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Remboursement des frais kilométriques en Géorgie : Ce qu’il faut savoir
Introduction
La Géorgie est connue depuis longtemps pour son soleil méridional, mais ces derniers temps, elle est davantage considérée comme un centre de postproduction pour les superproductions hollywoodiennes, en raison de son régime d’incitations fiscales attrayant pour les créateurs d’emplois.
Nous allons exposer les règles de la Géorgie concernant le remboursement des frais kilométriques des chauffeurs, et ce que cela implique pour vous et vos employés.
Qu’est-ce qu’un remboursement de frais kilométriques ?
Au 20e siècle, les entreprises privées et publiques louaient ou achetaient souvent des “flottes” entières de voitures de société que leurs employés utilisaient dans l’exercice de leurs fonctions.
Bien qu’il s’agisse d’une bonne idée en théorie, cette pratique s’avère très coûteuse en pratique. Si un employé a un accident avec une voiture de société, c’est l’entreprise qui est responsable des dommages, et les compagnies d’assurance peuvent appliquer des tarifs élevés, sachant que l’entreprise dispose de plus de ressources qu’un conducteur individuel pour faire face à un sinistre.
L’entreprise est également responsable des réparations, de l’entretien, des primes d’assurance ou des frais de location applicables à son parc automobile.
Si les grandes entreprises disposent d’un pouvoir d’achat suffisant pour justifier l’exploitation d’un parc automobile – les remises sur le volume de marchandises semblent être une loi universelle du monde des affaires -, il n’en va pas de même pour les petites et moyennes entreprises.
Étant donné que les employés conduisent souvent leur véhicule personnel pour se rendre au travail et en revenir, ne serait-il pas logique de leur permettre d’utiliser leur véhicule personnel (et leur assurance automobile personnelle) à des fins professionnelles, tout en veillant à ce qu’ils n’aient pas à assumer personnellement les frais d’essence, d’entretien et autres qui peuvent survenir au cours d’une semaine de travail ?
Certaines entreprises offrent une “indemnité de voiture”, qui est généralement un montant fixe en plus du salaire de l’employé. Si vous avez besoin d’un rappel, nous avons déjà écrit en long et en large sur l’inefficacité de ce système, tant du point de vue des coûts que de celui de la fiscalité.
Par ailleurs, les entreprises et leurs employés peuvent verser un remboursement de véhicule conforme aux règles de l’IRS, qui est exonéré d’impôt au niveau fédéral et de l’État.
Que disent les lois fiscales de l’État de Géorgie sur le remboursement des frais kilométriques ?
Il n’existe pas de loi fiscale globale pour tous les travailleurs de Géorgie. Certaines agences de l’État disposent de politiques spécifiques définissant les modalités de remboursement de leurs employés.
La politique officielle de l’Office comptable de l’État de Géorgie en matière de voyages d’affaires, disponible ici[1], contient un tableau reprenant toutes les règles et réglementations relatives aux voyages terrestres des employés de l’État.
Heureusement, nous avons lu le document pour que vous n’ayez pas à le faire. Le plus important pour vous qui lisez cet article est de comprendre les réglementations de l’État de Géorgie concernant le remboursement des frais kilométriques et l’utilisation de véhicules personnels pour les déplacements professionnels.
La section 2 de la Georgia SAO Statewide Accounting Policy and Procedure stipule ce qui suit :
(État) Les employés doivent s’efforcer d’utiliser la méthode de déplacement terrestre la moins coûteuse possible. (Ce n’est pas non plus une mauvaise pratique pour vos employés).
Si un véhicule de flotte temporaire (c’est-à-dire une voiture de location) n’est pas disponible, les voyageurs ont le choix entre la location d’un véhicule et le remboursement des frais kilométriques pour l’utilisation de leur véhicule personnel.
Le remboursement de l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel est calculé par kilomètre d’utilisation professionnelle, du point de départ au point d’arrivée, y compris les points de passage et en déduisant le kilométrage réel du trajet, le cas échéant.
Il est essentiel de savoir que votre trajet domicile-travail n’est pas considéré comme une utilisation professionnelle d’un véhicule personnel dans l’État de Géorgie.
Je ne suis pas un employé de l’État de Géorgie. Ces réglementations s’appliquent-elles à moi ?
Pas spécifiquement, bien que de nombreuses entreprises proposent à leurs employés des programmes de remboursement qui s’alignent sur les réglementations de l’État.
Nous pouvons ignorer les clauses spécifiques relatives aux procédures de passation des marchés publics pour les employés, par exemple, mais nous devons accorder une attention particulière aux clauses concernant le remboursement des frais kilométriques pour les employés. En proposant des taux de remboursement des frais kilométriques égaux ou supérieurs à la norme de l’État, vous vous assurez que votre entreprise reste une option attrayante pour les travailleurs sur le marché du travail tendu d’aujourd’hui. Même si la loi n’oblige pas à rembourser les employés en Géorgie, il s’agit d’une option intéressante.
Suivi des dépenses et déclaration du taux de remboursement des frais kilométriques pour l’État de Géorgie
L’aspect le plus important de la demande de remboursement des frais kilométriques pour les employés de l’État est le suivi approprié des dépenses et la justification de chaque déplacement en fonction des besoins de l’entreprise.
Pour que les relevés kilométriques soient conformes, il est préférable d’inclure un relevé de destination à destination, des informations précises sur les activités professionnelles menées au cours du voyage, des données de géolocalisation confirmant que l’itinéraire était aussi efficace et raisonnable que possible, ainsi que des compteurs kilométriques exacts pour s’assurer que le décompte des kilomètres est exact.
Les lignes directrices de l’État en matière de voyages indiquent explicitement que si ces notes de frais ne sont pas fournies dans les 45 jours, leur remboursement peut être refusé, et qu’il est très probable qu’elles soient rejetées si elles ne sont pas fournies dans les soixante jours[2].
Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques de la Géorgie pour 2023 ?
La Géorgie n’a pas fixé son propre taux de remboursement des frais kilométriques pour 2023 (ni pour les années précédentes). Ils fournissent des mises à jour de la politique de kilométrage deux fois par an, mais comme vous le verrez lorsque vous le lirez, ce taux est fonctionnellement identique au taux de l’administration des services généraux du gouvernement fédéral, qui se trouve également être le même que le taux de remboursement de kilométrage commercial standard de l’IRS, même s’il est écrit sur le papier à en-tête de l’État.
Nous pouvons donc nous appuyer sur le taux standard de remboursement des frais kilométriques professionnels de l’Internal Revenue Service, qui est de 65,5 cents par mile pour 2023. Ce taux change une ou deux fois par an.
Et si je veux offrir autre chose à mes employés ?
La bonne nouvelle est que, même si vous opérez dans l’État de Géorgie, vous avez beaucoup plus d’options pour le remboursement des frais kilométriques de vos employés que le taux standard de 0,50 $ par kilomètre mentionné ci-dessus.
Cardata propose aux propriétaires d’entreprises une variété de plans de remboursement des frais kilométriques, des structures FAVR aux indemnités de voiture exonérées d’impôts. De plus, Cardata Mobile et Cardata Cloud facilitent le suivi des itinéraires et la soumission des rapports de dépenses. N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir comment nous vous faisons économiser des centimes sur chaque kilomètre.
Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions commerciales, personnelles, financières ou juridiques. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.
1] State Travel Policy | State Accounting Office of Georgia
[2] Statewide Accounting Policy & Procedure
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