Douze Façons D’améliorer La Gestion De La Flotte En 2024: Guide De L’employeur

Réduisez vos coûts grâce à douze stratégies high-tech et low-tech pour améliorer les opérations du parc automobile. Alors que le ralentissement économique se prolonge jusqu’en 2024, les entreprises doivent rester légères pour survivre.

Introduction

L’année 2023 restera dans les mémoires comme le début de la fin d’une période d’inflation record. Avec des taux d’inflation sans précédent dans le monde occidental depuis les années 1970 et 1980, les banques centrales se sont empressées de relever les taux d’intérêt de référence dans le monde entier, laissant les entreprises dans l’obligation de rembourser des dettes plus importantes. [1]

Si vous gérez une flotte de véhicules, vous vous êtes vu confier une tâche impossible : maintenir les coûts de la flotte à un niveau bas à une époque où tout est plus cher. Avec l’augmentation constante du prix des carburants depuis le choc pétrolier de 2020, tous les secteurs de l’économie actuelle en subissent les conséquences.

Dans ce contexte, il est primordial pour tout gestionnaire de flotte de trouver des moyens de réduire les coûts. Nous avons dressé une liste de douze façons dont les employeurs et les gestionnaires de flotte peuvent améliorer leurs processus en 2024.

En tirant parti des solutions les plus récentes, telles que les logiciels de gestion de flotte et le domaine en pleine expansion de la télématique de flotte, les gestionnaires de flotte peuvent réduire les coûts au fil du temps. Mais il existe aussi des interventions simples et pratiques, comme les vidanges régulières et la formation à la conduite défensive, qui ne nécessitent pas beaucoup d’investissements supplémentaires mais qui peuvent néanmoins donner d’excellents résultats.

Voici douze résolutions simples pour une année 2024 plus sûre et plus prospère.

1. Évaluer Les Opérations De Votre Flotte Actuelle

Tout employeur désireux d’améliorer les opérations de son parc automobile doit d’abord évaluer la situation actuelle. La première chose à faire est de procéder à un examen complet et approfondi : combien d’incidents liés à la sécurité des conducteurs se sont-ils produits cette année ? Combien de véhicules sont actuellement opérationnels ? Utilisez toutes les mesures à votre disposition pour obtenir une image claire de vos procédures actuelles. Nous ne pouvons pas trouver de solutions sans avoir d’abord diagnostiqué les problèmes avec précision.

2. Fixer Des Objectifs Clairs

Il est primordial de fixer un objectif clair et tangible. Si nous choisissons un objectif vague et non quantifiable tel que “améliorer les opérations de la flotte”, nous risquons de ne pas concentrer notre énergie sur le domaine le plus crucial.

Dans leur article publié dans la Harvard Business Review, Kelsey Alpaio et Rakshitha Arni Ravishankar suggèrent aux entreprises d’éviter de se fixer un seul grand objectif et de le diviser en objectifs plus petits que l’on peut atteindre chaque jour[2].

La fixation d’objectifs gérables et vérifiables, tels que “réduire les coûts de carburant de 2 % au cours de l’année” ou “embaucher cinq nouveaux techniciens de flotte”, nous donne une voie claire pour aller de l’avant.

Le changement ne se produit pas du jour au lendemain, mais par étapes successives. C’est en fixant des objectifs réalisables qu’il se concrétise.

3.  Limiter Les Temps D'immobilisation Des Véhicules

Combien de temps d’immobilisation votre flotte a-t-elle subi au cours de l’année fiscale écoulée ? Quelle proportion de ces temps d’arrêt n’était pas programmée ? Les problèmes mécaniques, les accidents, les comportements dangereux des conducteurs et la durée de vie des actifs peuvent tous contribuer aux temps d’arrêt imprévus (et gruger votre budget d’exploitation).

La solution pour réduire les temps d’immobilisation peut passer par une refonte de la politique de sécurité, la formation des conducteurs ou une bonne vieille maintenance préventive (voir les conseils 5, 6 et 11 ci-dessous). Il peut s’agir d’acheter des actifs supplémentaires pour les faire entrer et sortir en fonction des besoins. Ou encore de conserver des pièces de rechange pour les réparations mineures.

4. Automatiser Ce Qui Peut L'être

L’automatisation des points sensibles des opérations de votre parc réduit les frais administratifs et les heures de travail consacrées aux tâches de routine.

Qu’il s’agisse de renouveler les bons de commande mensuels auprès des fournisseurs, d’investir dans un programme de cartes de flotte pour gérer les coûts de carburant ou d’automatiser la collecte des données des conducteurs à l’aide d’une application de suivi du kilométrage, plus vous pouvez ” régler et oublier ” certaines tâches, plus le chemin vers la rentabilité est sûr.

5. Fournir Des Formations Et Des Ressources Pour La Sécurité Des Conducteurs

Le comportement des conducteurs est un facteur important de la sécurité des flottes. Selon une étude du National Security Council[3], les accidents automobiles sont la principale cause de décès et de blessures liés au travail. L’inscription des employés à des cours de formation à la sécurité renforce les liens au sein de l’équipe et réduit le risque d’accidents et de blessures.

Les techniques de conduite défensive peuvent être enseignées à l’ensemble de l’équipe en un ou deux après-midi seulement. Les avantages en termes de primes d’assurance et d’indemnisation des accidents du travail valent probablement le prix d’entrée.

Un plan de sécurité proactif fonctionne parfaitement en tandem avec le conseil suivant pour 2024.

6. Utiliser Des Stratégies De Maintenance Préventive

Les stratégies de maintenance préventive font partie de la catégorie “fil dentaire” et “manger ses légumes” de la gestion de flotte : un travail ennuyeux, fastidieux et vital. Nous comprenons que de nombreux incendies doivent généralement être éteints chaque jour dans l’atelier. Mais en effectuant ces tâches d’entretien essentielles et souvent négligées [4], vous pouvez améliorer considérablement la durée de vie et l’efficacité de votre flotte :

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• Vérifier les niveaux de liquide de refroidissement
• Nettoyer et remplacer le filtre à air si nécessaire
• Effectuer un diagnostic des freins, des clignotants et des phares.
• Changer l’huile et le filtre à huile
• Effectuer la permutation des pneus
• Changer le liquide de transmission
• Vérifier la boîte de transfert
• Remplacer les bougies d’allumage si nécessaire.

Les contrôles réguliers des actifs de votre organisation peuvent nécessiter quelques dizaines d’heures de travail rémunéré, mais ces coûts devraient être récupérés par une diminution des commandes de réparation tout au long de l’année.

7. Des Itinéraires Et Une Répartition Différents

Il est temps d’affiner vos itinéraires. Les applications de géolocalisation peuvent corriger le comportement des conducteurs en leur suggérant d’autres itinéraires plus efficaces. Selon une étude réalisée en juin 2023 par Statista, environ la moitié des conducteurs américains utilisent une application de navigation au moins une fois par mois[5]. [5]

Nous ne nous attendons pas à ce que ces chiffres changent radicalement en 2024. Le passage des conducteurs à un logiciel de gestion de flotte intégrant des fonctions de navigation peut assurer une transition en douceur de Google Maps à un programme de gestion de flotte qui offre à votre entreprise une plus grande valeur ajoutée en fin de compte.

8. Tirer Parti Des Stratégies Fiscales

Les gestionnaires de flotte connaissent les voitures. Nombre d’entre eux ont commencé leur carrière en tant que techniciens ou mécaniciens de flotte ; les véhicules sont leur gagne-pain. Cette passion pour l’automobile ne s’étend parfois qu’aux diverses structures fiscales offertes par l’Internal Revenue Service.

Maximiser l’investissement dans des structures d’économie d’impôt telles qu’un programme FAVR peut réduire les coûts de la flotte à deux chiffres : plus la flotte est grande, plus les économies potentielles sont importantes.

Voici l’histoire d’un de nos clients qui a réussi à réduire les coûts de son parc automobile de 25 % après avoir mis en place un programme de remboursement de la taxe sur les véhicules à moteur.

9. Assurer La Conformité Avec Les Structures Réglementaires

La plupart des États américains autorisent les propriétaires à immatriculer et à renouveler simultanément des dizaines de véhicules sous une licence de flotte. Cependant, chaque État a des exigences réglementaires et d’éligibilité complètement différentes.

Consultez le département des véhicules à moteur (ou son équivalent) de l’État dans lequel votre entreprise (ou atelier) a son siège principal. Certains États exigent l’enregistrement d’un certain nombre de véhicules en fonction de leur poids, d’autres en fonction du nombre d’unités[6].

Les sanctions réglementaires peuvent être évitées dans la plupart des cas. Si votre organisation a eu maille à partir avec un organisme d’immatriculation ou de taxation, la réparation doit être la première chose à faire.

10. Faire Progresser Les Initiatives En Matière De Développement Durable

La révolution des véhicules électriques promet d’électrifier les flottes. Les infrastructures de recharge devenant monnaie courante sur les routes américaines, le passage des véhicules commerciaux à l’électricité semble être une question de quand, et non de si.

Les propriétaires d’entreprises doivent effectuer une analyse coût-valeur de l’électrification de leur flotte. Les véhicules électriques sont encore en développement et les coûts initiaux restent plus élevés que ceux des véhicules diesel. Il peut être prudent, sur le plan fiscal, d’attendre quelques années que les prix baissent ou que vos actifs atteignent un point de déclassement naturel.

FleetOwner abonde dans ce sens en affirmant qu'”il n’est pas trop tôt pour commencer à envisager l’avenir… même si votre flotte ne prévoit pas d’intégrer des camions électriques à ses activités au cours de la présente décennie”[7]. [7] 

11. Engagez Vos Employés

L’implication des conducteurs peut renforcer l’unité de l’équipe, améliorer les conditions de santé et de sécurité et la satisfaction générale des employés. Rencontrez les conducteurs et les mécaniciens pour connaître les préoccupations des employés. Permettez aux travailleurs de signaler les conditions qu’ils rencontrent au quotidien dans l’exercice de leurs fonctions. Les conducteurs connaîtront leurs véhicules et sauront quand quelque chose ne fonctionne pas comme il se doit.

D’autres initiatives en faveur de l’engagement des salariés peuvent être intéressantes, comme la création d’un comité conjoint sur la santé et la sécurité ou l’établissement d’un partenariat avec les syndicats pour promouvoir la formation des conducteurs. Après tout, des travailleurs heureux sont des travailleurs productifs.

12. Tenir De Bons Registres

Il est extrêmement important de s’assurer que les employés tiennent des registres de kilométrage corrects. Dans le cas des grandes flottes de cinquante ou cent véhicules, la vérification des relevés kilométriques par rapport aux relevés des compteurs kilométriques peut s’avérer difficile.

Les programmes de gestion de flotte automatisent une grande partie du travail administratif qui rend ce domaine si exigeant. L’enregistrement des données relatives au kilométrage dans les journaux de bord des employés simplifie la présentation des demandes de remboursement à l’IRS.

Conclusion: Demandez À Un Expert

Comment inaugurer 2024 avec une meilleure gestion fiscale à l’échelle de la flotte ? Il n’y a pas de honte à demander un conseil extérieur. Cardata dispose d’études de cas qui prouvent que le passage à une gestion de flotte axée sur les données est judicieux pour la plupart des entreprises. Vous pouvez également prendre rendez-vous avec nous pour une consultation si vous souhaitez un diagnostic complet de vos opérations de flotte.

Sources

[1] 2020s In Economic History | Wikipedia 

[2] 5 Ways To Set More Achievable Goals | Harvard Business Review 

[3] Work Safety: Roadway Incidents | Injury Facts 

[4] The Ultimate Car Maintenance Checklist | Bridgestone Tire 

[5] People Who Use Their Cell Phone For Maps/GPS Navigation In The U.S. 2023 | Statista 

[6] State Truck Size And Weight Limit Laws | Fhwa Freight Management And Operation

[7] Planning Electrification Could Take Truck Fleets Years, Report Finds | Fleetowner

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