Voitures de fonction ou remboursements de véhicules dans l’industrie pharmaceutique

En tant que responsable d’une équipe de vente de produits pharmaceutiques, vous savez à quel point vos représentants sont essentiels pour atteindre les objectifs trimestriels et annuels de votre organisation et générer des revenus.

Selon cet article paru en novembre 2022 dans la publication professionnelle Pharmaceutical Commerce, jusqu’à 94 % de tous les achats de produits pharmaceutiques à l’échelle de l’industrie sont effectués par les distributeurs de soins de santé et leurs représentants[1].

L’industrie pharmaceutique étant tributaire des ventes en personne effectuées par les distributeurs, les responsables des ventes de produits pharmaceutiques ont une occasion unique de réaliser des économies en mettant à jour le programme de véhicules de leur entreprise. Dans un secteur qui peut souvent être compétitif, voire impitoyable, de petits changements peuvent se traduire par des économies importantes sur les marges.

Le besoin de solutions rentables : transition des voitures de fonction vers des programmes de véhicules personnels

Les entreprises pharmaceutiques possèdent certaines des plus grandes flottes d’entreprise de tous les secteurs de l’économie. AstraZeneca gère à elle seule 16 000[2] véhicules, et les estimations concernant les voitures de fonction des entreprises pharmaceutiques en Amérique du Nord varient entre 100 000 et 150 000 sur un total de 300 000 véhicules appartenant à l’entreprise.

Dans cet article, nous examinerons quelques-unes des raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait réaliser des économies en adoptant un système structuré de remboursement des véhicules, tel qu’un programme FAVR.

Comprendre les flottes de véhicules de société

Les flottes de voitures de société étaient autrefois synonymes de prestige dans le paysage commercial américain. Au XXe siècle, alors que la production industrielle décollait sur le continent, les entreprises ont mobilisé leur énorme pouvoir d’achat et leurs budgets d’investissement pour louer ou posséder des flottes entières de véhicules destinés à la vente, à la livraison et à la distribution.

Aujourd’hui encore, de nombreux représentants commerciaux travaillant dans le secteur dépendent d’une voiture appartenant à l’entreprise pour effectuer leurs visites trimestrielles.

Et avec des produits périssables et sensibles à la température à bord, il est logique dans certains cas[3] de s’appuyer sur une flotte appartenant à l’entreprise pour la livraison de fournitures médicales.

Cependant, dans ce secteur, la concurrence est extrême et chaque dollar dépensé pourrait être réorienté vers la recherche et le développement ou le marketing. Voici pourquoi nous pensons que les flottes d’entreprise sont inefficaces du point de vue des coûts.

Les coûts élevés de la gestion d’un parc automobile

Frais d’acquisition et d’amortissement des véhicules

Si le pouvoir d’achat en volume parvient encore à réduire les coûts des entreprises pharmaceutiques par rapport à ceux des particuliers sur le marché des véhicules neufs, il n’en reste pas moins que chaque véhicule appartenant à la société mère commence à se déprécier dès qu’il sort de l’enceinte de l’entreprise.

Un article[4] de Braden Pastaleniec pour Pharmaceutical Commerce suggère que la dépréciation peut représenter jusqu’à 62 % des coûts fixes pour les gestionnaires de flotte.

Pire encore ? Les frais de carburant. Tout le monde sait à quel point une visite à la station-service peut être éprouvante pour le portefeuille, mais comme jusqu’à 60 % des coûts d’exploitation totaux du parc automobile sont consacrés au carburant dans le secteur de la vente de produits pharmaceutiques, de petites différences dans les prix régionaux peuvent se traduire par des centaines de milliers d’euros par an.

 Entretien et réparations

Outre la dépréciation de la valeur du véhicule au fil du temps, l’usure progressive due à une utilisation régulière fait qu’une partie de la flotte doit être inactive à tout moment pour les réparations et l’entretien.

En savoir plus sur l’entretien des véhicules de flotte.

Primes d’assurance

Les primes d’assurance d’un véhicule individuel sont généralement moins élevées que celles d’une flotte de véhicules, car les compagnies d’assurance savent que les clients institutionnels peuvent mobiliser davantage de ressources que les particuliers.

Pour en savoir plus : Quel est le coût de l’assurance des flottes d’entreprises ? 

Les inconvénients des flottes de véhicules d’entreprise dans l’industrie pharmaceutique

Risque d’assurance accru

Avec les flottes de véhicules appartenant à l’entreprise, votre organisation est responsable de tout accident qui se produit, même lorsque ces véhicules ne sont pas en service. Votre entreprise peut être jugée responsable et tenue de payer les frais d’assurance pour des accidents résultant d’une conduite dangereuse ou d’un comportement négligent, même si l’employé est jugé responsable, puisque vous êtes l’assureur.

FAVR et d’autres programmes de remboursement de véhicules permettent aux véhicules de vos employés d’être facturés à leur tarif normal (moins élevé), et votre organisation n’est responsable que des accidents et des dommages encourus pendant que le véhicule est conduit à des fins professionnelles.

Manque de flexibilité pour les employés

L’un des principaux inconvénients des véhicules de flotte est qu’ils privent vos employés de flexibilité et de liberté de choix. La voiture que l’on conduit est un élément d’expression personnelle aussi important que les vêtements.

La liberté de choix qu’offrent les programmes de remboursement des véhicules individuels permet également à vos employés d’opter pour des véhicules électriques ou à faible émission de carbone s’ils le souhaitent[5] Les programmes de remboursement des véhicules permettent aux employés d’apporter leur véhicule personnel au travail, ce qui signifie qu’ils peuvent conduire ce qu’ils veulent tant que cela respecte la politique de l’entreprise. 

En outre, si vos employés doivent parcourir un grand nombre de kilomètres dans une région peu peuplée ou dans une région où le terrain ou les routes sont accidentés, la berline à deux portes qui convient aux courts trajets en zone urbaine peut ne pas convenir aux besoins de vos chauffeurs.

Si vos concurrents proposent un programme d’allocation ou de remboursement de véhicule plutôt que l’utilisation d’une voiture de société, leurs offres d’emploi peuvent être considérées comme plus attrayantes pour les meilleurs vendeurs.

Les avantages des programmes de remboursement de véhicules

Économies de coûts

Le plus grand avantage qu’un programme structuré de remboursement des frais de véhicule offre aux responsables d’équipes pharmaceutiques est d’abord et avant tout la réduction des coûts. Dans un domaine aussi compétitif que la vente de produits pharmaceutiques, le contrôle des coûts garantit la capacité à long terme de votre organisation à atteindre ses objectifs de profit et de développement.

En investissant dans un programme de remboursement de véhicules plutôt que dans un parc automobile, les coûts fixes peuvent diminuer jusqu’à 30 % la première année, et d’autres économies seront réalisées au fur et à mesure que le programme sera mieux adapté aux besoins de votre entreprise grâce à des données supplémentaires.

Pour en savoir plus : Véhicules de flotte : Quel est leur coût réel ? 

Réduction des risques et des primes d’assurance

Comme nous l’avons mentionné plus haut, l’utilisation d’un programme de remboursement des frais de véhicule permet à votre entreprise de se dégager de la responsabilité de l’assurance 24 heures sur 24, ce que ne font pas les voitures de fonction.

Les primes individuelles récompensent également la bonne conduite, et votre organisation peut récolter ces récompenses en recourant à un programme de remboursement. 

Flexibilité et satisfaction des employés

Un programme FAVR permet à vos employés de choisir le véhicule qu’ils souhaitent (tant que la valeur d’achat reste dans la moyenne autorisée par l’Internal Revenue Service).

Les programmes désignés exempts d’impôts comme le FAVR réduisent également la charge fiscale individuelle de vos conducteurs, car les indemnités qu’ils reçoivent ne sont pas considérées comme des revenus et ne sont pas imposées à la fin de la période de déclaration fiscale.

Passer d’un parc de voitures de société à un programme de remboursement des véhicules

Tout manager sait que les employés ont tendance à résister aux changements apportés à leurs procédures opérationnelles, en particulier lorsqu’ils sont perçus comme une charge supplémentaire à leurs tâches. Il est essentiel de veiller à ce que les employés soient bien informés sur les programmes de remboursement des véhicules et qu’ils comprennent les avantages que ces politiques peuvent leur apporter, ainsi qu’à leur employeur.

Comment puis-je concevoir un programme qui réponde aux besoins de mes employés ?

La latitude que l’Internal Revenue Service accorde aux employeurs garantit que les programmes de remboursement des frais de véhicule peuvent être conçus en tenant compte des conducteurs.

Organisez une réunion pour discuter des changements potentiels et intégrez vos commentaires dans la conception et la gestion du programme.

Regarder : Comment élaborer un programme FAVR pour votre entreprise | Cardata 

Dissiper les mythes et les idées fausses sur les programmes de remboursement des frais de véhicule

Des coûts plus élevés pour les employés

Même si, sur le papier, on peut avoir l’impression que les employés perdent des avantages, ils sont remboursés pour les coûts correspondant à leur zone d’habitation.

Les programmes FAVR tiennent compte de la variabilité régionale des coûts du carburant et garantissent un remboursement équitable aux employés. Les systèmes précédents effectuaient injustement les mêmes paiements aux conducteurs vivant dans des régions où le coût du carburant est moins élevé, ce qui pouvait susciter du ressentiment.

Des taxes plus élevées et des paiements de fin d’année

Ce mythe est le plus facile à dissiper, car la plupart des avantages d’un programme de remboursement des frais de véhicule sont appréciés au moment de la déclaration d’impôts. Comme les remboursements sont effectués en franchise d’impôt, vos conducteurs économisent de l’argent chaque année sur leurs impôts sur le revenu.

Maux de tête et complexité administrative

Bien que l’Internal Revenue Service ait des exigences strictes en matière d’enregistrement et de suivi des dépenses et du kilométrage, Cardata Mobile automatise ce système et place les enregistrements, les formulaires de remboursement et les données relatives au kilométrage en un seul endroit pratique.

Vos employés passeront moins de temps qu’auparavant à suivre les dépenses et les itinéraires, et seront remboursés plus rapidement. C’est un scénario gagnant-gagnant pour eux et pour vous.

Conclusion

Bien que les flottes aient du sens pour certaines entreprises, le passage à un programme de remboursement des véhicules réduit les coûts pour la majorité de nos clients.

Dans un secteur où des milliers et des milliers de kilomètres sont parcourus chaque jour et où les représentants des ventes sont essentiels à l’entreprise, un programme de remboursement des véhicules offre aux entreprises pharmaceutiques les avantages suivants :

Réduction des primes d’assurance et de la responsabilité de votre organisation

Liberté de choisir leur propre véhicule, améliorations supplémentaires et réduction de la charge fiscale pour vos employés

Satisfaction accrue des employés et réduction du fardeau administratif

Si vous souhaitez explorer les avantages de passer d’un parc de voitures de fonction à un programme structuré de remboursement de véhicules exonéré d’impôt, prenez rendez-vous avec un expert de Cardata dès aujourd’hui.

Clause de non-responsabilité : Cardata s’efforce de garantir l’exactitude et la fiabilité de son contenu. Cependant, cet article n’a pas été revu par un fiscaliste ou un avocat et ne doit pas être considéré comme un conseil juridique ou financier.

[1] Patient Centricity in the Pharma Supply Chain (Centrage sur le patient dans la chaîne d’approvisionnement pharmaceutique) 

[2] Ibid. 

[3] Pourquoi l’expédition à température contrôlée est vitale pour le secteur médical 

[4] Gestion des flottes automobiles pharmaceutiques 

[5] Les voitures de fonction des représentants pharmaceutiques pourraient passer à l’électrique plus tôt que prévu

Sources:

[1] Patient Centricity in the Pharma Supply Chain 

[2] Ibid. 

[3] Why Temperature Controlled Shipping is Vital to the Medical Field 

[4] Managing pharma auto fleets 

[5] Pharma sales reps’ company cars might be going electric sooner