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Remboursement des frais kilométriques en Caroline du Nord
Introduction
Connue comme l’un des pôles de R+D du pays, principalement en raison de la présence du Triangle de la recherche et des industries de cols blancs qui se sont développées autour, la Caroline du Nord est un acteur clé de l’économie de l’innovation du pays.
Que vous travailliez pour l’un des think tanks, centres de recherche, hôpitaux ou l’une des nombreuses entreprises tertiaires qui s’adressent à eux, voici tout ce que vous devez savoir sur les taux de remboursement des frais kilométriques en Caroline du Nord pour 2023.
Qu’est-ce que le taux de remboursement des frais kilométriques en Caroline du Nord ?
Si vous avez lu l’un des autres articles de cette série, vous ne serez pas surpris d’apprendre que la Caroline du Nord n’a pas fixé son propre taux de remboursement des frais kilométriques pour 2023, car la majorité des 50 États n’ont pas fixé leurs propres taux ni adopté de lois ou de lignes directrices les imposant.
Dans tous les cas où nous ne disposons pas d’un taux étatique, nous pouvons utiliser en toute sécurité le taux fédéral maximum de remboursement des frais kilométriques de l’Internal Revenue Service comme point de référence si nous espérons éviter une imposition supplémentaire.
Pour 2023, le taux fédéral maximum est fixé à 65,5 cents par kilomètre. Tout employé conduisant pour le travail et utilisant son véhicule personnel pour le travail peut prétendre à 65,5 cents par mile, à condition de consigner soigneusement chaque déplacement et son objet.
L’Office of State Budget and Management[1] a publié un mémorandum pour 2022 annonçant que le taux de l’État se réfère au taux fédéral de l’IRS.
Certains employés du secteur public bénéficieront également de conseils spécifiques en matière de frais kilométriques. Le statut 5.1 du manuel budgétaire officiel de l’OBSM stipule que les employés de l’État de Caroline du Nord doivent utiliser des véhicules appartenant à l’État dans la mesure du possible, mais s’ils utilisent leur véhicule personnel, ils ont la possibilité de suivre les dépenses réelles pour obtenir un remboursement ou “Conformément aux politiques de l’agence, un employé de l’État sera remboursé à un taux qui ne dépasse pas le taux kilométrique standard fixé par l’Internal Revenue Service (en vigueur le 1er janvier de chaque année civile) lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour les affaires de l’État.”[2].
Nous vous rappelons que, dans tous les cas, et pas seulement pour les employés de l’État de Caroline du Nord, le taux de cents par kilomètre proposé par l’IRS est conçu comme un paiement global qui inclut l’entretien, la dépréciation, les réparations, les vidanges et les frais de carburant – c’est-à-dire qu’aucune dépense réelle ne peut être réclamée si vous demandez le taux de l’IRS.
Si vos employés sont bien organisés et disposent de reçus pour leurs dépenses réelles – ou s’ils utilisent un carnet de kilométrage – il est possible de les déduire directement, à condition qu’elles ne dépassent pas le taux fédéral de quelques cents par kilomètre.
Pour tout paiement supérieur au taux de 65,5 cents par mile fixé par l’IRS, vous (ou vos chauffeurs) paierez des impôts supplémentaires sur le revenu et les salaires sur (mais uniquement sur) chaque cent au-dessus du maximum.
Si vous demandez le taux maximum de l’IRS, il est important que vos chauffeurs tiennent des registres appropriés et que vous les rassembliez et les examiniez tous les trimestres. Si cela vous semble être une corvée, c’est que cela peut l’être. Mais chaque kilomètre compte !
Il existe d’autres options à considérer si vous souhaitez savoir comment minimiser la charge fiscale de votre organisation et profiter des nombreuses options de compensation que l’IRS offre aux employeurs et à leurs employés.
Le remboursement moyen des frais kilométriques en Caroline du Nord
Il semble que l’indemnité kilométrique moyenne en Caroline du Nord se situe aux alentours de la moyenne fédérale de 600 dollars par mois, en la frôlant de peu.
Plusieurs raisons expliquent cette situation. Les principaux centres de population du Research Triangle étant répartis sur plusieurs comtés et lieux désignés par le recensement, il est possible que les employés aient à parcourir davantage de kilomètres pour couvrir ce qui, ailleurs, ne représenterait qu’une seule municipalité.
La Caroline du Nord est également à peu près à égale distance entre les États du Golfe, qui produisent et raffinent la majorité des carburants américains, et les États du Nord, qui sont surreprésentés dans l’économie du pays, mais dont le coût de la vie est également plus élevé. C’est peut-être l’une des raisons pour lesquelles la Caroline du Nord se situe au milieu de la moyenne nationale.
Législation fiscale de la Caroline du Nord en matière de remboursement des frais kilométriques
Aucune loi fédérale ou étatique n’oblige les employeurs à rembourser leurs employés pour les déplacements professionnels. Toutefois, comme il s’agit d’une pratique extrêmement courante dans tout le pays, il peut être difficile d’attirer des talents si vous n’offrez pas de remboursement, même si la loi ne l’impose pas.
Prenons l’exemple d’une personne qui passe un entretien d’embauche à plusieurs endroits. Si elle a le choix entre deux employeurs et que l’un d’eux lui offre la possibilité de faire figurer le remboursement de ses frais professionnels sur son bulletin W-2, ce qui signifie qu’elle n’aura pas à déduire elle-même ses frais kilométriques, elle choisira toujours l’offre la plus généreuse pour le même poste.
Si vous n’offrez pas de remboursement des frais kilométriques, les employés potentiels risquent de considérer votre demande d’utilisation de leur propre véhicule pour le travail comme une nuisance ou, au pire, comme une réduction de salaire. Comme votre entreprise a besoin d’employés fiables et compétents, il est logique de proposer une sorte de programme de remboursement des frais kilométriques.
Législation du travail relative au remboursement des frais kilométriques en Caroline du Nord
Il n’existe pas de législation du travail spécifique concernant le remboursement des frais kilométriques en Caroline du Nord, au moment où nous écrivons ces lignes, en août 2023.
Notez que cela ne s’applique pas aux travailleurs qui déposent une demande d’indemnisation et doivent se rendre à un rendez-vous médical : la plupart des États disposent d’une législation du travail couvrant ce scénario spécifique. Si cela ne s’applique pas à votre situation actuelle, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez en toute confiance réclamer jusqu’à 65,5 cents par kilomètre.
Comme nous l’avons noté plus haut, certains employeurs de l’État peuvent établir leurs propres politiques, qui peuvent différer de celles proposées par l’IRS. Par exemple, il existe un mémorandum[3] concernant les taux maximaux de kilométrage pour les véhicules professionnels et les véhicules personnels (POV) qui s’applique à tous les employés de l’Université de Caroline du Nord.
Bien que certains employeurs publics, comme le système universitaire, fixent des taux kilométriques comme norme à suivre pour tous les employés, il s’agit de politiques internes et non d’une loi qui concerne tous les employeurs.
Est-il possible que cela change à l’avenir ? Oui, mais compte tenu du nombre d’États qui s’en remettent au taux fédéral de remboursement des frais kilométriques, cela semble peu probable, du moins pour l’année prochaine.
Conclusion
Maintenant que vous êtes au courant du taux de remboursement des frais kilométriques pour 2023 en Caroline du Nord, nous espérons, chez Cardata, que vous vous sentez habilité à gérer le programme d’allocation de véhicule de votre organisation.
Vous n’avez toujours pas compris ? Ne vous inquiétez pas, il s’agit d’un sujet complexe. C’est pourquoi Cardata s’est forgé une réputation en aidant les entreprises à comprendre, à concevoir et à gérer les programmes de remboursement des frais de véhicule pour leurs employés.
Notre application prend même en charge l’enregistrement du kilométrage de vos conducteurs, ce qui allège d’autant vos tâches de fin de trimestre.
Si vous souhaitez parler directement à quelqu’un de tout ce qui a été abordé dans cet article, vous pouvez vous adresser à un expert en remboursement de véhicules ici.
Sources
[3] 2021 Mileage Allowances Update
Clause de non-responsabilité : Bien que Cardata ait à cœur de fournir un contenu précis et informatif, cet article n’a pas fait l’objet d’un examen indépendant par un avocat ou un fiscaliste, et ne doit pas être considéré comme un conseil fiscal ou juridique. Pour obtenir les informations les plus précises et les plus récentes sur le remboursement des frais kilométriques en Caroline du Nord, veuillez contacter un expert-comptable ou un avocat autorisé à exercer dans cet État.
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