Le guide ultime du remboursement du kilométrage pour 2023

Qu'est-ce qu'un remboursement kilométrique ?

Un remboursement kilométrique est un remboursement aux conducteurs des dépenses engagées lors de la conduite de leur véhicule personnel pour les affaires de l’entreprise. Lisez la suite pour obtenir des réponses à la FAQ sur le remboursement du kilométrage !

Le taux de remboursement du kilométrage IRS

Un remboursement de kilométrage peut avoir quelques variations différentes. L’une consiste simplement à payer le taux de kilométrage standard de l’IRS, qui est le taux de cents par mile non imposable pour les particuliers et les employeurs.

Beaucoup de gens veulent savoir quel est le taux de remboursement du kilométrage IRS. À compter du 1er juillet 2022, il est passé à 62,5 cents, mais cela changera pour l’année civile 2023.

C’est le taux de kilométrage IRS et il rembourse les conducteurs qui utilisent leur voiture personnelle pour le travail.

Les remboursements de kilométrage concernent les flottes appartenant aux employés

Pour les contribuables aux États-Unis et au Canada, s’ils utilisent leurs propres véhicules au nom de leur employeur, ils ont droit au remboursement de ces dépenses.

Les remboursements de kilométrage ne concernent pas les véhicules appartenant à l’entreprise ou loués. (Vous pourriez avoir un système de carte de carburant dans ce cas, mais ce n’est pas un véritable remboursement.) Le type de remboursement dont nous parlons concerne l’utilisation professionnelle des véhicules personnels des employés.

Les taux fixes et les taux variables font des remboursements de kilométrage

Les remboursements de kilométrage se présentent sous différentes formes. Certains remboursements kilométriques sont appelés indemnités de voiture, d’autres sont appelés FAVR. Mais ce que tous les remboursements kilométriques ont en commun, c’est qu’ils sont une combinaison de deux taux de remboursement.

Ces deux taux sont un taux fixe et un taux variable. (Et c’est ce que signifie FAVR : « taux fixe et variable »). Tous les programmes de remboursement de kilométrage sont l’un ou l’autre, fixes, variables ou une combinaison des deux.

Un taux fixe est, par exemple, de 500 $ par mois.

Un taux variable est, par exemple, de 62,5 cents par mile.

Un remboursement mixte à taux fixe et variable serait, par exemple, de 400 $ par mois plus 25 cents par mile.

Un taux fixe rembourse un coût fixe, par exemple l’amortissement ou l’assurance .

Un taux variable rembourse un coût variable, comme la fluctuation du prix de l’essence.

« Allocation voiture » et « Remboursement kilométrique » sont-ils synonymes ?

Oui et non.

Une allocation de voiture fait généralement référence à un remboursement forfaitaire de kilométrage. C’est pourquoi les remboursements kilométriques sont parfois appelés indemnités de voiture. Si vous donnez à votre employé 400 $ par mois pour conduire, cela est admissible à un programme de remboursement de kilométrage libre d’impôt, sanctionné par l’IRS (ou l’ARC au Canada). Vous n’avez qu’à rendre compte de ce remboursement, c’est-à-dire fournir des journaux de kilométrage ou d’autres documents comptables pour prouver que l’indemnité que vous avez accordée à votre chauffeur est en fait une dépense professionnelle légitime.

Mauvais remboursements : allocation automobile imposable

Donc ça ressemblerait à ça. Vous donnez à votre chauffeur 400 $ par mois avec un chèque de paie, mais ni vous ni votre chauffeur ne conservez de registres appropriés de leurs activités ce mois-là. Vous ne les comptabilisez en aucune façon. Ce ne serait alors qu’un autre élément de revenu et il serait imposé à votre taux de masse salariale et à son taux de revenu.

Alors évidemment, vous devez tenir des registres de conduite, de compte ; pour les besoins professionnels de leurs déplacements dans leur véhicule personnel. Et puis vous êtes sur le point de rendre votre remboursement de kilométrage exempt d’impôt.

Qui utilise les remboursements kilométriques ?

1. Conducteurs et entrepreneurs indépendants

Il peut également être utilisé par les indépendants, comme un chauffeur DoorDash. Vous pouvez le payer vous-même ou le réclamer sur vos impôts. Réclamez simplement le taux et compensez-le avec vos revenus sur vos impôts et votre utilisation de votre véhicule privé en tant que chauffeur DoorDash, chauffeur Uber, qui que vous soyez, votre kilométrage sera totalement exonéré d’impôt. Vous devez le faire pour vos déclarations de revenus et, pour vous aider, consultez votre comptable.

2. Les employeurs et leurs employés-chauffeurs.

Mileage reimbursements are paid to employees who do business mileage in their personal vehicles.

De nombreuses entreprises ont des programmes de remboursement du kilométrage pour leurs employés, comme Coca-Cola.

Et ce ne sont pas que des nécessités. Il n’est pas seulement nécessaire que vous disposiez d’un programme de remboursement du kilométrage, un programme équitable indemnise vos employés pour les frais professionnels qu’ils ont engagés. Les remboursements kilométriques sont aussi, pour les entreprises, des outils qu’elles peuvent utiliser pour réduire les dépenses liées aux déplacements professionnels, et plus encore.

Programmes de remboursement du kilométrage :

1. Économisez de l’argent aux entreprises et aux employés
2. Réduire les risques d’entreprise
3. Faites gagner du temps aux chauffeurs, aux administrateurs et aux opérateurs
4. Boostez vos objectifs de recrutement

Ils peuvent être utilisés pour rendre les opérations des véhicules plus efficaces. Les entreprises utilisent des programmes de remboursement de kilométrage afin de sortir de leur flotte. Les remboursements de kilométrage sont une alternative aux flottes détenues ou louées par l’entreprise, qui sont coûteuses et risquées.

Ainsi, les programmes de remboursement kilométrique s’adressent aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers.

Pourquoi avez-vous besoin de remboursements de kilométrage ?

Vous avez besoin de plans de remboursement de kilométrage pour bénéficier des déductions fiscales légales et pour rester en conformité avec les règles de l’IRS. Les remboursements de kilométrage sont courants aux États-Unis et au Canada.

L’objectif de tous les remboursements kilométriques est d’émettre des paiements non imposables pour couvrir les frais de conduite des employés. Le remboursement idéal du kilométrage est une déduction complète de l’impôt sur le revenu et des charges sociales sur les frais de véhicule.

Parce que pensez-y : si vous conduisez pour le travail dans une voiture de société, par exemple, dans un véhicule de flotte, vous ne payez aucune taxe là-dessus.

L’employeur non plus. Il s’agit d’une dépense d’entreprise déduite de leurs bénéfices. Cependant, si les employeurs paient une indemnité de voiture bâclée et imposable – et vous ne devriez jamais le faire – les indemnités kilométriques pourraient être imposées.

Si vous vivez aux États-Unis et au Canada et que vous souhaitez savoir comment mettre en œuvre un programme de remboursement équitable du kilométrage qui vous fait gagner du temps et de l’argent, réduit les risques et attire les talents, lisez la suite.

Comment obtenir un remboursement kilométrique ?

Pour qu’une entreprise obtienne un tel programme, vous devez d’abord décider quels sont vos objectifs, et votre objectif pourrait être de vous rembourser pour la conduite DoorDash. Ou vous pourriez être un employeur qui doit rembourser ses employés qui conduisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail.

Je vais principalement décrire comment les employeurs peuvent rembourser leurs équipes pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel. Si vous êtes un entrepreneur qui conduit pour le compte de votre employeur, ces informations sont également précieuses.

C’est précieux parce que nous allons discuter de choses comme le taux standard de l’IRS et les pratiques de comptabilisation des dépenses réelles. Vous pouvez utiliser ces mêmes stratégies sur votre déclaration de revenus des particuliers. Cependant, je ne parle pas des règles de l’impôt sur le revenu des particuliers. Il ne s’agit pas d’instructions relatives à l’impôt sur le revenu des particuliers. Ces notes suivantes portent plutôt sur la théorie et les règles de l’IRS sur les remboursements de kilométrage.

Ainsi, une fois que vous avez établi vos objectifs, par exemple, « Je dois rembourser mes employés pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel », ce que vous devez savoir, c’est quel style de remboursement du kilométrage souhaitez-vous choisir ?

Comment souhaitez-vous rembourser vos salariés ? Parce qu’il y a différentes façons de le faire. Ce que tous ces programmes de remboursement de kilométrage ont en commun, c’est qu’ils nécessitent la tenue de registres.

Vous voulez connaître toutes les règles de l’IRS pour le remboursement du kilométrage ? Lisez cet article ensuite.

Cependant, une fois que vous avez tenu des registres, il est assez facile d’effectuer le remboursement. Vous pouvez choisir parmi plusieurs arrangements pour payer vos employés dans un style qui vous convient. Mais vous devez tenir des registres, peu importe où vous allez. Peu importe de quel côté vous choisissez, vous devez tenir des registres. Et ces enregistrements incluent les journaux de kilométrage ou les données recueillies par une application de suivi du kilométrage. Une application de suivi kilométrique et un journal de bord font la même chose, un seul est numérique et un est papier.

Alors vous tenez des registres. Vous suivez les miles de chacun avec une application de suivi ou avec un journal de bord de kilométrage et vous choisissez ensuite un arrangement de taux fixes et variables. C’est essentiellement ce à quoi se résume un style de remboursement. C’est l’arrangement des taux fixes et variables dont j’ai parlé tout à l’heure.

C’est un autre point commun pour tous les styles de remboursement de kilométrage : tous les plans ou programmes de remboursement de kilométrage ont en commun qu’ils sont un arrangement de paiements fixes et variables.

Dans cet esprit, nous pouvons commencer à calculer.

Comment calculer un remboursement de kilométrage

Dans cette section, nous parlons des trois façons de calculer un remboursement de kilométrage, ainsi que de la façon dont vous calculez la taxe pour chaque programme de remboursement de kilométrage.

Ainsi, la façon dont vous remboursez vos employés est l’un des trois styles suivants. Tout fixe, tout variable ou fixe et variable. L’ensemble fixe est généralement appelé indemnité ou indemnité forfaitaire. Toutes les variables sont appelées cents par mile. Une combinaison des deux est appelée FAVR.

Ce sont les trois arrangements ou styles de votre remboursement. Une fois que vous avez la tenue de registres, vous choisissez l’une de ces trois options. Je commencerai par décrire le style d’allocation forfaitaire. Ensuite, je décrirai le style des cents par mile, puis je décrirai FAVR.

Trois façons de structurer les remboursements de kilométrage :

1. Méthode forfaitaire (taux fixe uniquement)
2. Méthode des cents par mile (taux variable uniquement)
3. Méthode taux fixe et taux variable

1. Méthode forfaitaire

La méthode de l’allocation forfaitaire est la suivante : vous choisissez un nombre (mieux encore, vous faites une étude de marché pour déterminer le nombre – c’est ce que les clients de Cardata ont) et distribuez ce taux à vos employés chaque mois, quel que soit le nombre de kilomètres ou la fréquence à laquelle ils conduisent .

Alors Dan reçoit 500 $ par mois, tous les mois, avec son chèque de paie.

(Si vous voulez savoir comment déterminer s’il s’agit d’un tarif équitable, contactez-nous et nous pourrons vous le dire en fonction de votre situation commerciale unique.)

Calcul de la taxe sur les remboursements kilométriques de l'indemnité forfaitaire (taux fixe)

Pour utiliser la méthode d’allocation forfaitaire, vous sélectionnez le nombre que vos chauffeurs devraient raisonnablement recevoir, puis effectuez le calcul simple suivant pour déterminer le montant de taxe que votre chauffeur doit payer.

Ainsi, par exemple, l’allocation de Dan est de 500 $ par mois. Si Dan parcourt ensuite 1 000 milles en un mois, il vous suffit de diviser 500 $ par 1 000 milles, ce qui vous rapporte 50 cents par mile.

Bonne nouvelle, vous n’avez pas à payer d’impôt sur ce montant. En supposant que toutes les autres dépenses totalisent zéro, 50 cents par mile sont inférieurs au taux standard de l’IRS de 62,5 cents (année civile 2022 ; changeant bientôt).

Cela aurait été 625 $ pour le mois. Si votre indemnité forfaitaire est inférieure au kilométrage multiplié par le taux IRS, vous êtes bon. Il s’agit d’un remboursement de kilométrage non imposable.

Que ce soit juste, vous pouvez le déterminer lors d’une conférence avec vos chauffeurs ou en faisant des études de marché et en découvrant ce qu’est une indemnité équitable avant de fournir ladite indemnité aux employés. Et c’est ainsi que vous calculez un remboursement forfaitaire de kilométrage pour l’impôt.

2. Méthode des cents par mille

Ainsi, la méthode des cents par mile est un taux variable par mile parcouru.

Un taux en cents par mile correspond à n’importe quel nombre de cents payés par mile parcouru par votre chauffeur. Donc, pour celui-ci, vous choisissez un nombre soit en faisant une étude de marché, soit en discutant avec vos chauffeurs, puis gardez une trace de leurs miles et payez-leur un certain nombre de cents pour chaque mile sur ce dossier.

Donc, s’ils parcourent 1 000 miles et que vous avez décidé de leur payer 50 cents par mile, ils reçoivent 500 $ pour un mois.

Si vous voulez savoir si un taux en cents par mile est une bonne idée pour votre entreprise, regardez cette vidéo :

Comment calculer la taxe sur les remboursements variables uniquement, en cents par mile.

Vérifiez simplement si le taux en cents par mile est inférieur au taux de kilométrage optionnel standard de l’IRS – en ce moment en 2022, il est de 62,5 cents par mile. 50 centimes c’est moins que ça. Donc vous êtes bon pas d’impôt.

La méthode FAVR

Le dernier est le FAVR, le FAVR à taux fixe et variable, la méthodologie et maintenant vous avez une allocation forfaitaire et un composant d’un cent par mile. Maintenant, afin de déterminer une allocation FAVR ou un remboursement de kilométrage, vous devez déterminer indépendamment une somme forfaitaire comme nous en avons parlé ci-dessus et un taux variable d’un cent par mile comme nous en avons parlé ci-dessus. FAVR est juste ces deux autres programmes de remboursement de kilométrage réunis en un seul et il y a de très bonnes raisons pour lesquelles nous le faisons. (Dont je parle dans notre article FAVR.)

Pour tout savoir sur FAVR, lisez notre guide 2023.

Vous devez en fait faire une étude de marché pour payer un taux FAVR, car il n’y a rien à comparer à une allocation FAVR.

Ce remboursement de kilométrage est le seul où vous êtes autorisé à payer au-dessus du taux standard de l’IRS. Ainsi, une allocation FAVR est éligible pour rembourser hors taxe à l’équivalent de 70 cents par mile.

FAVR peut donc être une prime attrayante dans un package de rémunération généreux, qui aide aux initiatives de recrutement.

Comment calculer FAVR

Pour calculer FAVR, vous faites d’abord des recherches pour trouver un taux fixe forfaitaire et vous le faites en calculant toutes les dépenses fixes. (Consultez notre guide FAVR 2023 pour toutes les dépenses fixes.) Vous sortirez avec un nombre comme, par exemple, 200 $ par mois.

Ensuite, vous calculez un taux variable en cents par mile pour toutes les dépenses variables. Vous pourriez vous retrouver avec quelque chose comme 0,15 $/mile.

Ensuite, vous versez, à terme échu, un remboursement de kilométrage FAVR à vos salariés. Tant que vous faites le travail à l’avance, vous savez que vous n’avez pas besoin de le comparer au taux de kilométrage IRS pour déterminer la taxe. FAVR est plus de travail à mettre en place mais a le potentiel de récompenser les employés tout en garantissant l’efficacité des entreprises.

En savoir plus sur la façon de calculer les remboursements de kilométrage !

Calculateur de remboursement kilométrique

Vous souhaitez calculer le remboursement kilométrique de votre entreprise ? Va ici.

Combien coûte un programme de kilométrage FAVR moyen ?

Un remboursement FAVR moyen pourrait être de 700 $ par mois.

Le taux fixe moyen serait d’environ 490 $, le taux variable moyen, 24 cents par mile. Le kilométrage moyen par mois serait d’environ 950 miles, pour un remboursement de kilométrage moyen de 700 $ par mois.

Taux fixe moyen : 490 $

Taux variable moyen : 0,24 $

Kilométrage moyen parcouru : 950

Remboursement moyen combiné du kilométrage : 700 $

(Chiffres ronds)

Méthodologie : une moyenne de dizaines d’entreprises et de milliers de conducteurs sur les programmes FAVR aux États-Unis et au Canada. Etude de marché interne Cardata.

Pouvez-vous rembourser le kilométrage domicile-travail en franchise d'impôt ?

Pas généralement. Selon les règles de l’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis :

Les déplacements domicile-travail peuvent être considérés comme une déduction détaillée si votre employeur exige que vous vous déplaciez d’un lieu d’affaires à un autre. Un exemple de ceci serait le trajet entre votre lieu de travail habituel et une succursale ou n’importe où ailleurs pour faire des affaires au nom de votre employeur.

(De la balance)

Cependant, le Canada a actuellement une disposition selon laquelle certains frais de déplacement peuvent être déduits si des frais de véhicule supplémentaires ont été engagés pour que l’employé évite les transports en commun pendant la pandémie.

Souhaitez-vous un programme de remboursement de kilométrage ?

Si vous êtes prêt à mettre en place un programme de remboursement de kilométrage dans votre entreprise, pour gagner du temps, de l’argent, réduire les risques et aider au recrutement, contactez Cardata dès aujourd’hui.

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