L’importance Du Remboursement Des Véhicules Pour Les Équipes De Vente

Découvrez les avantages de l’externalisation des programmes de remboursement des véhicules, en particulier pour les entreprises disposant d’une importante équipe de vente. 

Introduction 

Il peut être tentant de gérer son programme de remboursement des frais de véhicule en interne. Cependant, pour de nombreuses entreprises, l’externalisation de la gestion d’un programme de remboursement de véhicules peut présenter des avantages significatifs, tels que la réduction de la charge de travail des administrateurs, l’assurance de la conformité et l’accès à un logiciel de remboursement de véhicules performant. 

C’est particulièrement vrai pour les entreprises qui emploient de nombreux conducteurs, comme celles qui ont une grande équipe de vente et dont les employés conduisent régulièrement pour le travail. Plus il y a de conducteurs dans un programme de remboursement, plus la complexité et la gestion sont importantes. Un logiciel de remboursement de véhicules peut vous aider à maintenir votre programme conforme, bien documenté et organisé. Les meilleures plateformes de remboursement de véhicules offrent un accès à une assistance clientèle solide, garantissant à votre entreprise des conseils utiles et personnalisés. 

Pourquoi Le Remboursement Des Véhicules?

Alors que certaines entreprises utilisent un parc automobile ou un programme de voitures de société, une autre option populaire consiste à permettre aux employés d’utiliser leurs véhicules personnels pour le travail. Lorsque les employés conduisent leur voiture pour le travail, ils encourent des frais professionnels, et les programmes de remboursement de véhicules les aident à compenser ces frais. 

Par rapport à un programme de voitures de société, un programme de remboursement de véhicules donne aux employés plus de liberté et de contrôle sur le type de voiture qu’ils conduisent. Pour les entreprises, un programme de remboursement de véhicules peut réduire les coûts et les responsabilités liés à la possession d’un parc de voitures de société. 

Il est également important de noter que les remboursements de véhicules peuvent être exonérés d’impôts s’ils sont conformes à la réglementation de l’IRS. Il s’agit là d’un avantage important, qui permet de réduire la charge fiscale des conducteurs salariés et des entreprises de réduire le montant des charges sociales dues. 

Remboursement Des Véhicules Pour Les Sociétés De Vente

Il existe de nombreux types d’employés qui conduisent leur véhicule pour le travail – par exemple, des inspecteurs qui visitent des sites, des personnes qui se rendent à des réunions de travail, etc. Les vendeurs sont un autre type d’employés qui doivent régulièrement conduire pour le travail. Si certaines ventes se font par téléphone ou par courrier électronique, les visites et les réunions en personne font souvent partie intégrante du processus de vente. Cela implique des déplacements professionnels nécessaires et les coûts qui y sont associés. 

Les entreprises disposant d’une équipe mobile importante sont mieux servies par un programme de remboursement des véhicules qui s’adresse à de nombreux employés et qui est facilement modulable. Par rapport à un programme de voitures de société, le fait de permettre aux employés d’utiliser leur voiture peut aider les équipes de vente à s’agrandir rapidement, car il n’est pas nécessaire d’acheter une nouvelle voiture pour chaque nouvel employé. Si les équipes de vente se réduisent, les voitures vides appartenant à l’entreprise ou louées ne resteront pas inutilisées sur un terrain et ne perdront pas de leur valeur. 

En outre, les entreprises ont souvent des vendeurs répartis dans différentes zones géographiques, ce qui leur permet d’avoir accès à davantage de clients. Avec des employés situés dans d’autres États, chacun ayant ses propres réglementations, le remboursement des véhicules devient plus complexe. Un programme solide de remboursement des véhicules doit tenir compte de ces différences régionales. Par exemple, les programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) calculent les taux en fonction de l’emplacement de l’employé. 

Le Paysage Du Remboursement Des Véhicules

Lorsqu’on choisit un programme de remboursement des frais de véhicule, il est essentiel de faire un choix réfléchi et délibéré. La meilleure pratique consiste à faire des recherches approfondies et à choisir le programme qui répond le mieux aux exigences et aux besoins particuliers de votre entreprise. 

Cents per Mile

Dans le cadre d’un programme de centimes par kilomètre, les employeurs remboursent les employés en fonction du kilométrage professionnel parcouru. Ce kilométrage peut être exonéré d’impôt s’il est conforme aux directives de l’IRS, qui comprennent le suivi des détails essentiels de tout le kilométrage professionnel et le respect d’autres règles de l’IRS pour un programme responsable. Les remboursements sont effectués sur la base du taux standard de l’IRS, un taux en cents par kilomètre défini par l’IRS et qui change régulièrement. 

Ce programme permet de dédommager les employés pour leurs frais kilométriques professionnels. Toutefois, en soi, les programmes de centimes par kilomètre peuvent laisser les employés payer de leur poche d’autres dépenses de véhicule liées à l’activité professionnelle. 

Indemnité Forfaitaire

Dans le cadre d’un programme d’indemnités forfaitaires, les conducteurs salariés reçoivent régulièrement un montant fixe prédéterminé. Il s’agit d’une option simple pour le remboursement des frais de véhicule, qui aide les entreprises à budgétiser et à planifier leur programme de remboursement des frais de véhicule.

Toutefois, si les employés reçoivent une somme forfaitaire, il est probable qu’ils ne disposeront pas d’un montant suffisant pour couvrir leurs dépenses professionnelles, ce qui pourrait susciter leur mécontentement. Par ailleurs, si le montant est supérieur à leurs dépenses professionnelles, cela peut coûter inutilement à l’entreprise.

L’IRS exige qu’ils soient responsables des allocations forfaitaires pour pouvoir bénéficier d’avantages fiscaux. Dans le cadre d’un programme d’allocation responsable, les employés doivent suivre les détails relatifs à tous les kilomètres parcourus à des fins professionnelles et plus encore, selon la publication 463 de l’IRS. [1]

Taux Fixe Et Variable (FAVR)

Un programme de remboursement de véhicules à taux fixe et variable (FAVR) est une option plus solide. Avec un programme FAVR, les employés sont remboursés pour les dépenses fixes et variables liées à l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel, ce qui permet souvent de mieux refléter les dépenses professionnelles réelles. Les dépenses variables peuvent inclure le kilométrage professionnel, tandis que les dépenses fixes peuvent inclure des coûts tels que les paiements d’assurance, la dépréciation, etc. 

Comme pour les autres programmes de remboursement de frais de véhicule, les règles de l’IRS doivent être respectées pour pouvoir bénéficier des avantages fiscaux potentiels. Toutes les dépenses professionnelles doivent être documentées et le kilométrage professionnel doit être enregistré conformément aux directives de l’IRS. Le respect de ces règles est essentiel pour maintenir les économies d’impôt, comme c’est le cas pour d’autres programmes responsables. 

Comme il existe de nombreux programmes différents, il est essentiel de choisir celui qui convient le mieux à votre organisation. En confiant le remboursement de votre véhicule à des experts, vous pouvez également obtenir des conseils sur le programme qui correspond aux besoins de votre entreprise et des astuces pour le mettre en place. 

Les Avantages De L'externalisation Du Remboursement Des Frais De Véhicule

L’externalisation du remboursement des frais de véhicule peut présenter des avantages considérables pour les organisations. Elle permet notamment aux employés de gagner du temps et de se consacrer plus directement à leur travail. De nombreux employés peuvent bénéficier de la rationalisation des processus de suivi du kilométrage professionnel et de gestion des demandes de remboursement des employés, notamment les chauffeurs, les équipes des ressources humaines, les services financiers et d’autres administrateurs. 

Au-delà du gain de temps, l’externalisation peut contribuer à promouvoir la conformité avec les réglementations de l’IRS. Comme nous l’avons vu, le respect de la réglementation de l’IRS est essentiel pour bénéficier des avantages fiscaux associés aux programmes responsables. Travailler avec une société spécialisée dans le remboursement des véhicules peut aider votre équipe à se tenir au courant des changements et des ajustements apportés aux réglementations de l’IRS, ce qui contribue à garantir la conformité. 

Un programme de remboursement de véhicules solide et bien géré peut également aider votre entreprise à attirer des vendeurs talentueux. Un programme de gestion des véhicules qui est facile pour les vendeurs et qui les aide à obtenir des avantages fiscaux est un ajout solide à tout ensemble d’avantages. Lorsque les commerciaux doivent conduire régulièrement pour leur travail, un logiciel de remboursement de véhicule simple et intuitif peut améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés.

Conclusion

Pour les entreprises dont les employés conduisent pour le travail, la meilleure pratique consiste à choisir et à mettre en place un programme de remboursement des frais de véhicule. En faisant des recherches adéquates et en choisissant le bon programme, vous vous assurez d’avoir la meilleure option dès le départ, ce qui permet à votre équipe d’éviter les coûts liés au changement de programme en cours de route. 

L’externalisation du programme de remboursement des frais de véhicule peut faire une grande différence pour les entreprises. En particulier pour les organisations dont les équipes de vente sont importantes et en pleine croissance, l’externalisation peut simplifier les processus administratifs complexes liés aux nombreux chauffeurs employés. Les logiciels de remboursement de véhicules facilitent également l’enregistrement du kilométrage et le versement des remboursements. Le logiciel de remboursement des véhicules est un outil puissant, et l’adoption de l’innovation et de la technologie peut aider votre entreprise à tirer parti de tout ce qui est disponible pour l’aider à réussir. 

Si vous souhaitez externaliser votre programme de remboursement de véhicules au moyen d’un logiciel robuste, pensez à Cardata. Cardata offre une suite d’outils permettant aux entreprises de gérer rapidement et simplement le remboursement de leurs véhicules – en automatisant le suivi du kilométrage, en rationalisant l’administration et la gestion du programme, en facilitant les paiements de remboursement et en produisant des rapports qui vous donnent une visibilité facile sur votre programme de remboursement des véhicules. Cardata travaille aussi directement avec les équipes pour construire un programme de remboursement de véhicule hybride et personnalisé basé sur les besoins de l’entreprise, la culture, et plus encore.

Sources

[1] About Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses | Internal Revenue Service 

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