Véhicules de flotte : combien coûtent-ils vraiment ?

Les coûts de la flotte sont difficiles à calculer

Les coûts de la flotte sont un trou noir. De par leur conception, les sociétés de gestion de flotte et les partenaires de location rendent difficile pour leurs clients de quantifier le coût réel (ou l’impact financier) de leur flotte. Nous avons fait une partie du travail acharné pour vous et comparé les coûts de la flotte aux programmes de remboursement des véhicules. Mais sachez que la responsabilité ne s’arrête pas là… nous verrons comment les coûts de la flotte sont un trou noir ci-dessous.

Que coûte une flotte par rapport à un programme de remboursement ?

Voici ce que coûte une flotte par rapport à un programme de remboursement comme FAVR :

Coût d’une flotte louée pour 50 véhicules : 780 000 $ par année

Coût d’un programme de remboursement du kilométrage pour 50 véhicules : 390 000 $ par an

Le remboursement véhicule est en moyenne 50% moins cher que flotte car il y a :

• Aucune différence d’utilisation personnelle avec les programmes de remboursement des véhicules : les entreprises ne paient que le pourcentage d’utilisation professionnelle, généralement 71,4 % du kilométrage du véhicule (le calcul étant de 5/7 jours de semaine d’utilisation professionnelle)
• Aucune différence de tranche de kilométrage : les sociétés de flotte vous facturent, par exemple, 20 000 miles par an ; mais cela n’élimine pas l’utilisation personnelle, donc ce qui ressemble à 0,50 $ par mile (un excellent tarif) s’avère être 0,70 $ par mile (un taux terrible)
• Vous payez probablement 100 % de l’assurance sur la flotte, et c’est probablement le plan d’assurance le plus cher pour couvrir la responsabilité de l’entreprise

Et c’est avant d’aborder les coûts de reconditionnement et de transfert, ou le temps d’inactivité. Lorsque vous transférez la voiture à un nouvel employé, des frais de reconditionnement sont associés à l’entretien du véhicule. Tous ces coûts cachés de gestion et d’actifs peuvent s’accumuler rapidement et constituer un lourd fardeau pour votre entreprise et votre bilan.

Étude de cas : Combien coûte un véhicule de flotte unique par an ?

Par exemple, il pourrait en coûter 14 000 $ par an et par voiture pour exécuter un programme de véhicules de flotte avec des Jeep Cherokees fournis par la société de gestion de flotte. Dans l’état actuel des choses, c’est beaucoup plus que le coût d’une véritable utilisation professionnelle, mais les sociétés de gestion de flotte tentent de masquer le véritable fardeau financier.

Ils pourraient le faire en falsifiant le coût par mile. Ils diront que vous payez 14 000 $ par véhicule et par an, mais c’est pour les conducteurs qui parcourent 30 000 milles par an. Cela ne représente que 46 ¢ par mile, soit 21,5 ¢ moins cher que le tarif standard IRS 2023.

Les compagnies de flotte diront :

14 000 $ par voiture par an (Jeep Cherokee)

30 000 miles par voiture et par an

= 46 ¢ par mile par voiture

Mais ils utilisent le kilométrage total du véhicule, pas l’utilisation professionnelle du véhicule. Le pourcentage d’utilisation professionnelle du véhicule n’est probablement que de 71,4 %. Les 28,6% restants de ces 30 000 miles sont parcourus pour un usage personnel ou pour les déplacements. Alors… regardons le coût réel. Le coût réel d’un véhicule de flotte est de 71 ¢ par mile ! – soit 5,5 ¢ de plus que le tarif standard de l’IRS.

Le vrai coût :

14 000 $ par voiture par année

21 000 miles professionnels par voiture et par an

= 71 ¢ par mile par voiture

Avec ces chiffres à l’esprit, entrons dans les détails de la raison pour laquelle la flotte coûte si cher, en examinant les FMC, les assurances, les pourcentages d’utilisation professionnelle et les rétrofacturations d’utilisation personnelle.

Sociétés de gestion de flotte (FMC)

Lorsque vous configurez votre programme de flotte, vous devez prendre des décisions quant au système que vous allez mettre en œuvre. Allez-vous louer une flotte, en posséder une, sous-traiter à un FMC ?

Les entreprises exploitant des flottes ne souhaitent souvent pas être impliquées dans la gestion proprement dite de leur flotte. Pourquoi? La gestion d’actifs durables coûteux prend du temps et est lourde sur le plan administratif. C’est pourquoi ils externalisent cette responsabilité et embauchent une société de gestion de flotte (FMC). Le FMC achète des véhicules, soit en les achetant, soit en les louant ; de plus, ils gèrent souvent les services d’entretien ainsi que l’assurance de ces voitures.

Risques d'entreprise et assurance flotte

Avant de vous procurer une flotte, il est utile de comprendre les risques associés à l’exploitation d’une flotte. Les accidents sont l’un des plus grands risques; si vos employés sont impliqués dans un accident alors qu’ils utilisent le véhicule de l’entreprise, cela pourrait coûter très cher à l’entreprise.

Étant donné que la FMC peut ne pas être seule responsable, les entreprises sont souvent responsables de l’organisation de leurs propres polices d’assurance.

Parlons responsabilité des entreprises. Qui voulez-vous assumer le risque associé à la conduite le week-end, le conducteur individuel ou l’entreprise pour laquelle il travaille entre 9 h et 17 h en semaine ? L’auto-assurance consiste à mettre de côté des fonds pour couvrir les accidents potentiels et autres pertes dues au risque. En vous assurant vous-même, vous réservez des flux de trésorerie pour tous les défis inattendus qui se présentent à l’entreprise.

Bien que l’auto-assurance des véhicules à moteur puisse sembler bénéfique, l’un des principaux inconvénients est que l’argent ne sera pas utilisé pour générer des revenus. De plus, en cas d’accident catastrophique, pouvez-vous être sûr d’avoir suffisamment de fonds pour couvrir les dommages ? Qu’en est-il de la perte de goodwill ? L’impact sur la réputation de l’entreprise ? Relations avec les partenaires et les clients ?

Il en coûte plus cher d’assurer un véhicule utilitaire qu’un véhicule personnel. Une police d’assurance commerciale pourrait être le double d’une prime d’assurance automobile personnelle. Un avenant d’utilisation commerciale sur une police de 1 500 $ peut ajouter entre 60 $ et 100 $. La présomption avant la pandémie était que vous conduisiez votre voiture cinq jours par semaine, de sorte que les polices d’assurance sont organisées en conséquence, les politiques commerciales étant définies pour atténuer les risques élevés liés à la conduite de véhicules de société toute la journée.

Les entreprises pourraient sérieusement envisager de souscrire une assurance entreprise catastrophique afin d’être pleinement protégées contre les accidents de plus d’un million de dollars. Cette forme d’assurance offre une couverture exceptionnelle pour toute perte financière imprévue due à un incident majeur.

Disons que votre employé va à l’épicerie. Ils sonnent à la porte d’un autre client. Eh bien, qui paie pour cela? Au minimum, 28,6 % des accidents n’ont rien à voir avec le travail – nous vous montrerons pourquoi ensuite.

Pourcentages d'utilisation commerciale (BUP)

Par rapport à un programme FAVR, la flotte a un pourcentage d’utilisation commerciale plus élevé. En fait, les flottes sont souvent facturées comme si le BUP était de 100 %. Les programmes de remboursement comme FAVR, quant à eux, ont un BUP de 71,4 %. En effet, votre employé apporte son véhicule personnel au travail et il est remboursé pour cinq jours de conduite sur sept.

Refacturations pour usage personnel

L’absence de normalisation à l’échelle de l’industrie concernant l’utilisation des voitures du parc à des fins personnelles signifie que les politiques de rétrofacturation peuvent varier considérablement.

Comme il s’agit d’un avantage, les particuliers doivent déclarer le montant de leur utilisation personnelle. Le chiffre généralement rapporté est de 8 à 12 %. Mais c’est 20% de moins que le montant réel. De plus, 8 à 12 % est l’utilisation personnelle moyenne déclarée par les employés : c’est la moyenne, car la plupart des gens revendiquent 0 %.

Cela laisse à l’employeur une charge fiscale de près de 30 % supérieure à ce qu’elle devrait être. La plupart des entreprises devraient facturer 28,6 %, mais très peu le font en raison de la façon dont cela pourrait être perçu par les employés.

Conclusion

Si votre entreprise utilise actuellement un système de flotte pour fournir des véhicules aux employés, vous pourriez être intéressé par la transition vers un programme de remboursement à la place. Le passage aux remboursements offre de nombreux avantages, notamment des économies, une réduction des risques et une satisfaction accrue des employés. La gestion de flotte comporte des risques, mais ces risques peuvent être considérablement réduits en utilisant des systèmes de remboursement. Si vous envisagez de désactiver votre flotte, appelez Cardata.

Les coûts cachés vous donnent-ils déjà mal à la tête ? Cardata peut vous aider à simplifier vos dépenses, à réduire l’impact financier et à voir toutes les dépenses liées aux véhicules sur une seule ligne de votre bilan.