Comment conserver votre statut en franchise d’impôt sur un programme FAVR

Comment les programmes FAVR hors taxes aident les conducteurs

Chez Cardata, nous nous soucions de nos chauffeurs. Nous servons des milliers de représentants commerciaux, de gestionnaires de territoire, de chargés de compte, etc., partout aux États-Unis et au Canada. Les chauffeurs sont nos principales parties prenantes et nous améliorons continuellement nos produits et services pour répondre à leurs besoins.

Nous avons rassemblé ici un aperçu de ce que les conducteurs doivent savoir pour respecter leur politique de conduite. Le respect des politiques est particulièrement important en ce moment, car les prix de l’essence et l’inflation sont à la hausse. Être en conformité avec votre politique de conduite signifie que vous payez moins d’impôts et que tout le monde pourrait utiliser ces dollars supplémentaires dans sa poche dès maintenant.

Comprendre votre politique

La première chose que les conducteurs peuvent faire pour gagner sur un programme de remboursement est de se renseigner sur les exigences de conformité de leur programme. La principale chose à noter est que si vous ne vous conformez pas, vous pouvez être imposé rétroactivement.

Cependant, Cardata dispose de tout un ensemble de contrôles qu’ils peuvent utiliser pour s’assurer que les conducteurs ne voient que peu ou pas de taxe sur leur programme. Il est donc important de lire et de comprendre la politique que Cardata conçoit avec une entreprise de chauffeurs.

Une fois que vous aurez compris votre politique, vous saurez s’il y a une chance que vous soyez taxé. Ensuite, vous pouvez parler à votre équipe d’assistance chez Cardata, ainsi qu’à votre responsable et à votre travail, et trouver une solution qui minimise votre charge fiscale.

Alors, à quoi devez-vous faire attention dans votre police ?

1. Âge et dépréciation du véhicule

Vous devez comprendre quel âge votre voiture peut avoir. Ce détail est important si vous êtes sur un programme de remboursement à taux fixe et variable (« FAVR »). Pour que les remboursements FAVR soient exonérés d’impôt, vous ne pouvez pas avoir une voiture entièrement amortie. C’est parce qu’une partie du remboursement – une partie de la partie fixe – rembourse les dépenses d’amortissement. Une fois que votre voiture est entièrement amortie, si vous êtes toujours remboursé pour l’amortissement, vous êtes imposé sur cette partie du remboursement.

Cardata a cependant un moyen simple d’éviter cela : une fois que votre véhicule est sorti d’un programme FAVR, vous n’avez pas besoin d’en acheter un nouveau. Au lieu de cela, nous vous transférons simplement vers notre allocation de voiture hors taxe («TFCA»). Sur TFCA, peu importe l’âge de votre voiture. Ainsi, les conducteurs doivent simplement être conscients du calendrier d’amortissement dans leur politique, et s’ils savent qu’ils veulent garder leur voiture, ils peuvent simplement planifier un passage de FAVR à TFCA.

2. Kilométrage attendu et tranches de kilométrage

Deuxièmement, vous devez savoir quelle distance vous devez parcourir en un an. Il y a deux raisons à cela.

La première raison est que vous devez être un conducteur à kilométrage élevé pour être admissible aux programmes FAVR.

Le nombre de miles qualifié de “élevé” peut changer avec le temps, il est donc préférable d’y penser comme ceci :

• Vous êtes un conducteur à kilométrage élevé si vous conduisez tout le temps pour le travail.
• Vous conduisez tous les jours pour rencontrer des clients, vous vous déplacez entre les villes, etc.
• Votre voiture est l’un des principaux outils que vous utilisez pour votre travail.

Le vendeur itinérant est l’archétype du chauffeur à kilométrage élevé.

Un conducteur à kilométrage élevé doit être mis en contraste avec un conducteur occasionnel – quelqu’un qui, par exemple, utilise sa voiture de temps en temps pour effectuer un dépôt bancaire pendant son travail. Ce chauffeur doit évidemment encore se faire rembourser cette dépense, mais sa voiture n’est pas un outil qu’il utilise tout le temps pour le travail. On leur demande périodiquement d’utiliser leur voiture personnelle à des fins professionnelles.

Pour les conducteurs, la différence se résume à nouveau au programme sur lequel ils devraient être. Si vous êtes un conducteur à kilométrage élevé, votre meilleur pari est d’être sur un programme FAVR. Si vous êtes un conducteur occasionnel, vous devriez être sur un programme Cents per Mile (« CPM »). Dans ce programme, vous ne payez aucune taxe et bénéficiez du meilleur tarif pour les quelques kilomètres parcourus chaque année.

Vous pouvez également passer de FAVR à CPM si besoin. Dans votre police, vous verrez combien de kilomètres vous devez parcourir pour être admissible au FAVR. Tout ce que vous avez à faire, si vous craignez de ne pas pouvoir parcourir le kilométrage minimum, est d’alerter votre responsable, et il pourra s’assurer que vous passez aux cents par mile. Facile.

L’autre chose que vous devez savoir, c’est quelle est votre tranche de kilométrage. Les tranches de kilométrage déterminent une partie de vos remboursements FAVR. Une fourchette de kilométrage correspond à la plage de kilomètres que vous êtes censé parcourir au cours de l’année, par exemple, de 15 000 à 20 000 miles. Étant donné que votre taux de remboursement est en partie déterminé par cette tranche de kilométrage, si vous conduisez moins que prévu, vous risquez de voir une certaine taxe.

Encore une fois, c’est un problème facile à éviter. Travaillez simplement avec votre responsable pour définir une fourchette de kilométrage précise, et si vous finissez par conduire moins, passez simplement à une nouvelle pour réduire votre exposition fiscale personnelle.

3. Acheter une nouvelle voiture

Lors de l’achat d’un nouveau véhicule, il y a certaines choses que vous devez savoir. L’essentiel est de savoir quel est le véhicule standard de votre programme. Un véhicule standard du programme est essentiellement une représentation numérique d’une voiture, et votre taux de remboursement est basé sur celle-ci.

C’est l’un des aspects les plus importants d’un programme de remboursement de véhicule : en fait, il rend un programme possible. Pensez-y : si vous deviez calculer les coûts de chaque véhicule réel appartenant à une force de vente mobile et fonder les remboursements sur ces coûts, vous auriez besoin d’une équipe de comptables à plein temps qui calcule des chiffres tout le mois. Vous devez trouver un moyen de normaliser et de faire la moyenne des remboursements pour qu’un programme de remboursement fonctionne – le temps qu’il faudrait pour faire autre chose est totalement impossible.

En savoir plus sur les véhicules standard du programme ici.

Votre entreprise et Cardata déterminent ensemble quelle voiture est adaptée au travail que vous faites. Une voiture est sélectionnée en fonction de ce qu’il est raisonnable de conduire pour les affaires. Vous n’êtes pas obligé d’acheter la même voiture que le véhicule standard du programme. Mais vous devez en acheter un qui coûte 90% du PDSF de la norme du programme si vous participez à un programme FAVR.

L’IRS a cette règle afin que votre remboursement ne dépasse pas considérablement vos frais de conduite réels.

Ainsi, lorsque vous achetez une nouvelle voiture, assurez-vous de connaître le PDSF de votre véhicule standard du programme et assurez-vous que la facture de votre concessionnaire équivaut à 90 % dudit PDSF !

4. Assurance

Assurez-vous que votre assurance est à jour. Votre police de conduite contiendra des instructions sur le montant d’assurance à souscrire.

Souvent, les valeurs se liront quelque chose comme « 100/300/100 », ce qui signifie que vous devez souscrire une assurance couvrant les éléments suivants : 100 000 $ pour les blessures à une seule partie, 300 000 $ pour toutes les blessures et 100 000 $ pour les dommages matériels.

En savoir plus sur l’assurance automobile aux États-Unis ici.

Vous avez également besoin de la bonne approbation : utilisation professionnelle. Il y a une différence entre l’assurance « utilisation commerciale » et « l’utilisation commerciale ». Vous avez besoin de ce dernier pour utiliser votre véhicule personnel pour le travail. Chaque fournisseur d’assurance aux États-Unis fournit un tel avenant, mais ils ont souvent des codes différents pour eux. Un expert Cardata peut vous dire quel est le code pertinent pour chaque assureur.

En savoir plus sur les mentions d’utilisation professionnelle ici.

Obtenir la bonne assurance n’est pas seulement nécessaire pour adhérer à la politique de votre entreprise, mais aussi pour adhérer aux règles de l’IRS. Le non-respect de la loi peut vous exposer à des impôts.

Une partie de l’intégration avec Cardata est la vérification de l’assurance. Lorsque vous démarrez le programme, vous soumettez vos documents d’assurance et notre équipe de conformité s’assurera que vous avez la bonne couverture. Vous serez immédiatement averti en cas de problème.

Nous prendrons également contact chaque année pour nous assurer que votre assurance est à jour. Nous aidons à éviter les conséquences imprévues coûteuses des manquements à la conformité en gardant le contrôle de vos renouvellements d’assurance.

Il est facile de le faire auprès de votre assureur. Cela crée pour vous une charge d’impôt sur le revenu qui aurait pu être évitée.

Conclusion

Il y a des choses simples que les conducteurs peuvent faire pour maintenir leur statut en franchise d’impôt pendant qu’ils participent à un programme FAVR. Le premier et le plus important est de comprendre leur politique de conduite.

Pour récapituler, comprenez ce qui suit concernant votre politique et vous serez bien servi par votre programme FAVR :

1. Savoir quel âge votre voiture peut avoir
2. Sachez quelle assurance vous devez souscrire
3. Connaître le PDSF de votre véhicule standard du programme si vous achetez une nouvelle voiture
4. Connaissez votre tranche de kilométrage et respectez-la

Une fois que vous aurez maîtrisé ces concepts, vous serez en pleine forme pour profiter de votre programme FAVR. Nous pouvons aider. Vous pouvez en savoir plus sur la conduite avec un programme de remboursement ici :

Les chauffeurs des 3 façons bénéficient de remboursements kilométriques en 2022.

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