Taux de remboursement des frais kilométriques au Texas (mise à jour 2023)

Qu’est-ce qu’un remboursement de frais kilométriques ? 

Le remboursement des frais kilométriques est une forme de remboursement accordée aux employés pour l’utilisation de leur véhicule personnel lorsqu’il est utilisé à des fins professionnelles. Il couvre les frais de carburant, d’entretien, d’assurance et autres dépenses connexes. En offrant ce type de remboursement, les entreprises peuvent contribuer à couvrir les frais d’utilisation du véhicule d’un employé tout en l’encourageant à utiliser sa propre voiture plutôt que les véhicules de l’entreprise. Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque l’employé parcourt de longues distances ou se rend sur plusieurs sites lors d’un voyage d’affaires. 

Les remboursements de frais kilométriques se présentent sous différentes formes : taux standard de l’IRS, allocation de voiture exonérée d’impôt, FAVR. Pour tout savoir sur les remboursements de frais kilométriques, lisez notre guide 2023 :

Cardata | Le guide ultime du remboursement des frais kilométriques pour 2023 

Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques au Texas en 2023 ?

Dans le cadre de la réglementation texane sur les voyages d’affaires, il n’existe pas de taux de remboursement des frais kilométriques spécifique. Cependant, certaines organisations du Texas suivent le taux de remboursement maximum de l’IRS – en 2023, 65,5 ¢ par mile – comme guide pour le remboursement maximum déductible des frais kilométriques. Les employés des entreprises texanes peuvent également déduire ce remboursement maximal de leurs revenus sur leur déclaration fédérale d’impôt sur le revenu. 

Le code gouvernemental du Texas ne stipule pas de règles universelles sur la manière de rembourser les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. De nombreuses entreprises choisissent toutefois d’offrir des remboursements à leurs équipes.

Qu’est-ce que le taux kilométrique IRS 2023 ?

Le taux kilométrique fédéral IRS 2023 est de 65,5 cents par mile. Il existe des taux secondaires pour les frais médicaux, les frais de déménagement et les frais de conduite à des fins caritatives. Ces taux sont respectivement de 22 et 14 cents. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le taux standard de l’IRS, consultez notre blog sur le sujet. 

Suivi du remboursement des frais kilométriques

L’une des règles fondamentales de l’IRS pour toutes les formes de remboursement des frais kilométriques est que les dépenses doivent être justifiées d’une manière ou d’une autre. La principale méthode de justification des frais de conduite professionnelle est le suivi du kilométrage – à l’aide d’un carnet de bord, d’une feuille de calcul ou d’une application. Nous avons mis à la disposition de nos lecteurs, ci-dessous, une feuille de calcul en ligne et copiable qu’ils peuvent utiliser pour suivre immédiatement leur kilométrage. En outre, vous pouvez consulter notre application de calcul des frais kilométriques pour les programmes de remboursement des frais kilométriques professionnels. 

Calcul du remboursement des frais kilométriques

Il existe plusieurs façons de calculer le remboursement des frais kilométriques. La plus simple consiste à enregistrer le kilométrage et à payer le taux fédéral de 65,5 cents par kilomètre. Toutefois, cette méthode n’est financièrement avantageuse pour aucune des parties, entreprise ou employé. C’est pourquoi les gens utilisent d’autres méthodes de calcul, comme FAVR ou accountable allowance. Ces méthodes, comme le taux de l’IRS, ne sont pas imposables et sont conformes à l’IRS. Les programmes de remboursement peuvent être rentables pour les équipes et les entreprises, il vaut donc la peine d’étudier les options qui s’offrent à vous. 

Pour en savoir plus sur le calcul du FAVR, cliquez ici.

Pour en savoir plus sur les indemnités à justifier, cliquez ici 

Feuille de calcul pour le remboursement des frais kilométriques 

Vous avez besoin d’une feuille de calcul rapide pour commencer à comptabiliser les kilomètres parcourus dans le cadre de votre activité professionnelle ? Il vous suffit de cliquer ici et de cliquer sur fichier > faire une copie.

Taux moyen de remboursement des frais kilométriques au Texas

Le remboursement total moyen des frais kilométriques au Texas est inférieur à la moyenne nationale de 600 dollars. La moyenne régionale dans le Sud est de 560 $. 

YMMV – Your Mileage May Vary : chaque entreprise et chaque secteur d’activité sont différents, et les programmes de remboursement des frais kilométriques sont précis – c’est ainsi qu’ils sont conçus ! Ne vous inquiétez pas si votre remboursement de frais kilométriques est supérieur ou inférieur à la moyenne nationale ou régionale.  

Lois fiscales sur le remboursement des frais kilométriques au Texas

Au Texas, comme ailleurs, les lois fiscales favorisent les entreprises et leurs employés qui conduisent pour le travail. Il est possible de déduire entièrement les frais kilométriques professionnels de la masse salariale et de l’impôt sur le revenu. Dans le cadre d’un programme de remboursement des véhicules d’entreprise, les remboursements de frais kilométriques peuvent être versés sans être imposés, séparément des chèques de paie. Par ailleurs, les employés peuvent suivre leurs propres kilomètres et les déclarer sur leurs impôts afin de bénéficier d’une déduction.

Législation du travail relative au remboursement des frais kilométriques au Texas

Le Texas oblige-t-il les employeurs à rembourser les frais kilométriques ?

Non. Cependant, de nombreux employeurs choisissent d’offrir un remboursement des frais kilométriques. Certaines organisations ont mis en place des politiques de remboursement des frais kilométriques, notamment les employés de l’État du Texas et de l’Université de l’État du Texas. 

Les employés de l’État du Texas ont droit à un remboursement des frais kilométriques s’ils utilisent leur véhicule personnel pour le travail, mais les employés de la plupart des entreprises n’ont pas droit à un remboursement des frais kilométriques.

L’université d’État du Texas, par exemple, dispose également d’un code de remboursement des frais kilométriques. Elle applique les taux maximaux de remboursement des frais de voyage de l’IRS pour 2023. En vertu de cette disposition, les employés peuvent recevoir jusqu’à 65,5 ¢ (2023) à titre de remboursement non imposable des frais kilométriques. Toute somme supérieure à ce maximum est imposée, sauf si vous bénéficiez d’un plan à taux fixe et variable (FAVR). 

Un employeur peut-il refuser de rembourser des frais au Texas ?

Il se peut que votre entreprise ait mis en place un système de remboursement des frais kilométriques, tel qu’une allocation de voiture exonérée d’impôt. Toutefois, ce n’est pas nécessairement le cas. Au Texas, les employeurs ne sont pas tenus de rembourser les frais de déplacement de leurs employés, sauf dans un cas particulier. Selon Kell A. Simon Law, l’employeur doit rembourser l’employé si les frais encourus dans le cadre de son travail font que son salaire réel est inférieur au salaire minimum du Texas. 

Bien entendu, les employés ont droit à des déductions fiscales fédérales pour les frais kilométriques. Un individu peut déduire le taux standard maximum de l’IRS de 65,5 cents par kilomètre parcouru. Si vous déduisez vos frais kilométriques personnels, il est préférable de tenir un registre de vos déplacements !

Vous n’avez pas encore mis en place de PRV ?

Vos collègues ont déjà mis en place de solides programmes de remboursement au sein de leur entreprise. Si vous n’avez pas encore mis en place de programme de remboursement, demandez à votre supérieur s’il est possible d’obtenir une allocation de voiture. Le remboursement total moyen des frais kilométriques au Texas est inférieur à la moyenne nationale de 600 dollars. La moyenne régionale dans le Sud est de 560 dollars. Cela s’explique probablement par le fait que l’essence est nettement moins chère au Texas ! Parlez à un expert des programmes de remboursement des frais kilométriques dès aujourd’hui.

Pourquoi le Texas est un endroit idéal pour le remboursement des frais kilométriques ? 

Le Texas est un endroit idéal pour mettre en place un programme de remboursement des frais kilométriques, et ce pour trois raisons :

La loi texane permet une liberté totale dans la conception des programmes de remboursement

Les employeurs peuvent utiliser les programmes de remboursement des frais kilométriques comme des aimants à talents. 

La législation texane offre une liberté totale dans la conception des programmes de remboursement.

Dans l’État du Texas, aucune réglementation ne s’applique à la conception des programmes de remboursement. Vous pouvez donc offrir à votre équipe un programme aussi souple ou aussi solide que vous le souhaitez. Il existe quelques options intéressantes pour les programmes de remboursement des frais kilométriques des véhicules, que vous pouvez concevoir en fonction des besoins de votre personnel :

Remboursement des frais kilométriques pour l’achat d’une voiture exonérée d’impôt 

Indemnités kilométriques à taux fixe et variable (FAVR) 

Remboursement des frais kilométriques en cents par kilomètre 

Les employeurs peuvent utiliser les programmes de remboursement des frais de véhicule comme des aimants à talents 

Le bon programme de remboursement des frais kilométriques est un complément à vos programmes de rémunération globale existants. Si votre équipe utilise sa voiture personnelle pour se rendre au travail, vous pouvez envisager cette offre. Le fait d’accorder à votre équipe une subvention non imposable pour l’achat d’un véhicule à moteur contribue grandement à motiver les meilleurs talents à rejoindre votre organisation. Lisez ces articles pour connaître les avantages d’un programme de remboursement des frais de véhicule :

Les allocations de voiture exonérées d’impôt attirent les talents de la vente 

Comment les responsables des ressources humaines bénéficient de l’externalisation des programmes de remboursement des frais kilométriques 

FAQ sur le remboursement des frais kilométriques au Texas

Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques au Texas en 2023 ?

Il n’existe pas de taux spécifique, mais le taux fédéral de 65,5 ¢ est largement utilisé.

Quelle est la politique de remboursement du Texas ? 

Il n’existe pas de politique à l’échelle de l’État. Il existe des exceptions. Les employés de l’État ont droit au taux fédéral (65,5 ¢) et certaines autres organisations l’exigent également. Ces politiques sont propres aux organisations et ne sont pas imposées de manière universelle. 

Le remboursement des frais kilométriques est-il obligatoire au Texas ?

Non. Les entreprises ne sont pas tenues de rembourser les frais kilométriques. 

Quand un employeur texan doit-il rembourser les frais kilométriques ?

Les entreprises texanes peuvent faire preuve de discernement. Toutefois, les meilleurs talents sont souvent attirés par des programmes alléchants d’allocation de voiture.

Pour en savoir plus

Si vous souhaitez en savoir plus sur le remboursement des frais kilométriques dans les différents États, nous en avons recensé les dix principaux ici :

Règles de remboursement des frais kilométriques dans les États américains | Cardata 

Vous ne voyez pas votre État ? Ne vous inquiétez pas, nous y travaillons. Nous couvrirons tous les États dès que possible !

Clause de non-responsabilité : le contenu de ce billet ne constitue en rien un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats ni comptables. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.