Conduire un véhicule personnel pour le travail signifie encourir des frais de déplacement déductibles, ce qui fait du remboursement des frais kilométriques un élément important à prendre en compte à la fois pour les employés et les employeurs en Arizona.
Ce blog couvre les bases du remboursement des frais kilométriques, y compris le taux kilométrique standard de l’IRS, les règles et réglementations plus spécifiques à l’État et les méthodes de remboursement alternatives qui méritent d’être prises en compte. Nous examinerons également les meilleures pratiques que les employeurs et les chauffeurs doivent suivre pour une tenue précise des dossiers, et nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées sur le remboursement des frais kilométriques en Arizona.
Directives fédérales et taux kilométrique standard de l'IRS
L’IRS, qui est l’organe fiscal le plus élevé des États-Unis, fixe chaque année un taux kilométrique standard pour aider à calculer le remboursement des frais kilométriques en franchise d’impôt pour les voyages d’affaires. Pour 2024, le taux kilométrique standard de l’IRS est de :
- 0,67 cents par mile parcouru à des fins professionnelles, soit une augmentation de 1,5 cents par rapport à 2023.
- 0,21 cents par mile parcouru à des fins médicales ou de déménagement pour les membres actifs qualifiés des forces armées, soit une baisse de 1 cent par rapport à 2023
- 0,14 cents par mile parcouru au service d’organisations caritatives ; le taux est fixé par la loi et reste inchangé à partir de 2023 [1].
Remboursement des frais kilométriques en Arizona
Réglementations nationales et taux de remboursement
L’Arizona ne dispose pas de lois spécifiques rendant obligatoire le remboursement des frais kilométriques pour les employés du secteur privé. Toutefois, de nombreux employeurs de l’Arizona choisissent d’aligner leurs politiques de remboursement sur le taux kilométrique standard de l’IRS afin de garantir la conformité, l’équité et la fidélisation des employés. Ce taux garantit que les remboursements ne sont pas imposables, à condition qu’ils ne dépassent pas les directives de l’IRS.
Pour les employés de l’État, le manuel de comptabilité de l’État de l’Arizona (SAAM) décrit les règles et réglementations en matière de remboursement des frais de voyage, y compris les taux de remboursement des frais kilométriques. Il est important que les employés de l’État se réfèrent à ce manuel pour obtenir les informations les plus précises et les plus récentes. [4]
Bien que l’Arizona, à l’instar du reste des États-Unis, n’exige pas de taux spécifiques de remboursement des frais kilométriques pour les employés du secteur privé qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur travail, la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act – FLSA) impose le respect de certains minima.
Selon la FLSA, les frais encourus par les employés dans le cadre de leur travail ne doivent pas ramener leur salaire en dessous du salaire minimum fédéral, qui est actuellement de 7,25 dollars. Par conséquent, si un employé de Phoenix, par exemple, encourt suffisamment de frais liés à son travail pour que son salaire horaire soit inférieur au salaire minimum fédéral, l’employeur est tenu, en vertu de la FLSA, de le rembourser pour au moins récupérer la différence. [5]
Autres méthodes de remboursement
Bien que le taux standard de l’IRS soit populaire, il existe d’autres méthodes de remboursement des frais kilométriques que les employeurs de l’Arizona pourraient envisager :
Taux fixe et variable (FAVR)
Le taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement de véhicule non imposable qui combine des éléments fixes et variables de remboursement. Ces éléments comprennent les frais d’immatriculation et de titre de propriété, la dépréciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut être le moins lourd sur le plan administratif lorsqu’il est associé à un fournisseur qui gère le programme FAVR pour vous en externe. [2]
Les éléments couverts par le FAVR pour l’utilisation d’un véhicule personnel sont les suivants
- la dépréciation
- l’assurance
- l’essence
- l’huile
- Entretien et réparations
- Pneus
- Immatriculation et taxes
Cents per Mile (CPM)
Le CPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de miles parcourus, de manière similaire au taux kilométrique standard de l’IRS, mais qui peut être personnalisé par l’employeur à sa discrétion. Malheureusement, cette méthode surpaye généralement les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres et sous-paie les conducteurs qui en parcourent moins, ce qui fait qu’elle n’est pas la plus équitable. Cette méthode est simple, mais elle doit être alignée sur les directives fédérales et nationales afin de garantir un statut non imposable pour des remboursements optimaux.
463/TFCA
L’indemnité de véhicule exonérée d’impôt (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme aux règles de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir un remboursement prédéterminé à leurs chauffeurs, potentiellement exonéré d’impôt à 100 % [2] [3] La seule règle pour déterminer l’assujettissement à l’impôt est de comparer la valeur de l’indemnité comptable au taux standard de l’IRS. Le delta est imposable.
Meilleures pratiques pour les employeurs
Tenue de registres précis
La tenue de registres détaillés est essentielle pour un remboursement précis des frais kilométriques en Arizona. Un bon relevé des frais kilométriques doit comprendre les éléments suivants
- la date et l’objectif professionnel de chaque déplacement
- les relevés des compteurs kilométriques de départ et d’arrivée
- le nombre de kilomètres parcourus
- les lieux visités.
Ces registres permettent de garantir la conformité et l’exactitude des remboursements, en particulier en cas d’audit par l’IRS.
Une communication et des politiques claires
Les employeurs doivent communiquer clairement leurs politiques de remboursement aux employés. Il s’agit notamment de la manière de suivre les kilomètres parcourus, de soumettre les notes de frais, de définir ce qu’est la conformité et la manière de la maintenir, ainsi que de comprendre les composantes du processus de remboursement. La mise à disposition de formations et de ressources peut aider les employés à se conformer aux politiques de l’entreprise et à recevoir le remboursement qu’ils méritent.
FAQ sur le remboursement des frais kilométriques en Arizona
Le remboursement des frais kilométriques est-il imposable en Arizona ?
Non, le remboursement des frais kilométriques dans la limite du taux standard de l’IRS n’est pas imposable. Les montants dépassant ce taux doivent être déclarés comme revenus imposables, à moins qu’ils ne soient émis dans le cadre d’un plan FAVR.
Les frais de péage et de stationnement peuvent-ils être remboursés ?
Oui, les péages et les frais de stationnement perçus au cours d’un voyage d’affaires sont des dépenses remboursables et doivent être inclus dans les notes de frais, mais pas les tickets de stationnement ou les amendes.
Comment les travailleurs indépendants doivent-ils suivre leur kilométrage ?
Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants doivent tenir un registre détaillé de leurs frais kilométriques, indiquant les dates, les motifs des déplacements et les kilomètres parcourus, afin d’étayer leurs déductions fiscales.
Que se passe-t-il si le taux de remboursement dépasse le taux kilométrique standard de l‘IRS ?
Tout remboursement dépassant le taux kilométrique standard de l’IRS doit être déclaré comme revenu imposable, à moins d’utiliser un programme FAVR.
Quelle est l’incidence du Fair Labor Standards Act (FLSA) sur le remboursement des frais kilométriques ?
La loi sur les normes du travail stipule que les frais encourus lors d’un déplacement professionnel ne doivent pas réduire le salaire d’un individu en dessous du salaire minimum fédéral, qui s’élève à 7,25 dollars en 2024. Si les frais de déplacement entraînent une baisse du salaire d’un employé en dessous du salaire minimum, l’employeur doit rembourser la différence. [6]
Conclusion
Comprendre les lois sur le remboursement des frais kilométriques en Arizona est nécessaire tant pour les employés que pour les employeurs. En adhérant à l’une des méthodes de remboursement approuvées par l’IRS, telles que FAVR, 463 ou le taux standard de l’IRS, les deux parties peuvent garantir une compensation équitable pour les voyages d’affaires et maximiser les avantages fiscaux.
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Sources d'information
4. https://gao.az.gov/publications/saam
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