L’utilisation d’un véhicule personnel pour le travail peut entraîner des frais personnels pour toute personne qui couvre ses propres frais de déplacement. Il est important de comprendre les règles de remboursement des frais kilométriques, en particulier dans l’État du Tennessee, pour les entrepreneurs indépendants, les chauffeurs salariés d’entreprises privées et les employés de l’État. Ce blog vous aidera à comprendre les nuances du remboursement des frais kilométriques, en vous assurant que vous êtes informé du taux kilométrique standard, des directives de l’IRS et d’autres réglementations de l’État.
Directives fédérales pour le remboursement des frais kilométriques
L’Internal Revenue Service (IRS) détermine chaque année le taux kilométrique standard pour l’ensemble des États-Unis. Pour 2024, le taux kilométrique standard del’IRS a été fixé à 0,67 cents par mile, ce qui représente une augmentation par rapport aux 0,65 dollars de l’année dernière. Ce taux est le taux de référence pour lequel toute personne engageant des frais pour l’utilisation professionnelle de son véhicule personnel peut recevoir un remboursement.
Ce taux standard de l’IRS n’est pas obligatoire pour les employeurs, mais il sert parfois de guide lors de l’élaboration de leur politique de remboursement. Les employeurs utilisent souvent ce taux pour simplifier les déclarations fiscales et garantir l’équité dans la rémunération des employés pour leurs déplacements professionnels.
Règles de remboursement des frais kilométriques propres à l'État du Tennessee
Le Tennessee n’impose pas de taux kilométrique spécifique aux employeurs privés ou aux entrepreneurs indépendants. Toutefois, les entités de l’État du Tennessee peuvent s’aligner sur le taux kilométrique standard de l’IRS pour des raisons de cohérence et de facilité administrative.
Loi sur les normes du travail (FLSA)
Si le taux standard de l’IRS n’est pas obligatoire pour les employeurs du Tennessee, la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act) l’est. La FLSA garantit que toute personne qui engage des dépenses liées à son travail, comme les coûts associés à l’utilisation d’un véhicule personnel, doit être remboursée dans la mesure où son revenu n’est pas inférieur au salaire minimum fédéral de 7,25 dollars[1]. [1]
Pour les entrepreneurs indépendants
Les entrepreneurs indépendants sont généralement remboursés sur la base des taux de remboursement des frais kilométriques indiqués dans leurs contrats. Les entrepreneurs qui ne sont pas remboursés selon les termes de leur contrat peuvent déduire les frais kilométriques de leur déclaration d’impôts fédérale. Il est essentiel que les personnes qui se trouvent dans cette situation fassent un suivi précis de leurs frais kilométriques afin de justifier ces demandes.
Pour les entreprises privées
Les entreprises privées doivent établir et définir clairement leur politique de remboursement. Comme indiqué ci-dessus, les entreprises ne sont pas tenues d’adhérer au taux standard de l’IRS, mais nombre d’entre elles le font par souci de simplicité et d’équité.
Documentation et rapports
Une documentation précise est essentielle à la fois pour un remboursement équitable et pour la déduction fiscale. Il est donc nécessaire de tenir des registres détaillés indiquant les dates, les objectifs des déplacements, les lieux et heures de départ et d’arrivée, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus. Cela s’applique aussi bien aux employés qu’aux entrepreneurs indépendants.
Si un remboursement dépasse le taux fixé par l’IRS, le montant excédentaire est considéré comme un revenu et est donc imposable. Les entrepreneurs indépendants peuvent déduire les frais kilométriques dans leur annexe C s’ils peuvent tenir des registres détaillés de manière succincte et précise. [2]
Si vous avez des doutes sur vos remboursements, n’hésitez pas à consulter un fiscaliste qui vous aidera à vous y retrouver. Les employés qui ne sont pas remboursés pour leurs frais de déplacement liés au travail peuvent éventuellement les déduire de leurs impôts, sous réserve des règles spécifiques de l’IRS.
Programmes de remboursement des véhicules
Il existe également des programmes de remboursement des frais de véhicule qui permettent aux entreprises de se décharger des frais administratifs et des tâches fastidieuses d’enregistrement et de suivi manuel du kilométrage.
463 Indemnité à justifier
L’indemnité de responsabilité est un montant forfaitaire ou une allocation versée par l’employeur à l’employé pour l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels. L’indemnité peut être à la fois non imposable et équitable si elle est alignée sur le taux standard de l’IRS et effectuée correctement, mais elle présente le risque d’un surpaiement ou d’un sous-paiement si l’employé a un kilométrage plus élevé ou plus faible.
Taux fixe et variable (FAVR)
LeFAVR est un programme populaire de remboursement des frais de véhicule qui tient compte à la fois des coûts fixes et des coûts variables dans ses calculs de remboursement. L’attention qu’il porte aux moindres détails des coûts des véhicules en fait le choix le plus équitable et le plus rentable pour les employeurs.
Les deux programmes 463 Accountable Allowance et FAVR sont mieux utilisés par l’intermédiaire d’un partenaire de programme de véhicules comme Cardata. En faisant appel à un partenaire bien informé, les entreprises peuvent fixer leurs objectifs commerciaux pour leurs programmes de véhicules et travailler avec leur partenaire pour atteindre ces objectifs.
Meilleures pratiques pour le remboursement des frais kilométriques
Pour garantir des processus de remboursement des frais kilométriques fluides et conformes, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :
- Élaborez une politique complète de remboursement des frais kilométriques au sein de votre entreprise, notamment en ce qui concerne le taux de remboursement et les pièces justificatives que l’employé doit présenter.
- Utilisez des applications ou des outils de suivi des frais kilométriques pour garantir l’exactitude et la conformité.
- Évaluez et mettez régulièrement à jour vos politiques de remboursement afin de rester en phase avec les directives de l’IRS et les règles et réglementations des États – qui sont également susceptibles d’être modifiées.
Ressources pour une lecture plus approfondie
Publication 463 de l’IRS
Cette publication détaille toutes les informations dont vous avez besoin sur les frais de déplacement, y compris ce qui peut être déduit et les exigences nécessaires en matière de tenue de registres. [3]
Département du travail et du développement de la main-d’œuvre du Tennessee
Cette ressource est utile pour obtenir des informations spécifiques sur les lois du travail de l’État. [4]
Politiques de l’entreprise
Reportez-vous toujours à vos contrats individuels et aux politiques de votre entreprise pour connaître les conditions spécifiques relatives au remboursement des frais kilométriques.
Sources d'information
[1] https://eclaw.com/tennessee-fair-labor-standards-act/
[2] https://ttlc.intuit.com/community/tax-credits-deductions/discussion/independent-contractor-and-1099-included-mileage-reimbursement/00/3307430
[3] https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p463.pdf
[4] https://www.tn.gov/workforce.html
Ce billet ne constitue pas un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici: https://www.cardata.co/terms.
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