard de l’IRS, les conducteurs seront à nouveau découragés. Mais deuxièmement, lorsque les prix de l’essence reviennent à la normale, si vos chauffeurs sont tous remboursés au taux standard de l’IRS, vous courez le risque de trop payer. Rembourser les conducteurs à kilométrage élevé au taux standard de l’IRS peut coûter aux entreprises des milliers de dollars inutiles par an, par conducteur.

Les programmes FAVR protègent les entreprises et les conducteurs en couvrant les coûts réels de conduite et en s’adaptant à mesure que ces coûts évoluent.

Votre entreprise a-t-elle un programme de véhicules autre que FAVR ? Il est peut-être temps d’envisager un interrupteur qui soit meilleur pour les conducteurs et votre résultat net.

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