Indemnités Kilométriques: Indemnités Kilométriques De L’IRS Par Rapport À D’autres Options. Autres Options

Cet article explique ce qu’est une indemnité kilométrique et précise quand il convient d’utiliser le taux kilométrique standard de l’IRS plutôt que d’autres options. 

Introduction

Comprendre le taux kilométrique standard de l’IRS est essentiel pour les employeurs et les employés dans le monde en constante évolution de la fiscalité et des dépenses professionnelles. Comme les entreprises demandent souvent à leurs employés de se déplacer, il est essentiel de connaître les implications et les avantages de ces taux, en particulier en ce qui concerne les déductions fiscales. Le taux kilométrique standard de l’IRS est une référence, offrant une ligne directrice claire pour le remboursement des dépenses professionnelles des employés liées aux véhicules à moteur. Compte tenu des changements récents et des programmes alternatifs disponibles, les nuances de ce système revêtent une importance significative pour les entreprises d’aujourd’hui.

Qu'est-Ce Que Le Taux Kilométrique Standard De L'IRS? 

Le taux kilométrique standard de l’IRS est un taux facultatif déductible de l’impôt, exprimé en centimes par mille (CPM), qui permet aux employés d’être remboursés pour leurs déplacements professionnels. Tous les frais liés à l’utilisation d’un véhicule à moteur dans le cadre du travail sont censés être couverts par le taux kilométrique standard de l’IRS, y compris l’usure, l’essence, l’entretien, l’assurance et d’autres frais de ce type. Il s’agit d’un taux moyen non imposable que les employeurs et les indépendants peuvent utiliser pour déduire les frais de déplacement professionnel. 

Le Taux De L'irs Est Un Maximum Facultatif

Vous n’êtes pas obligé de payer le taux kilométrique standard de l’IRS à vous-même ou à vos chauffeurs. Il est “facultatif” parce que les employés peuvent également recevoir moins en franchise d’impôt. Par exemple, vous pouvez payer 50 cents par mile, 30 cents par mile, etc. – ces taux, inférieurs à 65,5 cents, sont également exonérés d’impôt. 

Toutefois, si vous dépassez le taux standard de l’IRS comme chiffre de remboursement, par exemple si vous payez 70 cents par mile, la différence entre le taux standard de l’IRS et le chiffre de remboursement réel en cents par mile est imposée. Ainsi, dans ce cas, si vous payez 70 cents par mile, il faudra déduire 4,5 cents par mile au titre de l’impôt sur les salaires et sur le revenu. 

Le taux de l’IRS est un point de référence pour les indemnités à prendre en compte

Le taux standard de l’IRS peut également être utilisé pour calculer les montants imposables et non imposables de vos indemnités de voiture, qui aident à couvrir les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel pour les déplacements professionnels. Lorsque vous offrez une indemnité de voiture – par exemple, 600 $ par mois à vos employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail – vous pouvez utiliser le taux de l’IRS pour calculer le montant de l’impôt à déduire de ce chiffre.

Supposons que vous versiez une indemnité de 600 $ par mois. Vous devez déterminer le montant de l’impôt à déduire en divisant l’indemnité par le nombre de miles parcourus dans le mois, puis en comparant ce chiffre au taux de l’IRS (cents par mile). Ainsi, par exemple, si un employé a parcouru 1 000 miles en un mois, il aura reçu 60 cents par mile.

Ce chiffre est inférieur au taux actuel de 65,5 cents par kilomètre de l’IRS, de sorte qu’aucun impôt ne doit être déduit de l’indemnité. En revanche, si le salarié n’a parcouru que 500 miles au cours d’un mois et que vous lui avez tout de même versé une indemnité de 600 dollars, il aura reçu 1,20 dollar par mile. Vous devrez alors déduire l’impôt du delta. Ainsi, 54,5 cents doivent être imposés aux taux d’imposition sur les salaires et sur les revenus.

Quelle Est L'indemnité Kilométrique De L'IRS?

L’IRS a annoncé que le taux standard d’indemnité kilométrique facultative pour 2023 est de 65,5 cents par mile – le taux le plus élevé depuis 11 ans et une augmentation de 3 cents par rapport au taux de l’année dernière. 

Les membres des forces armées en service actif peuvent également déduire les frais de déménagement et de conduite médicale à raison de 22 cents par mile. Ce taux est le même depuis le milieu de l’année 2022. Troisièmement, les frais de conduite à des fins caritatives peuvent être déduits à raison de 14 cents par mile. Ce taux est également inchangé.

Pour en savoir plus sur les taux kilométriques standard, consultez la tendance des 11 dernières années. Le prix maximum d’un véhicule standard a également été augmenté avec cette annonce. Le nouveau montant est de 60 800 $, soit une augmentation de 4 700 $ par rapport à l’année dernière.

Quelle Était L'indemnité Kilométrique En 2022 ?

L’abattement pour 2022 a commencé à 58,5 ¢, mais a été relevé en milieu d’année à 62,5 ¢ pour tenir compte de l’augmentation rapide du prix de l’essence. Il est exceptionnellement inhabituel pour l’IRS d’augmenter le taux en milieu d’année ; la dernière fois que cela s’est produit, c’était en juillet 2011 pour la même raison. 

Programmes Alternatifs Pour Les Indemnités Kilométriques 

Le taux de l’IRS, ou tout autre taux simple de Cents Per Mile, peut servir de base à des programmes d’indemnités kilométriques. Mais cela ne profite à votre organisation que si les employés conduisent rarement pour se rendre au travail ; dans le cas contraire, ils sont surpayés ou sous-payés. Pensez à la réceptionniste qui doit se rendre à la banque pour déposer un chèque ou à l’employé qui assiste à une réunion de vente occasionnelle. 

En d’autres termes, si un conducteur achète une voiture avec assurance et parcourt 100 miles par mois pour son travail, il ne sera remboursé que de 62,5 dollars, ce qui n’est pas suffisant pour couvrir le coût de l’assurance au taux actuel. À l’inverse, si un employé parcourt 50 000 miles par an et que son entreprise le rembourse au taux de l’IRS, il recevra une indemnité de 32 750 dollars.

Voici d’autres options à envisager : 

Taux fixe et variable (FAVR) : Un programme FAVR prend en compte les coûts fixes et variables, offrant ainsi aux employés un cadre complet pour gérer les frais de transport. En prenant en compte des éléments tels que l’assurance, la dépréciation, le carburant et l’entretien, le programme FAVR garantit une structure de remboursement précise et adaptée aux besoins uniques de chaque individu. En bref, le programme FAVR atténue le fardeau imposé aux employés et favorise un sentiment de stabilité financière au sein de l’organisation qui l’utilise.

Indemnité de responsabilité : Également connu sous le nom d’indemnité de voiture exonérée d’impôt, ce système permet aux employés de recevoir une somme pour leurs frais de transport, qu’ils doivent comparer au taux de l’IRS pour déterminer si elle est imposable. L’Accountable Allowance permet d’éviter les abus et permet aux employés d’adapter leurs remboursements à leurs habitudes de voyage, tout en respectant les paramètres établis par l’Internal Revenue Service (IRS) dans le document 463.

Les deux programmes offrent un taux par kilomètre en cents, mais comportent également une partie fixe, de sorte que si vos employés ne conduisent pas, vos coûts fixes sont toujours couverts.

Conclusion

Le taux kilométrique standard de l’IRS, bien qu’il permette une compréhension fondamentale des remboursements de frais kilométriques, n’est qu’une partie d’un paysage financier plus large que les entreprises doivent connaître. En saisissant les subtilités de ce taux, les entreprises peuvent structurer plus efficacement leurs programmes de remboursement, en garantissant l’équité et la responsabilité fiscale. Si le taux de l’IRS est une ligne directrice, d’autres programmes, tels que le FAVR et l’Accountable Allowance, répondent mieux aux besoins spécifiques de l’organisation. Alors que les frais de déplacement et de véhicule fluctuent, rester informé des options disponibles et les utiliser de manière appropriée reste crucial pour l’optimisation financière et la satisfaction des employés.

Sources

[1] IRS Issues Standard Mileage Rates For 2023 | Internal Revenue Service 

[2] About Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses | Internal Revenue Service 

Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.