Compléter votre flotte de voitures de société par un programme de remboursement des véhicules

Les entreprises cherchent à rationaliser leurs opérations et à réduire leurs dépenses. La gestion du parc automobile est un domaine qui ne demande qu’à être amélioré. Les programmes traditionnels de voitures de société peuvent être coûteux et exiger un niveau élevé de gestion – ils sont également très coûteux.

Les entreprises complètent, voire remplacent, une partie de leur flotte de véhicules par un programme de remboursement de véhicules (VRP), tel que le remboursement à taux fixe et variable (FAVR), qui offre une alternative flexible et rentable aux entreprises américaines.

Dans ce blog, nous allons nous pencher sur les avantages de l’intégration d’un PRV à une flotte de véhicules d’entreprise, en explorant comment cette approche mixte peut optimiser les coûts, améliorer la satisfaction des conducteurs et renforcer les opérations.

Le poids de la gestion d'une flotte de véhicules

Les coûts associés aux véhicules de société sont très divers. Les exploitants de flottes doivent faire face à de nombreuses dépenses initiales, telles que les loyers et les frais d’entretien, d’assurance et de carburant. Si l’on y ajoute la dépréciation, les coûts du parc automobile peuvent rapidement grever le budget de l’entreprise.

Une étude récente a montré que l ‘entretien du parc automobile représente à lui seul jusqu’à 30 % des dépenses totales de gestion du parc, sans parler de la dépréciation annuelle moyenne de près de 20 % des véhicules appartenant à l’entreprise.

En combinant les véhicules de flotte avec un PRV, les entreprises peuvent transférer une grande partie de la responsabilité de la maintenance, de l’assurance et de l’entretien général aux employés – parce qu’avec un PRV, les employés conduisent leurs propres véhicules.

Des programmes tels que le remboursement FAVR peuvent couvrir les frais kilométriques professionnels sur la base des taux kilométriques de l’IRS, en remboursant les conducteurs uniquement pour l’utilisation professionnelle sans absorber les frais d’utilisation personnelle. Cette approche est particulièrement utile pour les employés qui ont besoin d’un véhicule pour leurs déplacements professionnels, mais qui n’ont pas besoin d’une voiture de fonction à plein temps, ce qui permet de réduire les frais généraux liés au parc automobile.

Le remboursement FAVR offre une certaine souplesse

Le modèle de remboursement FAVR (Fixed and Variable Rate) est un outil intelligent pour les entreprises qui recherchent une alternative plus flexible aux voitures de fonction. Le FAVR rembourse les employés sur la base d’un taux kilométrique personnalisé déterminé par l’entreprise. Il tient compte des coûts variables comme le carburant et des coûts fixes comme l’assurance, d’où son nom. Il s’agit d’une option sur mesure pour les entreprises ayant des besoins variés en matière de conducteurs.

En utilisant FAVR, les entreprises remboursent les employés pour leur utilisation professionnelle réelle, éliminant ainsi les dépenses liées à l’immobilisation des véhicules en dehors des heures de travail. Contrairement aux programmes de flotte traditionnels, FAVR permet aux entreprises de moduler les dépenses liées aux véhicules en fonction des habitudes de déplacement des employés, ce qui réduit considérablement les coûts. Cette flexibilité permet aux entreprises d’offrir une incitation attrayante aux employés qui conduisent fréquemment pour des raisons professionnelles, mais qui n’ont pas besoin d’une voiture de fonction à plein temps.

FAVR signifie l'utilisation d'un véhicule personnel pour des voyages d'affaires

Un programme de remboursement FAVR repose sur l’idée que les salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, les remboursements reflétant à la fois les coûts fixes (tels que l’assurance et l’immatriculation) et les coûts variables (tels que le carburant et l’entretien) associés aux kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Ce modèle présente plusieurs avantages, en particulier pour les salariés qui n’ont pas besoin d’une voiture de fonction à plein temps, mais qui conduisent tout de même assez régulièrement pour le travail. Voici pourquoi il est judicieux pour certains employés d’utiliser leur véhicule personnel pour le travail au lieu d’une voiture de société.

Réduction des coûts pour l’entreprise et l’employé: L’utilisation d’un véhicule personnel permet d’éliminer une grande partie des coûts fixes liés aux véhicules appartenant à l’entreprise, tels que l’amortissement et l’entretien. Pour les employés, cela réduit également les tracas liés au passage d’une voiture personnelle à une voiture de société, en leur permettant de conduire un véhicule familier et confortable. Le FAVR offre un remboursement équitable et non imposable qui couvre les dépenses professionnelles réelles sans que l’entreprise n’ait à supporter la totalité de la charge d’un véhicule loué ou appartenant à une flotte.

Flexibilité pour les conducteurs effectuant peu de kilomètres: Les employés qui conduisent peu souvent ou seulement en cas de besoin pour le travail peuvent trouver plus pratique d’utiliser leur propre voiture. Pour les entreprises, maintenir une flotte complète pour des conducteurs à temps partiel signifie que les véhicules sont sous-utilisés, ce qui est coûteux. Le FAVR résout ce problème en ne prévoyant un remboursement que lorsque des frais kilométriques professionnels sont encourus, ce qui en fait une option flexible pour les travailleurs qui ne conduisent pas beaucoup dans le cadre de leur fonction principale.

Satisfaction des employés: Pour de nombreux employés, l’utilisation de leur véhicule personnel pour le travail semble moins contraignante et plus personnalisée. Ils peuvent utiliser le véhicule de leur choix et n’ont pas à s’adapter à un modèle de flotte qui pourrait ne pas correspondre à leurs préférences ou à leurs besoins de conduite. Le programme FAVR signifie qu’ils sont équitablement remboursés, ce qui les incite à maintenir leur véhicule en bon état sans avoir à s’inquiéter de l’usure supplémentaire due à l’utilisation personnelle d’un véhicule appartenant à l’entreprise.

Des habitudes de conduite plus sûres: Lorsque les employés sont au volant de leur propre voiture, ils sont souvent plus consciencieux et plus prudents. L’utilisation d’un véhicule personnel tend à réduire la probabilité d’un comportement risqué par rapport à la conduite d’un véhicule de flotte qui n’a pas le même attachement personnel. Les entreprises peuvent renforcer cet aspect grâce à la télématique ou à des incitations à la conduite prudente dans le cadre du programme FAVR, afin de promouvoir une conduite responsable tout en réduisant les dépenses liées aux accidents et les coûts d’assurance.

Simplification de l’administration et réduction des incidences fiscales: Avec le programme FAVR, les entreprises peuvent éviter de gérer les remboursements liés à l’utilisation personnelle et les implications fiscales liées aux véhicules de société. Les employés reçoivent un remboursement non imposable aligné sur le taux standard de l’IRS, ce qui élimine le besoin de suivi de l’utilisation personnelle et de déductions fiscales. Cela réduit les frais administratifs et offre un processus de remboursement facile pour les employés et les gestionnaires de flotte.

En fin de compte, le FAVR offre une solution très pratique et rentable pour les entreprises ayant des besoins variés en matière de conduite. En permettant aux employés d’utiliser leurs véhicules personnels et en les remboursant avec précision, les entreprises peuvent optimiser leur programme de flotte, réduire les coûts et offrir une option flexible adaptée à la main-d’œuvre moderne.

Répondre aux exigences de l'IRS et réduire les tâches administratives

L’un des principaux avantages d’un PRV est sa capacité à s’aligner sur les directives de l’IRS, ce qui permet aux entreprises d’offrir des remboursements exonérés d’impôts pour l’utilisation professionnelle des véhicules personnels. Les taux de remboursement des frais kilométriques de l’IRS constituent un cadre, et les plans de remboursement FAVR s’y conforment en utilisant des taux précis, basés sur la localisation, pour les frais kilométriques et les dépenses.

Pour les opérateurs de flotte, cette approche permet non seulement de réduire les obligations fiscales, mais aussi de rationaliser les tâches administratives. Des programmes tels que la télématique peuvent être intégrés aux PRV, ce qui permet d’obtenir des données en temps réel sur le kilométrage parcouru, la localisation et même les mesures de sécurité des conducteurs. Grâce à la télématique, les gestionnaires de flotte disposent de données précises pour justifier les remboursements, ce qui réduit le besoin de paperasserie fastidieuse et garantit la conformité avec les règles et réglementations de l’IRS en matière de kilométrage.

Quelques coûts cachés des véhicules appartenant à l'entreprise

Un parc automobile appartenant à une entreprise s’accompagne de coûts cachés qui vont au-delà des coûts évidents, comme le carburant et l’entretien. L’utilisation personnelle des véhicules de l’entreprise, par exemple, peut donner lieu à une facturation compliquée de l’utilisation personnelle et entraîne souvent des obligations fiscales supplémentaires. Avec un PRV, les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail peuvent éviter ces complications, ce qui permet à l’entreprise de ne rembourser que le kilométrage professionnel réel, sans payer pour l’utilisation non professionnelle. Cette approche rentable peut être particulièrement avantageuse pour les employés qui n’ont pas besoin d’un accès permanent à une voiture de société, mais qui ont besoin d’un véhicule pour un usage professionnel occasionnel.

Satisfaction du conducteur et incitations

Le fait d’avoir un PRV au travail permet aux employés mobiles de conduire des véhicules avec lesquels ils se sentent à l’aise et leur donne la possibilité de personnaliser leur choix. Lorsque les programmes de flotte passent des véhicules traditionnels appartenant à l’entreprise ou loués à un PRV, les employés conservent le contrôle du choix de leur véhicule, une incitation qui peut améliorer la satisfaction du conducteur.

En outre, les entreprises peuvent inciter à des habitudes de conduite sûres grâce à des programmes de sécurité des conducteurs qui s’intègrent aux PRV. Par exemple, certaines entreprises utilisent la télématique pour suivre le comportement des conducteurs en temps réel, ce qui leur permet d’obtenir un retour d’information personnalisé et une reconnaissance de leurs habitudes de conduite. Les incitations basées sur les données peuvent améliorer la sécurité globale de la flotte, réduire les frais d’assurance et les dépenses liées aux véhicules en cas d’accident et améliorer le moral des employés.

Le résultat

Un programme de remboursement des véhicules (PRV) est une solution moderne et flexible pour les opérateurs de flottes confrontés à des coûts élevés et à des inefficacités opérationnelles. En réduisant le besoin de véhicules appartenant à l’entreprise, en rationalisant les tâches administratives et en améliorant la satisfaction des conducteurs, les PRV permettent aux entreprises américaines de réaliser des économies et de bénéficier d’un avantage stratégique.

Pour les entreprises à la recherche d’une solution de flotte durable, conforme aux directives de l’IRS et offrant une approche adaptable de la gestion de flotte, l’ajout d’un PRV à une flotte de véhicules d’entreprise peut s’avérer transformateur. De la réduction des coûts d’entretien et de la dépréciation au soutien des initiatives de développement durable avec les VE, les avantages sont évidents.