Optimisation de la gestion de la flotte et du remboursement des véhicules dans le secteur de l’alimentation et des boissons

Résumé

Ce rapport examine deux modèles permettant la conduite professionnelle dans le secteur de l’alimentation et des boissons : la gestion de flotte et le remboursement des véhicules. Des rôles différents nécessitent des solutions différentes, en particulier lorsque des véhicules spécialisés (par exemple, des camions frigorifiques) sont nécessaires ou, à l’inverse, lorsque des véhicules personnels suffisent. L’analyse couvre des milliers d’employés du secteur (marchandiseurs, représentants commerciaux, responsables de territoire) et met en évidence le nombre d’entreprises du secteur qui utilisent le taux fixe et variable (FAVR) ou l’allocation de voiture non imposable (TFCA) pour gérer les coûts et la conformité.

• Données clés (secteur dans son ensemble) :
  • 86 % utilisent le FAVR ; 14 % le TFCA
  • Environ 2 370 km/mois parcourus
  • 89,5 trajets/mois
  • Remboursement mensuel moyen de 647,84 $ (dont 398,71 $ fixes, 0,19 $ par mille parcouru)

Un véhicule spécialisé peut être essentiel si le poste nécessite un contrôle de la température ou le transport de gros volumes. Cependant, de nombreux postes (par exemple, les ventes, le merchandising) peuvent réduire les frais généraux jusqu’à 30 % grâce à un programme de remboursement plutôt qu’à une grande flotte.

Aperçu et tendances du secteur

Empreinte géographique

Les conducteurs de F&B sont concentrés en Californie, au Texas, au Mississippi, en Floride, au Kentucky, en Illinois, en Pennsylvanie, en Caroline du Nord, en Virginie, au Mississippi, à Washington, au Wisconsin et en Géorgie. Les réglementations locales, les prix du carburant et les tarifs d’assurance varient considérablement, ce qui nécessite des adaptations spécifiques à chaque lieu. Les programmes FAVR et TFCA peuvent être conçus, en collaboration avec un partenaire de remboursement, sur la base de données locales, ce qui signifie que les conducteurs de chaque État bénéficient de taux de remboursement pertinents.

Le rôle essentiel de la gestion de flotte

La nature périssable des produits agroalimentaires exige un transport rapide et fiable. Les retards risquent d’entraîner la détérioration des produits, des pertes financières et des dommages à la marque. Associée à des règles de sécurité strictes, une gestion efficace de la flotte devient essentielle. Cependant, tous les rôles ne nécessitent pas des véhicules spécialisés. De nombreux employés et cas d’utilisation sont bien servis par le remboursement des véhicules personnels, en particulier pour les charges plus légères ou les activités de vente.

Flotte vs. Remboursement des véhicules dans l'agroalimentaire

Quand les flottes sont essentielles

Les camions frigorifiques ou les fourgons sont nécessaires pour les produits périssables (par exemple, la viande, les produits laitiers) ou les chargements en vrac (par exemple, les palettes de boissons). Les semi-remorques transportent des cargaisons massives sur de longues distances.

Quand les VRP sont rentables

Les rôles sans charges importantes ou sensibles à la température bénéficient souvent d’un programme de remboursement de véhicule (VRP), évitant ainsi des coûts élevés de possession de flotte. Le FAVR est souvent fiscalement avantageux (selon l’IRS) pour l’employeur et l’employé.

Trouver la bonne combinaison

Une flotte excessive gaspille des ressources si les véhicules spécialisés dépassent les besoins réels. À l’inverse, l’utilisation de voitures personnelles pour des tâches qui nécessitent vraiment des véhicules réfrigérés ou plus grands crée des risques de conformité. Un audit minutieux des fonctions de travail est crucial.

Sécurité, conformité et vérification des dossiers de conduite

Que vous utilisiez des véhicules de flotte ou personnels, assurez la sécurité et la conformité des conducteurs. Les flottes nécessitent un entretien régulier, une surveillance de la température et des systèmes télématiques ; les participants au remboursement doivent avoir une assurance adéquate et un dossier de conduite sûr. Les vérifications des dossiers de conduite (MVR) et les formations à la sécurité permettent de détecter les problèmes (par exemple, les suspensions de permis) plus rapidement que les examens annuels.

Pour en savoir plus : L’importance d’une surveillance continue des dossiers de conduite | Cardata

Considérations relatives à la durabilité

Les objectifs de développement durable poussent certaines flottes de restauration à adopter des solutions électriques ou hybrides pour les trajets plus courts, tandis que les employés peuvent également choisir des véhicules économes en carburant. Les incitations au niveau fédéral ou des États peuvent contribuer à compenser ces coûts. Cependant, à mesure que le gouvernement américain réoriente ses politiques, le paysage du développement durable pourrait changer.

Audit coûts-avantages

Il est essentiel de trouver un équilibre entre la qualité des produits, les coûts et les normes réglementaires. L’analyse des besoins en matière de transport (taille de la charge, fréquence, équipement requis) permet de déterminer quels rôles nécessitent des véhicules spécialisés et lesquels peuvent s’appuyer sur des programmes de remboursement de véhicule.

En savoir plus : Optimiser la mobilité des véhicules dans l’industrie agroalimentaire | Cardata

Adopter les programmes de remboursement de véhicule

Pour limiter les coûts de possession de leur flotte, de nombreuses entreprises du secteur agroalimentaire confient la propriété des véhicules à leurs employés. Cela permet d’éliminer certaines dépenses (leasing, entretien, amortissement) tout en assurant le transport professionnel.

Le FAVR rembourse aux employés leurs frais de véhicule fixes et variables réels, en fonction des conditions locales. Le CPM est plus simple (paiement au kilomètre) mais moins précis. Un programme bien structuré réduit les frais généraux, en particulier pour les postes ne nécessitant pas d’équipement spécialisé.

Par exemple, à 0,19 $/mile et environ 1 475 miles/mois, un conducteur recevrait environ 280 $ pour le kilométrage plus un taux fixe. Cette approche simplifie la budgétisation pour l’employeur et l’employé.

Pour en savoir plus : Une évolution lente : gestion de flotte et transitions partielles vers les VRP | Cardata

Zoom sur le FAVR et le TFCA

Taux fixe et taux variable (FAVR)

Le FAVR divise les coûts en :

1. Dépenses fixes (assurance, immatriculation, amortissement).
2. Dépenses variables (carburant, entretien, pneus).

Une allocation fixe couvre les coûts prévisibles (les coûts pour « mettre une voiture sur votre allée »), tandis que le programme de frais de kilométrage rembourse les frais d’exploitation. Les avantages du FAVR comprennent une grande précision, des ajustements des coûts locaux et des avantages fiscaux potentiels importants dans la mesure où le FAVR peut être exonéré d’impôt, même au-dessus du taux standard de l’IRS. L’inconvénient est la complexité administrative, car le FAVR a les exigences de conformité suivantes :

• Il doit y avoir un minimum de cinq conducteurs dans le programme
• Tous les conducteurs du programme doivent parcourir au moins 8 000 kilomètres par an.
• L’assurance du conducteur doit être équivalente à l’assurance remboursée dans le cadre du programme et doit être vérifiée.
• Le coût des véhicules des conducteurs, lorsqu’ils sont neufs, doit être égal à 90 % du coût standard du véhicule du programme.
• Le véhicule standard du programme doit coûter moins de 61 200 $.
• Les véhicules doivent respecter le cycle de conservation du programme pour le remboursement de l’amortissement, et ce cycle ne peut excéder sept ans.

Pour ces raisons, il est préférable de faire appel à un partenaire de remboursement de véhicule pour gérer les programmes FAVR, sinon votre programme risque de ne plus être conforme et vous et vos conducteurs pourriez être soumis à l’impôt.

Avantages fiscaux du FAVR | Cardata

Allocation de voiture non imposable (TFCA)

La TFCA offre un système de remboursement flexible, permettant des remboursements fixes et/ou variables, jusqu’au taux standard de l’IRS, non imposables si les kilomètres professionnels sont correctement enregistrés.

Le TFCA offre une administration plus simple, toujours exonérée d’impôt si elle respecte les paramètres de l’IRS, et non soumise aux exigences de conformité susmentionnées du FAVR. Il n’y a qu’une seule règle pour le TFCA : vous devez comparer le total du remboursement, divisé par le kilométrage d’un employé, au taux standard en vigueur de l’IRS (70 ¢ par mile en 2025), pour déterminer l’imposition. Seul le delta est imposable.

En savoir plus : Définition du critère de revenu imposable | Glossaire FAVR | Cardata

Considérations relatives à la conception du programme

Élaboration de la stratégie optimale de flotte

Comparer la location à la propriété ou envisager le remboursement pour les rôles non spécialisés. La location offre des flottes modernes, mais peut entraîner des coûts élevés à long terme et des contraintes d’utilisation. La propriété peut être coûteuse à l’achat et à l’entretien. Le transfert de propriété aux employés par le biais de VRP réduit les coûts d’acquisition et d’amortissement.

La maintenance préventive est cruciale. Des contrôles réguliers des véhicules permettent d’éviter les pannes, de prolonger la durée de vie des véhicules et de réduire les coûts de réparation d’urgence.

Conseils pour améliorer la gestion de la flotte | Cardata

Principale idée : affecter des camions spécialisés (réfrigérés, cargo) uniquement aux rôles qui en ont vraiment besoin tout en s’appuyant sur les PRV pour les autres, afin de minimiser la « sur-flotte ».

Mettre en œuvre des programmes efficaces de remboursement des véhicules

Le FAVR combine des coûts de propriété fixes avec une composante kilométrique variable, offrant des avantages non imposables s’il est correctement structuré. Les entreprises peuvent également choisir de mettre en œuvre un programme de prix au kilomètre, qui paie au kilomètre sans disséquer les coûts, mais qui peut ne pas tenir compte des différences de prix locales.

Le TFCA (Transportation Fringe Cost Accounting) est une option si la simplicité est plus importante que la précision. Certaines entreprises combinent ces approches, créant des modèles hybrides. De plus, lorsque les conducteurs ne respectent plus les règles du FAVR, ils peuvent être traités comme s’ils recevaient un remboursement dans le cadre d’un modèle TFCA. C’est pourquoi il est préférable de faire appel à un partenaire de remboursement de véhicules, comme Cardata, afin d’assurer une transition harmonieuse entre les deux programmes, le cas échéant.

Exemple de coût : le remboursement mensuel moyen pour les frais de déplacement et de repas est de 647,84 $, dont une composante fixe de 398,71 $ plus une compensation au kilomètre.

Programmes de remboursement kilométrique | Cardata

Naviguer dans la conformité réglementaire

La conformité aux réglementations nationales en matière d’immatriculation des véhicules, d’émissions et de sécurité est essentielle, que vous possédiez une flotte de véhicules d’entreprise ou de salariés. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des amendes, des problèmes juridiques et des perturbations. Il est essentiel de se tenir informé et de bien documenter.

Dans les États où la restauration est très développée (Californie, Texas, Mississippi, par exemple), les lois fiscales locales peuvent avoir une incidence sur la manière dont les remboursements sont gérés. La sécurité est tout aussi cruciale. Les participants au programme VRP doivent disposer d’une assurance adéquate ; les contrôles MVR en temps réel contribuent à atténuer les risques.

Tirer parti de l'intégration technologique

La technologie peut réduire les coûts opérationnels et fournir des informations sur les données :

• Automatisation de la flotte : horaires, suivi de la maintenance, télématique.
• Applications de suivi du kilométrage : garantit la conformité avec l’IRS, fait gagner du temps.
• Logiciel de gestion de flotte avancé : suivi en temps réel, surveillance du comportement du conducteur, analyse pour l’optimisation des itinéraires.

La télématique et les autres logiciels de gestion de flotte de camions spécialisés (par exemple, les unités réfrigérées) peuvent assurer une variété de contrôles et de mesures de conformité, et aider à mieux comprendre et améliorer les habitudes de conduite.

Étapes de mise en œuvre

1. Évaluer les opérations actuelles de la flotte : identifier les coûts, l’efficacité et l’état de conformité pour repérer les domaines à améliorer.
2. Sélectionner un programme de remboursement approprié : Alignez les modèles FAVR, CPM, TFCA ou hybrides sur les modèles de kilométrage, la capacité administrative et les impacts fiscaux.
3. Établissez des calendriers de maintenance préventive : une maintenance proactive prolonge la durée de vie des véhicules et favorise la sécurité.
4. Intégrez des solutions technologiques : utilisez des logiciels de gestion de flotte et des applications de kilométrage pour l’automatisation, les données en temps réel et des remboursements précis.
5. Assurer la conformité réglementaire : Rester à jour avec les réglementations et les directives de l’IRS. Documenter de manière cohérente pour maintenir le statut de remboursement non imposable. Retenir un partenaire de remboursement ou un partenaire de gestion de flotte pour garantir la même chose.

Conseil de segmentation :

• Les besoins spécifiques (contrôle de la température ou chargement important) justifient les véhicules de flotte.
• Les rôles VRP sont plus adaptés aux tâches impliquant des visites de vente ou un chargement minimal.

Pièges courants à éviter

Ignorer les exigences réglementaires peut entraîner des risques importants, notamment des amendes, des problèmes juridiques et des problèmes liés aux charges sociales. En outre, négliger le coût total de possession en omettant de tenir compte de dépenses telles que le carburant, l’entretien et l’amortissement peut entraîner des difficultés budgétaires inattendues. Une formation inadéquate des conducteurs augmente non seulement le risque d’accidents, mais aussi les coûts d’assurance. De plus, négliger la technologie signifie manquer de précieuses occasions de rationaliser les opérations, de réduire le travail manuel et de minimiser les erreurs.

Rapport sur les indemnités de voiture | Cardata

Excès de vitesse et mauvais alignement :

l’achat de véhicules plus spécialisés que nécessaire peut entraîner un gaspillage de ressources et des dépenses inutiles. De même, l’utilisation de voitures personnelles pour des tâches nécessitant une réfrigération ou un transport en vrac peut entraîner des problèmes de conformité et des risques de détérioration, compromettant ainsi l’efficacité et le respect de la réglementation.

Ressources et outils

Sélection du programme

Les partenaires de remboursement de véhicules proposent des programmes de remboursement de véhicules qui mettent en œuvre le FAVR et d’autres stratégies pour garantir la conformité tout en optimisant les coûts.

Quels programmes de remboursement de véhicule vous conviennent ? | Cardata

Sélection de logiciels et de solutions

Les logiciels de programmes de remboursement de véhicule automatisent les processus clés tels que le suivi du kilométrage, la vérification des assurances, les paiements directs, la surveillance des programmes, les rapports, la surveillance de la sécurité des conducteurs et les vérifications du dossier de conduite, aidant ainsi les gestionnaires de flotte à gagner du temps et à améliorer la précision.

Cardata Technologie et services

Logiciel de gestion de flotte

De plus, les plateformes de gestion de flotte offrent une approche basée sur les données pour l’optimisation des itinéraires, la supervision des conducteurs et la production de rapports, ce qui permet une prise de décision plus efficace et plus éclairée.

Conclusion

Une gestion efficace de la flotte et des stratégies de remboursement sont des impératifs stratégiques dans le secteur de l’alimentation et des boissons. En adoptant les meilleures pratiques (adapter le type de véhicule aux exigences du travail, maintenir la conformité réglementaire et intégrer des technologies intelligentes), les entreprises peuvent réduire considérablement les coûts tout en maintenant la qualité et la sécurité.

Adopter la bonne combinaison de parc automobile pour les tâches spécialisées et de remboursement pour les rôles non spécialisés renforce la rentabilité, la compétitivité et la réussite à long terme. Cette approche proactive démontre un engagement envers l’efficacité, la responsabilité et l’amélioration continue qui profite à la fois aux entreprises et aux employés.

Récapitulatif des données

• Taille de l’échantillon (F&B) : des milliers de conducteurs
• Adoption du FAVR : ~86 %
• Adoption du TFCA : ~14 %
• CPM mensuel moyen : 0,19 $
• Taux fixe mensuel moyen : 398,71 $
• Nombre moyen de trajets par mois : 89,5
• Kilométrage mensuel moyen : 1 475,40
• Remboursement mensuel moyen : 647,84 $
• Concentration élevée de conducteurs : Californie, Texas, Mississippi, Floride, Kentucky, Illinois, Pennsylvanie, Caroline du Nord, Virginie, Washington, Wisconsin, Géorgie

Annexe A : Fabrication et distribution de boissons alcoolisées (bière, vin et spiritueux)

Ce sous-segment présente des schémas de mobilité uniques :

• FAVR : ~54,5 %
• TFCA : ~45,5 %
• CPM mensuel moyen : 0,11 $
• Taux fixe mensuel moyen : 450,36 $
• Nombre moyen de trajets par mois : 83,7
• Moyenne mensuelle de kilomètres parcourus : 1 026,26
• Moyenne mensuelle de remboursement : 541,69

Par rapport aux données globales sur les aliments et les boissons (2 375 km/mois, 647,84 $ de remboursement), les conducteurs de véhicules transportant des boissons alcoolisées parcourent environ 640 km de moins et ont un CPM plus faible. Leur utilisation de TFCA est plus élevée, probablement en raison d’un kilométrage plus faible et de besoins administratifs plus simples. Le taux fixe de 450,36 $ est supérieur au taux global de 398,71 $, ce qui reflète les coûts d’assurance ou de permis spécialisés.

• Kilométrage et utilisation du véhicule : trajets plus courts vers les bars, les restaurants ou les points de vente au détail.
• Méthode de remboursement : répartition équilibrée entre FAVR et TFCA.
• Assurance/réglementation : les lois sur les permis d’alcool peuvent augmenter les coûts d’assurance.
• Conséquences : la réduction du kilométrage rend le TFCA viable, bien que des véhicules spécialisés ou de marque puissent encore être nécessaires à des fins promotionnelles.

En résumé, le secteur de la bière, du vin et des spiritueux fait toujours partie du secteur des aliments et des boissons, mais présente des modèles de remboursement et de fonctionnement distincts qui doivent être pris en compte dans la stratégie de gestion de flotte.

Annexe B : Comparaisons avec les secteurs de la construction et de la chimie

Il est intéressant de comparer les caractéristiques du secteur des aliments et des boissons avec celles des secteurs de la chimie et de la construction. Voici les différences et les similitudes :

Kilométrage mensuel

• Alimentation et boissons ~2 370 km/mois
• Construction ~970-1 070 (certains jusqu’à ~1 400)
• Produits chimiques ~2 300

Les conducteurs du secteur de l’alimentation et des boissons parcourent généralement plus de kilomètres que ceux de la construction et légèrement plus que ceux des produits chimiques.

Fréquence des trajets

• Alimentation et boissons : 89,5 trajets/mois
• Construction : 62-67 (certains jusqu’à ~78)
• Produits chimiques : ~53

L’industrie agroalimentaire connaît une fréquence de déplacement plus élevée, en raison des livraisons et du réapprovisionnement fréquents.

Remboursement mensuel

• Agroalimentaire : 647,84 $
• Construction : 507 $ – 886
• Produits chimiques : 926,24

Le niveau de remboursement de l’industrie agroalimentaire se situe dans la moyenne ; celui des produits chimiques est plus élevé en moyenne.

Chevauchements géographiques

• Alimentation et boissons : Californie, Texas, Mississippi, Floride, Kentucky, Illinois, Pennsylvanie, Caroline du Nord, Virginie, Washington, Wisconsin, Géorgie
• Construction : Floride, Texas, Californie
• Produits chimiques : Texas, Ohio, Californie

Le Texas et la Californie sont des États clés pour les trois secteurs, mais le Mississippi et le Kentucky sont plus spécifiques à l’alimentation et aux boissons.

Choix de la méthode de remboursement

• Alimentation et boissons : ~86 % FAVR, ~14 % TFCA
• Construction : ~76,1 % TFCA, minorité FAVR
• Produits chimiques : ~48,9 % FAVR contre 51,1 % TFCA

La quasi-exclusivité de FAVR pour F&B contraste fortement avec la dépendance de la construction à TFCA.

Références

[1] Gestion de flotte pour l’alimentation et les boissons | Geotab

[2] ALIMENTATION ET BOISSONS | Michelin B2B

[3] Solutions de gestion de flotte pour l’industrie agroalimentaire | Merchants Fleet