La lenteur de la mise à l’échelle : La gestion de flotte et les transitions partielles vers les PRV

Alors que les entreprises nord-américaines sont confrontées à des coûts opérationnels croissants et à des défis de durabilité, les stratégies de gestion de flotte doivent s’adapter rapidement. Des petites flottes aux grandes entreprises, les discussions autour des programmes de remboursement, de la location de véhicules et des flottes appartenant à l’entreprise évoluent. Les responsables des ressources humaines et des finances réfléchissent et repensent les modèles de flotte traditionnels pour trouver et garantir des économies tout en adoptant de nouvelles technologies comme les véhicules électriques (VE).

Ce blog explore certaines tendances clés qui façonnent le secteur et l’avenir de la gestion de flotte, en mettant l’accent sur les modèles de remboursement, la durabilité et l’efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce qui est le plus rentable : le remboursement ou la location ?

L’une des grandes décisions pour toute entreprise disposant d’une flotte est de savoir s’il faut proposer un programme de remboursement des frais de véhicule ou fournir des voitures de fonction, et si ces dernières doivent faire l’objet d’un contrat de crédit-bail. Les deux approches présentent des avantages et des inconvénients.

• Programmes de remboursement: Les entreprises qui optent pour les programmes de remboursement bénéficient souvent d’une plus grande flexibilité et de coûts initiaux moins élevés. Les modèles de remboursement tels que le programme de remboursement FAVR combinent une indemnité forfaitaire pour les coûts fixes et un remboursement au kilomètre pour l’utilisation professionnelle, ce qui en fait une option très rentable et conforme aux règles de l’IRS. Ce type de programme structuré permet à l’entreprise et à ses employés de mieux contrôler les dépenses liées aux véhicules.
• Leasing: La location de voitures de société peut apporter une certaine cohérence en termes de taille du parc, d’image de marque et de coûts d’entretien, mais elle s’accompagne d’un prix très élevé et de risques de dépréciation plus importants. En revanche, les programmes de remboursement transfèrent la propriété et la responsabilité des véhicules aux employés, ce qui réduit les coûts pour l’entreprise.

Pour les entreprises qui privilégient les économies, les programmes de remboursement des véhicules (PRV) constituent généralement l’option la plus efficace, en particulier pour les petites flottes ou les équipes qui utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles.

L'IRS et les programmes de remboursement des véhicules (PRV)

La conformité fiscale est un facteur important pour tout ce qui concerne la prise de décision en matière de flotte. L’IRS fournit des règles et des lignes directrices assez claires sur les taux de remboursement des frais kilométriques et la fiscalité, ce qui aide les entreprises à élaborer des politiques à la fois équitables et conformes à l’IRS. Par exemple, les programmes FAVR et per-mile permettent aux entreprises d’offrir des remboursements non imposables à leurs employés mobiles, tant qu’ils restent dans les limites des paramètres de l’IRS.

Il est nécessaire de se tenir au courant des réglementations de l’IRS, comme le taux kilométrique annuel (qui est modifié chaque année), afin que vos programmes de remboursement des frais de véhicule soient conformes aux règles gouvernementales et évitent les pertes fiscales inutiles et parfaitement évitables. Ceci est particulièrement vrai pour les entreprises qui opèrent au-delà des frontières des États, où les lois fiscales peuvent varier.

Durabilité : S'orienter vers des solutions renouvelables

La durabilité n’est plus un mot à la mode, c’est en fait une exigence pour les entreprises qui s’engagent à réduire leur empreinte environnementale. Les véhicules de la flotte, en particulier les anciens véhicules à essence, contribuent de manière significative aux émissions de carbone. Le mouvement en faveur d’alternatives plus écologiques (y compris certaines incitations gouvernementales) encourage les entreprises à investir dans des véhicules électriques (VE) et hybrides dans le cadre de leur stratégie de flotte.

Les VE permettent non seulement de réaliser des économies à long terme grâce à la réduction des coûts de carburant et d’entretien, mais ils positionnent également les entreprises en tant que leaders en matière de développement durable, ce qui est bon pour la marque. Ces avantages séduisent les entreprises des marchés soucieux de l’environnement comme Chicago, Washington et l’Amérique en général, où la réduction des émissions est à la mode. En optant pour des sources d’énergie renouvelables, les entreprises peuvent atteindre leurs objectifs en matière de développement durable tout en maintenant la compétitivité de leurs programmes de flotte.

Incitations et partenariats

Les mesures d’incitation et les partenariats entre les entreprises et les pouvoirs publics peuvent s’avérer très utiles pour réduire les dépenses liées au parc automobile. Par exemple, les autorités locales et le gouvernement offrent souvent des incitations fiscales aux entreprises qui adoptent des véhicules électriques ou des pratiques écologiques. Les entreprises qui cherchent vraiment à réduire leurs coûts devraient explorer ces possibilités afin d’optimiser leurs résultats financiers.

Des partenariats intelligents et/ou stratégiques avec des constructeurs comme Ford peuvent également permettre d’acquérir ou d’acheter de nouveaux véhicules de manière rentable. Collaborer avec des fournisseurs ou des sociétés de leasing pour obtenir des conditions contractuelles favorables peut aider les gestionnaires de flotte à relever les défis actuels de la chaîne d’approvisionnement. En tirant parti de ces partenariats, les entreprises peuvent réduire les dépenses liées aux véhicules et améliorer la fidélisation des employés en leur donnant accès à des voitures fiables et économes en carburant, qu’ils pourraient même aimer conduire.

Transition partielle du parc automobile

Beaucoup d’entreprises, en particulier celles qui gèrent de petites flottes, ne sont peut-être pas prêtes pour une transition complète vers un PRV. La bonne nouvelle, c’est qu’une transition partielle est possible et peut constituer une alternative intelligente et rentable à une transition complète.

Une transition partielle permet aux entreprises de conserver certains véhicules appartenant à l’entreprise tout en faisant passer le reste de leur flotte à un modèle de remboursement, comme le remboursement FAVR ou d’autres programmes de remboursement au kilomètre. Ce faisant, les entreprises peuvent bénéficier des avantages des deux options.

Par exemple, le fait de conserver des types de véhicules spécifiques, comme ceux utilisés pour des tâches spécialisées, dans la flotte d’une entreprise et de rembourser les employés pour l’utilisation de leurs véhicules personnels à des fins professionnelles peut réellement réduire les coûts d’entretien, la dépréciation et les dépenses de carburant.

La mise en place d’une flotte hybride permet également d’atténuer les difficultés liées à la chaîne d’approvisionnement lors de l’acquisition de nouveaux véhicules et de réaliser des économies sur les frais d’assurance et d’entretien. Les entreprises peuvent collecter des données en temps réel sur les véhicules qu’elles possèdent ou qui leur sont remboursés afin de suivre leurs performances, leur consommation de carburant et leurs émissions. Ces données peuvent être utilisées pour évaluer le succès et la viabilité du modèle VRP, en informant les prochaines étapes du programme de véhicules de l’entreprise. Si le modèle VRP permet à l’entreprise d’atteindre ou de dépasser ses objectifs, l’adoption complète pourrait être la prochaine étape intuitive.

L'avenir de la gestion de flotte

Que vous gériez une petite flotte ou des centaines de véhicules, l’avenir de la gestion de flotte repose sur la prise de décisions informées et fondées sur des données, durables et rentables. En explorant les modèles de remboursement, en adoptant des mesures incitatives pour les véhicules électriques et en restant en conformité avec les réglementations de l’IRS, les entreprises peuvent créer pour elles-mêmes des programmes de véhicules qui soutiennent la croissance, réduisent l’impact sur l’environnement et maximisent les économies de coûts.

Sources d'information

[1] Taux de kilométrage standard de l’IRS https://www.irs .gov/tax-professionals/standard-mileage-rates

[2] Département de l’énergie des États-Unis – Mesures d’incitation en faveur des véhicules électriques https://afdc.energy.gov/laws

[3] Cardata : Comprendre le FAVR https://www.cardata.co/resources/what-is-favr/

[4] Automotive Fleet Magazine https://www.automotive-fleet.com/

[5] NAFA Fleet Management Association https://www.nafa.org/