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Comment calculer l’indemnité d’usure de votre véhicule?
Cet article décrit les différentes méthodes de calcul de l’indemnité d’usure conformes aux règles de l’IRS et explique l’importance de l’entretien du véhicule.
Introduction
On dit que votre voiture a perdu 30 % de sa valeur dès qu’elle sort de chez le concessionnaire. C’est une exagération, mais les véhicules sont l’un des rares achats importants des entreprises qui ne s’apprécient pas avec le temps. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’adoption d’un programme d’allocation automobile permet aux chefs d’entreprise d’économiser beaucoup d’argent: ils n’ont plus de milliers de dollars de capital engloutis par les coûts de dépréciation.
Cependant, même si vos employés conduisent leurs véhicules à des fins professionnelles, ces véhicules tombent en panne comme n’importe quel autre véhicule. Ils peuvent avoir besoin d’appeler AAA sur le bord de la route lorsqu’ils conduisent pour le compte de leur entreprise. Si le paiement de l’allocation automobile ne tient pas compte des frais d’entretien et de dépréciation, il peut exposer votre entreprise à un risque financier. Dans cet article, nous examinerons les effets de l’usure sur la valeur d’un véhicule, nous verrons si la dépréciation augmente avec le nombre de kilomètres parcourus et si les entreprises peuvent se préparer aux coûts de dépréciation prévus en mettant de côté une partie fixe du paiement de l’indemnité de véhicule.
Comprendre L'usure
“L’usure est une expression idiomatique qui décrit la façon dont les machines, quelles qu’elles soient, se dégradent au fil du temps. Bien qu’elle ait certainement été utilisée à l’origine pour décrire les véhicules – après tout, les pneus peuvent s’user ou se déchirer -, elle est aujourd’hui utilisée dans divers contextes.
L’usure est également un terme juridique souvent utilisé dans les garanties. Dans ce contexte, “usure” signifie “une forme de dépréciation qui est supposée se produire même lorsqu’un article est utilisé de manière compétente, avec soin et avec un entretien adéquat”[1]. [1]
En ce qui concerne l’indemnité de voiture, votre entreprise inclura une partie fixe du paiement pour couvrir la dépréciation. Ce coût de dépréciation n’est pas propre à votre véhicule. Néanmoins, il est calculé de la même manière que les tables actuarielles sont basées sur le cas général ou moyen dérivé de vastes ensembles de données. Examinons plus en détail l’usure que peut subir un véhicule moyen au cours d’une année et la manière dont elle peut influer sur le montant de l’allocation automobile.
Facteurs Influençant L'usure
Les humains et les machines se dégradent de la même manière: d’un seul coup ou lentement au fil du temps. Un ordinateur portable peut mal fonctionner parce que quelqu’un a renversé un verre d’eau dessus, ou sa carte logique peut devoir être remplacée après dix mille cycles de veille et d’éveil.
Les frais d’entretien des véhicules couvrent à la fois ces “accidents” aigus et l’usure qui s’accumule sur de longues périodes sous l’effet des forces de frottement, de la gravité et de la chaleur. C’est pourquoi vos primes d’assurance automobile peuvent parfois être plus élevées si vous conduisez un véhicule ancien.
Le nombre de kilomètres parcourus joue un rôle important dans la détermination de la dépréciation du véhicule. C’est la raison pour laquelle la qualité d’une voiture d’occasion est généralement évaluée en fonction du nombre de kilomètres au compteur: un kilométrage élevé augmente la probabilité d’une dégradation mécanique,
Pensez aux plaquettes de frein de votre voiture. Le rôle d’une plaquette de frein est de serrer un pneu qui tourne très rapidement et génère de la chaleur. Par simple friction, chaque fois que le frein est actionné, une petite partie de la plaquette de frein s’érode. Après quelques milliers de répétitions de cette action, la plaquette de frein se sera suffisamment dégradée pour ne plus pouvoir arrêter les roues de la voiture assez rapidement pour être considérée comme sûre. Les problèmes de freinage sont dangereux et sont à l’origine de nombreux appels à AAA.
Ressources Pour Le Calcul De La Dépréciation
L’Internal Revenue Service autorise les entreprises à déduire la dépréciation et les coûts d’entretien en franchise d’impôt dans le cadre de programmes spécifiques de remboursement de l’indemnité de voiture.
Nous avons approfondi les facteurs de dépréciation tels que le cycle de conservation ici, où nous présentons certaines des principales sources de l’IRS sur ce qui peut être pris en compte pour les coûts de dépréciation.
Vous pouvez également utiliser des calculateurs en ligne pour estimer la dépréciation. [Les compagnies d’assurance automobile fournissent souvent ces outils gratuits. Si vous entrez la marque et le modèle du véhicule, vous obtiendrez un calcul de la dépréciation totale à partir de l’année d’achat.
L'impact Annuel Des Coûts D'entretien
Selon cet article de l’AAA, le coût moyen d’entretien d’un véhicule s’élève à 792 dollars par an, soit 66 dollars par mois. Si l’on ajoute à ce chiffre le coût de la dépréciation, on obtient un total de 4551 $ par an[3]. Si vous utilisez un programme d’allocation automobile tel que FAVR, ces coûts d’entretien seront pris en compte dans le montant que votre entreprise peut réclamer à l’IRS en franchise d’impôt[4]. [L’IRS fournit des tableaux d’amortissement spécifiques dans la publication 2000-48 (pour le FAVR) et dans la publication 463 pour ceux qui déclarent des coûts réels[5] Il est essentiel de vérifier les demandes de votre entreprise par rapport à ces tableaux afin de vous assurer que vous ne payez pas de pénalité à l’Internal Revenue Service.
Implications Fiscales
Quelles sont les conséquences fiscales de l’offre d’une indemnité d’usure aux employés? Il y a quelques règles à respecter lors de l’élaboration d’un programme d’allocation de voiture qui prend en compte les coûts d’entretien. Tout d’abord, si le montant de l’indemnité dépasse le taux kilométrique standard de l’IRS (que vous pouvez trouver ici), il sera probablement imposé comme un revenu pour chaque centime au-dessus du taux de l’IRS. Vous devez donc garder ce chiffre à l’esprit en tant que prix plafond.
Deuxièmement, si vous déduisez des frais d’entretien, assurez-vous d’avoir vérifié toutes les règles de l’IRS concernant les formulaires que vous déduisez. Pour plus d’informations sur les procédures de l’IRS, vous pouvez consulter notre blog ici.
L’autre facteur important est la tenue d’une bonne comptabilité. L’IRS exige des employés qu’ils tiennent des “registres adéquats et opportuns” (tels que définis dans la publication 4635), et il vous incombe, en tant qu’employeur, de vérifier tous les comptes (dans la limite du raisonnable).
Ces registres doivent contenir tous les reçus relatifs à des procédures telles que les vidanges d’huile, le remplacement des plaquettes de frein, les primes d’assurance automobile payées ou tout autre coût d’entretien associé. Cela s’ajoute aux carnets kilométriques que les conducteurs doivent tenir.
Conclusion: Demandez Aux Experts
Les tableaux d’amortissement que l’IRS inclut dans les publications 463 et 2000-48 sont tous deux assez complexes. Ils comportent des bandes qui classent les véhicules en fonction du kilométrage parcouru et des programmes qui intègrent le modèle de l’année de la voiture.
Il n’y a aucune honte à ne pas comprendre ce sujet par soi-même; si la compréhension des procédures fiscales était simple, les comptables seraient en faillite. Faire appel à une société spécialisée pour gérer votre programme de remboursement des frais de véhicule peut s’avérer une proposition économique à long terme.
Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour calculer le montant à inclure pour l’usure dans votre programme d’allocation automobile, appelez Cardata. Nous aidons les entreprises et les conducteurs à naviguer sur l’autoroute du FAVR depuis des décennies, et nos résultats parlent d’eux-mêmes.
Sources
[2] Car Depreciation Calculator | Nationwide
[3] What Does It Cost To Own And Operate A Car | AAA Automotive
[4] Rev. Proc. 2000-48 | Internal Revenue Service
[5] About Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses | Internal Revenue Service
Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici: https://www.cardata.co/terms.
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