Guide des règles de remboursement des frais kilométriques dans le Michigan

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Bien que l’apogée de Détroit en tant que centre économique – et automobile – de la vie américaine appartienne davantage au siècle dernier qu’à celui-ci, c’est toujours un endroit où il fait bon conduire pour le travail ou les loisirs, et qui est toujours fier de ses nombreux ouvriers, syndicats et fabricants de l’industrie automobile.

Pour cette raison, vous avez probablement l’habitude de gérer une sorte d’indemnité de voiture ou de remplacement du kilométrage pour le travail, que ce soit pour vous-même ou pour les employés que vous dirigez.

Connu depuis longtemps comme le cœur de la légendaire industrie automobile des États-Unis, nous avons élaboré un guide pour comprendre les exigences de l’État du Michigan en matière de remboursement des frais kilométriques dans la Motor City et au-delà.

Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques dans le Michigan ?

Il n’existe pas de taux de remboursement des frais kilométriques spécifique à l’État du Michigan. Cependant, de nombreuses organisations publiques et privées ont recours au taux standard de l’IRS. Certains organismes publics, comme le pouvoir judiciaire, ont droit à un remboursement. 

Selon le bulletin de la Cour suprême du Michigan du 3 janvier[1], les employés du pouvoir judiciaire ont droit à :

44 cents par mile pour une conduite professionnelle “standard” (sur la base du coût moyen de conduite d’un véhicule de taille moyenne dans le Michigan).

Il existe également un taux de prime de 65,5 cents par mile, identique au taux standard de cents par mile de l’Internal Revenue Service, si certaines conditions sont remplies.

Suis-je légalement tenu de proposer ce taux de remboursement des frais kilométriques en tant que chef d’entreprise du Michigan ?

En bref, non. Ces lignes directrices s’adressent aux fonctionnaires de l’État qui travaillent pour le compte de l’État du Michigan. Vous êtes libre d’offrir le taux de remboursement des frais kilométriques de votre choix, bien que vous soyez imposé pour chaque centime que vous offrez au-delà du taux standard de 65,5 cents par kilomètre de l’IRS (à compter du 1er janvier 2023).

Mais ce n’est pas parce qu’une chose n’a pas été codifiée dans la loi qu’elle n’est pas pertinente. Aucune loi, où que ce soit dans le pays, ne stipule que vous devez tenir une porte ouverte à quelqu’un d’autre lorsque vous la franchissez, et pourtant les gens le font sans arrière-pensée, de nombreuses fois par jour.

Si une pratique commerciale est adoptée assez largement pour être considérée comme “standard”, c’est qu’elle doit l’être. Bien qu’il soit toujours possible d’économiser de l’argent tout en offrant des plans de remboursement automobile compétitifs, il sera difficile d’attirer des talents fiables sans offrir une certaine mesure de remboursement aux employés. Si vous n’avez pas de programme de remboursement, vous laissez essentiellement beaucoup de travail à vos chauffeurs au moment de la déclaration d’impôts. Les employés adorent être remboursés pour leurs déplacements professionnels.

Quel est le taux moyen de remboursement des frais kilométriques dans le Michigan ?

Le taux moyen de remboursement des frais kilométriques dans le Michigan est souvent légèrement supérieur à la moyenne nationale de 600 dollars. Cependant, les circonstances sont différentes pour chaque conducteur : votre kilométrage peut varier !

Voici pourquoi :

Le Michigan est situé dans la partie supérieure du Midwest, loin des centres logistiques pour le pétrole et l’essence, qui tendent à se concentrer autour des principales artères de transport dans les États du Golfe

La longue tradition d’investissement et d’emploi de l’État dans l’industrie automobile pourrait entraîner une hausse des coûts dans ce secteur à long terme.

Étant donné que le Michigan dépend des importations pour son alimentation, comme la plupart des États du Nord, le coût caché du carburant pour le transport gonfle le coût des biens de consommation, ce qui augmente le coût global de la vie.

La culture automobile est très présente dans le Michigan. Il est possible que les habitants du Michigan apprécient encore plus les nouveaux véhicules rutilants que les habitants d’autres États favorables à l’automobile. Suivre les “Jones”, qui conduisent tous des Ford fraîchement sorties de terre

Que dit la législation fiscale du Michigan sur le remboursement des frais kilométriques ?

Surveillez cet espace, mais pour l’instant, il n’y a pas de loi fiscale spécifique dans les registres de l’État du Michigan désignant un retard dans le remboursement des frais kilométriques par l’État.

En l’absence de loi de l’État, nous pouvons nous tourner vers l’IRS pour obtenir des conseils. Le taux fédéral standard de conduite professionnelle pour 2023 est de 65,5 cents par mile.

Si vous suivez les règles de l’IRS concernant les taux standard de remboursement des frais kilométriques, vous ne risquez pas de vous tromper. Mais elles ne sont pas des plus simples à comprendre, étant donné qu’il existe de nombreuses méthodes de remboursement différentes, chacune ayant ses propres procédures fiscales et mesures de conformité.

Quelle est la législation du travail du Michigan concernant le remboursement des frais kilométriques ?

La bonne nouvelle, c’est qu’il n’existe pas de législation du travail spécifique imposant un taux de remboursement des frais kilométriques standard pour l’État du Michigan.

Les employeurs ne sont pas tenus par la loi d’indemniser les conducteurs pour les déplacements professionnels effectués à l’aide d’un véhicule personnel[3].

À quelle fréquence le Michigan met-il à jour son taux standard de remboursement des frais kilométriques ? 

Le Michigan restera probablement lié au taux fédéral de l’IRS, qui change une ou deux fois par an. 

Jusqu’à présent, rien n’indique que l’IRS ait l’intention d’abaisser le taux standard de remboursement des frais kilométriques de 65,5 cents par mile qu’il a fixé en janvier 2023, et nous pouvons nous attendre à ce que le taux de prime du Michigan reste lié à ce taux de référence, du moins pour l’instant.

L’IRS annonce un changement de taux deux fois par an, en janvier et en juin. Mais souvent, comme en 2023, il n’y a qu’une seule annonce de changement de taux par an.

Si vous voulez des mises à jour en direct chaque fois que le taux de kilométrage du Michigan est en cours de révision, inscrivez-vous à la newsletter de Cardata au bas de cette page. Nous couvrons chaque mise à jour de taux de l’IRS, et nous vous offrons des conseils supplémentaires pour les gestionnaires de remboursement qui cherchent à maximiser leurs budgets trimestre après trimestre.

Dois-je offrir un remboursement des frais kilométriques si mes employés vivent dans le Michigan ?

Les lois de la concurrence et de l’offre et de la demande sont deux des fondements de l’innovation économique américaine.

Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale, si vous ne proposez pas de plan de remboursement pour couvrir les dépenses de vos chauffeurs, vos concurrents le font probablement.

Tout plan de rémunération des chauffeurs qui n’inclut pas une allocation de véhicule, qu’il s’agisse de FAVR, d’allocation de véhicule exonérée d’impôt ou autre, peut rendre difficile le recrutement d’employés heureux sur lesquels s’appuyer.

Or, comme le dit l’adage, votre entreprise ne vaut que ce que vaut son employé le moins heureux. Du moins selon Henry Ford, qui en sait peut-être un peu plus sur la façon de faire des affaires dans l’État[5].

Conclusion

Le Michigan est l’un des États dont les institutions publiques fixent leur propre taux de remboursement pour les fonctionnaires de l’État, avec parfois un taux de “prime” supplémentaire lié à la référence fédérale de l’IRS. Bien qu’aucune loi ne vous oblige à faire de même, vous avez toutes les chances d’attirer des employés sur lesquels vous pouvez compter.

Prenez rendez-vous avec nous pour en savoir plus sur les programmes de remboursement.

Nous enregistrons les kilomètres pour vous afin que vous puissiez garder les yeux sur la route.

[1] Michigan Supreme Court Finance Department 

[2] Mileage Reimbursement Guidelines for the State of Michigan 

[3] Michigan’s (MI) Mileage Reimbursement Law Regulations Explained | Labor Law Education Center 

[4] 21 Quotes From Henry Ford On Business, Leadership And Life 

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.

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