Programmes de remboursement du kilométrage pour les flottes appartenant aux employés

Que sont les remboursements de kilométrage pour les flottes appartenant aux employés ?

Les programmes de remboursement du kilométrage sont des moyens non imposables de rembourser les employés lorsqu’ils conduisent leur propre voiture pour le travail. Lorsqu’une équipe d’employés utilise tous ses véhicules personnels, il s’agit d’une flotte appartenant aux employés, contrairement à une flotte appartenant à l’entreprise, où les entreprises possèdent tous les véhicules qui sont conduits à des fins professionnelles.

Les entreprises avaient l’habitude d’envoyer des équipes de vente dans des flottes de véhicules ou avec des allocations de voiture et des cartes d’essence. Les temps changent et les entreprises se tournent vers des systèmes modernes, qui remboursent les employés qui utilisent leur propre véhicule pour le travail. Dans cet article, nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur : les programmes de remboursement des véhicules.

Méthodes traditionnelles : flotte et indemnité

Rembourser les chauffeurs pour l’utilisation de leur véhicule au travail est une solution, de plus en plus populaire, aux problèmes posés par l’exploitation des flottes et l’attribution des primes de voiture. Les flottes – de grands groupes de voitures de société, détenues ou louées par l’entreprise – sont des charges administratives, comportent d’énormes risques d’assurance et ont des coûts d’exploitation élevés.

Les allocations de voiture – des paiements forfaitaires versés aux employés pour fournir et conduire leur propre véhicule – sont évaluées à la fois pour l’impôt sur le revenu et les charges sociales. Une allocation de voiture est traitée comme une autre catégorie de revenu. Il existe des programmes de véhicules alternatifs qui ne sont pas soumis à la masse salariale et à l’impôt sur le revenu, de sorte que les modèles d’allocation de voiture sont peu rentables.

On peut s’attendre à ce que les dépenses de conduite d’un employé dépassent l’indemnité versée au cours d’une période donnée, ce qui décourage les conducteurs de conduire. Personne ne devrait payer de sa poche pour conduire pour des raisons professionnelles légitimes. Ils peuvent, dans ce cas, visiter leurs comptes moins fréquemment, ce qui entraîne moins d’activité avec les clients et, potentiellement, des ventes perdues.

Remboursements de véhicules

Un programme de remboursement de véhicule (« VRP ») est tout programme mis en place par un employeur pour rembourser les frais de véhicule engagés par un employé à des fins professionnelles. Les VRP peuvent être conçus intelligemment pour résoudre les problèmes posés par les modèles de flotte et d’allocation.

Cet article couvre deux types de VRP : les programmes en cents par mile (CPM) et les programmes à taux fixe et variable (FAVR). Les deux stratégies permettent aux entreprises de se débarrasser de leurs flottes gonflées et de permettre aux employés d’utiliser leur véhicule personnel au travail.

Cents par mille

L’Internal Revenue Service (« IRS ») suggère un taux de kilométrage standard – une valeur en cents à rembourser aux employés pour chaque mile parcouru. Rembourser les employés selon ce chiffre est un système de «cents par mile». Au moment de la rédaction, la recommandation de taux standard de l’IRS est de 56 cents par mile.

Ce modèle existe également au Canada, où l’Agence centrale du revenu (« ARC ») recommande de payer 59 ¢ par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus, 53 ¢ par kilomètre parcouru par la suite.

Ces valeurs visent à rembourser précisément les individus pour la conduite qu’ils effectuent au travail. Il s’agit également de la somme la plus élevée par kilomètre pouvant être versée aux employés sous forme de remboursements non imposables. Si un employé est remboursé plus de 56 ¢ par mile aux États-Unis, l’excédent est imposable.

Ce modèle est nettement plus rentable que l’exploitation d’une flotte. Le propriétaire de l’entreprise est responsable des véhicules lorsqu’ils sont utilisés pour les déplacements des employés, lorsqu’ils sont inutilisés sur un terrain et même lorsqu’un conducteur autre qu’un employé est au volant. Dans un modèle CPM, l’employeur n’assume la responsabilité du véhicule que lorsqu’il est conduit à des fins professionnelles. Lorsque le véhicule part avec le salarié, pour la soirée ou le week-end, l’entreprise est dégagée de toute obligation financière et d’assurance.

Il y a cependant des problèmes avec le modèle des cents par mile. Par exemple, les programmes CPM ont tendance à récompenser les conducteurs à kilométrage élevé et à punir les conducteurs à faible kilométrage. Les conducteurs à kilométrage élevé reçoivent souvent bien plus que ce dont ils ont besoin pour posséder et exploiter leur véhicule, tandis que les conducteurs à faible kilométrage ne reçoivent pas assez.

Par exemple, les coûts fixes de possession et d’exploitation d’un véhicule, et de sa conduite dans une grande région métropolitaine, sont élevés, même si l’employé parcourt peu de kilomètres. L’usure du moteur et l’efficacité énergétique du véhicule sont toutes deux pires en ville que sur les autoroutes.

Si un conducteur a parcouru 6 000 miles à Los Angeles en 2021, il aurait été remboursé de 3 360 $ (à un taux de 56 ¢ par mile). La même année, un conducteur ayant parcouru 45 000 miles de pays aurait été remboursé de 25 200 $. Aucun des deux montants ne reflète à distance leurs coûts réels.

Heureusement, les angles morts du modèle des cents par mille sont résolus par le programme de taux fixe et variable, dont nous allons maintenant discuter.

Remboursement à Taux Fixe et Variable (FAVR)

Les programmes FAVR, l’étalon-or pour les remboursements de véhicules, sont beaucoup plus granulaires que les programmes CPM ; c’est leur principal avantage. Non seulement ils tiennent compte de tout ce que font les programmes CPM (comme l’utilisation professionnelle par rapport à l’utilisation personnelle d’un véhicule), mais ils vont plus loin, en tenant compte d’une foule d’autres facteurs qui influencent la valeur monétaire des remboursements de véhicule d’un employé. Parmi ces facteurs figurent la géographie et le type de véhicule.

Les coûts et dépenses des véhicules pris en compte par les programmes FAVR comprennent les coûts fixes – coût en capital, taxes, amortissement et assurance – ainsi que les coûts variables tels que le carburant, les réparations d’entretien et les pneus.

Géographie

Les particularités géographiques comprennent les frais d’assurance, les prix du carburant, les miles par gallon (ou litres par 100 km) et même le coût moyen des réparations dans un certain lieu. Nous avons déjà noté les distinctions entre la géographie urbaine et rurale, mais il convient également de considérer les différences entre les conditions routières montagneuses et froides du Wyoming et les basses terres chaudes du Texas. Chaque domaine pose des défis uniques.

Les prix des assurances varient selon le code postal. Les prix du carburant varient également selon les régions. Au moment d’écrire ces lignes, il y a une différence de plus d’un dollar entre le prix du carburant sur la côte du golfe (2 840 $) et sur la côte ouest (3 919 $).

Et dans une ville, la vitesse à laquelle on brûle ce carburant est nettement plus élevée. La quantité de carburant que l’on utilise varie considérablement en fonction de la voiture, mais ce qui ne change jamais, c’est que la conduite sur l’autoroute est nettement plus économe en carburant que la conduite en ville (toutes choses étant égales par ailleurs).

Il est injuste de payer le conducteur métropolitain de la même manière que le conducteur qui ne couvre que les routes rurales et les autoroutes ; injuste de payer le chauffeur de Los Angeles au même titre que son collègue de Lafayette, en Louisiane.

Véhicules standards

L’autre facteur majeur non inclus dans les calculs du CPM est le type de véhicule qu’un conducteur conduit. L’IRS recommande de payer 56 cents aux conducteurs de berlines compactes, de véhicules électriques et de camionnettes. Ces voitures ne coûtent pas la même chose à posséder et à exploiter et elles ne sont pas nécessairement idéales pour le travail. Pour ces raisons, un bon plan FAVR met en œuvre la notion de véhicule standard.

Un « véhicule standard » est un profil générique qui représente un véhicule spécifique ou une gamme de véhicules au sein d’une catégorie de véhicules (compacte, intermédiaire, etc.). Une voiture « standard » est choisie pour refléter avec précision les besoins du travail d’un employé. S’il est raisonnable de conduire une Ford Fusion pour le travail, un programme FAVR élabore un profil de voiture standard qui reflète les attributs de la Fusion à des fins de remboursement.

Un bon programme FAVR offrira une gamme de catégories de véhicules standards. Certains conducteurs peuvent avoir besoin de transporter de l’équipement ou des prototypes pour le travail et peuvent avoir besoin d’une camionnette. D’autres conducteurs peuvent avoir besoin d’impressionner des clients importants, nécessitant un véhicule plus sophistiqué que la norme. Ces besoins peuvent et doivent être reflétés par la gamme de véhicules offerts dans le programme FAVR de toute entreprise.

Dans le cadre du programme, une variété de profils sont créés et attribués aux conducteurs en fonction de leurs besoins. Ensuite, pour rester en conformité avec les termes du plan FAVR, les employés doivent acheter un véhicule qui correspond à leur profil de véhicule standard.

Les conducteurs enregistrent ensuite leur kilométrage et le programme calcule leur remboursement en fonction du kilométrage et du véhicule standard.

Pour avoir droit à un remboursement non imposable dans le cadre d’un programme FAVR, les employés doivent satisfaire à toutes les exigences de conformité définies par l’IRS. Les administrateurs doivent également valider que les employés sont correctement assurés avec une assurance automobile professionnelle et personnelle. Les programmes FAVR de Cardata ont mis en place des systèmes pour alerter les conducteurs des défaillances et pour encourager le respect des autres exigences énoncées par l’IRS. Dans le cas où un conducteur ne respecte pas toutes les mesures de conformité, il sera quand même remboursé, mais le remboursement pourra être évalué pour les taxes.

Applications de capture de kilométrage

Pour rembourser avec précision les employés pour l’utilisation de leur propre véhicule, une certaine forme de système de capture de kilométrage doit être mise en place. Les méthodes obsolètes incluent la prise de relevés d’odomètre et la tenue manuelle d’un journal de kilométrage en remplissant des documents ou des feuilles de calcul ; ou en utilisant le GPS ou Google Maps pour capturer la distance parcourue, stocker les journaux de trajet et calculer le remboursement en ayant recours au dossier.

Inutile de dire que ces procédures prennent du temps et sont imprécises. Il est facile d’oublier de réinitialiser un compteur kilométrique, d’oublier où la lecture du compteur kilométrique a commencé ou terminé, ou de laisser la paperasse inachevée. Laisser la paperasse pour la fin de la semaine ouvre la porte à plus de kilomètres oubliés. Cela laisse les employés deviner leur kilométrage professionnel et arrondir le chiffre vers le haut ou vers le bas.

Et bien que Google Maps et la plupart des systèmes GPS capturent avec précision les trajets, ils ne s’intègrent pas aux nombreux autres aspects d’un plan de remboursement de véhicule.

Ce dont les administrateurs et les chauffeurs ont vraiment besoin, c’est d’un système qui capture automatiquement les trajets, analyse les coûts de conduite d’un employé donné, automatise ses paiements de remboursement et conserve un enregistrement clair de tous les remboursements pour les audits internes et externes. Les applications, comme celles de Cardata, sont la solution idéale.

Conclusion

C’est un défi de taille, mais Cardata peut vous aider à le trier. Cliquez sur l’un des liens dans le texte pour en savoir plus sur chaque sujet. Remplissez le formulaire ci-dessous si vous souhaitez en savoir plus sur les programmes de remboursement de véhicules, les logiciels et d’autres questions intéressantes couvertes par Cardata.