Règles de remboursement des frais de déplacement au Colorado

Employeurs du Colorado, vous devez connaître les spécificités du remboursement des frais de déplacement dans l’État du Centenaire. Des taux imposés par l’État pour les déplacements officiels aux spécificités de la manière dont les employeurs privés peuvent payer les frais de déplacement, cet article de blog vous informe.

Taux de remboursement pour les employés de l'État du Colorado

Contrairement à la plupart des États, le Colorado a sa propre interprétation du remboursement classique basé sur le taux de l’IRS pour les employés de l’État. Le code du Colorado CRS § 24-9-104 stipule que les fonctionnaires et les employés publics devraient recevoir :

• 90 % du taux de l’IRS pour les véhicules standard (2 roues motrices).
• 95 % du taux de l’IRS pour les véhicules 4 roues motrices lorsque ces conditions sont nécessaires (terrain accidenté, cols enneigés, etc.) [1][2].

Quels seront les taux du Colorado en 2025 ?

Le taux de kilométrage professionnel de l’IRS pour 2025 est de 0,70 $/mile. Les employés de l’État auraient droit à l’un des deux taux suivants :

• Pour un véhicule à deux roues motrices, 90 % correspond à 0,63 $ par mile.
• Pour un véhicule à quatre roues motrices, 95 % correspond à 0,67 $ par mile.

Pourquoi le Colorado fait-il cela ? La géographie du Colorado peut être difficile : certaines parties de l’État connaissent des conditions météorologiques extrêmes ou des conditions de type tout-terrain. Le taux légèrement plus élevé pour les 4×4 est conçu pour indemniser équitablement les employés du Colorado lorsqu’ils ont besoin de véhicules plus robustes pour les affaires officielles de l’État [2].

Les employeurs privés du Colorado doivent-ils payer le kilométrage ?

Pour les entreprises privées, existe-t-il une obligation légale de rembourser les frais de kilométrage quotidiens des employés ? En règle générale, la loi du Colorado n’oblige pas les employeurs privés à respecter le taux exact de l’État pour les déplacements professionnels. Cependant, il existe quelques raisons pour lesquelles vous pourriez le faire :

1. Respecter les directives relatives au salaire minimum.

Le salaire minimum du Colorado est de 14,81 $/heure [1]. Si les employés passent beaucoup de temps à conduire (et à engager des frais de véhicule), le remboursement du kilométrage peut contribuer à garantir que leur salaire effectif ne

1. Attirer et retenir les talents

Le remboursement des frais de véhicule peut montrer à votre équipe que vous respectez sa décision d’utiliser son véhicule personnel pour le travail et que vous appréciez le temps qu’elle passe sur la route. Un bon programme de remboursement peut contribuer à attirer et à retenir les meilleurs talents de l’équipe sur le terrain.

Pourquoi des taux spécifiques de 90 % et 95 % ?

L’approche du Colorado (codifiée dans le CRS § 24-9-104) reconnaît que tous les kilomètres ne sont pas créés égaux. Conduire sur un col enneigé dans un camion à quatre roues motrices n’est pas la même chose que de filer à travers Denver dans une berline standard. Par conséquent, le taux légèrement plus élevé pour les 4×4 tient compte de la sollicitation du véhicule, tout en restant conforme aux directives de l’IRS.

Il s’agit d’une question d’équité : il faut payer le personnel suffisamment pour compenser ses frais supplémentaires de carburant, d’entretien et de dépréciation, mais aussi veiller à ce que les finances de l’État soient utilisées de manière responsable [2][3].

Taux de remboursement du Colorado par rapport à la norme de l'IRS

Norme de l'IRS par rapport aux mandats du Colorado

• Norme de l’IRS (2025) : 0,70 $/mile pour les voyages d’affaires
• Employés de l’État du Colorado :
  • 0,63 $/mile pour les 2RM (90 %)
  • 0,67 $/mile pour les 4×4 (95 %)

Pour les employés du secteur privé, l’adoption de ces chiffres est techniquement facultative. Cependant, de nombreuses entreprises du Colorado s’alignent volontairement sur le taux standard de l’IRS ou s’en approchent, en particulier si les employés conduisent beaucoup. Cela permet aux employés de couvrir les coûts réels du carburant, des réparations et de l’usure générale des véhicules.

Cents par mile (CPM) vs. autres programmes

Bien que de nombreuses organisations optent automatiquement par défaut pour une approche en cents par mile (CPM), il convient de noter que vous pouvez également explorer :

• Les programmes à taux fixe et variable (FAVR), qui séparent les coûts fixes (assurance, amortissement) des coûts variables (carburant, entretien).
• Les allocations de voiture non imposables, qui fournissent une allocation mensuelle mais doivent respecter des règles spécifiques de l’IRS pour rester totalement exonérées d’impôt.

Si ces approches vous intéressent, consultez des ressources telles que l’aperçu de Cardata sur les programmes FAVR ou leur programme d’allocation automobile non imposable pour voir si elles pourraient mieux convenir à votre équipe.

Documentation et bonnes pratiques

Quelle que soit la manière dont vous gérez le kilométrage, il est essentiel de tenir des registres complets. Cela commence par la tenue de registres de kilométrage précis, qui doivent inclure les relevés d’odomètre, les dates et les objectifs commerciaux spécifiques de chaque trajet. Les outils numériques peuvent simplifier ces tâches et aider à prévenir les erreurs, garantissant ainsi la cohérence et la transparence de vos dossiers.

Il est également important de maintenir des politiques claires concernant le remboursement des frais de kilométrage. Informez vos employés si vous utilisez des taux différents pour les véhicules à deux roues motrices et ceux à quatre roues motrices, ou si vous appliquez un taux unique pour tous les véhicules personnels. Une politique transparente permet d’éviter toute confusion et favorise la confiance au sein de votre organisation.

Enfin, tenez compte des réglementations locales et fédérales. En tant qu’employeur privé, vous n’êtes pas légalement tenu de suivre la formule du Colorado, mais vous devez tout de même respecter les règles fédérales en vigueur en matière de salaire. Assurez-vous que la rémunération totale, qu’elle inclue ou non le remboursement des frais de kilométrage, ne soit pas inférieure au salaire horaire requis de 14,81 $.

Conclusion sur le remboursement des frais de kilométrage au Colorado

• Employés de l’État : Ils doivent être remboursés à 90 % du taux de l’IRS pour les véhicules à deux roues motrices (actuellement 0,63 $/mile pour 2025) et à 95 % du taux de l’IRS pour les véhicules à quatre roues motrices (actuellement 0,67 $/mile), conformément à la CRS § 24-9-104 [2][3].
• Employeurs privés : Vous n’êtes pas légalement tenu de suivre l’approche de l’État, mais il est souvent judicieux de suivre au moins la norme de l’IRS ou quelque chose qui s’en rapproche. Cela permet de maintenir les salaires au-dessus des seuils minimaux et de montrer que vous respectez les dépenses de votre équipe.
• Salaire minimum : À 14,81 $/heure [1], le remboursement des frais de déplacement est un outil précieux pour garantir que le personnel reste confortablement au-dessus de ce seuil, surtout s’il est souvent sur la route.

Connaître le fonctionnement du remboursement des frais kilométriques dans le Colorado et choisir de s’aligner ou non sur les directives de l’État de 90 %/95 % peut éviter la confusion, favoriser la fidélité des travailleurs et vous aider à éviter les pièges liés aux salaires et aux heures. Tout est question de bon sens des affaires et d’équité dans un État où les routes peuvent être tout sauf plates et prévisibles !

Références

1. Ramp – Calculateur de remboursement des frais kilométriques du Colorado

2. Office of the State Controller – Mileage Reimbursement Rate

3. University of Colorado PSC Communicator – Increase to Mileage Reimbursement Rates for 2024

Avertissement

Avertissement : Rien dans cet article de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, comptable ou agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions commerciales, financières ou juridiques, personnelles ou professionnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions de service de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.