Les programmes de remboursement des véhicules permettent d’économiser de l’argent dans le secteur de l’alimentation et des boissons

Introduction 

Dans le contexte économique actuel d’inflation croissante et d’incertitude des approvisionnements, la réduction stratégique et créative des coûts est la clé du succès pour les entreprises du secteur de l’alimentation et des boissons. 

Les programmes de remboursement des véhicules (VRP), notamment FAVR, TFCA et CPM, sont des alternatives non imposables aux programmes traditionnels de flotte d’entreprise et d’indemnités. Ils permettent aux entreprises d’économiser jusqu’à 30 % des frais de remboursement des conducteurs et de les réinvestir dans leurs activités et leurs employés.

Les PRV peuvent changer la donne pour les entreprises du secteur de l’alimentation et des boissons qui cherchent à économiser de l’argent et à s’aligner sur les attentes des consommateurs et les préoccupations en matière de développement durable. 

Des flottes appartenant à l’entreprise aux PRV 

Les défis liés à l’entretien des flottes appartenant à l’entreprise

Avant l’avènement des solutions numériques émergentes, les flottes appartenant à l’entreprise étaient la norme pour les entreprises du secteur de l’alimentation et des boissons. Il existe cependant des défis associés aux flottes appartenant à l’entreprise qui sont souvent négligés et qui peuvent être améliorés grâce à des programmes de remboursement de véhicules exonérés d’impôts. 

L’un de ces problèmes est le coût initial élevé de l’achat d’un véhicule. Dans le cas d’un parc automobile d’entreprise, la société est responsable de l’achat ou de la location de tous les véhicules conduits par les employés. Cela peut représenter une dépense considérable et ne pas être nécessaire si l’entreprise n’a pas besoin de véhicules spécialisés. 

Une autre dépense liée aux flottes appartenant à l’entreprise est le coût permanent de l’entretien et de l’assurance des véhicules. Dans le cas d’une voiture appartenant à l’entreprise, celle-ci est responsable de l’entretien du véhicule et de l’assurance, même en dehors des heures de travail. En revanche, elle doit facturer l’utilisation personnelle, c’est-à-dire que les employés paient leur part de l’utilisation du véhicule de l’entreprise. Cette pratique est impopulaire, car les employés doivent payer pour une voiture qu’ils n’ont pas nécessairement envie de conduire, et si vous ne facturez pas ces frais, vous risquez d’avoir une plus grande responsabilité fiscale en tant qu’employeur. 

Enfin, il y a les risques et les coûts imprévisibles liés au fait que les employés conduisent des voitures de société pour rentrer chez eux après le travail. Si votre employé a un accident dans un véhicule de société en dehors du travail, l’entreprise peut être tenue responsable des dommages.

Enfin, les véhicules de la flotte se déprécient continuellement, ce qui signifie qu’ils entraîneront à nouveau des coûts pour l’entreprise lorsqu’ils devront être remplacés. 

Avantages du passage aux PRV

En raison de la réduction des tâches administratives et de l’augmentation des économies, les PRV peuvent être la meilleure solution pour les services de conduite requis par l’industrie alimentaire et des boissons. Certains de ces avantages peuvent être comparés directement aux défis posés par les flottes d’entreprise. 

Dans le cadre des programmes de remboursement des frais de véhicules, les employés utilisent leur propre voiture pour leurs déplacements professionnels et sont remboursés de ces frais en franchise d’impôt. 

Les coûts liés à la mise à disposition d’un véhicule sont initialement supportés par l’employé, et l’employeur lui fournit ensuite un remboursement. 

Les PRV peuvent également s’aligner sur les besoins de l’industrie alimentaire et des boissons, car les véhicules des employés n’ont pas besoin d’être spécialisés. Si votre personnel utilise des voitures de société traditionnelles, un PRV est idéal pour vous.

Études de cas de transitions réussies       

Pour le vice-président et directeur financier de l’un des plus grands fabricants de produits en béton des États-Unis, il était essentiel de veiller à ce que les employés continuent à se sentir valorisés tout en passant à un VRP. 

La “voiture de fonction” a toujours été considérée comme faisant partie de la rémunération d’un employé, et le défi consistait à éliminer la charge administrative tout en veillant à ce que l’entreprise conserve sa culture de “meilleur lieu de travail”. 

Le directeur financier a indiqué qu’il avait choisi Cardata parce que “leur programme était tout simplement logique”, et qu’après une réticence initiale de la part des employés, “maintenant les gens aiment vraiment le programme parce qu’il est très facile de suivre les kilomètres, les conducteurs peuvent obtenir la voiture qu’ils veulent, et le remboursement est sur leur compte le 15 du mois, tous les mois”. 

Une autre entreprise, un distributeur de boissons, a économisé 420 000 dollars en un an en passant d’un système habituel d’indemnités et de cartes de carburant à un programme de taux fixes et variables (FAVR).

Cette entreprise employait environ 150 chauffeurs et leur versait chaque mois 600 dollars d’indemnité de voiture ainsi qu’une compensation pour le carburant afin de compenser la taxation de l’indemnité de voiture. 

Lorsque l’entreprise a contacté Cardata, nous lui avons présenté le programme FAVR, qui met en œuvre des remboursements variables et fixes calculés au niveau régional. En 2022, l’entreprise a réussi à économiser 420 000 $ en taxes et cartes d’essence grâce à ce changement, en réduisant les taxes et les économies sur les cartes d’essence et en diminuant le travail administratif. 

Avantages des PRV par rapport à l’indemnité de voiture imposable 

L’histoire précédente montre que les programmes de remboursement des frais de véhicule permettent de réaliser des économies par rapport aux indemnités de véhicule imposables. Celles-ci sont assurées parce que le revenu est clairement séparé du remboursement. Lorsque le remboursement des frais de véhicule est accordé comme un revenu, ces fonds deviennent imposables, et c’est là qu’un programme de remboursement de véhicule peut intervenir. 

Avec un PRV comme FAVR, Cardata calcule les coûts fixes et variables spécifiques à la région qui sont encourus par vos chauffeurs, de sorte qu’ils puissent être remboursés directement et sans imposition. D’autres options incluent le programme Cents-Per-Mile (CPM) et le programme Tax-Free Car Allowance (TFCA), qui ont moins de mesures de conformité que le FAVR tout en offrant des remboursements non imposables. 

Ces programmes sont conformes aux règles de l’IRS et profitent à la fois aux employeurs et aux employés. Les employeurs paient moins d’impôts et de frais supplémentaires, et les employés sont remboursés de la manière la plus efficace, sans risque de voir des dépenses professionnelles légitimes taxées.

De nombreux employés sont imposés à hauteur de 30 % du revenu remboursé pour les dépenses liées à leur véhicule. Cela signifie que la plupart des entreprises peuvent s’attendre à des économies d’au moins 30 % si leurs chauffeurs respectent les mesures de conformité exigées par l’IRS. 

Ces gains d’efficacité et ces économies sont la raison pour laquelle les employés et les employeurs apprécient les PRV. Les partenaires de remboursement comme Cardata peuvent déterminer les caractéristiques de conformité de votre entreprise afin de proposer le programme le mieux adapté à vos besoins.  

Le revenu économisé peut être réinvesti dans votre entreprise et vos employés, afin de renforcer votre activité.

S’adapter aux contraintes budgétaires       

Avec l’inflation des prix des denrées alimentaires et les pénuries de main-d’œuvre et d’approvisionnement, les entreprises du secteur de l’alimentation et des boissons ont tout intérêt à trouver des moyens de réduire les coûts afin que les fonds puissent être utilisés dans d’autres domaines.

Cardata peut s’associer à votre organisation pour identifier où les VRP peuvent être efficacement intégrés pour permettre aux fonds économisés d’être dirigés vers des secteurs critiques de l’entreprise, y compris le transfert d’une flotte d’entreprise vers des véhicules privés, la mise en œuvre d’un programme de remboursement exonéré d’impôt et l’introduction d’économies dans votre administration.

Ces fonds économisés peuvent ensuite être réaffectés aux domaines où l’entreprise en a le plus besoin. 

L’un des avantages des PRV réside dans leur évolutivité et leur flexibilité. Aucune entreprise n’est trop grande ou trop petite pour mettre en œuvre un PRV et Cardata est en mesure d’hybrider sa prestation pour répondre à vos besoins. 

Répondre aux inquiétudes et conseils de mise en œuvre

Les entreprises sont souvent très légitimement préoccupées par le fait que les employés peuvent avoir des appréhensions à passer d’une voiture de fonction à leur véhicule personnel pour le travail. Cela pourrait diminuer la productivité des employés et altérer la culture de l’entreprise. 

Les clients de Cardata soulignent cependant que les VRP sont souvent appréciés par les employés parce qu’ils sont remboursés de manière transparente et précise pour les frais de conduite et qu’ils n’ont pas à subir d’impôts inutiles sur les remboursements. 

En outre, ils ont la possibilité de conduire la voiture de leur choix. 

Un élément crucial des PRV est le taux de remboursement équitable, qui est obtenu grâce à notre logiciel basé sur des données. Notre logiciel cible avec précision les tarifs de l’essence et les taux de l’IRS, et assure le suivi du kilométrage. 

Grâce à cette technologie, les employés peuvent ressentir un sentiment de transparence et d’équité dans le système de remboursement, et peuvent également être assurés que leurs dépenses seront payées de manière transparente. Les lignes directrices relatives aux normes et à l’entretien des véhicules peuvent également donner un sentiment d’équité. 

Les PRV peuvent être mis en œuvre de manière équitable en collaborant avec des experts par l’intermédiaire de votre partenaire, puis en communiquant les bénéfices et les avantages financiers aux employés. 

Cardata s’engage à examiner et à évaluer le succès des PRV en recueillant les commentaires des employés et de la direction. Nous procédons aux ajustements nécessaires en vue d’une amélioration continue. De cette façon, les PRV peuvent être maximalement bénéfiques pour tout le monde. 

Conclusion

La réduction des coûts est essentielle pour l’industrie des aliments et des boissons dans le climat économique actuel, et le restera probablement pendant un certain temps encore. 

Les PRV peuvent permettre aux entreprises de toutes tailles de réaliser des économies grâce à la réduction des taxes et des dépenses, à la simplification de l’administration et à la transition vers des véhicules appartenant aux employés. 

Les entreprises pourraient envisager de prendre des mesures pour mettre en œuvre les PRV afin d’économiser de l’argent qui pourra être réinvesti dans l’entreprise et les employés, pour un avenir plus fructueux.