Comment les responsables RH bénéficient des programmes de remboursement de kilométrage externalisés

Les responsables des ressources humaines ont un rôle crucial à jouer dans chaque organisation. Leur travail n’est pas facile, car ils répondent aux demandes de tous les services de l’entreprise. Peu d’autres rôles exigent qu’un membre du personnel interagisse avec autant de personnes différentes en interne.

Les départements RH ont la tâche herculéenne de s’assurer que tout le monde dans l’entreprise est payé. Au-delà des chèques de paie, les employés doivent souvent rembourser les dépenses qu’ils encourent dans le cadre de leur travail. Par exemple, lorsqu’un employé conduit sa voiture personnelle pour se rendre au travail, il doit être remboursé pour le voyage. Si ces remboursements sont occasionnels ou peu fréquents, cette tâche peut être équilibrée.

Si, toutefois, le paiement des remboursements est une tâche régulière, cela peut commencer à interférer avec les fonctions d’un responsable des ressources humaines. Rédiger des contrats, embaucher, faire la paie, mettre en œuvre et faire respecter les directives des employés et travailler au bonheur de tout un personnel – toutes ces choses prennent du temps et nécessitent de l’attention.

Lorsqu’une tâche est fréquente, manque de systématisation et dépend non seulement de sa propre capacité à rester organisé mais aussi de la même capacité des autres, le temps est inévitablement perdu. Cela tend à être le cas avec les remboursements des véhicules des employés.

Les programmes de remboursement de véhicules traditionnels et internes impliquent l’enregistrement et la génération de rapports sur le kilométrage. L’enregistrement du kilométrage ne se limite pas à prendre des relevés d’odomètre, car l’IRS exige que d’autres informations soient également enregistrées – par exemple, le but d’un voyage d’affaires doit être enregistré – pour que les remboursements soient considérés comme justifiables. Une fois qu’un conducteur enregistre correctement son kilométrage, il doit soumettre le journal aux RH pour remboursement

Ainsi, la liste des tâches que ce processus ajoute à la journée de travail d'un responsable des ressources humaines comprend :

• Préparer un journal de kilométrage pour les conducteurs à utiliser
• S’assurer que les journaux de kilométrage sont soumis à temps
• Ajuster le salaire de chaque conducteur en fonction de la valeur de son remboursement individuel
• Se familiariser avec les directives de l’IRS pour les programmes de véhicules

Mais cette liste est incomplète. D’autres devoirs dont nous n’avons pas encore discuté doivent également être reconnus. Pour qu’un programme de véhicule fonctionne correctement, les documents d’assurance de chaque conducteur doivent être vérifiés. Non seulement l’assurance doit être à jour, mais également correctement endossée.

Et lorsqu’il s’agit de garder le personnel heureux, les programmes de véhicules internes causent des problèmes. La raison en est qu’il est difficile de rembourser tous les chauffeurs avec équité et précision. Différents conducteurs engagent des dépenses différentes lorsqu’ils conduisent pour le travail. Si un conducteur couvre un territoire rural sur la Gulf Coast, ses dépenses en essence seront moindres que celles de son collègue qui conduit à Los Angeles. Les coûts de réparation, les frais d’assurance et les valeurs de revente sont également géographiquement sensibles.

Par conséquent, lors du paiement des remboursements, certains chauffeurs gagnent et d’autres perdent. C’est une recette pour le personnel mécontent. De nombreuses entreprises paient le tarif standard IRS à tous leurs chauffeurs. Cette méthode est égale, mais elle n’est pas équitable. Certains conducteurs sont surrémunérés, d’autres sous-rémunérés, pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.

Les entreprises ont toujours essayé de simplifier leurs programmes de véhicules en versant une allocation de voiture à leurs chauffeurs. Cela évite le problème d’avoir à rechercher les journaux de kilométrage manquants à la fin du mois.

Cependant, comme les indemnités ne sont pas étayées par les mêmes informations que celles figurant dans un journal de bord, elles sont traitées et imposées comme une indemnisation. Une allocation de voiture est soumise aux mêmes taxes que le reste du salaire. Cela signifie moins d’argent dans les poches des conducteurs et des déchets fiscaux des entreprises qui pourraient autrement être réinvestis.

Comme nous pouvons le voir, les responsables RH peuvent facilement s’enliser dans les complexités et les irrationalités des programmes de véhicules d’entreprise. Le temps passé à gérer un programme véhicule est considérable, ajoutant des tâches intensives à un rôle déjà chargé.

Pour ces raisons, de nombreux responsables RH cherchent à externaliser leurs programmes de remboursement de véhicules.

Le programme de véhicule externalisé idéal résout tous les problèmes rencontrés par les services RH. Lors de l’examen des programmes proposés par différents fournisseurs, les responsables des ressources humaines posent les questions suivantes :

1. L’externalisation de notre programme de véhicules fera-t-elle gagner du temps à mon service ?
2. Cela rendra-t-il nos chauffeurs heureux, et comment ?

Prenons ces questions à tour de rôle.

1. Un programme externalisé permet-il de gagner du temps ?

Un programme externalisé approprié permet aux ressources humaines de gagner du temps en réduisant le fardeau administratif des remboursements de véhicules. Cardata, par exemple, y parvient avec notre application mobile, qui gère l’enregistrement et le reporting du kilométrage. Il est conçu pour capturer toutes les données pertinentes pour la conduite des affaires et les stocker au cas où l’IRS voudrait un jour y jeter un coup d’œil.

La suite logicielle de Cardata comprend également un processeur de paiement, qui élimine le besoin d’ajustements fastidieux des chèques de paie. Les RH sont totalement déchargées de l’obligation de calculer et de prendre en compte les remboursements individuels des conducteurs.

De plus, Cardata vérifie les assurances. Ce processus est compliqué, car il existe plus de 100 agences d’assurance aux États-Unis et les polices de chaque agence sont légèrement différentes. Il faut moins de temps à Cardata pour effectuer un travail plus approfondi de vérification des assurances. Non seulement cette obligation est supprimée de l’assiette complète des RH, mais, grâce à ce processus, Cardata réduit également les profils de risque de ses clients.

Le bon fournisseur surveille également de près vos chauffeurs pour assurer la conformité. La suite logicielle de Cardata dispose de mécanismes pour identifier et résoudre les problèmes de conformité qui affectent les remboursements de véhicules. Il faut beaucoup de temps pour se familiariser avec les publications pertinentes de l’IRS ; Cardata les étudie depuis 1999.

2. Mes collègues seront-ils satisfaits du programme externalisé ?

L’externalisation de votre programme à Cardata signifie des remboursements justes et précis. Les « données » de notre nom proviennent de nos bases de données approfondies, qui calculent les remboursements régionaux. Comme nous l’avons vu, les données régionales sont importantes car différents conducteurs engagent des dépenses différentes. Il est cependant très difficile de déterminer des chiffres régionaux sans se référer à des bases de données aussi vastes que celles de Cardata. Aucun conducteur ne sera sous-remboursé pour le kilométrage professionnel sur un plan Cardata.

Des remboursements justes et précis conduisent à des conducteurs heureux. Si vous offrez actuellement une allocation de voiture, la transition vers un programme de remboursement mettra plus d’argent dans les poches de votre chauffeur. Si vous venez d’une flotte de voitures de société, la transition vers un programme de remboursement permettra à vos chauffeurs de conduire le véhicule de leur choix et de constituer un capital.

Les conducteurs gagnent également du temps au quotidien. L’intégration d’un logiciel de capture de kilométrage dans leur flux de travail signifie qu’ils n’auront plus jamais à lire leur compteur kilométrique. Ils ne doivent pas non plus enregistrer manuellement leurs départs et arrivées, ni écrire l’objet commercial de leur voyage.

Une population de 100 conducteurs économise plus de 4000 heures par an, collectivement. C’est beaucoup de temps pour votre équipe de vente mobile à réinvestir dans l’établissement de relations avec les clients.

L’externalisation de votre programme de véhicules rendra également quelqu’un d’autre dans l’entreprise heureux. Votre directeur financier sera ravi d’apprendre qu’un plan de remboursement Cardata réduit les coûts du programme de véhicules de 30 % et génère un retour sur investissement de 250 %.

Conclusion

Le département RH bénéficie considérablement d’un programme de remboursement externalisé. Les RH gagnent un temps précieux pour se concentrer sur les personnes et la culture, leurs principales responsabilités. Si votre organisation a besoin d’heures supplémentaires, d’économies accrues, de risques réduits et de moteurs de contenu, planifiez un appel de découverte avec nous.

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