Comment mettre en place un programme FAVR pour votre entreprise

How to build an IRS Compliant Vehicle Reimbursement Program

Introduction

L’entrée dans le monde des programmes de remboursement des véhicules peut sembler difficile au départ, mais ce n’est pas forcément le cas – surtout si vous choisissez un fournisseur spécialisé qui possède le savoir-faire et les ressources nécessaires pour faciliter efficacement le processus. 

L’époque où le temps et l’attention étaient mal gérés et consacrés uniquement au bon fonctionnement de vos véhicules est révolue. Vous pouvez obtenir bien plus avec l’aide d’un prestataire de services de confiance. Que vous passiez d’un système de flotte à un autre ou que vous débutiez avec une toute nouvelle force de travail mobile, l’idéal est que l’installation de FAVR soit plus facile que vous ne le pensez. Dans cet article, nous allons explorer les étapes clés de la mise en place d’un programme de remboursement des véhicules.

Cardata assure la gestion complète de votre programme exonéré d’impôt, afin de garantir que vous et vos employés êtes sur la voie du succès. En effet, il est essentiel de s’associer à un prestataire de services fiable si l’on veut se libérer du fardeau des lourdes tâches administratives. L’externalisation permet aux travailleurs de réorienter leurs efforts vers les fonctions essentielles de l’entreprise. En d’autres termes, elle permet à votre équipe de se concentrer sur les tâches les plus importantes, à savoir celles qui sont le moteur de la croissance de votre organisation. 

Voyons donc comment vous pouvez mettre en place un excellent programme, en collaboration avec votre partenaire.

Étape 1 : Choisir la catégorie de véhicules idéale

La base de tout programme efficace de remboursement des véhicules réside dans le choix d’une catégorie de véhicules standard. En tant que fondement de l’ensemble du programme FAVR, il est essentiel de se rappeler que cette décision a beaucoup de poids. Les conducteurs ont la liberté de choisir le type de véhicule qui correspond à leurs besoins individuels, tandis que l’entreprise base ses remboursements sur le véhicule standard du programme. 

Étant donné que tous les véhicules ont des coûts de carburant et de réparation uniques, ainsi que des taux d’assurance et de dépréciation, il est essentiel de disposer d’un véhicule standard pour réduire la complexité de votre programme. Les employés conservent néanmoins l’autonomie de choisir le véhicule qu’ils souhaitent conduire. Dans le même temps, la seule responsabilité de l’entreprise consiste à rembourser la catégorie de véhicule choisie. Cette approche établit un équilibre harmonieux, permettant aux employés d’exercer leur préférence tout en offrant à l’entreprise un processus de remboursement simplifié.

Étape 2 : Déterminer le pourcentage d’utilisation professionnelle (PUP)

Pour calculer avec précision les remboursements, il est essentiel de déterminer le pourcentage d’utilisation professionnelle, qui représente le temps moyen pendant lequel le véhicule sera utilisé à des fins professionnelles au cours d’une semaine donnée. Un point de départ recommandé, basé sur les plans conformes à l’IRS, est de 71,4 %, ce qui correspond à une conduite typique du lundi au vendredi, soit cinq jours sur sept. Ce pourcentage sert de guide, garantissant des calculs de remboursement justes et précis tout en respectant les réglementations fiscales. Le respect du BUP établi contribuera à maintenir les remboursements aussi proches que possible d’un statut non imposable. La recherche d’un juste équilibre entre l’utilisation professionnelle et l’utilisation personnelle garantit un programme transparent et efficace. 

Pour en savoir plus sur le pourcentage d’utilisation professionnelle des véhicules.

Étape 3 : Prise en compte de la localisation et du territoire

Reconnaissant le caractère unique de chaque employé sur la route, il est utile de prendre en compte sa localisation et son territoire. L’adresse d’un employé joue un rôle essentiel dans la détermination des taxes locales et d’État, des frais d’immatriculation et de titre de propriété, et des primes d’assurance. En outre, le territoire du conducteur incorpore les prix quotidiens du carburant dans l’équation. En tirant parti du logiciel de pointe de Cardata, il est possible d’effectuer un suivi précis de l’emplacement, ce qui permet d’effectuer des remboursements de véhicules exempts d’impôts en fonction de la région. Cette approche garantit que les employés reçoivent une compensation équitable basée sur leur contexte géographique spécifique.

Pour en savoir plus, lisez notre article sur les aspects géographiques de la FAVR : 

Géographie du FAVR : comment la localisation du conducteur détermine les tarifs

Étape 4 : Définir des fourchettes kilométriques précises

En termes simples, une fourchette de kilométrage est la fourchette de kilomètres que l’employeur prévoit qu’un employé va parcourir. L’attribution de fourchettes kilométriques appropriées est un aspect crucial de tout programme de remboursement des frais de véhicule.  

Ces fourchettes sont conçues pour calculer l’impact du kilométrage sur la valeur de revente future d’un véhicule et sur les coûts d’entretien. Plus la fourchette de kilométrage est élevée, plus la somme allouée est importante. Par exemple, un employé qui parcourt 50 000 miles peut prétendre à 50 dollars supplémentaires par mois, contrairement à une personne qui parcourt 25 000 miles par an. 

Il faut toutefois garder à l’esprit que les bandes de kilométrage n’ont d’incidence que sur les remboursements fixes, et non sur les composantes variables. La technologie de Cardata simplifie ce processus en ajustant automatiquement les remboursements en fonction du kilométrage réel de chaque employé pendant la durée de vie du véhicule, en tenant compte des kilomètres parcourus à titre personnel et professionnel. 

Dans ce cas, nos représentants s’assurent que les conducteurs reçoivent le remboursement auquel ils ont droit, en augmentant leur fourchette de kilométrage d’un seul niveau. Cela garantit une compensation juste et précise, en tenant compte des habitudes de conduite individuelles et en réduisant les complexités administratives tant pour les employés que pour l’entreprise.

En savoir plus sur les fourchettes kilométriques.

Étape 5 : Adopter les remboursements mensuels FAVR

Laissez-nous nous occuper des remboursements mensuels FAVR (Fixed and Variable Rate) ! Cette composante comprend un taux fixe payé mensuellement, ainsi qu’un taux variable calculé par kilomètre. Les taux fixes couvrent les dépenses fixes telles que l’amortissement, l’assurance, la licence et les taxes – les coûts encourus pour mettre une voiture dans l’allée – tandis que les taux variables tiennent compte des coûts d’exploitation tels que le carburant, l’entretien et les pneus. 

Pour garantir des ajustements de remboursement précis et actualisés, Cardata suit et enregistre ces coûts avec diligence sur une base quotidienne – vous et vos employés disposerez de toute la documentation dont vous avez besoin au moment de la saison des impôts. Ce faisant, nous garantissons l’exactitude et l’équité des remboursements variables, tels que les frais de carburant, par le biais d’ajustements mensuels. 

Conclusion

Choisir le bon partenaire pour le remboursement des véhicules et établir une base solide pour votre programme est essentiel à la réussite de votre entreprise. Avec Cardata, vous avez accès à une équipe qui possède une expertise inégalée dans la gestion des remboursements, ce qui vous assure un voyage sans heurts et sans tracas. Nos représentants fiables et nos services logiciels avancés sont là pour vous soutenir à chaque étape. N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui si vous souhaitez exploiter pleinement le potentiel des véhicules de vos employés grâce à un programme FAVR – nous simplifierons et rationaliserons votre parcours vers des remboursements efficaces et transparents.

Clause de non-responsabilité : Rien dans cet article de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.