FAQ

FAVR est un programme de remboursement de véhicule sanctionné par la loi fiscale de l’IRS. C’est l’acronyme de remboursement « taux fixe et variable ».

Le FAVR est une allocation de voiture ou un remboursement versé mensuellement aux employés. Lorsqu’ils conduisent leur voiture personnelle pour le travail, FAVR utilise le code postal d’un employé pour calculer ses dépenses fixes et variables.

FAVR capture les dépenses fixes mensuelles (telles que l’amortissement, les licences et les assurances) et les dépenses variables qui peuvent fluctuer (telles que le carburant, l’entretien et les réparations). Avec FAVR, les employeurs peuvent rembourser les employés au centime et au mile exacts.

Cardata distingue nos programmes FAVR en offrant :

• Tarification et conditions contractuelles transparentes
• Un service client attentif et réactif
• Logiciel robuste de suivi du kilométrage et de business intelligence

Parlez-nous de nos programmes FAVR.

Lorsque vos chauffeurs salariés répondent aux critères du programme FAVR, les remboursements sont versés totalement défiscalisés. La conduite est une dépense commerciale légitime, et l’IRS maintient cette conviction dans ses conseils pour les programmes FAVR.

Grâce au puissant logiciel de Cardata et à la surveillance rigoureuse du programme, nous pouvons nous assurer que votre programme de remboursement reste conforme à l’IRS et fiscalement avantageux.

Une allocation FAVR est calculée en recueillant des données sur les coûts locaux pour des éléments tels que le carburant, l’entretien et les réparations; des informations sur les véhicules telles que les calendriers d’amortissement et les prix des pièces ; et des faits sur le comportement du conducteur comme les tranches de kilométrage. Une fois que vous avez toutes ces informations, vous pouvez créer un taux d’allocation mensuel fixe, par exemple 300 $ par mois, et un taux variable par mile, comme 0,20 $ par mile. Chaque mois, vous versez l’indemnité forfaitaire au chauffeur, ainsi que le taux variable multiplié par le décompte des kilomètres parcourus.

Cardata vérifie la police d’assurance de chaque conducteur afin de minimiser votre profil de risque. Un mauvais avenant d’assurance peut vous rendre responsable, mais Cardata s’en charge. Il existe plus de 100 assureurs aux États-Unis, mais nous avons l’expertise nécessaire pour vérifier toutes leurs différentes polices.

Nous incluons une vérification d’assurance avec chaque programme que nous offrons. Nous vous protégeons, vous et vos chauffeurs, sur la route.

Le taux de kilométrage standard de l’IRS est un taux facultatif que vous pouvez utiliser pour rembourser vos chauffeurs qui utilisent leur voiture personnelle pour le travail. L’IRS met à jour le(s) taux chaque année. Vous pouvez rembourser quoi que ce soit jusqu’à et y compris la norme IRS en franchise d’impôt. Toute différence au-dessus du taux est imposable.

Le taux standard de l’IRS en 2023 est :

• 65,5 cents par mile parcouru à des fins professionnelles
• 22 cents par mile parcouru à des fins médicales ou de déplacement pour les membres qualifiés en service actif des forces armées
• 14 cents par mile parcouru au service d’organisations caritatives*

*Source : irs.gov

Une allocation voiture est une somme versée ou remboursée aux conducteurs qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Une allocation de voiture peut être non comptable (pas de tenue de registre ou de documentation des frais de conduite) ou il peut s’agir d’une allocation de voiture non imposable.

Une allocation de voiture en franchise d’impôt (TFCA) est toute allocation de voiture qui est responsable et comparée au taux standard de l’IRS pour déterminer l’imposition. Ces indemnités sont régies par la politique de l’IRS énoncée dans la publication IRS 463.

Cardata administre les TFCA pour ses clients.

Le Cents per Mile (CPM) est une méthode que les entreprises peuvent utiliser pour rembourser les conducteurs occasionnels. C’est aussi le taux auquel les conducteurs peuvent déduire les frais de conduite de leurs impôts. L’IRS propose un taux CPM standard pour la conduite professionnelle qui est mis à jour chaque année. En 2023, le taux est de 65,5 cents par mille.

Bien que le taux IRS soit exonéré d’impôt, il ne tient pas compte des sensibilités régionales comme le fait un programme FAVR. En plus de l’iniquité créée par l’utilisation d’un taux unique pour tous les conducteurs, le taux IRS peut également entraîner un trop-perçu ou un sous-paiement des remboursements de véhicules. Cependant, pour de nombreux clients, Cents per Mile est un excellent programme.

Rendre votre allocation automobile non imposable est facile et vous permettra d’économiser 30 % immédiatement. Si vous avez une allocation de voiture imposable, nous pouvons vous aider à économiser de l’argent et à payer davantage vos employés.

Parlez-nous de l’allocation de voiture.

Tout d’abord, vous n’êtes pas obligé! Nous gérons des programmes hybrides pour nos clients, qui combinent des éléments de plusieurs programmes.

Le programme qui convient le mieux aux conducteurs dépend de la distance parcourue, de l’âge de leur voiture et de son prix. Généralement, si les voitures sont très chères, le TFCA est meilleur. S’il est entièrement amorti, TFCA à nouveau. Si les voitures sont neuves et à prix modéré, FAVR est généralement meilleur.

Appelez-nous et, après quelques questions, nous pourrons vous dire quel équilibre de programmes vous conviendrait le mieux!

Lorsque vos employés se rendent au travail en voiture, ils engagent des dépenses fixes et variables. Un exemple du premier est l’amortissement; de ce dernier, le gaz.

Nos remboursements Tax-Free Car Allowance couvrent ces dépenses, ce qui signifie que vos employés ne paient pas de leur poche pour conduire.

Tant que vos chauffeurs répondent aux critères du programme TFCA, les remboursements sont payés totalement hors taxes. La conduite est une dépense professionnelle légitime ; l’IRS inscrit cela dans ses directives pour des programmes comme ceux-ci.

Cardata utilise un logiciel et une surveillance rigoureuse du programme pour que votre programme reste conforme à l’IRS et fiscalement avantageux.

Cardata vérifie la police d’assurance de chaque conducteur afin de minimiser votre profil de risque. Un mauvais avenant d’assurance peut vous rendre responsable, mais Cardata s’en charge. Il existe plus de 100 assureurs aux États-Unis, mais nous avons l’expertise nécessaire pour vérifier toutes leurs différentes polices.

Nous incluons une vérification d’assurance avec chaque programme que nous offrons. Nous vous protégeons, vous et vos chauffeurs, sur la route.

Le taux de kilométrage standard de l’IRS est un taux facultatif que vous pouvez utiliser pour rembourser vos chauffeurs qui utilisent leur voiture personnelle pour le travail. L’IRS met à jour le(s) taux chaque année. Vous pouvez rembourser quoi que ce soit jusqu’à et y compris la norme IRS en franchise d’impôt. Toute différence au-dessus du taux est imposable.

Le taux standard de l’IRS en 2023 est :

• 65,5 cents par mile parcouru à des fins professionnelles
• 22 cents par mile parcouru à des fins médicales ou de déplacement pour les membres qualifiés en service actif des forces armées
• 14 cents par mile parcouru au service d’organisations caritatives*

*Source : irs.gov

Cardata propose une suite de logiciels et de services pour suivre et rembourser vos employés pour l’utilisation de leur véhicule personnel pour le travail. Nous permettons aux entreprises de proposer à leurs salariés des remboursements précis et défiscalisés ; jusqu’au cent et au mile exacts. Nous élaborons des programmes personnalisés pour nous assurer que nous adaptons le bon modèle de remboursement à nos clients. En conséquence, nous offrons une variété de programmes, y compris FAVR, Cents per Mile et d’autres modèles hybrides.

Si vous êtes une entreprise de taille moyenne ou une entreprise à la recherche d’une solution alternative de détaxe pour votre programme de remboursement de véhicule, ainsi que de rapports de veille économique et d’une approche consultative de votre modèle de remboursement, alors Cardata est fait pour vous.

Parlez à un représentant des ventes.

En passant à Cardata, vous pouvez vous attendre à économiser jusqu’à 30 % sur vos remboursements. La solution de remboursement de Cardata réduit la responsabilité, supprime l’administration et génère des économies annuelles.

Parlez à un représentant des ventes.

Les flottes sont nécessaires à certains employés pour faire leur travail. La première intervention, le transport alimentaire et le transport lourd sont des industries spécialisées où des flottes de véhicules sont nécessaires.

Cependant, la plupart des professions ne nécessitent pas de véhicules spécialisés, de sorte que les entreprises commencent à délaisser les flottes de voitures de société au profit de programmes de remboursement.

Oui. FAVR est un programme de remboursement qui permet aux employés d’apporter leur voiture personnelle au travail et de se faire rembourser les dépenses professionnelles par leur employeur, en franchise d’impôt.

Parlez-nous de quitter les flottes.

Non. Cardata a aidé une variété de clients à travers les transitions de flotte vers FAVR. Si vous souhaitez changer, il existe des techniques que vous pouvez utiliser pour gérer le changement.

Parlez-nous de quitter les flottes.

Oui. Tout comme avec les chèques de paie par dépôt direct, ils doivent le faire pour recevoir leurs remboursements. Cardata utilise certains des systèmes de sécurité les plus élevés disponibles pour assurer la sécurité de ces informations.

Direct la paie s’exécute une fois par mois, puisque les remboursements de véhicule sont payés pour le mois précédent dans son intégralité. De nombreux programmes ont une allocation mensuelle fixe en plus d’un taux de kilométrage variable, donc les paiements une fois par mois sont les plus logiques.

Le paiement direct est notre façon d’automatiser les paiements de remboursement des véhicules. Il s’agit d’un système de traitement des paiements qui envoie les remboursements directement sur les comptes des employés.

Cardata Mobile est une application de suivi du kilométrage que les entreprises utilisent pour enregistrer le kilométrage à des fins fiscales et d’efficacité commerciale. Il est idéal pour les entreprises avec chauffeurs dont les employés utilisent leur véhicule personnel pour le travail.

Cardata Mobile enregistre toutes les informations nécessaires pour justifier le kilométrage professionnel à des fins fiscales. Lorsque vous conduisez pour le travail, les autorités fiscales veulent que vous saisissiez non seulement le kilométrage parcouru, mais également des éléments tels que l’objectif commercial du voyage.

Cardata Mobile est une application axée sur la confidentialité. Cela commence par une sécurité d’application robuste et se poursuit jusqu’aux contrôles manuels de la confidentialité du conducteur, comme la désactivation du suivi des déplacements personnels.

Le suivi du kilométrage, dans Cardata Mobile, fonctionne en établissant votre position via des satellites GPS, ce qui signifie que vous n’avez même pas besoin de données téléphoniques pour enregistrer votre kilométrage.

Basé sur Cardata Cloud, et en coordination avec vos représentants du service client, vous pouvez extraire des rapports qui donnent vie aux données de votre programme de remboursement de véhicule, afin que vous puissiez prendre des décisions concernant les opérations de votre véhicule.

Vous pouvez générer des rapports sur tout ce que votre programme capture. Du nombre total de kilomètres parcourus par votre équipe au coût de vos opérations, en passant par les rapports d’anomalies, vous disposez d’une multitude de données. Voici quelques exemples de rapports disponibles :

• Prix ​​du carburant en temps réel et détection des tendances pour n’importe quel indicatif régional.
• Rapports de non-conformité pour tous les conducteurs.
• Les rapports quotidiens montrent combien ou combien chaque conducteur conduit pour affaires.
• Nos rapports incluent des emplacements enregistrés pour aider les conducteurs lorsqu’ils atteignent des lieux fréquemment visités. Les managers peuvent l’utiliser comme un aperçu des journées de leurs employés.

Il est difficile de prédire les nombreuses façons dont les rapports amélioreront votre programme. Cependant, quelques exemples pourraient être :

• Les rapports d’audit de kilométrage vous permettent d’ajuster les remboursements si nécessaire.
• Les rapports de trajet quotidiens vous fournissent des données de niveau télématique sur votre équipe de conduite.
• Les rapports fiscaux vous permettent de planifier à l’avance et d’informer votre équipe des déductions à l’avance.