Quelle est la meilleure application de suivi de kilométrage pour les entreprises ?

Introduction

Si vos employés conduisent pour affaires, vous saurez à quel point il est important que le kilométrage professionnel soit suivi correctement et efficacement. Outre un suivi juste et précis, le kilométrage professionnel doit être pris en compte conformément aux directives de l’IRS pour le remboursement hors taxe, ce qui rend d’autant plus essentiel de s’assurer que le kilométrage est suivi correctement et avec précision. L’utilisation d’une application fiable et robuste de suivi du kilométrage professionnel est le moyen le plus simple et le plus simple d’y parvenir. Une application peut faire gagner beaucoup de temps et de tracas à votre entreprise et à vos employés, par rapport au processus fastidieux et obsolète de tenue manuelle des registres du kilométrage professionnel.

Si vous décidez d’utiliser une application de suivi du kilométrage professionnel à l’échelle de l’entreprise, il est essentiel de choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Lisez la suite pour découvrir comment choisir la meilleure application pour un suivi précis du kilométrage professionnel et une gestion optimisée des dépenses.

Pourquoi le suivi du kilométrage professionnel est important

Le suivi du kilométrage que vos employés utilisent pour les affaires est essentiel. Il est essentiel de suivre et de déclarer avec précision le kilométrage, afin que les kilomètres parcourus à des fins professionnelles et personnelles soient correctement séparés et que les remboursements soient équitablement effectués. Par rapport aux dossiers papier et aux feuilles de calcul maladroites, le suivi automatique du kilométrage professionnel via une application permet de garantir que les miles suivis et les remboursements sont exacts.

Il est important de noter que l’IRS permet aux remboursements de kilométrage professionnel d’être exonérés d’impôt lorsque les comptes de kilométrage professionnel sont tenus conformément aux directives de l’IRS sur les allocations de véhicule non imposables. Un programme de remboursement de véhicule hors taxes offre la possibilité d’économiser jusqu’à 30 % sur le remboursement total du véhicule, par rapport aux allocations de véhicule taxées.

De plus, un suivi efficace du kilométrage améliore la visibilité financière des entreprises et peut vous aider à mieux comprendre comment le kilométrage professionnel est utilisé. Cela peut vous aider à découvrir des possibilités d’optimiser la logistique et les opérations de votre programme de remboursement.

Quelles sont les limites des applications de suivi de kilométrage gratuites ?

Aussi accessibles et attrayantes qu’elles puissent paraître, les applications gratuites de suivi du kilométrage ne font généralement pas assez pour répondre aux besoins des entreprises, ce qui les rend souvent plus compliquées qu’elles n’en valent la peine. Les applications gratuites de suivi du kilométrage ne disposent généralement pas des fonctionnalités spécialisées dont les entreprises ont besoin pour exécuter des programmes de remboursement de véhicules efficaces et de premier ordre. Il vaut la peine de jeter un regard critique sur les besoins réalistes de votre entreprise, pour vous assurer que vous implémentez la bonne application dès le début, plutôt que d’avoir à changer de ligne, après avoir réalisé que l’application que vous avez choisie ne correspond pas tout à fait répondre aux besoins de votre entreprise.

Il est important de noter que les applications gratuites de suivi du kilométrage ne sont pas toujours conformes à l’IRS, ce qui est un élément essentiel d’un bon suivi du kilométrage professionnel, comme mentionné ci-dessus. Étant donné que l’IRS encourage les entreprises à stocker correctement le kilométrage conformément aux directives (voir Publication 463) pour être remboursé hors taxes, il est essentiel d’avoir une application qui collecte les informations nécessaires requises par l’IRS. Les applications gratuites peuvent ne pas inclure des fonctionnalités de conformité importantes, telles que la possibilité de générer facilement des rapports conformes à l’IRS, un suivi précis et détaillé du kilométrage, etc.

Le support utilisateur dédié est une autre fonctionnalité clé qui manque souvent aux applications gratuites de suivi du kilométrage – disposer d’une bibliothèque de ressources et d’un support client personnalisé exceptionnel est un élément important de tout programme de suivi du kilométrage professionnel efficace. Si vous ou vos employés avez des questions sur l’utilisation de votre application de suivi du kilométrage, vous voudrez une résolution rapide et pouvoir obtenir facilement l’assistance dont vous avez besoin.

Enfin, les applications gratuites de suivi du kilométrage ont tendance à ne pas intégrer la gestion des dépenses, ce qui peut compliquer le processus de remboursement des employés pour le temps passé à conduire pour se rendre au travail. Avoir la gestion des dépenses dans l’application – grâce à des fonctionnalités telles que les rapports de kilométrage, le traitement des paiements, la possibilité d’ajouter et de supprimer des conducteurs, etc. – peut aider à rationaliser votre processus de remboursement.

Découvrez Cardata : le meilleur outil de suivi du kilométrage pour les entreprises

Cardata Mobile, le tracker de kilométrage de Cardata, est une solution robuste conçue pour les entreprises pour un suivi complet et efficace du kilométrage. Disponible pour les clients Cardata sur le Google Play Store et l’Apple Store, Cardata Mobile simplifie l’intégration d’un meilleur suivi du kilométrage au sein de votre équipe. Grâce à la technologie de pointe de capture de kilométrage alimentée par GPS, Cardata Mobile crée des rapports de trajet précis afin que le remboursement du kilométrage soit juste et précis.

Outre le suivi précis du kilométrage, l’application propose des enregistrements comptables IRS, ainsi que d’autres fonctionnalités importantes telles que la gestion des dépenses et les rapports avancés. Conçu pour être simple et intuitif à utiliser, Cardata Mobile permet aux employés de suivre automatiquement leur kilométrage en quelques clics. Cardata propose des solutions personnalisées pour les entreprises, aidant les entreprises à créer sur mesure un programme de remboursement de véhicule adapté à leurs besoins et objectifs spécifiques.

Avantages de Cardata Mobile

Cardata se présente comme une application de suivi du kilométrage professionnel, avec un suivi précis et automatisé qui limite les risques d’erreur par rapport au suivi manuel. Cela permet de s’assurer que les employés sont correctement remboursés pour leurs déplacements professionnels et leur donne la tranquillité d’esprit que le suivi des déplacements est précis et fiable.

Cardata Mobile s’intègre également de manière transparente à de nombreux systèmes de gestion des dépenses, ce qui rend le processus de paiement des remboursements de véhicules plus simple et plus efficace. De plus, Cardata propose des rapports et des analyses avancés pour aider les entreprises à mieux comprendre comment les miles sont suivis et les dépenses sont payées. Et surtout, Cardata est également équipée de fonctionnalités de conformité pour garantir le respect des réglementations de l’IRS et permettre des remboursements en franchise d’impôt pour les employés.

Dépenses professionnelles simplifiées

Le suivi du kilométrage professionnel n’en représente que la moitié, et la comptabilisation du kilométrage professionnel est tout aussi essentielle. Cardata simplifie la gestion des dépenses grâce à son suivi en temps réel du kilométrage professionnel qui élimine les efforts manuels inutilement chronophages, comme les dossiers papier ou les feuilles de calcul de bricolage.

Cardata Mobile est entièrement intégré aux systèmes de remboursement pour rendre la déclaration des dépenses simple et facile. Avec Cardata Cloud, les entreprises peuvent accéder aux informations du programme de remboursement des véhicules en un seul endroit. Une interface simple et conviviale facilite la gestion des chauffeurs, le suivi des trajets et une visibilité totale sur le kilométrage, ainsi que l’approbation et le paiement des dépenses aux employés.

Outre une gestion administrative quotidienne plus simple, Cardata Cloud permet également un aperçu de haut niveau des voyages d’affaires et des dépenses, vous permettant de trouver des moyens potentiels d’optimiser vos opérations commerciales et de prendre des décisions basées sur les données. De plus, des catégories et des étiquettes de dépenses personnalisables vous aident à améliorer votre suivi des dépenses, vous donnant le pouvoir d’organisation et la personnalisation en fonction de votre entreprise.

Écoutez nos clients

Solution d’entreprise robuste, Cardata Mobile a fait la différence à la fois pour les entreprises et les chauffeurs employés, en garantissant des rapports précis et en optimisant le suivi du kilométrage professionnel. Les équipes de Viemed, Crayola, TaylorMade, Arrow, Medtronic et bien d’autres utilisent déjà Cardata.

Cardata dispose d’une solide collection d’études de cas qui étayent son impact substantiel sur les entreprises – en matière d’attraction et de rétention des employés, d’optimisation des processus d’entreprise, de finances, etc. D’un distributeur de boissons qui a économisé 420 000 $ (sans parler d’une réduction considérable du travail administratif) en passant au programme à taux fixe et variable (FAVR) de Cardata à un distributeur de pièces qui est passé à un programme FAVR et a économisé 25 %, en jetant un regard renouvelé sur vos entreprises programme de remboursement des véhicules pourrait avoir un avantage significatif.

En savoir plus sur les entreprises que Cardata a aidées et plonger plus profondément dans des études de cas avec des entreprises qui ont choisi d’utiliser Cardata pour leurs programmes de remboursement de véhicules.

Conclusion : Essayez Cardata pour un meilleur suivi du kilométrage

L’utilisation d’une application efficace, précise et complète est un outil essentiel pour un suivi simple du kilométrage professionnel. Conçu spécifiquement pour les entreprises, Cardata Mobile est une solution fiable et efficace pour le suivi du kilométrage, vous aidant à la fois à suivre des enregistrements précis et conformes à l’IRS, mais également à optimiser la gestion des dépenses.

Avec des fonctionnalités et des capacités étendues qui vont bien au-delà des applications gratuites de suivi du kilométrage, Cardata Mobile est incroyablement simple et convivial, mais avec les fonctionnalités nécessaires aux entreprises.
Cardata est une solution spécialisée conçue pour aider les entreprises à éviter le gaspillage fiscal, à se mettre en conformité et à rationaliser leurs processus. Intéressé à en savoir plus? Découvrez l’application de suivi du kilométrage de Cardata en action en réservant un appel et découvrez comment Cardata Mobile peut vous aider à répondre aux besoins de votre entreprise en rationalisant le suivi des dépenses et en maximisant l’efficacité financière.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats ni comptables. Pour plusieurs citations de publications IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.