Qu’est-ce qu’un cycle de rétention dans les remboursements de véhicules ?

Introduction

Lorsqu’il s’agit de gérer efficacement les remboursements des véhicules des employés, les coûts de dépréciation et les cycles de fidélisation jouent des rôles essentiels, mais distincts, dans la détermination de rémunérations justes et précises. En effet, plonger dans les complexités des cycles de rétention et leur influence sur les programmes de remboursement des véhicules est le seul moyen de garantir la satisfaction des conducteurs. Dans cet article, nous examinerons la signification de l’amortissement, des cycles de rétention, leur relation avec les taux de remboursement, l’impact des logiciels de remboursement et les implications fiscales potentielles liées au fait d’être en dehors du cycle d’amortissement.

Définition des termes

Dépréciation

La dépréciation est la baisse progressive de la valeur d’un véhicule au fur et à mesure qu’il vieillit et s’use. Elle est influencée par plusieurs facteurs, notamment le coût initial du véhicule, son âge, son kilométrage, son état, la demande du marché et les progrès technologiques. L’Internal Revenue Service (IRS) fournit des lignes directrices très précises sur la manière dont les entreprises peuvent récupérer le coût des véhicules au fil du temps par le biais de la dépréciation. Ces directives, telles que le Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS), offrent une approche structurée pour déterminer les dépenses d’amortissement[1]. Le MACRS prévoit des périodes de récupération et des méthodes d’amortissement spécifiques basées sur la catégorie du véhicule, qui est déterminée par l’usage auquel il est destiné. Par exemple, les voitures particulières sont généralement amorties sur une période de cinq ans selon la méthode de l’amortissement dégressif à 200 %. 

Toutefois, il est important de garder à l’esprit que certaines limitations et restrictions s’appliquent. L’IRS plafonne les déductions d’amortissement pour les véhicules de luxe afin d’éviter des avantages fiscaux excessifs. Pour les voitures particulières, la déduction maximale de l’amortissement au cours de la première année est limitée à un certain montant, et les déductions ultérieures sont soumises à des limites annuelles d’amortissement. Pour se conformer aux directives de l’IRS et prendre des décisions éclairées, les entreprises doivent tenir des registres précis des coûts des véhicules, y compris le prix d’achat, la date d’acquisition et toutes les améliorations ou modifications apportées. Ces registres sont essentiels pour calculer les déductions d’amortissement et justifier les demandes lors de la déclaration d’impôts.

En comprenant la dépréciation des véhicules et en suivant les directives de l’IRS, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs obligations fiscales tout en tenant compte de l’inévitable perte de valeur qui se produit lorsque les véhicules sont utilisés au fil du temps. Il est conseillé de consulter un fiscaliste pour obtenir des conseils personnalisés et se tenir au courant de toute modification de la réglementation de l’IRS relative à la dépréciation des véhicules.

[1] Définition du système de recouvrement accéléré des coûts modifié (MACRS)

Cycles de conservation

Un cycle de conservation est la méthode par laquelle la dépréciation est prise en compte dans les remboursements de véhicules. Un cycle de conservation fait référence à la période prédéterminée pendant laquelle un employé a l’intention de conserver un véhicule avant de le remplacer. En d’autres termes, il s’agit de la durée pendant laquelle un employé est censé conduire une voiture spécifique à des fins professionnelles dans le cadre d’un programme de remboursement. Le cycle commence l’année où le véhicule a été mis en circulation, par exemple, si un employé a acheté un modèle 2023 au moment où il a été mis en circulation (généralement l’année précédente, dans ce cas, 2022), une période supplémentaire peut être ajoutée au cycle de conservation[2].

[2] IRS Rev. Proc. 2009-54

La relation entre les cycles de conservation et les taux de remboursement

Les cycles de rétention durent généralement de 3 à 7 ans. Le cycle de rétention est choisi par l’employeur, puis le véhicule du salarié (le véhicule standard du programme) voit sa valeur dépréciée calculée pendant cette période. L’amortissement du cycle de maintien en service est normalement calculé à l’aide de l’amortissement linéaire.

Amortissement linéaire

=

(le coût d’un actif – la valeur de récupération estimée)

———————————–

la durée de vie utile estimée d’un bien

La valeur à la fin de la période de rétention est soustraite de la valeur au moment de l’achat de la voiture ; le reste est le montant de l’amortissement ; cette valeur est ensuite divisée de manière égale sur le nombre de mois d’un cycle de rétention et ajoutée au remboursement fixe pour couvrir le coût de l’amortissement. C’est pourquoi un cycle de fidélisation plus long se traduira inévitablement par des remboursements fixes moins élevés. Pour mieux illustrer ce phénomène, examinons deux scénarios spécifiques :

Scénario 1 : un cycle de rétention de 3 ans avec une dépréciation totale[3] de 7 500 dollars se traduirait par un remboursement mensuel fixe de 208,33 dollars pour couvrir la dépréciation du véhicule sur la période de 36 mois, ou 3 ans.

Scénario 2 : un cycle de rétention de 5 ans avec une dépréciation totale de 10 000 $ entraînerait un remboursement mensuel fixe de 166,67 $ pour la durée de 60 mois, ou 5 ans.

Cardata est spécialisée dans l’élaboration de cycles de conservation dans les programmes FAVR en fonction des besoins des employeurs et de leurs employés[3].

[3] Amortissement total pour “usage professionnel”. Voir le Guide du pourcentage d’utilisation professionnelle : FAVR vs. Fleet | Cardata.

L’importance d’un cycle de conservation structuré

La mise en œuvre d’un cycle de rétention structuré dans le cadre des programmes de remboursement garantit la cohérence et l’équité des calculs de remboursement. Elle permet aux employeurs de prévoir et d’allouer avec précision les fonds nécessaires au remboursement des véhicules des employés. En alignant le cycle de rétention sur les normes de l’industrie et les besoins spécifiques des employés (généralement en fonction des habitudes et des objectifs du conducteur), les organisations peuvent optimiser leurs processus de gestion des dépenses et fournir des montants de remboursement équitables.

L’impact des logiciels de remboursement

Les logiciels de remboursement, tels que ceux proposés par Cardata, facilitent l’intégration des cycles de rétention dans les programmes FAVR. Ce logiciel rationalise les calculs de remboursement en automatisant le processus, ce qui permet d’obtenir des résultats précis et efficaces. Il offre la flexibilité nécessaire pour adapter les cycles de rétention aux exigences du client et à la situation particulière de ses employés, garantissant ainsi la conformité et la transparence.

Les implications d’un dépassement du cycle de dépréciation

Pas de panique : si un employé se trouve en dehors du cycle d’amortissement, cela ne signifie pas nécessairement qu’il doive immédiatement acheter un nouveau véhicule. Au contraire, il peut continuer à recevoir son remboursement FAVR ; cependant, il peut y avoir des implications fiscales. Par exemple, il peut être soumis à l’impôt sur la partie destinée à l’amortissement. C’est la raison pour laquelle les véhicules présentant une dépréciation préexistante importante ne sont généralement pas éligibles aux programmes FAVR, mais sont toujours remboursables dans le cadre de la structure d’autres méthodes de remboursement. Malgré l’imposition potentielle, opter pour un remboursement FAVR – lorsque c’est possible – offre encore de nombreux avantages. Si la conformité fiscale est une préoccupation majeure, vous pouvez en savoir plus sur sa relation avec la FAVR ici : FAVR Taxes Explained : A guide for program admins | Cardata. 

Conclusion

Il est essentiel pour les employeurs et les employés de bien comprendre les cycles de rétention lorsqu’il s’agit de programmes de dépréciation et de remboursement de véhicules. En comprenant la relation entre les cycles de conservation et les taux de remboursement, en utilisant un logiciel de remboursement et en reconnaissant les implications d’être en dehors du cycle de dépréciation, les organisations peuvent gérer efficacement les remboursements des véhicules des employés. En adoptant des cycles de rétention structurés, les entreprises peuvent garantir des calculs de remboursement précis, maintenir la conformité et favoriser un environnement de travail transparent et satisfaisant pour leurs employés mobiles dévoués.

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