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Guide de remboursement des frais kilométriques dans l’Illinois
Introduction
Aux États-Unis, les réglementations relatives au remboursement des frais kilométriques varient considérablement d’une région à l’autre. L’Illinois est unique à cet égard, puisqu’une règle spécifique de remboursement des frais kilométriques est intégrée à sa législation. Les employeurs de l’État des Prairies doivent fournir à leurs employés des remboursements précis pour les dépenses encourues dans le cadre d’activités professionnelles. Plusieurs programmes sont disponibles pour rationaliser ce processus, tels que les remboursements à taux fixe et variable (FAVR), les allocations de voiture exonérées d’impôt (TFCA) et les arrangements “Cents per Mile” (CPM).
Dans cet article, nous répondrons à des questions fondamentales, notamment : quelles sont les règles de remboursement des frais kilométriques dans l’Illinois ? Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques dans l’Illinois pour 2023 ? Plus généralement, nous explorerons les subtilités des exigences de l’État en matière de kilométrage et montrerons comment les travailleurs mobiles et leurs employeurs peuvent tirer le meilleur parti d’un programme de remboursement tout en se conformant aux réglementations fiscales et aux exigences légales.
Devez-vous rembourser les frais kilométriques dans l’Illinois ?
La réponse est un oui catégorique : l’Illinois fait partie du petit nombre d’États qui imposent le remboursement des frais kilométriques à leurs employés, comme nous le verrons plus loin dans notre discussion sur le droit du travail, dans la suite de cet article. À l’instar du Massachusetts et de la Californie, l’Illinois reconnaît l’importance d’un remboursement équitable des déplacements professionnels. La règle de remboursement des frais kilométriques de l’État constitue un remboursement crucial pour les employés, car elle reconnaît les coûts qu’ils peuvent encourir lorsqu’ils utilisent leur propre véhicule pour accomplir des tâches liées à leur travail.
Quel sera le taux de remboursement des frais kilométriques dans l’Illinois en 2023 ?
L’Internal Revenue Service (IRS) régit les remboursements de frais kilométriques aux États-Unis et, à partir de 2023, les taux kilométriques standard fédéraux pour l’utilisation professionnelle des véhicules personnels sont de 65,5 cents par mile. En Illinois, cependant, il n’existe pas de taux spécifique régi par l’État. Par conséquent, les entreprises privées de l’État des Prairies disposent d’une grande marge de manœuvre pour déterminer leurs taux de remboursement des frais kilométriques, tout en tenant compte de facteurs tels que les normes du secteur, le coût de la vie et les politiques internes de l’entreprise.
Dans un souci de transparence, les employeurs doivent communiquer leur politique de remboursement des frais kilométriques à leurs salariés. Il s’agit notamment de préciser le taux de remboursement par kilomètre, toute exigence spécifique en matière de documentation ou de déclaration, ainsi que la fréquence des remboursements.
Dans le même temps, certaines branches du gouvernement de l’État peuvent bénéficier d’un taux pour les tâches de conduite que leur poste exige spécifiquement ; ces taux varient en fonction de l’organisation et de la nature du travail effectué. Selon le Legislative Travel Control Board of Illinois[1], des dispositions de cette nature existent au sein de l’État :
l’Assemblée générale
Les conseils et commissions législatifs
Le bureau de l’auditeur général
toutes les agences législatives.
Taux moyens de remboursement des frais kilométriques dans l’Illinois
Les taux moyens de remboursement des frais kilométriques dans l’Illinois ont tendance à être légèrement supérieurs à la moyenne nationale de 600 dollars ; cette disparité peut être attribuée à divers facteurs spécifiques à l’État. Le fait que l’Illinois soit légèrement au-dessus de la moyenne est typique du Midwest.
L’industrie : Avec une gamme diversifiée d’industries, dont la finance, l’industrie manufacturière, la recherche et le développement technologique et les soins de santé, l’Illinois peut se targuer d’une présence économique robuste, qui se traduit par des salaires plus élevés et un coût de la vie globalement plus élevé que dans d’autres régions. Compte tenu des diverses possibilités d’emploi dans l’État, il est nécessaire d’effectuer de nombreux déplacements professionnels en voiture.
L’urbanisation : L’État compte également plusieurs villes densément peuplées, dont Chicago et Springfield, qui sont d’importants centres d’affaires et de transport. Les environnements urbains animés et l’augmentation des embouteillages et des frais de stationnement peuvent entraîner une augmentation des taux de remboursement des frais kilométriques afin de compenser les coûts supplémentaires liés à l’utilisation des véhicules dans ces zones.
L’infrastructure : Un autre facteur contribuant aux taux de remboursement des frais kilométriques légèrement plus élevés dans l’Illinois pourrait être le vaste réseau routier et les infrastructures de transport de l’État, qui relient diverses villes et facilitent d’innombrables activités commerciales. L’utilisation fréquente de véhicules à des fins professionnelles, ainsi que l’usure des véhicules, peuvent inciter les employeurs à accorder des taux de remboursement plus élevés pour tenir compte de l’augmentation du kilométrage et des coûts d’entretien potentiels.
Législation fiscale de l’Illinois en matière de remboursement des frais kilométriques
Selon les directives de l’IRS, les employeurs peuvent rembourser les employés pour leurs dépenses professionnelles en utilisant soit le taux de kilométrage standard, soit la méthode des dépenses réelles. Le taux kilométrique standard est un taux fixe par kilomètre parcouru à des fins professionnelles. En revanche, la méthode des frais réels consiste à rembourser aux salariés les frais encourus, tels que l’essence, l’entretien et la dépréciation. Pour les salariés qui reçoivent des remboursements de frais kilométriques, il est essentiel de tenir des registres précis de leurs frais kilométriques professionnels et de toutes les dépenses qui y sont liées. Ces registres servent de documentation à des fins fiscales et contribuent à garantir la conformité avec les réglementations de l’IRS.
Comme l’a noté l’Assemblée générale de l’Illinois dans les Illinois Compiled Statutes (ILCS), des conditions spécifiques doivent être remplies pour qu’un remboursement soit considéré comme valide. La section 9.5, “Remboursement des dépenses des employés”, traite de la nature des “dépenses nécessaires” ou des types de coûts jugés dignes d’être remboursés[2] Dans ce contexte, “un employeur n’est pas responsable des pertes dues à la négligence d’un employé, des pertes dues à l’usure normale ou des pertes dues à un vol, sauf si le vol résulte de la négligence de l’employeur”. Les pièces justificatives doivent être fournies dans les 30 jours civils suivant la dépense. La loi précise que les employés doivent se conformer aux politiques de remboursement spécifiques de l’entreprise. Dans le cas contraire, la légalité de l’indemnité est remise en cause.
Législation du travail de l’Illinois : pour le remboursement des frais kilométriques
Quelle est la législation de l’État de l’Illinois sur les frais kilométriques liés à l’emploi ? Conformément aux modifications apportées en avril 2023, le droit du travail de l’Illinois est très protecteur de l’accès des travailleurs aux remboursements, en particulier en ce qui concerne le remboursement des frais de véhicule. Selon la section 300.540 du registre de l’Illinois, les remboursements doivent être accordés tant que les critères d’utilisation professionnelle d’un véhicule sont remplis – cela inclut tout travail entrepris avec une voiture personnelle qui est d’un “avantage principal pour l’employeur”[3] Cinq éléments doivent être pris en compte pour déterminer si quelque chose est d’un “avantage principal pour l’employeur” :
1. L’employé s’attend-il à être remboursé ?
2. La dépense est-elle requise ou nécessaire à l’accomplissement des tâches professionnelles de l’employé ?
3. L’employeur reçoit-il une valeur qu’il devrait autrement payer ?
4. Depuis combien de temps l’employeur bénéficie-t-il de l’avantage ?
5. Si la dépense est nécessaire pour le travail.
Par conséquent, si une entreprise ne rembourse pas la totalité des frais liés à l’utilisation d’un véhicule, c’est elle qui est responsable :
“Si un employeur a informé un employé qu’il n’a pas le droit de demander un remboursement ou n’a pas répondu à la demande de remboursement de l’employé, cela sera considéré comme un refus de remboursement et l’employé pourra déposer une réclamation contre l’employeur auprès du ministère pour obtenir le remboursement de ses dépenses.
Les cas de refus de remboursement peuvent avoir de graves conséquences ; une entreprise peut faire l’objet non seulement de plaintes liées au travail, mais aussi de poursuites judiciaires en bonne et due forme. Ces amendements autorisent en outre le département du travail de l’Illinois (IDOL) à imposer aux employeurs des amendes nettement plus élevées que les sanctions antérieures. En cas de succès d’une plainte pour défaut de remboursement, les entreprises doivent payer le montant total du remboursement et une pénalité supplémentaire de 5 % du remboursement, multipliée par le nombre de mois écoulés entre le moment où le paiement initial aurait dû être effectué et le moment où il l’a été. Avant les modifications, la pénalité était de 2 % du montant du remboursement[4].
Conclusion
Tout au long de cet article, nous avons exploré les nuances complexes des exigences de l’Illinois en matière de kilométrage, dans le but d’apporter aux travailleurs mobiles et à leurs employeurs les connaissances et les idées nécessaires pour maximiser les avantages d’un programme de remboursement complet. L’Illinois est unique en ce qui concerne les protections en matière de remboursement des frais kilométriques pour les travailleurs mobiles. Bien que ces protections puissent compliquer les choses pour les employeurs qui gèrent une équipe de chauffeurs, le fait d’accorder à une main-d’œuvre le remboursement qu’elle mérite apportera un sentiment de réussite plus durable et une prospérité à l’échelle de l’entreprise. En fin de compte, les employés aiment les bons programmes de remboursement.
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Sources
[1] The Legislative Travel Control Board
[2] Illinois Compiled Statutes, Section 9.5
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