Pourquoi les entreprises ont besoin d’un logiciel pour les remboursements kilométriques

Comment le logiciel aide avec les remboursements de kilométrage

Le logiciel cloud est un outil de gain de temps important pour les gestionnaires de programmes de remboursement de kilométrage. Le bon programme offre aux administrateurs un moyen simple d’examiner et d’approuver le kilométrage capturé par une application de kilométrage.

Il permet également aux entreprises, aux chauffeurs et aux administrateurs d’accéder à des données et à des informations qui aident chacun à prendre des décisions plus intelligentes en matière de conduite commerciale.

Enfin, les logiciels cloud stockent les données dont les entreprises ont besoin pour justifier leur conformité aux réglementations de l’IRS en matière de conduite professionnelle, ce qui permet de maintenir leurs programmes de remboursement en franchise d’impôt.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion cloud, en ce qui concerne les programmes de remboursement de kilométrage ?

Un programme de gestion cloud est un outil administratif, riche en données, qui vous permet de gérer les aspects de votre programme de remboursement de kilométrage. Un tel produit logiciel est mieux associé à une application mobile de capture de kilométrage, car c’est ainsi que les données de kilométrage sont transférées vers le cloud.

Dans une plate-forme cloud appropriée, vous pourrez faire des choses comme :

– approuver les journaux de kilométrage des conducteurs ;
– voir les détails de votre programme de véhicules de société ;
– ajouter de nouveaux pilotes et supprimer ceux qui ont quitté le programme.

Qui utilise un logiciel cloud ?

Outre les gestionnaires et les administrateurs, les chauffeurs peuvent également utiliser un cloud VRP. Les conducteurs peuvent voir les détails du programme qui les concernent.

Les programmes de remboursement du kilométrage impliquent une variété de pièces mobiles complexes, y compris des mesures de conformité fiscale et une vérification des assurances. Les conducteurs peuvent voir, par exemple, si leur conduite professionnelle est conforme aux réglementations de l’IRS pour les programmes commerciaux et si leur couverture d’assurance est suffisante pour la conduite professionnelle.

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Quel est l'impact du logiciel cloud VRP sur les mesures de conformité IRS ?

Avec une plate-forme cloud appropriée, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour justifier le fait que vos chauffeurs effectuent un kilométrage professionnel légitime. Selon votre programme de remboursement de kilométrage, l’IRS a différentes mesures de conformité.

Pour prouver que votre programme adhère à ces mesures de conformité, une tenue de registre détaillée est requise. Un cloud VRP fonctionne avec une application de kilométrage pour produire et stocker ces enregistrements. Cardata Cloud répond à toutes les exigences de déclaration de l’IRS et stocke les enregistrements dont les entreprises ont besoin pour un accès facile.

Quelles sont les implications fiscales de ce logiciel ?

Les employés et les employeurs voient leurs charges fiscales réduites lorsqu’ils mettent en œuvre un cloud VRP. Cardata Cloud permet aux employés de justifier leurs remboursements, de rester en conformité et de conduire en franchise d’impôt.

D’autres programmes, comme les allocations de voiture traditionnelles, ne sont par définition pas justifiés avec ce genre de logiciel (ou avec n’importe quoi d’autre, d’ailleurs).

Pourtant, même avec des programmes justifiables aux yeux de l’IRS, ne pas utiliser de logiciel expose les entreprises à des erreurs. Si une entreprise n’utilise pas d’application de kilométrage et de plate-forme cloud, les conducteurs utilisent des journaux de kilométrage manuels et les administrateurs tentent de justifier un programme de détaxe avec une boîte à chaussures de reçus.

Les erreurs de déclaration peuvent exposer les entreprises à un gaspillage fiscal entièrement évitable. Les systèmes cloud et d’application éliminent ce risque. Le logiciel Cardata Cloud permet aux employeurs de justifier leurs remboursements et de maintenir leur programme hors taxes.

Que peuvent dire les logiciels aux employeurs sur les dépenses kilométriques ?

Un logiciel de gestion cloud permet aux employeurs de voir dans quoi ils dépensent de l’argent, en fournissant des données sur tous les paiements pertinents. L’accès à ces données permet aux employeurs de prendre des décisions éclairées sur l’avenir de leurs programmes de véhicules commerciaux.

Qu'en est-il des frais de véhicule des employés?

Un logiciel de gestion cloud permet aux employés de voir ce pour quoi ils sont payés et à combien s’élèvent leurs remboursements fixes et variables. Tous les programmes de remboursement de kilométrage offrent une combinaison de paiements fixes et variables. Les remboursements fixes couvrent les dépenses qui ne changent pas en fonction des kilomètres parcourus, comme l’assurance. Les remboursements variables couvrent les dépenses qui changent en fonction des kilomètres parcourus, comme le carburant et les réparations.

Pour les chauffeurs, il est important de voir les données sur les dépenses et les remboursements. Cela leur permet de prendre des décisions intelligentes concernant leurs habitudes de conduite personnelles, par rapport à ce qu’ils sont payés pour la conduite professionnelle. Avoir accès aux données de conduite pourrait, par exemple, influencer intelligemment le type de voiture qu’ils achèteront à l’avenir.

Les administrateurs et les chauffeurs gagneront-ils du temps ?

Absolument. Les administrateurs, avec le Cloud, disposent de workflows d’approbation mensuels simples. Ils n’ont plus besoin de courir après les notes de frais et les boîtes à chaussures de reçus. De plus, les managers peuvent facilement ajouter de nouveaux chauffeurs au fur et à mesure qu’ils rejoignent l’entreprise, en les intégrant et en centralisant toutes les données relatives à leur participation au VRP.

Qui a le meilleur logiciel cloud VRP ?

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