Comment Saisir Les Indemnités De Voiture Sur Les Chèques De Paie Des Employés

Découvrez le guide rapide de Cardata pour saisir les indemnités de voiture sur les chèques de paie des employés. Alerte au spoiler: vous devrez probablement lire un manuel d’instructions.

Introduction

La conception d’un problème d’indemnité de voiture pose de nombreuses questions au gestionnaire ou à l’homme d’affaires avisé. Quel est le montant approprié à verser à chaque conducteur pour son indemnité de véhicule?Comment s’assurer que les impôts sur les indemnités kilométriques sont correctement versés?Ces fonds sont-ils alloués de manière à garantir le meilleur retour sur investissement possible ?

Chaque dollar dépensé dans le cadre d’un programme d’indemnités kilométriques inefficace va directement à l’Internal Revenue Service plutôt que dans les poches de vos conducteurs. La conception d’un programme d’indemnités kilométriques comporte également un coût caché:la conception d’un système administratif qui rend la déclaration des remboursements de frais kilométriques plus simple et plus transparente.

L'administration Des Indemnités Kilométriques - Un Coût Caché

La gestion des programmes d’indemnités kilométriques n’est pas aussi simple que la saisie de chiffres sur une feuille de calcul. Certaines méthodes prévoient des procédures de déclaration complexes. Pour les programmes tels que FAVR, les entreprises doivent calculer les coûts de dépréciation en fonction du modèle et de l’année du véhicule de chaque employé[1]. [1]

S’ils suivent les dépenses réelles, les employés doivent conserver tous les reçus et documents relatifs aux dépenses. Pour chaque coût réel payé par un employé, l’IRS stipule que tous les documents conservés pour les paiements de remboursement doivent contenir les trois variables suivantes :

le montant. L’IRS suggère aux employés de documenter “le coût de la voiture et de toute amélioration, la date à laquelle [l’employé] a commencé à l’utiliser, le kilométrage pour chaque utilisation professionnelle et le kilométrage total pour l’année” [2].

Date. Date de la dépense ou de l’utilisation de la voiture. 

Lieu ou description. Lieu où la voiture a été conduite, il peut s’agir d’une simple description telle que “123 Nom de rue, Lieu, État”. Toutefois, les solutions les plus efficaces en matière de suivi du kilométrage incluent des données GPS pour étayer les déclarations.

Objectif professionnel. Quel était l’objectif professionnel du voyage et quel est le lien entre le voyage et les responsabilités de l’employé ou les activités de l’entreprise ?

Comme l’illustre ce qui précède, se conformer aux exigences de l’IRS en matière d’enregistrement et d’administration des indemnités de déplacement peut être un travail à temps plein. Et ce, avant même de tenir compte de la nécessité de comptabiliser les indemnités de voiture sur les chèques de paie des employés.

Comment comptabiliser les indemnités de voiture sur le chèque de paie d’un employé – Principes généraux

Il n’y a pas de réponse facile à la question de savoir où inscrire l’allocation de voiture d’un employé sur son chèque de paie, principalement parce que chaque entreprise utilise un système de paie différent.

Cela signifie que le premier principe à suivre pour déclarer les indemnités de voiture sur le bulletin de paie d’un employé est de lire le guide de l’utilisateur de votre logiciel de paie.

De nombreux éditeurs de logiciels de paie fournissent des instructions spécifiques sur la manière de saisir les indemnités kilométriques. Voici un guide rédigé par Vista, par exemple. [Vous n’en tirerez pas grand-chose si votre entreprise n’utilise pas le logiciel de comptabilité Vista, mais il peut être utile de voir un exemple de ce que vous recherchez.

Votre entreprise dispose-t-elle d’un service de paie?Êtes-vous un propriétaire unique qui engage un comptable pour s’occuper de ses besoins en comptabilité?Il y a peut-être quelqu’un à qui vous pouvez demander de l’aide.

Vous pouvez également le confirmer en lisant leurs documents publics, tels que la publication 15 C-E, ou en vous adressant à un agent de l’IRS. [4]

Il existe cependant des raccourcis que l’on peut prendre. En voici un.

Une règle empirique rapide - Allocation automobile comptabilisable ou non comptabilisable?

Il est très important de savoir si l’IRS considère que votre programme d’allocation automobile est justifié. Cela peut non seulement vous faire économiser de l’argent, mais aussi simplifier les procédures. Il ne s’agit pas d’une règle stricte, mais d’une règle empirique:la plupart des allocations automobiles justifiées ne sont pas considérées comme un revenu sur la fiche de paie d’un employé.

Par conséquent, si vous savez que vous disposez d’un programme d’allocations de voiture à justifier, vous ne déclarerez pas les paiements effectués dans le même champ que le revenu de votre employé.

Chaque logiciel de paie dispose de son propre champ pour les revenus non déclarés. Consultez le guide de l’utilisateur de votre logiciel pour savoir où l’enregistrer.

Si votre programme d’allocation automobile est un régime non comptable, inscrivez l’allocation automobile de votre employé dans la catégorie Revenu de votre logiciel de paie.

Elle sera considérée comme un revenu par l’IRS et pourra être ajoutée au salaire de base de votre employé. Vous verserez les mêmes impôts que ceux qui s’appliquent à son salaire – impôts fédéraux et nationaux sur les salaires, sécurité sociale et assurance-maladie.

Quelques notions de base sur les régimes soumis à l'obligation de rendre des comptes et les régimes non soumis à l'obligation de rendre des comptes

Tout programme de prestations est considéré comme responsable aux yeux de l’IRS s’il remplit certaines conditions.

Dans sa publication 5137, l’IRS énonce ces conditions, les exceptions possibles et les exigences en matière de déclaration[5]. [5] 

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre guide sur les programmes d’indemnités kilométriques. Nous y expliquons les trois conditions importantes de l’IRS pour les programmes d’avantages à justifier et ce qui se passe lorsque votre programme ne répond pas à ces critères. (Indice:il s’agit de payer plus d’impôts).

L'importance De Concevoir Un Système De Paie Intelligent Pour Les Allocations Automobiles

Nous vivons à l’ère de l’automatisation. De nombreuses tâches complexes de la vie humaine et de la société ont été confiées à des applications ou à des logiciels.

La plupart d’entre nous doivent encore apprendre à programmer les coordonnées GPS et se fient à leur téléphone pour obtenir des indications. Nous n’avons besoin que de connaissances limitées pour utiliser le produit, car le processus a été développé pour nous.

Les programmes qui suivent le kilométrage des véhicules des employés simplifient le paiement des indemnités de voiture en enregistrant automatiquement le kilométrage des employés. Des systèmes GPS sophistiqués enregistrent les déplacements professionnels en temps réel.

Certaines applications de suivi du kilométrage vont même jusqu’à payer les employés directement par dépôt direct en utilisant les données de kilométrage qu’elles collectent. Il n’est donc pas nécessaire de faire figurer les indemnités kilométriques sur le bulletin de paie de l’employé, car le paiement est effectué en toute sécurité par un tiers. La commodité et la simplicité font de la conception d’un programme FAVR un jeu d’enfant. 

Obtenir Les Conseils D'un Expert

Il est normal de demander de l’aide lorsqu’on est confronté à un problème complexe. Nous nous adressons aux épiciers pour savoir ce qu’il y a à manger, aux avocats pour savoir si c’est légal et aux médecins pour savoir comment rester en bonne santé, et nous n’en pensons pas moins.

Il est tout à fait approprié de laisser la comptabilité aux comptables et la cuisine aux cuisiniers.

Être propriétaire d’une entreprise ne signifie pas qu’il faille devenir un érudit dans les arcanes de l’Internal Revenue Service. Mais lorsque les enjeux sont aussi importants et comprennent, à une extrémité du spectre, des possibilités telles que les pénalités fiscales ou la fraude, il n’est pas inutile de consulter quelqu’un qui connaît bien le sujet.

L’externalisation d’une partie ou de la totalité de votre programme d’indemnités kilométriques est judicieuse pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui opèrent à grande échelle, où chaque dollar fait la différence.

Travaillez avec une entreprise spécialisée dans les indemnités kilométriques, comme la nôtre. Cardata a plus de vingt ans d’expérience dans l’administration et la conception des remboursements de véhicules. Du suivi du kilométrage aux paiements, notre logiciel automatise et comptabilise tout.

Sources

[1] Announcement 2000-48 | Internal Revenue Service

[2] Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses | Internal Revenue Service 

[3] Processing Car/Auto Allowances with an Employee’s Paycheck | Viewpoint Help 

[4] 2023 Publication 15 | Internal Revenue Service 

[5] Publication 5137 | Internal Revenue Service 
Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article:https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici:https://www.cardata.co/terms.