Règles de remboursement des frais de déplacement en Alabama

Employeurs de l’Alabama, prenez garde ! Vous devez comprendre les lois sur le remboursement des frais de déplacement afin d’éviter les manquements à la conformité et de favoriser un environnement de travail favorable. Bien que l’Alabama n’exige pas des employeurs privés qu’ils remboursent les frais de déplacement pour les voyages d’affaires quotidiens, des règles spécifiques s’appliquent aux employés de l’État et à l’indemnisation des travailleurs.

Lisez la suite pour connaître les exigences en matière de remboursement des frais de déplacement dans l’État du Yellowhammer.

Remboursement pour les employés de l'État de l'Alabama

Le Code de l’Alabama § 36-7-22 stipule que les conducteurs en mission officielle pour le compte de l’État doivent être remboursés au même taux kilométrique que celui dicté par le Code de l’IRS. Les pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire de l’Alabama, les départements, conseils et commissions de l’État sont considérés comme des « employés de l’État ». La loi précise également :

• que le taux kilométrique est de 0,70 $ par mile pour 2025. Les règles de l’État à ce sujet suivent généralement le taux de l’IRS, mis à jour annuellement ;
• que les remboursements doivent être effectués au plus tard trente jours à compter de la date de soumission de la demande ;
• pour les employés non législatifs, le terme « déplacement » désigne le fait de quitter son lieu de travail permanent pour mener des activités officielles pour l’État. (Les trajets domicile-travail sont presque toujours exclus du remboursement des frais de déplacement).

Cette loi garantit que tous les employés de l’État reçoivent un remboursement cohérent pour l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Indemnisation des travailleurs

Pour les employeurs privés, l’obligation la plus importante découle de l’Ala. Code § 25-5-77(f). Cette loi oblige les employeurs à rembourser les employés blessés qui doivent se rendre à des rendez-vous médicaux ou de rééducation pour une blessure liée au travail. Cette loi est en vigueur pour les déplacements effectués à partir du 1er août 1992 et garantit que les déplacements médicaux nécessaires d’un employé blessé ne deviennent pas un fardeau financier.

• Le taux est actuellement de 0,70 $ par mile (pour 2025), soit le même taux que celui accordé aux employés de l’État.

Ainsi, même s’il n’y a pas de mandat à l’échelle de l’État obligeant les employeurs privés à rembourser les voyages d’affaires ordinaires, vous devez compenser le kilométrage s’il est lié à une blessure sur le lieu de travail en vertu des règles d’indemnisation des travailleurs.

Employeurs privés : quand (et pourquoi) rembourser au-delà de l'indemnisation des travailleurs

Pour les déplacements professionnels quotidiens (visites commerciales, travail sur le terrain ou courses), l’Alabama n’a pas de loi obligeant les employeurs privés à suivre le taux de kilométrage de l’IRS ou de l’État. Cela dit, le remboursement du kilométrage (soit au taux de l’IRS, soit par le biais d’un programme comme Fixed and Variable Rate) permet aux employeurs de :

• Gagner un avantage concurrentiel : offrir le remboursement des frais de déplacement permet de positionner votre entreprise comme étant solidaire et favorable à ses employés.
• Éviter les problèmes de salaire : s’assurer que les frais de déplacement non remboursés ne font pas passer le salaire de votre employé de l’Alabama en dessous du salaire minimum fédéral (7,25 $/heure), en particulier pour les travailleurs non exemptés.

Remarque importante

Si vous choisissez de rembourser plus de 0,70 $ (pour le kilométrage professionnel en 2025), l’excédent est imposable pour votre employé. Si vous remboursez moins de 0,70 $, les employés peuvent ou non être en mesure de réclamer la différence sur leurs impôts personnels, selon les règles fiscales fédérales en vigueur.

Choisir un programme de remboursement pour vos conducteurs en Alabama

Pour rémunérer les équipes de terrain qui conduisent pour le compte de l’entreprise dans l’État du coton, vous avez le choix entre plusieurs options qui vont au-delà du taux standard de l’IRS. Chacune des trois approches suivantes offre des avantages différents :

Taux fixe et variable (FAVR)

Un programme à taux fixe et variable (FAVR) est le choix le plus populaire pour les organisations dont les conducteurs parcourent de nombreux kilomètres. En séparant les coûts fixes (comme l’assurance, l’immatriculation et l’amortissement) des coûts variables (carburant, entretien et réparations), le FAVR vous permet d’offrir des remboursements précis et équitables, qui peuvent être entièrement exonérés d’impôt pour les employés américains. Cette méthode basée sur les données garantit que vos conducteurs sont rémunérés en proportion directe des dépenses réelles qu’ils engagent, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, d’éviter des charges fiscales inutiles tout en respectant les règles de l’IRS.

Allocation automobile non imposable (TFCA)

Une allocation de voiture non imposable (TFCA) est une méthode conforme aux règles de l’IRS qui permet de verser à vos conducteurs une somme forfaitaire qui peut être exonérée d’impôt à 100 %, à condition qu’elle soit correctement configurée. Ce programme permet aux employeurs d’offrir un remboursement prévisible. La TFCA peut être associée à des solutions logicielles, comme la plateforme Cardata, pour garantir que les remboursements restent dans les limites requises pour bénéficier du statut d’exonération fiscale.

Pourquoi envisager une TFCA ?

• Il offre une allocation mensuelle ou périodique constante.
• Il est simple à administrer, car il n’a pas les mêmes exigences de conformité que le FAVR.
• Lorsqu’il est bien structuré, il peut être entièrement exonéré d’impôt pour les employés, jusqu’au taux de l’IRS.

Cents par mile (CPM)

Un programme de cents par mile (CPM) est une option simple, idéale pour les conducteurs occasionnels ou à faible kilométrage. Il vous suffit de payer les employés pour les kilomètres qu’ils parcourent à un taux préétabli, souvent la norme de l’IRS. L’utilisation d’une application de suivi du kilométrage et d’un outil de gestion administrative permet de conserver des enregistrements et de garantir que les remboursements sont calculés avec précision.

Choisir la bonne solution

Aucune méthode de remboursement n’est parfaite pour tous les employeurs. De nombreuses entreprises utilisent une approche hybride, offrant le TFCA ou le FAVR aux conducteurs réguliers qui parcourent beaucoup de kilomètres, tout en utilisant par défaut le CPM pour les voyageurs occasionnels. En tenant compte des habitudes de conduite de votre équipe, des ressources administratives et des objectifs fiscaux, vous pouvez trouver un programme – ou une combinaison de programmes – qui répond aux besoins de chacun.

Meilleures pratiques en matière de documentation et de paiement

Tous les programmes de remboursement des frais de déplacement correctement gérés ont un point commun : vous devez tenir des registres détaillés ! Il s’agit tout d’abord des relevés de kilométrage ou, si vous utilisez une méthode basée sur les dépenses réelles, des reçus professionnels. Pour voir tout ce que vous devez inclure dans votre relevé de kilométrage, consultez cette liste : The Ultimate Guide to Mileage Tracking.

Conclusion sur le remboursement des frais de déplacement en Alabama

• Employés de l’État : doivent être remboursés au taux de l’IRS (actuellement 0,70 $/mile) dans les 30 jours suivant une demande valide.
• Travailleurs blessés (indemnisation des travailleurs) : doivent être remboursés au même taux de 0,70 $/mile pour les déplacements vers des rendez-vous médicaux ou de rééducation.
• Employeurs privés (déplacements professionnels généraux) : vous n’avez pas d’obligation légale de remboursement, mais offrir un remboursement kilométrique peut rendre votre entreprise plus compétitive en termes de recrutement et de rétention des talents.

En fin de compte, savoir quand vous êtes légalement tenu de rembourser le kilométrage – et choisir si vous le faites dans d’autres situations – peut vous éviter des maux de tête en matière de conformité et positionner votre organisation comme un employeur juste et solidaire.

Références et lectures complémentaires

1. Code de l’Alabama § 36-7-22 – Indemnité de kilométrage pour les personnes voyageant pour des raisons officielles de l’État
2. Code de l’Alabama § 25-5-77(f) – Remboursement du kilométrage pour les déplacements médicaux et de rééducation dans le cadre de l’indemnisation des accidents du travail
3. Note du ministère du Travail de l’Alabama (28 décembre 2023) – Clarification de l’alignement du taux de kilométrage de l’indemnisation des accidents du travail sur les taux des employés de l’État
4. Ramp’s Alabama Mileage Reimbursement Calculator – Outil utile pour calculer les coûts de remboursement et comparer les taux

Avertissement

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