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Remboursement des frais kilométriques dans l’État de New York : Taux et règles

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Introduction

L’État de New York est le centre économique de la nation depuis sa fondation (et même avant, puisqu’il était le siège des nations iroquoise et algonquine avant la colonisation hollandaise en 1614). Avec le canal Érié reliant l’océan Atlantique aux Grands Lacs, l’État de New York est rapidement devenu le pilier de la colonisation et de la fondation de l’Amérique, ainsi que le siège de ses principaux centres industriels, économiques et démographiques[1].

New York a accueilli le premier bateau à vapeur de la nation, son premier service ferroviaire[2], et sert encore aujourd’hui de locus pour le vaste réseau de routes aériennes, d’automobiles et d’autoroutes qui relient les villes de la côte est.

Cela signifie que des millions de kilomètres sont parcourus chaque année par des vendeurs, des travailleurs du fret, des professionnels de la logistique et des distributeurs pour répondre aux besoins économiques de l’Empire State. C’est probablement la raison pour laquelle vous lisez cet article aujourd’hui : pour savoir comment rémunérer correctement vos employés et vos chauffeurs pour le temps qu’ils passent sur la route en votre nom.

L’État de New York n’impose aucune obligation de remboursement des frais kilométriques.

La première et la plus importante information que vous devez connaître sur New York et ses exigences légales en matière de remboursement des frais kilométriques est que l’État de l’Empire n’en a pas fixé. En effet, l’État de l’Empire n’en a pas fixé : L’État de New York n’a pas fixé de taux de remboursement des frais kilométriques.

En outre, il n’existe pas de législation du travail ou fiscale qui oblige spécifiquement les employeurs à indemniser les employés pour les kilomètres parcourus dans leur véhicule personnel dans le cadre de leur travail.

Toutefois, si la lettre de la loi suggère que vous avez carte blanche pour indemniser vos employés aussi peu que vous le souhaitez, ce n’est pas une option réaliste pour les employeurs en 2023. Bien qu’il n’y ait pas d’exigences légales spécifiques vous obligeant à offrir une allocation de véhicule ou un taux de remboursement des frais kilométriques à vos équipes de vente et à vos distributeurs, il sera difficile d’embaucher des vendeurs et des agents de distribution compétents et fiables sans une telle allocation.

Vos employés travaillent dur pour représenter votre entreprise et ils ne devraient pas avoir à payer de leur poche l’essence qu’ils utilisent et les frais d’amortissement de leur véhicule personnel pendant leur travail – et beaucoup ne le feront pas si vos concurrents proposent un meilleur arrangement.

Ainsi, même si aucune loi ne vous oblige à fixer un taux de remboursement des frais kilométriques pour vos chauffeurs, il existe des normes à respecter et à attendre, et c’est l’une d’entre elles. Plus d’informations à ce sujet ci-dessous.

L’État de New York et le taux de Cents per Mile de l’Internal Revenue Service

Comme pour les autres États mentionnés dans cette série d’articles de blog, en l’absence d’une structure de récompense plus complexe telle qu’un programme FAVR, vous êtes libre d’offrir à vos travailleurs qui conduisent dans l’État de New York un taux Cents per Mile égal ou inférieur au taux fédéral de remboursement des frais kilométriques fixé par l’Internal Revenue Service (IRS).

(Ce taux, pour 2023, était de 65,5 cents par mile[3], et nous verrons si l’IRS augmente, maintient ou diminue le taux de 2024 lors de son annonce annuelle en décembre 2023).

Voici les raisons pour lesquelles vous pourriez choisir de vous en tenir au taux fédéral de l’IRS :

Il est assez bon pour les employés et les agences de l’État. Voici un document[4] du bureau du contrôleur de l’État de New York qui explique que “l’État de New York rembourse les employés pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel sur la base de l’indemnité kilométrique standard établie par l’Internal Revenue Service (IRS) et l’U.S. General Services Administration (GSA)”. Par conséquent, si vous souhaitez être compétitif par rapport aux remboursements publics, il peut être judicieux de vous aligner.

Le respect du taux de Cents per Mile garantit que vos paiements sont exonérés de l’impôt fédéral, de l’impôt d’État et de l’impôt sur les salaires. Cela équivaut à une charge fiscale moindre pour votre entreprise et vos employés, ce dont tout le monde est reconnaissant à la fin d’une période de déclaration fiscale. Il s’agit d’une différence par rapport aux indemnités imposées. N.B. : Ces paiements sont exonérés d’impôt tant qu’ils ne dépassent pas le taux de cents par mile fixé par l’IRS. Tout cent par mile supérieur au taux de l’IRS sera imposé comme s’il s’agissait d’un revenu.

La déclaration et l’enregistrement des kilomètres et des dépenses sont relativement simples. Il est toujours possible d’offrir à vos employés la possibilité de se faire rembourser leurs frais réels, mais cela nécessite beaucoup de paperasserie. L’IRS propose le taux “Cents per Mile” comme un juste compromis entre la nécessité de documenter et de justifier tous les frais professionnels et une version relativement assouplie de cette nécessité : il suffit de consigner les relevés du compteur kilométrique, l’objectif professionnel du déplacement et l’itinéraire exact parcouru. 

Attention à l’acheteur ! Il y a des cas où le taux de Cents per Mile de l’IRS n’est pas idéal pour votre personnel. Regardez cette vidéo pour savoir dans quels cas :

Remboursement moyen à New York

Cardata estime que l’allocation automobile moyenne pour l’État de New York est supérieure à la moyenne nationale de 600 dollars. L’État de New York est éloigné des États du Golfe producteurs de carburant, importe plus de denrées alimentaires qu’il n’en cultive et a un coût de la vie plus élevé en raison de l’activité économique de l’État.

L’Empire State étant le troisième État le plus productif sur le plan économique[6] d’après le PIB par habitant, il en résulte naturellement des fluctuations plus importantes des prix locaux, car la demande reste toujours étroitement alignée sur l’offre dans un tel marché.

Bien entendu, cette situation varie en fonction de plusieurs variables, notamment celles liées aux activités spécifiques de votre entreprise. Mais vous pouvez estimer que le paiement sera supérieur à la moyenne nationale sans trop de doute.

Comment tenir un registre des frais de voyage d’affaires pour se conformer à la législation fiscale de l’État de New York ?

Étant donné que l’État de New York ne dispose pas d’exigences spécifiques pour les employeurs, nous pouvons nous référer aux lignes directrices fédérales pour la tenue de registres adéquats afin de garantir la conformité et d’éviter les maux de tête en cas d’audit ou d’inspection. 

Ces exigences sont les suivantes :[7]

Tenue des registres en temps utile. Peu importe que vous utilisiez une application de suivi des kilomètres ou un journal papier, toutes les preuves de voyages d’affaires doivent être enregistrées dans les 30 jours, sauf dans des circonstances très particulières.

Explication des objectifs professionnels des déplacements. Vous ne pouvez pas déduire les kilomètres parcourus pour vous rendre sur votre lieu de travail et en revenir, car ils sont considérés comme des frais de déplacement domicile-travail. Vous devez indiquer dans votre journal l’objet de chaque déplacement et son rapport avec vos fonctions professionnelles.

Vous devez rendre compte régulièrement de vos relevés à un superviseur. Les registres de tous les conducteurs doivent être remis chaque mois à un superviseur pour examen et déclarés à l’IRS au cours de la période de déclaration annuelle.

Preuves documentaires. Toutes les demandes et déductions effectuées doivent être étayées par des preuves documentaires, notamment les données de géolocalisation, les kilomètres enregistrés par l’odomètre d’une application, les reçus d’achat et d’autres documents justificatifs. Bien que vous n’ayez pas besoin de tous ces documents, vous devez en avoir certains pour prouver vos demandes de déduction. Cela peut s’avérer très utile en cas d’audit.

(Ces règles sont celles de la publication 463 et se rapportent directement aux indemnités à justifier ; toutefois, elles constituent également de bonnes pratiques comptables générales. Il existe d’autres règles pour les programmes FAVR que vous devriez connaître avant de mettre en œuvre un programme de taux fixes et variables).

Conclusion

En conclusion, vous êtes libre d’offrir à vos employés vivant ou conduisant dans l’État de New York n’importe quel taux de remboursement de véhicule, qu’il s’agisse d’un taux correspondant au maximum de cents par mile fixé par l’IRS ou d’un programme FAVR ou Accountable Allowance, et tant que vous tenez les registres appropriés, comme indiqué ci-dessus, ce paiement sera considéré comme non imposable à la fois au niveau de l’État et au niveau fédéral.

Un programme de remboursement adéquat permet d’attirer les meilleurs vendeurs et des chauffeurs fiables pour mettre votre produit sur le marché. Il vous évite également les frais d’assurance et la responsabilité juridique auxquels vous vous exposeriez avec un parc de voitures de société, ainsi que la gestion des coûts de dépréciation et de l’entretien des véhicules individuels. En somme, il s’agit d’une bonne affaire.

Si vous souhaitez discuter de vos options ou voir comment vous pouvez optimiser vos obligations fiscales, adressez-vous à un expert ici.

Clause de non-responsabilité : Ce billet ne constitue en aucun cas un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour connaître les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.

Sources

[1] Economic History | The New York State Museum 

[2] History of New York (state) – Wikipedia 

[3] IRS issues standard mileage rates for 2023; business use increases 3 cents per mile | Internal Revenue Service 

[4] XIII.4.C Travel Mileage Rates | Office of the New York State Comptroller 

[5] About Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses | Internal Revenue Service 

[6] GDP by State 2023 – Wisevoter [7] Prior Year Forms and Instructions | IRS 463

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