L’externalisation du remboursement des véhicules aide l’industrie pharmaceutique à renforcer ses équipes de vente

Introduction

Pendant les périodes de croissance rapide d’une entreprise, il est essentiel d’avoir les bons systèmes en place pour s’assurer que la mise à l’échelle se déroule sans accroc.

Prenons l’exemple d’une entreprise pharmaceutique qui connaît une approbation rapide de son médicament. Avec toutes les nouvelles affaires, cette entreprise a soudainement besoin d’un nombre considérablement accru de vendeurs itinérants dans son équipe. Étant donné que les nouveaux employés devront conduire pour se rendre au travail, cela soulève la question de savoir comment ils peuvent suivre au mieux leur kilométrage professionnel d’une manière simple et efficace qui ne ralentit pas la croissance de l’entreprise.

Pour répondre à ces besoins, un solide programme de remboursement des véhicules (VRP) est un outil important pour faire évoluer avec succès l’équipe de vente de cette société pharmaceutique. Et, avec la croissance rapide et le nombre croissant de vendeurs en déplacement professionnel, il est également essentiel que cette solution VRP soit facile à mettre en œuvre, efficace et précise. De plus, pour permettre un remboursement hors taxe sur l’utilisation de voitures à des fins professionnelles, il est également essentiel que le VRP soit conforme aux réglementations de l’IRS pour les remboursements de kilométrage via un programme à taux fixe et variable (FAVR).

Cardata est une solution complète et riche en fonctionnalités : une société d’externalisation VRP spécialisée avec des offres personnalisables pour aider les équipes en pleine croissance à mesure qu’elles augmentent rapidement leur nombre de chauffeurs. Facile à utiliser et doté de fonctionnalités robustes, Cardata aide les équipes à garantir des rapports conformes, un suivi précis du kilométrage et un processus de remboursement simple, tout en éliminant la contrainte liée à l’administration d’un programme en interne.

Pourquoi un VRP conforme est essentiel

Un VRP conforme garantit que le kilométrage est correctement suivi conformément aux directives de l’IRS sur les allocations de véhicules hors taxes. C’est l’une des exigences de l’IRS pour que les remboursements de kilométrage professionnels soient exonérés d’impôt.

Un VRP conforme présente des avantages financiers importants : un VRP non imposable peut économiser jusqu’à 30 % sur le remboursement total du véhicule, par rapport aux allocations de voiture imposables. En plus d’assurer des avantages non imposables à votre équipe de vente, il y a des conséquences potentielles à ne pas avoir un VRP conforme, y compris la possibilité d’évaluations par l’IRS des allocations de véhicule en tant que revenu imposable ou taxe sur les salaires.

Pourquoi externaliser votre VRP à Cardata ?

En sous-traitant votre VRP à une entreprise spécialisée comme Cardata, vous pouvez vous assurer que votre VRP est rationalisé et efficace pour votre entreprise, en économisant du temps et des tracas en libérant votre équipe de la gestion interne. Cardata travaille directement avec les entreprises pour créer des VRP personnalisés qui répondent non seulement aux besoins spécifiques de votre entreprise, mais également qui s’alignent correctement sur les directives de l’IRS et réduisent le fardeau de la conformité, comme indiqué ci-dessus.

Cardata offre le meilleur suivi de kilométrage de sa catégorie, facile à utiliser, automatique et alimenté par GPS, ce qui en fait un outil facile à utiliser pour votre équipe pour les voyages d’affaires. Outre le suivi du kilométrage, Cardata propose également une gestion intégrée des dépenses. Cela permet aux remboursements d’être facilement examinés, approuvés et payés à temps via Cardata Cloud – le centre de remboursement des véhicules de Cardata spécialement conçu pour rendre l’administration VRP simple et directe.

Cardata Cloud stocke également des dossiers commerciaux facilement accessibles. L’accès à des rapports clairs et automatiques peut aider votre équipe à examiner plus facilement votre VRP, y compris des éléments tels que la logistique et les dépenses des chauffeurs, ce qui peut présenter l’opportunité de repérer potentiellement les domaines à optimiser et à améliorer.

Pendant les périodes de forte croissance d’une entreprise, la mise en place de systèmes efficaces peut faire toute la différence, permettant aux équipes de se concentrer sur le travail à accomplir, plutôt que sur des processus fastidieux et des détails administratifs. Avec un VRP externalisé, les entreprises ont accès à un endroit centralisé où les informations sur les voyages d’affaires des employés et les rapports sont toujours à portée de main, ce qui réduit le fardeau de la gestion de votre programme en interne. En s’associant à Cardata, une société spécialisée disposant d’une connaissance et de ressources étendues du secteur, les entreprises sont en mesure d’adapter plus facilement leurs programmes et opérations de vente.

Les employés peuvent-ils utiliser des voitures personnelles dans un VRP ?

Au lieu de compter sur une flotte de véhicules achetés par l’entreprise, de nombreuses entreprises permettent aux membres de l’équipe de vente d’utiliser leur voiture personnelle pour le travail dans le cadre du VRP, ce qui peut présenter un avantage significatif. Autoriser l’utilisation d’une voiture personnelle peut fournir un programme de remboursement plus flexible et attrayant pour les vendeurs, ce qui peut à son tour contribuer à maintenir la motivation et la satisfaction des employés. Les employés peuvent conduire la voiture qu’ils choisissent et qui correspond à leur style de vie, ce qui leur donne plus de liberté et de contrôle.

Du côté des entreprises, autoriser les voitures personnelles pourrait présenter un avantage financier important, car cela peut éliminer le besoin d’acheter et d’entretenir une flotte de véhicules à usage professionnel. Outre l’achat des voitures elles-mêmes, une flotte de voitures de société entraîne de nombreux coûts permanents, notamment les réparations, le carburant, l’amortissement, l’assurance, etc.

Au lieu d’utiliser une flotte de voitures de société, envisagez de passer à un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR). Essentiellement, c’est lorsque les employés utilisent leur voiture personnelle à des fins professionnelles et sont remboursés pour le kilométrage professionnel. Un programme de remboursement FAVR permet également une meilleure évolutivité, car il est plus simple d’ajouter des chauffeurs employés avec des voitures personnelles, plutôt que de passer par le processus d’achat de nouveaux véhicules appartenant à l’entreprise pour les nouveaux employés ou d’avoir des voitures inutilisées dans la flotte.

Un VRP externalisé permet l’évolutivité et la concentration opérationnelle

Revenons à l’exemple de l’entreprise pharmaceutique qui a besoin d’adapter rapidement ses opérations et sa logistique. Si cette entreprise sous-traitait son VRP à Cardata, les employés seraient mieux à même de concentrer leur attention et leur énergie là où cela compte le plus : sur l’entreprise en croissance rapide et les opérations axées sur les affaires. Cardata soutiendrait cela en gérant la logistique de conduite, afin que les employés n’aient pas à se soucier de la gestion et de l’administration d’un VRP, et de tout le travail nécessaire pour garantir l’exactitude et la conformité.

Un VRP interne représente une quantité importante de travail administratif, nécessitant du temps et de l’attention de la part de l’entreprise pour s’assurer que le programme est exécuté efficacement et que les rapports sont conformes aux directives de l’IRS. Pour cette société pharmaceutique, un partenariat personnalisé avec Cardata l’aiderait à développer son équipe de vente de manière transparente et en douceur à mesure que l’entreprise se développe, ce qui lui permettrait d’économiser beaucoup de temps et de ressources. Tirer parti d’un expert de l’industrie avec un logiciel robuste peut créer un avantage stratégique, libérant du temps et de l’énergie pour se concentrer sur le cœur de métier pour faire avancer l’entreprise.

Grâce à Cardata Mobile, l’application mobile simple d’utilisation de Cardata, les employés peuvent suivre avec précision et automatiquement le kilométrage en quelques clics. Cela offre un gain de temps significatif et réduit également la marge d’erreur, par rapport au processus fastidieux et obsolète de calcul manuel du kilométrage, de conservation des boîtes de reçus et de temps passé à conserver les enregistrements des voyages d’affaires.

Cette réduction substantielle du travail administratif est également un avantage non négligeable pour les salariés. Un VRP externalisé prend en charge l’évolutivité de l’entreprise en économisant du temps et des ressources, permettant aux équipes de se concentrer sur le travail important nécessaire pour soutenir l’expansion de l’entreprise.

En conclusion : Votre VRP est important pour l’évolutivité

Pour une entreprise pharmaceutique à croissance rapide – et pour d’autres entreprises confrontées à des défis de croissance similaires – il est crucial de trouver un moyen efficace et évolutif de suivre, d’organiser et de rembourser le kilométrage professionnel.

L’utilisation d’un VRP spécialisé comme Cardata peut offrir une multitude d’avantages, y compris de solides avantages en matière d’évolutivité. Un VRP externalisé permet aux employés itinérants, aux services RH et aux équipes de direction de se concentrer davantage sur le travail à accomplir, en réduisant le fardeau administratif et chronophage lié à la gestion d’un programme en interne. Il est important de noter qu’un VRP spécialisé garantit également que le kilométrage professionnel suivi est conforme à l’IRS, ce qui permet des avantages fiscaux.

Si vous cherchez à mettre en œuvre un VRP efficace et personnalisable, pensez à Cardata,     à laquelle les équipes de Viemed, Crayola, TaylorMade, Arrow, Medtronic, et bien d’autres font déjà confiance. Partenaire solide pour soutenir la croissance de l’entreprise, laissez Cardata gérer la logistique fastidieuse d’un programme de remboursement de véhicule, aidant ainsi vos employés à mieux se concentrer sur le travail le plus essentiel.

Prêt à en savoir plus sur les solutions d’entreprise personnalisées de Cardata et sur la façon dont elles pourraient bénéficier à votre entreprise ? Réservez une démonstration pratique dès aujourd’hui pour le découvrir.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats ni comptables. Pour plusieurs citations de publications IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.