Règles et taux de remboursement des frais kilométriques en Pennsylvanie

Introduction

Autrefois siège de l’industrie lourde et manufacturière américaine, la Pennsylvanie s’est adaptée aux exigences de l’économie du XXIe siècle et s’est discrètement imposée comme l’un des principaux centres de logistique et de distribution du pays[1], ce qui lui vaut son surnom de Keystone State (État de pierre angulaire).

Avec un accès à toutes les grandes autoroutes inter-États, un coût de la vie inférieur à celui des États voisins de la côte est et des économies locales qui ne demandent qu’à être revitalisées, il n’est pas surprenant que de nombreuses sociétés Fortune 500, comme Amazon et Walmart, possèdent des entrepôts et des réseaux de distribution dans le centre de l’État de Pennsylvanie.

Si votre entreprise emploie des chauffeurs en Pennsylvanie, vous devrez faire face à la concurrence pour attirer de bons travailleurs si vous ne suivez pas les structures de remboursement des véhicules proposées par l’État et les agences fiscales fédérales pour stimuler la croissance économique.

Nous vous présentons ci-dessous ce que vous devez savoir sur le taux de remboursement des frais kilométriques en Pennsylvanie. Lisez-le.

Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques en Pennsylvanie pour 2023 ?

La première chose à savoir est que la Pennsylvanie n’a pas fixé de norme légale à l’échelle de l’État pour le remboursement des frais kilométriques ou les indemnités de véhicule.

L’État n’exige pas le remboursement des frais de transport de vos employés dans le cadre de leur travail, à l’exception du temps de déplacement si celui-ci a lieu pendant les heures de travail prévues.

Toutefois, réfléchissez bien avant de mettre fin à votre programme d’allocation de véhicule. Le taux n’est pas codifié par la loi, mais de nombreuses entreprises d’expédition et de logistique actives dans l’État offrent à leurs employés un programme de véhicule, qu’il s’agisse d’un programme FAVR, d’une indemnité de voiture exonérée d’impôt ou du taux standard de l’IRS.

Cela dit, il existe quelques lignes directrices à suivre pour faciliter les choses. Lorsqu’il n’existe pas de taux de remboursement des frais kilométriques spécifique à l’État, nous pouvons utiliser le taux maximum de Cents per mile de l’Internal Revenue Service (IRS) comme chiffre plafond.

Ce taux a été fixé à 65,5 cents par mile en 2023, soit une augmentation de 3 cents par rapport à 2022, et a été fixé le 30 décembre 2022 pour s’aligner sur le taux de l’Administration des services généraux du gouvernement fédéral pour les véhicules appartenant à des particuliers (POV), selon ce communiqué de presse de l’Office du budget de Pennsylvanie[2].

Cela signifie que tout taux allant jusqu’à 65,5 cents par kilomètre que vous offrez à vos employés en Pennsylvanie sera totalement exonéré d’impôt (à condition que vous respectiez les exigences de l’IRS en matière d’enregistrement des kilomètres, que nous avons récapitulées ici).

Taux moyen de remboursement des frais kilométriques en Pennsylvanie

Selon nos sources, le taux moyen de remboursement des frais kilométriques en Pennsylvanie est supérieur à la moyenne nationale, qui est de 600 dollars.

Il ne s’agit pas d’une règle absolue, mais cela correspond à notre observation selon laquelle les taux de remboursement des frais kilométriques ont tendance à être plus bas dans les États qui produisent du pétrole et du gaz, ou dans ceux qui sont situés à proximité d’États qui en produisent. Les coûts de transport et de carburant ont tendance à dicter le prix de tout le reste.

En effet, si vous consultez cette étude MERIC[3], la Pennsylvanie se classe au milieu du classement pour le coût moyen de la vie en 2023. Il est nettement inférieur à celui de plusieurs États voisins, mais bien supérieur à celui des États du Golfe (à l’exception de la Floride).

La Pennsylvanie a un climat tempéré, froid en hiver et pouvant produire des gelées au printemps. Par conséquent, comme la plupart des États du nord-est, la grande majorité des aliments consommés dans l’État sont importés (ce qui n’empêche pas de passer un dimanche après-midi sur un charmant marché fermier à Pittsburgh).

Il est également possible que les gens conduisent davantage dans cet État. Il est connu pour être une plaque tournante des transports, et la plupart des villes les plus peuplées des États-Unis se trouvent à moins de trois heures de route de Philadelphie.

Législation de l’État de Pennsylvanie en matière d’impôt sur le remboursement des frais kilométriques

Si plusieurs institutions publiques, telles que le Pennsylvania State System of Higher Education[4], fixent leurs propres priorités en matière de remboursement des frais kilométriques et ont des règles spécifiques que leurs employés doivent respecter, il n’existe aucune exigence de ce type pour les particuliers – ou les entreprises privées qui les emploient, que ce soit légalement ou non.

Voici ce que dit le site officiel du ministère des Finances de Pennsylvanie sur les déductions professionnelles autorisées à des fins fiscales dans l’État[5] :

Ce qui est autorisé pour le remboursement des frais kilométriques à des fins fiscales en Pennsylvanie

Tout ce qui va jusqu’au taux fédéral maximum de remboursement des frais kilométriques, qui pour 2023, était de 65,5 cents par mile. Au-delà de ce montant, la différence sera imposée comme un revenu personnel.

Pour pouvoir bénéficier de ce taux exonéré d’impôt et le faire valoir en tant que déduction professionnelle dans l’État, vous et vos employés devez conserver des rapports détaillés sur les kilomètres parcourus, indiquant les relevés du compteur kilométrique, les coordonnées précises et l’objectif professionnel du déplacement.

Ces rapports doivent être fournis rapidement, de préférence dans les trente ou quarante-cinq jours ouvrables. (Nous avons d’ailleurs une solution pour cela).

Ce qui n’est pas autorisé pour le remboursement des frais kilométriques à des fins fiscales en Pennsylvanie

Dans un langage assez similaire à celui de la publication 463[6] de l’Internal Revenue Service, les frais de déplacement domicile-travail – c’est-à-dire les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, même si vous avez plusieurs emplois – ne sont pas autorisés en tant que déductions à des fins professionnelles.

Il existe une exigence spécifique pour les personnes travaillant dans les métiers : tout déplacement dans un rayon de trente-cinq miles de votre résidence personnelle ou de votre maison de maître est considéré comme faisant partie de votre trajet. 

Vous ne pouvez pas prendre en charge vos frais de bus : cette règle ne s’applique qu’aux véhicules appartenant à l’employeur.

Vous ne pouvez pas demander un taux kilométrique fixe si votre employeur vous a remboursé vos dépenses réelles. Il est interdit de réclamer 65,5 cents par mile alors que vous avez fourni des reçus correspondant à 50 cents par mile.

Législation du travail sur le remboursement des frais kilométriques en Pennsylvanie

Comme l’indique de manière concise cet article du Labor Law Center[7], le code du travail de l’État de Pennsylvanie ne prévoit aucune obligation pour les employeurs de rémunérer les employés pour autre chose que le temps de déplacement.

“Le Labor Law Center a constaté que la plupart des employeurs paient les frais kilométriques, même s’ils ne sont pas tenus par la loi de le faire. …. La plupart des employeurs paient leurs employés à un taux proche de celui fixé par l’IRS”.

Là encore, il ne s’agit pas d’une obligation, mais d’une sorte de règle non écrite, et il sera difficile d’embaucher de bons chauffeurs dans un État rempli d’entrepôts si votre entreprise n’offre pas à ses employés un certain type d’indemnisation pour l’utilisation de leur véhicule personnel.

Conclusion

La concurrence est le fondement de l’économie américaine, tout comme la Pennsylvanie était l’État de la pierre angulaire pour les Pères fondateurs.

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Clause de non-responsabilité : Bien qu’informatif, cet article a été composé en résumant la littérature fiscale dans des documents accessibles au public, tels que ceux publiés par l’Internal Revenue Service. Bien que Cardata se porte garant de l’exactitude de ses citations, cette page n’a pas été examinée par un professionnel de la fiscalité et ne doit pas être considérée comme un conseil juridique ou financier au-delà de l’information générale qu’elle fournit au public.

[1] Here are 12 new massive warehouses that call central Pa. home (or soon will) – pennlive.com 

[2]Travel News 

[3]Travel News   

[4] Employee Travel Expense Reimbursement Rates | PA State System of Higher Education 

[5] Pennsylvania Unreimbursed Business Expenses Mileage 

[6]About Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses

[7] Mileage Reimbursement Law Regulations in Pennsylvania (PA) Explained | Labor Law Education Center