Qu’est-ce que FAVR et pourquoi est-ce l’avenir du remboursement des véhicules ? 

FAVR est l’acronyme de Fixed and Variable Rate reimbursement (remboursement à taux fixe et variable). Il s’agit d’un système de remboursement qui combine les dépenses fixes et variables liées à la conduite. Le taux fixe comprend des aspects tels que la dépréciation, l’assurance, les frais d’immatriculation et de titre de propriété, tandis que les taux variables tiennent compte d’éléments tels que l’essence, les pneus et l’entretien – essentiellement, tous les coûts que les conducteurs encourent lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour des tâches liées à leur activité professionnelle.

Pour lire le guide complet du FAVR, consultez cet article : Guide du remboursement des taux fixes et variables (TAV) 

L’attrait des véhicules personnels

Cela nous amène à la principale caractéristique distinctive de la FAVR. Contrairement aux autres programmes de véhicules, tels que les flottes appartenant à l’entreprise ou louées, le FAVR permet aux conducteurs employés d’utiliser leurs véhicules personnels pour le travail. 

Cet aspect personnel de FAVR est très attrayant pour de nombreux employés. Lorsque les employés conduisent leur véhicule personnel pour le travail, ils peuvent bénéficier d’un niveau de confort, de commodité et de familiarité qu’ils n’auraient peut-être pas avec un véhicule de flotte. La flexibilité du temps, la facilité de mobilité et la satisfaction générale augmentent lorsqu’un employé conduit son véhicule personnel et non une voiture de société. L’utilisation par l’employé de son véhicule personnel lui permet également de réaliser des économies substantielles, ce qui est l’un des arguments de vente d’un bon programme FAVR. 

Avantages fiscaux de la FAVR

La FAVR, lorsqu’elle est utilisée correctement, peut donner lieu à un remboursement non imposable, à condition que certains critères de conformité de l’IRS soient respectés. Cet avantage fiscal est une situation gagnant-gagnant à la fois pour le conducteur salarié et pour l’employeur, ce qui se traduit par des économies significatives – jusqu’à 30 %, en fait.

Pour tous les programmes de conduite, il convient de distinguer l’utilisation professionnelle de l’utilisation personnelle. Lorsque les employés bénéficient d’une voiture de fonction, c’est toujours le cas. Les employés et les employeurs doivent déterminer quelle valeur de l’avantage lié à la voiture de société est un avantage personnel pour l’employé, et donc imposable. Lorsque les employés utilisent un véhicule de la flotte, ils peuvent soit payer l’impôt sur la partie de l’avantage qui est destinée à leur usage personnel, soit payer à l’entreprise une rétrocession pour usage personnel. 

Par exemple, si la valeur de l’avantage est estimée à 1 000 dollars et que l’employé l’utilise à des fins personnelles 30 % du temps, il sera redevable de l’impôt sur un avantage de 300 dollars. Cela tient compte de l’utilisation personnelle du véhicule de l’entreprise, étant donné qu’une voiture de société n’est pas exclusivement utilisée à des fins professionnelles. L’utilisation d’une voiture de société étant considérée comme un avantage, elle est exonérée d’impôt par l’IRS, de sorte que tout ce qui n’est pas lié à l’emploi n’est pas exonéré d’impôt. Un programme FAVR n’exige toutefois qu’une fraction de ces frais administratifs et fiscaux frustrants et déroutants.

Les programmes FAVR offrent des remboursements de frais kilométriques exonérés d’impôts, ce qui est une bonne chose pour les entreprises. Toutefois, les conducteurs doivent respecter les règles fiscales du programme FAVR pour rester dans la légalité. Ces règles couvrent les coûts, l’âge du véhicule et une limite de 5 000 miles pour garantir un remboursement équitable et la conformité. Si un conducteur ne respecte pas ces règles, le remboursement de ses frais kilométriques risque d’être taxé ultérieurement. Comprendre les taxes FAVR peut aider les administrateurs à créer des programmes qui permettent d’économiser des taxes tout en restant conformes.

Évaluation du revenu imposable

Le test du revenu imposable est un moyen assez simple d’évaluer le revenu imposable pour les remboursements de frais kilométriques FAVR. Il est effectué tous les trimestres pour les conducteurs FAVR qui ne sont pas en règle avec l’impôt et pour l’ensemble des 463 conducteurs. Les conducteurs FAVR qui respectent les règles fiscales ne sont pas soumis à ce test – leurs remboursements sont toujours exonérés d’impôt.

Ce test consiste à comparer le remboursement d’un conducteur à ce qu’il aurait reçu au taux standard de l’IRS, connu sous le nom de limite non imposable. Si le remboursement total d’un conducteur est inférieur à ce qu’il aurait reçu au taux standard, il est considéré comme non imposable. En revanche, s’il est supérieur, la différence constitue un revenu imposable, généralement déduit du cycle de rémunération suivant.

Par exemple, le premier conducteur pourrait devoir 236,19 dollars de revenu imposable pour le trimestre, alors que le deuxième conducteur ne devrait rien. Les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres n’ont souvent pas de revenu imposable à payer, même s’ils ne sont pas en conformité avec la FAVR, parce que le taux standard a tendance à les sur-rembourser.

Adaptation des remboursements à la géographie

La sensibilité géographique est une autre caractéristique impressionnante d’un plan FAVR bien géré. Lors de la mise en œuvre d’un programme FAVR, les taux de remboursement des frais kilométriques sont adaptés pour refléter les différents coûts de conduite dans les différentes régions des États-Unis. Par exemple, un employé conduisant à Oakland, en Californie, recevra un taux de remboursement différent de celui d’un employé conduisant à San Antonio, au Texas. Ces variations sont dues à des facteurs tels que les différences régionales dans le prix de l’essence, les taux d’imposition locaux, les primes d’assurance et d’autres dépenses pertinentes.

Il est important de tenir compte de ces différences parce qu’il existe un grand nombre de règles différentes à différents niveaux de gouvernement, depuis les taux standard nationaux de l’IRS jusqu’aux règlements fiscaux locaux. Mais pourquoi les taux de remboursement diffèrent-ils autant d’un endroit à l’autre ? Prenons l’exemple des prix de l’essence : ils ont tendance à être nettement moins élevés le long de la côte du Golfe que dans d’autres régions. 

Un autre exemple de variation des prix est celui des prix pratiqués dans les zones rurales et urbaines. Les coûts d’entretien ou de réparation (coûts variables), comme les nouveaux pneus, par exemple, sont généralement plus abordables dans les communautés rurales que dans les centres urbains. Par conséquent, lorsqu’il s’agit d’un remboursement équitable des frais kilométriques, FAVR est le choix idéal pour les conducteurs salariés, car un plan FAVR tient automatiquement compte de ces différences régionales. 

Pour en savoir plus sur la géographie du FAVR, lisez ce qui suit : La géographie du FAVR : comment l’emplacement du conducteur détermine les taux | Cardata 

Avantages pour les employeurs : Efficacité administrative avec FAVR

La mise en œuvre d’un programme FAVR présente également de nombreux avantages pour les employeurs. En ce qui concerne les frais administratifs, cela change complètement la donne. Avec le programme FAVR, plus besoin de se débattre avec des reçus interminables ou de calculer manuellement les remboursements de frais kilométriques. Le programme s’occupe de tout cela, libérant un temps précieux et des ressources qui peuvent être consacrées à d’autres tâches liées à l’entreprise. 

Pour les employeurs, la mise en œuvre d’un programme FAVR offre la possibilité de proposer un plan de remboursement des frais kilométriques rentable et équitable, tout en minimisant les obligations fiscales. D’autre part, les employés bénéficient d’un remboursement qui reflète exactement les dépenses qu’ils encourent en fonction de leur lieu de travail et de leurs habitudes de conduite.

Incitations à la transition : Économies de coûts grâce au FAVR

En outre, les économies réalisées sont une incitation pour les entreprises qui envisagent de passer à la FAVR. En remboursant précisément les employés pour leurs frais de conduite, les entreprises n’ont pas à s’inquiéter de surpayer ou de sous-payer le kilométrage, comme c’est souvent le cas avec les allocations de voiture ou les programmes de centimes par kilomètre. C’est une situation gagnant-gagnant – des employés plus heureux et des résultats plus sains.

Le FAVR représente une approche moderne et pratique des programmes de remboursement des frais de véhicule des employés. En adoptant le FAVR, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de remboursement, améliorer la satisfaction des employés et, en fin de compte, trouver une plus grande valeur pour toutes les parties prenantes concernées.

Conclusion

En résumé, le FAVR peut être décrit comme un programme de remboursement des frais kilométriques qui couvre les dépenses fixes et variables associées à la conduite de véhicules personnels à des fins professionnelles. Sa nature non imposable, associée à sa sensibilité géographique et à son approche équitable du remboursement, en fait une option intuitive et progressive tant pour les employeurs que pour les conducteurs salariés.