Définition des relevés kilométriques de l’IRS 

Les relevés kilométriques de l’IRS sont des registres détaillés des kilomètres parcourus dans le cadre de l’activité professionnelle, qui sont suivis conformément aux directives de l’IRS. Pour de nombreux programmes de remboursement de véhicules, tels que les programmes de taux fixes et variables (FAVR) et les programmes Cents per Mile, le suivi du kilométrage professionnel est un élément essentiel de la conformité. Un registre détaillé des frais kilométriques permet de justifier les frais kilométriques auprès de l’IRS. Lorsque le kilométrage est correctement suivi et que les autres directives de l’IRS sont respectées, il est possible d’obtenir des remboursements non imposables, ce qui représente un avantage substantiel tant pour les employeurs que pour les employés.

Dans des publications telles que la publication 463 de l’IRS, l’IRS a défini les informations qui doivent être consignées pour que les relevés kilométriques soient conformes. Il s’agit notamment de données telles que l’objet du voyage, la destination, la date et l’heure, le kilométrage total et d’autres détails. Lorsque vous conduisez un véhicule personnel pour le travail, il est essentiel de séparer le kilométrage professionnel du kilométrage personnel, car seul le kilométrage professionnel peut faire l’objet d’un remboursement non imposable. Il est également important de connaître la règle du trajet entre le domicile et le lieu de travail, qui stipule que les kilomètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des kilomètres professionnels. 

Le kilométrage professionnel peut être suivi à l’aide de registres papier, d’une feuille de calcul ou d’une application de suivi du kilométrage. Les applications, telles que celle proposée par Cardata, permettent d’enregistrer automatiquement le kilométrage à l’aide d’un logiciel. Cette option peut contribuer à assurer la conformité avec les directives de l’IRS, à promouvoir l’exactitude et à faire gagner du temps aux chauffeurs employés. 

Pour en savoir plus, lisez comment fonctionne le suivi du kilométrage. Si vous êtes un employé ou un employeur et que vous souhaitez en savoir plus sur les remboursements dans le cadre des programmes FAVR, consultez ce guide sur les FAVR. Si vous souhaitez obtenir des renseignements plus précis pour savoir si le programme FAVR convient à votre entreprise et pour connaître les options permettant de simplifier le suivi du kilométrage, envisagez de prendre rendez-vous avec un expert de Cardata.