Comment Déclarer Une Indemnité De Voiture Sur Un Formulaire W-2? 

Découvrez ce que vous devez savoir pour savoir si les indemnités de voiture doivent être déclarées sur le formulaire W-2 de l’IRS et quelles sont les exceptions qui peuvent s’appliquer à vos conducteurs. La connaissance, c’est le pouvoir!

Introduction

L’Internal Revenue Service gère les nombreuses retenues fiscales, réclamations et déductions qu’il doit traiter par le biais d’un système élaboré de formulaires que les contribuables doivent remplir. Si vous possédez ou gérez une entreprise, vous connaissez peut-être déjà le formulaire W-2; la plupart des employeurs et des employés travaillant aux États-Unis remplissent un formulaire W-2 chaque année. Les lecteurs des précédents articles de Cardata savent que les indemnités de voiture – remboursement monétaire pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel – ne sont pas toujours exonérées d’impôt. Vous pouvez donc vous demander si vous – ou les employés que vous gérez – devez déclarer les indemnités de voiture sur un formulaire W-2 lors de la déclaration d’impôts de cette année.

Qu'est-Ce Qu'un Formulaire W-2?

Le formulaire W-2 est l’un des principaux formulaires fournis par l’Internal Revenue Service pour la déclaration des revenus. Officiellement intitulé “Form W-2, Wage and Tax Statement”, il est rempli par un employeur au nom de son employé (qui doit le vérifier et le signer). La plupart des entreprises américaines remplissent au moins un formulaire W-2 par an.

Qui Doit Remplir Le Formulaire W-2? 

Sur la page “À propos” du formulaire, l’IRS écrit ce qui suit: “Tout employeur exerçant une activité commerciale qui verse une rémunération, y compris des paiements non monétaires d’un montant égal ou supérieur à 600 dollars pour l’année (tous les montants si l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale ou l’assurance-maladie a été retenu) pour des services fournis par un employé doit remplir un formulaire W-2 pour chaque employé (même si l’employé est lié à l’employeur) sur lequel… l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale ou l’assurance-maladie a été retenu.” [1]

Ce paragraphe précise que pratiquement toutes les entreprises doivent remplir un formulaire W-2 pour autant que l’employé ait reçu de son employeur une rémunération brute d’au moins 600 dollars au cours de l’année. Cela inclut les “paiements autres qu’en espèces”. Si vous tenez une boucherie et que vous avez conclu un accord avec un employé qui demande à être payé en viande congelée, vous devez remplir un formulaire W-2 tant que la “juste valeur marchande” de cette viande est supérieure à 600 dollars. [2]

L’application globale de ce formulaire pourrait nous amener à conclure que les indemnités de voiture doivent être déclarées sur le formulaire W-2 en tant que revenu. Cette conclusion doit cependant être corrigée. Examinons les différents programmes que vous pouvez utiliser pour rembourser vos employés pour l’utilisation professionnelle de leurs véhicules.

Différentes Indemnités De Voiture Et Leurs Implications Fiscales

Il existe de multiples façons d’indemniser vos employés lorsqu’ils conduisent leur voiture à des fins professionnelles. En tant qu’employeur, vous pouvez concevoir une indemnité de voiture comme vous l’entendez. Toutefois, la plupart d’entre elles entrent dans les quatre catégories suivantes:

1. Indemnité forfaitaire. L’employeur verse à ses salariés une somme forfaitaire en espèces pour compléter leur salaire. L’allocation forfaitaire typique est versée annuellement.

2. Programme d’allocation automobile FAVR. Il s’agit d’un programme plus récent introduit par l’IRS en tant qu’alternative au taux standard de kilométrage de Cents Per Mile (CPM). Il implique deux paiements: un paiement fixe pour les coûts stables tels que la dépréciation et l’assurance et un paiement variable d’un certain nombre de centimes pour chaque kilomètre parcouru. Le taux par kilomètre pour une allocation de voiture FAVR est nettement inférieur au taux kilométrique standard ci-dessous.

3. Remboursement en cents par kilomètre. Le remboursement en cents par mile implique un taux fixe de c cents (qui peut changer jusqu’à deux fois par an) multiplié par les miles que votre employé a parcourus à des fins professionnelles au cours de la période de déclaration (généralement 30 jours).

4. Remboursement des frais réels. Cette méthode est la plus longue mais la plus précise: il n’y a aucun risque de surpayer un employé, puisqu’il ne sera remboursé que pour ses frais exacts. Toutefois, étant donné que les employés doivent conserver et déclarer chaque reçu et se familiariser avec les barèmes d’amortissement complexes de l’IRS, la charge administrative est plus lourde que pour les autres programmes d’indemnités pour frais de voiture.

Dois-Je Déclarer L'indemnité De Véhicule De Mon Employé Sur Le Formulaire W-2?

Revenons à la déclaration de l’IRS sur les obligations de l’employeur en matière de dépôt de formulaires W-2.

Les employeurs “doivent remplir un formulaire W-2 pour chaque employé… dont l’impôt sur le revenu, l’assurance-maladie ou la sécurité sociale a été retenu.”

Les indemnités kilométriques sont-elles retenues au titre de l’impôt sur le revenu ou d’autres impôts? La réponse vous surprendra peut-être: tout dépend si votre remboursement est considéré comme un plan d’avantages soumis à l’obligation de rendre des comptes.

Régimes de prestations soumis à l’obligation de rendre des comptes ou non, et indemnités kilométriques

Un plan d’avantages est considéré comme un plan “responsable” s’il répond aux trois critères suivants définis par l’IRS.

Les dépenses doivent avoir été engagées dans le cadre de l’exécution de leurs obligations envers leur employeur. Dans ce cas, le paiement doit rembourser les dépenses encourues lors de l’utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles.

Ces dépenses ont été justifiées auprès de vous, l’employeur, dans un délai raisonnable, généralement 30 jours.

Tout trop-perçu ou excédent de remboursement doit être restitué à l’employeur.

La bonne nouvelle, c’est que tout paiement d’une indemnité de voiture qui répond à ces trois critères n’est pas considéré comme un revenu ou un salaire, ne fait pas l’objet d’une retenue au titre de la sécurité sociale, de Medicare ou de l’impôt sur le revenu, et ne doit pas être déclaré sur un formulaire W-2.

Une Mise En Garde Importante: Le Formulaire W-2, Case L

Cet avantage ne doit faire l’objet d’une retenue d’impôt ou d’une déclaration sur le formulaire W-2 que s’il dépasse le taux kilométrique standard fédéral fixé par l’IRS.

Tout montant fourni pour le remboursement de l’employé qui dépasse le taux de kilométrage standard de l’IRS doit être déclaré dans la case L du formulaire W-2.

Scénario: Vous employez Graeme, un vendeur. Le mois dernier, Graeme a reçu 675 dollars au titre de l’indemnité de voiture. Il a parcouru 590 miles pour son travail au cours du même mois. Devez-vous déclarer le remboursement de Graeme sur le formulaire W-2?

Oui. Graeme a parcouru 590 miles pour son travail. 590 multipliés par le taux kilométrique standard actuel de l’IRS de 65,5 cents par mile équivaut à 386,45 $. Les premiers 386,45 $ ne seront pas déclarés sur le formulaire W-2 et ne feront pas l’objet d’une retenue d’impôt. Le reste, soit 288,55 $, fera l’objet d’une retenue d’impôt et sera indiqué dans la case L du formulaire W-2.

Faites En Sorte Que Vos Indemnités De Voiture Soient Prises En Compte

Le remboursement à vos employés de l’utilisation professionnelle de leur véhicule est un sujet complexe. Lorsque vous tenez compte des exigences supplémentaires qu’un programme comme le FAVR nécessite, vous pouvez avoir l’impression de nager dans les profondeurs de la piscine de la conformité fiscale. Depuis 1994, Cardata aide les entreprises à concevoir des programmes d’allocations automobiles justes, équitables et efficaces. Les résultats obtenus par nos clients parlent d’eux-mêmes. Contactez-nous pour découvrir comment votre entreprise peut économiser sur les paiements d’allocations de voiture, ou inscrivez-vous à notre bulletin d’information par courriel pour recevoir d’autres articles informatifs.

Sources

[1] About Form W-2, Wage and Tax Statement | Internal Revenue Service 

[2] About Publication 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits | Internal Revenue Service 

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