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Torben Robertson

10 mins

Les applications de suivi du kilométrage réduisent les erreurs de kilométrage et l’exagération

Les applications de suivi de kilométrage externalisées réduisent les erreurs et l’exagération de kilométrage, éliminent les coûts inutiles et garantissent la conformité IRS.

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Que sont les applications de suivi de kilométrage ?

Les applications de suivi du kilométrage sont d’excellents outils pour réduire l’exagération et les erreurs de kilométrage. Le suivi GPS capture des données précises que les responsables peuvent superviser et approuver. Bien que la fraude au kilométrage soit rare, cela arrive ; Cependant, les erreurs sont courantes et les entreprises ont besoin de systèmes intelligents pour s’assurer que ces erreurs sont éliminées.

Réclamations frauduleuses de kilométrage

Les employés exagèrent-ils le kilométrage ?

Si vous exécutez un programme conforme à l’IRS sans outil de suivi du kilométrage, il est encore peu probable que les demandes de kilométrage frauduleuses soient omniprésentes. Cela est dû à l’obligation pour les employés d’enregistrer leurs lectures d’odomètre de début et de fin avant et après les trajets. Si les relevés du compteur kilométrique ne correspondent pas aux distances parcourues signalées, les RH peuvent facilement repérer l’écart.

De plus, chez Cardata, nous avons travaillé avec des dizaines de milliers de commerciaux, de marchandiseurs et de toutes sortes d’employés qui conduisent pour le travail, et nous avons constaté qu’ils avaient tous une chose en commun : ce sont des gens honnêtes.

Cependant, il est toujours techniquement possible de commettre une fraude au kilométrage lorsqu’un employé conduit sa voiture personnelle pour le travail. Un conducteur pourrait, par exemple, conduire son véhicule personnel le week-end, augmenter le compteur kilométrique, puis signaler ce trajet dans le cadre d’un voyage d’affaires qu’il a effectué le lundi. C’est un événement rare, mais c’est possible, les responsables des ressources humaines doivent donc en être conscients.

Sans une lecture GPS de l’endroit où le véhicule a voyagé, il serait impossible de vérifier si la soumission du kilométrage était exacte ou exagérée. Avec une application de kilométrage GPS, à l’inverse, il est impossible d’inclure un kilométrage superflu dans le décompte officiel.

La fraude ou l'erreur d'enregistrement du kilométrage est-elle plus courante ?

Beaucoup plus courantes que la fraude au kilométrage sont les simples erreurs de comptage. Lorsque vous devez effectuer chaque jour plusieurs déplacements professionnels et enregistrer manuellement une foule d’informations pertinentes pour chaque déplacement dans un carnet kilométrique papier, il est difficile d’être tout à fait précis.

De plus, le compteur kilométrique d’une voiture n’indique que des miles, et non des fractions de mile. Un demi-mile supplémentaire n’est pas beaucoup s’il est surestimé une fois, mais plus de dizaines de milliers de trajets représentent un coût important.

Heureusement, les trackers de kilométrage prennent en charge les problèmes, l’exagération et l’erreur. Les conducteurs n’ont pas à saisir d’informations dans une feuille de calcul lorsqu’ils utilisent une application de kilométrage GPS : ils activent simplement l’application, conduisent et se font rembourser.

Quels sont les risques commerciaux d'exagération et d'erreur de kilométrage ?

Une entreprise peut être impactée de deux manières. Tout d’abord, des miles supplémentaires signifient des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

Chez Cardata, certains de nos clients ont plusieurs milliers de chauffeurs. Par erreur ou exagération, un millier de conducteurs pourraient surestimer 500 miles chacun par an (ce ne serait qu’une erreur de comptage de 2 à 5% pour de nombreux clients). Si leur employeur payait le taux de kilométrage standard de l’IRS de 62,5 ¢ par mile, cela coûterait à l’entreprise 312 500 $ supplémentaires. Les entreprises doivent se méfier du coût potentiellement énorme d’un suivi imprécis du kilométrage.

Deuxièmement, une entreprise pourrait ne pas se conformer aux réglementations de l’IRS si elle ne respecte pas les bonnes règles pour les programmes de remboursement des véhicules. Si les employeurs ou les conducteurs ne sont pas en mesure de produire la bonne documentation, par exemple une base de données générée par une application de kilométrage ou un journal de kilométrage papier, il pourrait y avoir des conséquences fiscales imprévues pour les deux parties.

Si le kilométrage n’est pas comptabilisé, les remboursements de conduite pourraient être traités comme des allocations de voiture imposables, soumises à la masse salariale et à l’impôt sur le revenu. Cela pourrait entraîner une augmentation de la charge fiscale de 30 % pour tous les remboursements kilométriques qui ne sont pas des dépenses professionnelles justifiables.

Les trackers de kilométrage évitent les erreurs et les exagérations

Lorsque les employés suivent leurs miles professionnels avec une application de suivi du kilométrage, leurs enregistrements deviennent plus précis. Les applications GPS peuvent capturer le kilométrage avec une précision incroyable : le meilleur matériel et logiciel peut localiser des emplacements à quelques mètres près.

Lorsque vos employés suivent leur kilométrage avec une application, ils n’ont plus besoin d’écrire d’informations sur leur voyage d’affaires : plus de relevés d’odomètres, plus de calculs de distance de trajet. Les occasions de faire une erreur sont presque complètement éliminées.

Non seulement cela protège votre entreprise des coûts supplémentaires, mais cela garantit également que les employés sont remboursés de manière équitable et précise pour chaque kilomètre parcouru. Ce que je n’ai pas encore mentionné, c’est que les employés pourraient tout aussi bien sous-déclarer que surdéclarer le kilométrage par erreur. Vous voulez que vos employés aient l’assurance qu’ils sont remboursés au centime et au mile exacts. Un tracker de kilométrage garantit cela.

Un logiciel de supervision RH peut aider à détecter les anomalies

Les trackers de kilométrage s’associent à des portails d’administration comme le fromage et le vin. Un portail administrateur est un logiciel de bureau ou de navigateur qui permet aux administrateurs de voir le kilométrage que leur équipe rapporte via l’application. Les voyages sont visibles par les RH, mais ils n’ont pas besoin d’être approuvés pour être remboursés. Cela signifie que les RH peuvent jeter un œil aux trajets s’ils pensent que quelque chose ne va pas, mais ils ne sont pas accablés par la longue tâche d’approuver tous les kilométrages.

Confidentialité : les employés trouveront-ils le suivi du kilométrage envahissant ?

Les employés bénéficient en fait de manière significative de l’utilisation d’un outil de suivi du kilométrage. Comme je l’ai mentionné, avec un tracker de kilométrage, il y a très peu de chances qu’un kilométrage soit manqué, donc les conducteurs sont remboursés pour chaque mile.

Pourtant, un avantage encore plus important est qu’ils n’ont pas à perdre de temps sur les journaux de kilométrage manuels. Les journaux de kilométrage sont frustrants et prennent du temps. Pour chaque déplacement professionnel effectué par un employé, il doit enregistrer toutes les informations suivantes :

Oui, vous lisez bien. Pour chaque trajet, un conducteur doit enregistrer la date, la destination, l’objet commercial, le kilométrage de départ et le kilométrage de fin du trajet, le nombre total de kilomètres parcourus, toutes dépenses accessoires ; ensuite, ils doivent faire des totaux hebdomadaires et des totaux depuis le début de l’année. C’est un engagement de temps énorme. Les trackers kilométriques permettent aux conducteurs de gagner du temps. Tout ce qui est nécessaire pour justifier le kilométrage conformément à la politique de conduite de votre entreprise, ou même à l’IRS, est capturé et stocké par une application de capture de kilométrage.

Lectures complémentaires : Économisez aux conducteurs une semaine de travail par an grâce à un outil de suivi du kilométrage.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans les trackers de kilométrage ?

1. Suivi précis

Cherchez une application qui a un suivi précis, tout d’abord. Une application ne sera pas parfaite 100 % du temps, mais vous voulez quelque chose sur laquelle vous pouvez compter pour la grande majorité des déplacements.

2. Service client

Parce que même avec le meilleur logiciel, il y a parfois des erreurs dans la capture du kilométrage GPS, assurez-vous que l’application que vous obtenez est soutenue par une équipe de support client solide. Les responsables RH d’entreprise ont besoin d’experts qu’ils peuvent appeler lorsqu’il est temps de dépanner.

3. Portail administrateur

Assurez-vous que l’application est associée à un portail administrateur que les responsables de programme peuvent utiliser pour superviser le kilométrage. Vous en voulez un qui vous permet, mais ne vous oblige pas, de superviser et d’approuver tous les kilométrages de l’entreprise. Ce logiciel comprendra également de nombreuses autres fonctionnalités relatives à l’établissement et à la gestion de l’ensemble de votre programme de remboursement de véhicule.

4. Suivi uniquement pendant les heures sélectionnées

Vérifiez si les employés peuvent définir leur horaire de travail dans l’application, afin que les déplacements en dehors de leurs heures de travail normales ne soient pas enregistrés par le tracker.

5. Requalifier les déplacements professionnels en déplacements personnels et inversement

Enfin, recherchez une fonctionnalité qui permet aux conducteurs de classer leurs trajets comme professionnels ou personnels. Les employés effectuent naturellement des déplacements personnels au cours de leur journée de travail – aller déjeuner ou se rendre chez le médecin en voiture ; s’assurer qu’ils peuvent revenir en arrière et reclasser un voyage qui a été accidentellement compté comme “professionnel” comme “personnel”.

Pour en savoir plus sur la façon de différencier les voyages d’affaires et personnels, lisez ceci :

Dirigeants RH : différencier le kilométrage personnel et professionnel.

Conclusion

Bien que la fraude au kilométrage soit rare, cela peut arriver, et remplir manuellement les journaux de kilométrage est un processus sujet aux erreurs. Pour les entreprises, même une surdéclaration de 2 % du kilométrage total peut coûter à l’entreprise des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars.

Les responsables RH peuvent réduire les erreurs de kilométrage et l’exagération en recommandant une application de kilométrage pour suivre le kilométrage professionnel de leurs employés. L’utilisation d’un logiciel élimine les conjectures, définit des attentes claires pour les employés et réduit considérablement le temps consacré à la gestion du programme de véhicules pour les RH et l’administration du programme.

En savoir plus sur les avantages que les programmes de remboursement des véhicules apportent aux RH :

Dirigeants RH : votre équipe considère-t-elle les indemnités de voiture comme un revenu supplémentaire ?

Vous songez à externaliser votre programme d’allocation de voiture? 4 choses à considérer avant de le faire.

Votre service RH est-il prêt à rembourser au centime et au mile près ? Ensuite, visitez notre site Web principal pour en savoir plus sur l’application de kilométrage de Cardata :

Cardata Mobile | Cardata.co

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