Les coûts cachés des programmes de flotte

La gestion de flotte est souvent considérée comme un mal nécessaire pour les entreprises qui demandent à leurs employés de conduire. Si la mise à disposition de voitures de fonction peut sembler une solution simple et universelle, la réalité est bien plus complexe. Le coût total de possession (CTP) d’une flotte de véhicules s’étend bien au-delà de l’achat et de l’approvisionnement initiaux, avec des dépenses cachées allant de la dépréciation et des coûts d’entretien à la gestion du carburant et aux primes d’assurance.

En décomposant ces coûts, vous constaterez que la gestion d’un parc de véhicules d’entreprise peut rapidement devenir un gouffre financier. La plupart des sociétés de gestion de flotte, que ce soit par le biais de la location à des tiers ou d’autres contrats, cachent le prix réel que vous payez pour maintenir les véhicules de votre flotte sur la route. Mais il existe une alternative : les programmes de remboursement des véhicules (PRV) tels que les modèles FAVR (taux fixe et variable) et Cents per Mile (CPM), qui permettent aux entreprises de simplifier l’exploitation de leurs véhicules et de réduire considérablement leurs coûts.

Les coûts de la flotte sont un trou noir

Les dépenses liées à un programme de flotte ne sont pas aussi transparentes qu’on pourrait le penser. Alors que les entreprises se concentrent souvent sur les coûts initiaux tels que la location ou l’achat de véhicules, elles ont tendance à négliger les dépenses cachées et permanentes qui s’accumulent au fil du temps.

Les logiciels de gestion de flotte, par exemple, représentent souvent un coût supplémentaire qui n’est pas pris en compte dans le budget initial. Les entreprises sont également responsables de la gestion des coûts d’entretien, du prix du carburant et des temps d’arrêt, autant de facteurs qui ajoutent des couches de complexité et d’imprévisibilité au budget. La dépréciation est un autre facteur important qui réduit rapidement la valeur de chaque véhicule d’entreprise. En fait, un véhicule neuf peut perdre jusqu’à 23,5 % de sa valeur au cours de la première année. Cette dépréciation se répercute sur vos résultats, car vous devez constamment changer de véhicule pour maintenir un parc efficace.

À cela s’ajoute l’assurance, qui est généralement beaucoup plus élevée pour les véhicules de flotte que pour les véhicules personnels. Une voiture de société nécessite une police d’assurance commerciale, qui peut être le double de ce que vous paieriez pour une police d’assurance personnelle. Cette prime gonflée est souvent destinée à couvrir le risque plus élevé associé à l’exploitation d’un parc automobile, mais c’est en fin de compte l’entreprise qui en supporte le fardeau financier.

L’utilisation personnelle des véhicules de la flotte est un autre domaine dans lequel des coûts cachés se glissent. Les entreprises supposent souvent un pourcentage d’utilisation professionnelle plus élevé que la réalité, ce qui entraîne des surcoûts dans tous les domaines, du carburant à l’entretien. Si un employé conduit un véhicule de société le week-end ou pour des courses personnelles, ces kilomètres ne sont pas comptabilisés avec précision et l’entreprise finit par payer des dépenses non liées au travail. En réalité, le pourcentage moyen d’utilisation professionnelle d’un véhicule de flotte est plus proche de 71,4 %, ce qui signifie que vous couvrez sans le savoir 28,6 % d’utilisation personnelle, soit beaucoup plus que ce que les employés déclarent habituellement.

Quel est le coût d'un parc automobile par rapport à celui d'un PRV ?

Les chiffres ne mentent pas : les programmes de remboursement des frais de véhicule sont bien plus rentables qu’une flotte d’entreprise. Prenons le cas de la location d’une flotte de 50 véhicules, qui pourrait facilement coûter à une entreprise environ 780 000 dollars par an. Il ne s’agit là que du coût de la location. Si l’on tient compte des frais de carburant, d’entretien et d’assurance, le total grimpe en flèche.

Comparez cela à un programme de remboursement des frais kilométriques pour les mêmes 50 véhicules, qui coûterait environ 390 000 dollars par an. Dans ce modèle, vous ne remboursez les employés que pour leur utilisation professionnelle réelle, ce qui le rend beaucoup plus efficace. En effet, dans le cadre d’un programme FAVR (Fixed and Variable Rate) ou d’un remboursement en cents par mille, les entreprises ne couvrent que les kilomètres parcourus à des fins professionnelles.

Par exemple, l’IRS reconnaît que l’utilisation professionnelle représente généralement 71,4 % de l’utilisation totale d’un véhicule par un employé. Les 28,6 % restants correspondent à un usage personnel, que les entreprises finissent souvent par payer dans le cadre d’un programme de flotte. Avec un programme de remboursement de véhicules, vous pouvez toutefois éliminer cet écart, en ne payant que pour le kilométrage lié à l’activité professionnelle et en faisant économiser à l’entreprise des milliers de dollars en coûts cachés.

En outre, les programmes de flotte comportent souvent des inefficacités intrinsèques, telles que des divergences au niveau de la bande de kilométrage. Par exemple, si vous payez pour 20 000 miles par an sur un véhicule de flotte, mais que seuls 14 000 de ces miles sont liés à l’activité professionnelle, vous vous retrouvez à payer un coût au mile gonflé. Ce qui peut sembler à première vue un coût raisonnable de 50 cents par mile peut atteindre 70 cents par mile une fois que l’on tient compte de l’utilisation personnelle et du kilométrage sous-déclaré.

Avec les programmes de remboursement des véhicules, les entreprises évitent également les coûts fixes liés à la gestion du parc automobile, comme l’achat de nouveaux véhicules, la remise en état pour les transferts entre employés et les frais administratifs liés à la gestion d’un programme de parc automobile. Ces coûts cachés, qui sont souvent absorbés par l’entreprise sans grande visibilité, peuvent être totalement évités en passant à un modèle de remboursement des frais kilométriques, dans lequel les employés sont responsables de l’entretien de leurs propres véhicules.

Cette approche permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi de réduire la charge administrative qui pèse sur votre équipe. Avec moins de véhicules à gérer, vous pouvez vous concentrer sur les besoins de l’entreprise, améliorer l’efficacité opérationnelle et, en fin de compte, augmenter le résultat net de votre entreprise.

Assurance, temps d'immobilisation et maintenance

Lorsque les entreprises réfléchissent aux coûts d’un parc automobile, elles ne prennent souvent en compte que les dépenses initiales telles que l’achat et la location des véhicules. Cependant, les coûts d’entretien d’une flotte d’entreprise sont importants et souvent négligés. L’une des principales dépenses cachées est celle des primes d’assurance, qui peuvent être deux fois plus élevées que celles des véhicules personnels. Les polices d’assurance commerciale sont conçues pour couvrir les risques plus élevés liés à l’exploitation d’un parc automobile, mais elles représentent une charge financière substantielle. En outre, les sociétés de gestion de flotte proposent souvent des formules d’assurance qui semblent rentables sur le papier, mais qui s’avèrent beaucoup plus coûteuses en réalité.

Un autre coût important est celui des temps d’immobilisation. Chaque fois qu’un véhicule de la flotte est hors service, que ce soit pour des raisons d’entretien, de réparation ou d’accident, votre entreprise perd de l’argent. La perte de productivité et les retards associés aux temps d’arrêt peuvent avoir un impact significatif sur vos opérations. Par exemple, si un véhicule doit faire l’objet d’un entretien de routine, comme une vidange d’huile ou un remplacement de pneus, ce ne sont pas seulement les coûts d’entretien qui s’accumulent, mais aussi les heures de travail perdues qui vous coûtent cher.

Leslogiciels de gestion de flotte peuvent aider à suivre ces coûts d’exploitation permanents, mais la complexité et le coût de ces systèmes ne sont souvent pas pris en compte lors de l’établissement du budget d’une flotte. Au fil du temps, des coûts tels que la gestion du carburant, les primes d’assurance et les réparations des véhicules pèsent lourdement sur vos ressources, ce qui peut être évité en optant pour un programme de remboursement des véhicules (PRV). Dans le cadre d’un PRV, vos employés prennent en charge l’entretien et l’assurance de leur propre véhicule, ce qui permet à votre entreprise d’éliminer ces obligations financières permanentes.

Dépréciation

L’un des aspects les plus coûteux et les moins appréciés de la gestion d’un parc automobile est la dépréciation. Chaque nouveau véhicule que vous mettez sur la route commence à perdre de la valeur dès qu’il quitte le terrain. En moyenne, un véhicule de parc peut perdre jusqu’à 23,5 % de sa valeur au cours de la première année. C’est une part importante de votre investissement qui disparaît sans apporter de retour sur investissement supplémentaire.

L’achat et le remplacement constants de véhicules pour maintenir un parc fonctionnel est un cycle qui pèse sur vos résultats. Ladépréciation est inévitable, mais l’impact financier est exacerbé par le fait que les entreprises remplacent souvent les véhicules prématurément en raison de politiques de gestion du parc automobile ou de temps d’immobilisation inutiles. En outre, lorsque vous transférez des véhicules de flotte entre employés, il y a des coûts de remise en état pour nettoyer le véhicule et le remettre en état, ce qui ajoute une autre dépense cachée à votre bilan.

En comparaison, un programme de remboursement des véhicules ou un modèle de remboursement des kilomètres parcourus élimine complètement le problème de la dépréciation. Au lieu d’avoir à faire face à l’hémorragie financière constante que représente le remplacement ou la remise en état des véhicules, les entreprises peuvent transférer cette responsabilité aux employés qui utilisent leurs propres véhicules à des fins professionnelles. En adoptant un programme FAVR ou cents par mile, vous ne payez que pour l’utilisation professionnelle d’une voiture, sans vous soucier de la dépréciation de sa valeur au fil du temps.

Des études de cas ont montré que les entreprises peuvent réduire de moitié les dépenses liées à leur flotte en passant – totalement ou partiellement – d’un modèle de flotte à un PRV. Par exemple, une entreprise exploitant un parc de 50 véhicules pourrait économiser 390 000 dollars par an en passant d’un modèle de parc à un programme de remboursement des frais kilométriques, évitant ainsi les coûts liés à la dépréciation, à l’assurance et à l’entretien des véhicules.

Les avantages des programmes de remboursement des véhicules

Au-delà des économies, le passage d’un programme de parc automobile à un programme de remboursement des frais d’utilisation des véhicules peut également favoriser le développement durable et déboucher sur des avantages fiscaux importants. L’exploitation d’un parc de véhicules implique de gérer la consommation de carburant et l’impact environnemental de l’empreinte carbone de votre parc. Avec la fluctuation des prix des carburants et la pression croissante en faveur de pratiques commerciales plus écologiques, la gestion de la durabilité au sein d’un parc automobile peut s’avérer un défi. Les programmes de remboursement, en revanche, offrent la possibilité de réduire l’impact environnemental en encourageant les employés à utiliser des véhicules personnels économes en carburant ou durables.

D’un point de vue fiscal, les véhicules d’un parc automobile représentent une charge assez lourde. Bien que vous puissiez bénéficier d’incitations fiscales pour l’achat ou la location de certaines voitures de société, vous devez toujours supporter des coûts d’exploitation et des primes d’assurance élevés. Grâce aux programmes de remboursement des véhicules, une grande partie de ces coûts peut être traitée en franchise d’impôt pour l’entreprise, en particulier lors de la mise en œuvre d’un programme FAVR, qui est conçu pour répondre aux directives de l’IRS concernant l’utilisation professionnelle des véhicules personnels.

En ne payant aux employés que les coûts variables de leur kilométrage professionnel, les entreprises peuvent réduire de manière significative leurs dépenses imposables. Le suivi du kilométrage devient plus simple, car vous ne remboursez aux employés que les kilomètres qu’ils parcourent effectivement pour le travail, plutôt que de supposer un pourcentage d’utilisation professionnelle pour l’ensemble d’un parc de véhicules. Cela permet une plus grande précision dans vos rapports financiers et minimise le risque de surpayer des dépenses non liées à l’entreprise.

Passer d’un parc de véhicules d’entreprise à un programme de remboursement de véhicules n’est pas seulement une solution économique, c’est aussi une solution plus durable et plus efficace sur le plan fiscal. Vous réduisez l’exposition de votre entreprise aux coûts fixes, à la dépréciation et aux coûts imprévisibles du carburant, tout en contrôlant davantage vos résultats et en améliorant votre empreinte environnementale.

Utilisation personnelle des voitures de société

L’utilisation personnelle des véhicules de société est l’un des principaux facteurs d’augmentation des coûts de la flotte. Les véhicules de la flotte sont souvent facturés comme si 100 % du kilométrage parcouru l’était à des fins professionnelles, ce qui est rarement le cas. En réalité, une part importante des kilomètres parcourus par une voiture de société provient d’une utilisation personnelle ou d’un trajet domicile-travail. Des études montrent qu’environ 28,6 % des kilomètres parcourus par les employés ne sont pas du tout liés à l’activité professionnelle, ce qui signifie que vous payez pour des kilomètres qui ne profitent pas à votre entreprise.

Bien que certaines entreprises tentent de récupérer le coût de l’utilisation personnelle par le biais de rétrofacturations, ces efforts sont souvent insuffisants. En général, les employés ne déclarent pas leurs frais kilométriques personnels (certains ne déclarent que 812 %), ce qui conduit à un calcul inexact des dépenses liées à l’utilisation personnelle. Il en résulte une charge fiscale beaucoup plus importante pour votre entreprise, ainsi que des coûts plus élevés pour le carburant, les primes d’assurance et l’entretien.

Le passage à un programme de remboursement des véhicules (PRV), comme le FAVR ou le modèle « cents par mile », permet aux entreprises de ne rembourser que l’utilisation professionnelle réelle d’une voiture. Cela élimine la zone grise entourant l’utilisation personnelle, puisque les employés couvrent leurs propres frais de conduite. Avec un programme de remboursement, vous disposez d’un suivi clair du kilométrage et vous ne payez que pour ce qui profite réellement à votre entreprise.

Entretien de la flotte et gestion du carburant

La gestion des coûts d’entretien d’une flotte de véhicules est une entreprise coûteuse et sans fin. Les vidanges régulières, les remplacements de pneus, les réparations et la gestion du carburant s’additionnent rapidement, créant un fardeau financier imprévisible et permanent. Même avec le logiciel de gestion de flotte le plus efficace, les coûts d’entretien d’une flotte peuvent monter en flèche, en particulier lorsque les véhicules vieillissent et nécessitent des réparations plus fréquentes.

En outre, le coût du carburant est un facteur important. Avec la montée en flèche des prix du carburant, l’établissement d’un budget pour le carburant de la flotte devient un défi, et une mauvaise gestion peut entraîner des dépenses inutiles. Les sociétés de gestion de flotte majorent souvent les coûts de carburant ou les intègrent dans un ensemble de services plus large, masquant ainsi l’impact financier réel. Ces coûts variables peuvent rendre la gestion d’un parc automobile imprévisible et rendre les entreprises vulnérables à la hausse des prix.

Un programme de remboursement des véhicules transfère la responsabilité de l’entretien et de la gestion du carburant aux employés, qui utilisent leurs propres véhicules pour le travail. Dans ce modèle, vous ne remboursez les employés que pour la partie professionnelle de leurs déplacements. Vous êtes ainsi moins exposé à la fluctuation des prix du carburant et au besoin permanent de réparations coûteuses, car les employés sont motivés pour prendre davantage soin de leur véhicule afin d’éviter les dépenses personnelles. Les économies réalisées sur l’entretien et le carburant font des programmes de remboursement une solution beaucoup plus rentable pour de nombreuses entreprises.

L'avenir des flottes

Alors que les entreprises se concentrent de plus en plus sur le développement durable, les modèles traditionnels de gestion de flotte sont de plus en plus considérés comme dépassés. L’exploitation d’un parc automobile d’entreprise entraîne non seulement des coûts d’exploitation élevés, mais contribue également à l’empreinte carbone de l’entreprise en raison de la consommation de carburant et de l’usure des véhicules. Le passage à un programme de remboursement des véhicules – en tout ou en partie – peut s’avérer judicieux pour promouvoir la durabilité tout en réalisant d’importants avantages financiers.

Au-delà de la durabilité, les programmes de remboursement des véhicules offrent également une plus grande flexibilité. À mesure que la main-d’œuvre devient plus mobile et que le travail à distance se généralise, il devient de moins en moins nécessaire de posséder et d’entretenir une grande flotte de véhicules. Le fait de décharger entièrement ou partiellement votre flotte pour un programme de remboursement permet à votre entreprise de s’agrandir ou de se réduire facilement. Vous pouvez conserver une flotte plus petite pour les tâches essentielles et opter pour des véhicules appartenant aux employés pour les tâches qui requièrent plus de flexibilité. Il s’agit d’une solution rentable qui répond aux besoins des entreprises modernes et qui permet de réaliser des économies sur les coûts fixes, la gestion du carburant et l’achat de véhicules.

En conclusion, les entreprises continuent d’évoluer, tout comme leur approche de la gestion de flotte. L’avenir réside dans des solutions rentables, durables et flexibles telles que les programmes de remboursement des véhicules, qui éliminent une grande partie des coûts cachés et des charges associés aux modèles de flotte traditionnels. Le passage à un programme de remboursement des frais de véhicules ou de cents par kilomètre n’est pas seulement bénéfique pour vos résultats financiers, il s’aligne également sur les tendances modernes en matière de durabilité et d’efficacité de l’entreprise.

Comparaison entre les coûts du parc automobile et les PRV

Pour illustrer la différence financière entre l’entretien d’un parc automobile et l’adoption d’un programme de remboursement des frais de véhicule, examinons une étude de cas réelle.

Prenons le cas d’une entreprise qui exploite un parc de 50 véhicules. Ces véhicules sont utilisés à la fois à des fins professionnelles et personnelles, et l’entreprise prend en charge tous les coûts associés au parc automobile, y compris le carburant, l’entretien, les primes d’assurance et la dépréciation. Les coûts annuels par véhicule, y compris le remboursement des frais kilométriques, sont estimés à :

Frais de carburant : $4,000

Entretien : 1 500

Assurance : 1 200

Dépréciation : 3 000

Cela représente un total d’environ 9 700 dollars par véhicule et par an. Avec 50 véhicules, les coûts annuels du parc automobile de l’entreprise s’élèvent à près de 485 000 dollars.

Comparez maintenant ce chiffre à celui d’un programme FAVR dans le cadre duquel les employés utilisent leur propre véhicule et sont remboursés pour les kilomètres parcourus à des fins professionnelles. En remboursant les employés au taux approuvé par l’IRS ou en utilisant une structure de taux variable basée sur les prix locaux des carburants, l’entreprise élimine la plupart des coûts fixes. Le remboursement moyen d’un employé utilisant un programme de remboursement de véhicule peut être proche de 7 000 dollars par an, en fonction des kilomètres parcourus. Pour 50 employés, cela représente 350 000 dollars, soit une économie de 135 000 dollars par rapport à l’entretien d’une flotte.

Temps d'immobilisation du parc automobile

Les études montrent que le véhicule moyen d’un parc automobile passe 5 % de sa vie au garage pour des réparations ou un entretien de routine, ce qui équivaut à environ 13 jours d’immobilisation par an. Cela peut sembler peu, mais l’impact financier peut être important lorsqu’il est multiplié par une flotte importante. Les temps d’arrêt du parc automobile entraînent des pertes directes de revenus, des retards de livraison et des perturbations dans les activités de l’entreprise.

En revanche, un programme de remboursement des véhicules transfère la responsabilité de l’entretien et de la réparation des véhicules aux employés, qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles. Comme les employés sont plus enclins à entretenir efficacement leur propre véhicule pour éviter les temps d’arrêt, les entreprises peuvent bénéficier d’une plus grande continuité et réduire les coûts associés à la réparation et à la location de véhicules de remplacement. Le coût total de possession (TCO) est considérablement réduit et votre entreprise bénéficie d’un temps de fonctionnement et d’une productivité accrus.

Conclusion

Le passage à un PRV aide les entreprises à éviter les perturbations coûteuses causées par l’immobilisation du parc automobile et garantit des opérations quotidiennes plus fluides. Les employés gérant leurs propres véhicules, votre entreprise peut se concentrer sur les résultats plutôt que sur la gestion des réparations et des calendriers d’entretien des véhicules.

Ces sections décrivent plus en détail les coûts souvent cachés de la gestion d’un parc automobile, en soulignant comment les programmes de remboursement des véhicules, comme le FAVR, permettent de réaliser des économies significatives dans des domaines tels que la dépréciation, le temps d’immobilisation du parc et l’efficacité opérationnelle globale. En adoptant un modèle de remboursement – total ou partiel – les entreprises peuvent réduire leur charge financière et rationaliser leurs opérations, offrant ainsi une alternative rentable à l’approche traditionnelle de la flotte.