Team Cardata
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Remboursement des frais kilométriques dans le Maryland : Ce qu’il faut savoir en 2024
Si vous conduisez pour le travail dans l’État du Maryland, il y a quelques points que vous devriez savoir sur la façon dont le remboursement des frais kilométriques fonctionne dans votre État. Peut-être utilisez-vous votre véhicule personnel et privé à des fins professionnelles ou peut-être êtes-vous un employeur qui gère les frais de déplacement de ses employés. Quoi qu’il en soit, comprendre comment appliquer le taux de remboursement des frais kilométriques de l’IRS peut vous aider à réduire vos coûts et à simplifier la déclaration d’impôts.
Qu'est-ce que le taux kilométrique standard de l'IRS ?
À partir de janvier 2024, l’IRS a fixé son taux kilométrique standard pour l’utilisation professionnelle à 0,67 cents par mile. Ce taux est conçu pour couvrir les coûts d’utilisation d’un véhicule, y compris l’essence, l’entretien, l’assurance et la dépréciation. L’Internal Revenue Service met à jour son taux standard chaque année pour tenir compte de l’évolution des coûts. Ce taux s’applique aux véhicules personnels utilisés pour les déplacements professionnels, mais pas pour les trajets domicile-travail.
Ce taux n’est malheureusement pas obligatoire pour les employeurs. Les entreprises du Maryland peuvent choisir de rembourser leurs employés sur la base des reçus présentés par les conducteurs pour les frais de déplacement, bien que le taux de l’IRS soit souvent considéré comme la méthode la plus simple.
Loi sur les normes du travail (FLSA)
Le Fair Labor Standards Act (FLSA) est une règle du gouvernement fédéral qui stipule qu’un employé qui conduit sa propre voiture pour le travail ne peut pas gagner moins que le salaire minimum fédéral après remboursement. Par conséquent, si le coût réel de l’utilisation de leur véhicule personnel réduit leur salaire à moins de 7,25 dollars de l’heure, ils peuvent prétendre à un remboursement au moins égal à ce montant.
Ainsi, si les entreprises du Maryland ne doivent pas nécessairement respecter le taux standard de l’IRS lorsqu’elles remboursent leurs employés pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel, elles doivent se conformer à la FLSA.
Qui bénéficie du remboursement des frais kilométriques ?
Le remboursement des frais kilométriques est un élément important de la gestion des frais de déplacement des employés, en particulier pour les employés de l’État qui conduisent leur véhicule personnel pour des tâches liées à leur travail. Bien que le Maryland ne dispose pas d’une loi spécifique sur le remboursement des frais kilométriques, comme indiqué ci-dessus, la plupart des entreprises, organisations et organismes publics suivent le taux de l’IRS ou fixent leurs propres taux en fonction des frais de déplacement locaux.
Si vous êtes indépendant ou si vous travaillez dans un secteur qui implique des déplacements professionnels fréquents, comme les ventes ou les services sur le terrain, la compréhension de la politique de remboursement des frais kilométriques peut vous aider à maximiser vos déductions au moment de la déclaration d’impôts. Les entreprises et les organismes d’État utilisent également le remboursement comme moyen de gérer les dépenses des conducteurs qui utilisent des véhicules privés pour effectuer des tâches professionnelles.
Suivi du kilométrage et documentation
Le suivi du kilométrage est important si vous souhaitez être remboursé pour vos déplacements professionnels. Vous devez tenir un registre du nombre total de kilomètres parcourus pour chaque déplacement, de la date et de la raison du déplacement.
Que vous utilisiez une application, un tableau de bord ou un bon vieux registre papier, un suivi détaillé peut faciliter le processus de remboursement.
Voici ce que vous devez inclure dans votre journal de bord :
- La date et l’heure du voyage
- Les relevés des compteurs kilométriques de départ et d’arrivée
- la destination
- But du voyage (il doit s’agir d’un usage professionnel pour être pris en compte – évidemment).
Ces informations sont particulièrement importantes pour les personnes qui utilisent le taux kilométrique standard pour demander des déductions fiscales ou qui demandent le remboursement de leurs frais.
FAQs : Remboursement des frais kilométriques dans le Maryland
1. Dois-je suivre le taux kilométrique de l’IRS pour le remboursement ?
Bien que de nombreux employeurs du Maryland suivent le taux de remboursement des frais kilométriques de l’IRS, les entreprises ne sont pas tenues de rembourser quoi que ce soit – techniquement. Certaines peuvent opter pour un remboursement basé sur les coûts réels, mais le taux de l’IRS est considéré comme la méthode la plus simple.
2. Puis-je déduire les frais kilométriques de mes impôts si je suis indépendant ?
Oui, les travailleurs indépendants (ou 1099) du Maryland peuvent déduire les kilomètres parcourus à des fins professionnelles en utilisant le taux standard ou en suivant les coûts réels. N’oubliez pas de tenir des registres précis afin d’éviter les erreurs au moment de remplir votre déclaration d’impôts.
Autres points à prendre en compte pour les conducteurs du Maryland
Pour les entreprises et les conducteurs du Maryland, la gestion des voyages d’affaires ne se limite pas au kilométrage.
Taux d’indemnité journalière
Si votre travail implique des déplacements de nuit, familiarisez-vous avec les taux de per diem pour l’hébergement et les repas. Il s’agit d’un élément distinct du kilométrage, mais qui joue un rôle important dans le remboursement global des frais de déplacement.
Indemnisation des travailleurs
Si un employé est blessé alors qu’il conduit pour des raisons professionnelles, il peut avoir droit à une indemnisation pour accident du travail. Il est donc important de s’assurer que vous comprenez les documents relatifs au kilométrage.
Salaire minimum
Dans certains cas, un employeur peut avoir besoin de rembourser à un taux plus élevé que le taux de l’IRS pour répondre aux exigences du salaire minimum si le taux de kilométrage inférieur fait que les employés gagnent effectivement moins que le seuil de salaire (voir FLSA ci-dessus).
Autres méthodes de remboursement
Taux fixe et variable (FAVR)
Letaux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement de véhicules exonéré d’impôt qui combine des éléments fixes et variables de remboursement. Ces éléments comprennent notamment les frais d’immatriculation et de titre de propriété, la dépréciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut être le moins lourd sur le plan administratif lorsqu’il est associé à un fournisseur, comme Cardata, qui gère le programme FAVR pour vous en externe.
Cents per Mile (CPM)
LeCPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, comme le taux kilométrique standard de l’IRS, mais il peut être personnalisé par l’employeur. En règle générale, cette méthode surpaye les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres et sous-paie les conducteurs qui en parcourent peu, ce qui fait qu’elle n’est pas la plus équitable. Cette méthode est simple, mais elle doit être alignée sur les directives fédérales et nationales pour garantir la non-imposition.
463/TFCA
L’indemnité de véhicule exonérée d’impôt (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme aux règles de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir un remboursement prédéterminé à leurs conducteurs, avec la possibilité d’être exonéré d’impôt à 100 %.
Conclusion
Le remboursement des frais kilométriques est simple, mais il n’est pas simple non plus. Il faut faire preuve de diligence pour obtenir un remboursement précis et équitable, car les règles peuvent varier en fonction de votre situation. En comprenant comment fonctionne le taux kilométrique de l’IRS et en conservant une documentation appropriée sur les kilomètres parcourus, vous pouvez vous assurer d’être rémunéré équitablement pour vos déplacements dans le Maryland.
Sources d'information
[3] Qui est un travailleur 1099 ? Guide de l’employeur sur les entrepreneurs indépendants
Les politiques de remboursement des frais kilométriques peuvent varier d’un employeur à l’autre et d’un secteur d’activité à l’autre. Il convient donc de toujours se renseigner auprès de son employeur ou d’un fiscaliste pour obtenir des conseils spécifiques. Ce blog fournit des informations générales basées sur les directives de l’IRS et les pratiques du Maryland en date de janvier 2024.
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