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Flottes de véhicules d’entreprise et risque d’accident

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Introduction

Les parcs de voitures de fonction appartenant à l’entreprise sont depuis longtemps un symbole de prestige et de commodité pour les employés. Toutefois, à côté de ces avantages, il existe des risques inhérents à ces flottes, en particulier lorsque les véhicules de l’entreprise sont utilisés à des fins personnelles. Les accidents qui surviennent lors de l’utilisation non professionnelle de ces voitures peuvent entraîner d’importants problèmes d’assurance pour l’entreprise et la faire souffrir d’une jurisprudence de la poche profonde[1]. Pour atténuer ces risques, une solution viable consiste à mettre en œuvre des programmes de remboursement des véhicules, tels que les Cents per Mile, FAVR (Fixed and Variable Rate), ou les Accountable Allowances. Dans cet article de blog, nous allons nous pencher sur les défis posés par les flottes détenues par les entreprises et explorer les avantages de l’adoption de programmes de remboursement des véhicules.

Les risques liés aux parcs automobiles appartenant à l’entreprise

Lorsque les employés ramènent leur voiture de fonction à la maison ou autorisent des membres de leur famille à la conduire, les accidents qui surviennent lors de l’utilisation personnelle peuvent poser des problèmes considérables à l’entreprise. Voici quelques-uns des principaux risques associés aux parcs automobiles appartenant à l’entreprise :

L’entreprise est parfois tenue responsable d’accidents survenus en dehors du travail lorsque les employés conduisent la voiture de fonction pour des raisons personnelles.

Perte de contrôle : Dès qu’un véhicule de société quitte les locaux de l’entreprise, il devient difficile pour celle-ci de contrôler et de faire respecter des pratiques de conduite sûres. Ce manque de contrôle augmente la probabilité d’accidents et crée des responsabilités potentielles.

Complications en matière d’assurance : La couverture de l’assurance de l’entreprise pourrait potentiellement exclure les accidents qui se produisent lors de l’utilisation personnelle des véhicules de l’entreprise. L’entreprise s’expose alors à une responsabilité et à des pertes financières considérables, car les polices d’assurance traditionnelles ne protègent pas toujours de manière adéquate contre ce type d’incidents.

Entretien et charges administratives : L’entretien et la gestion d’une grande flotte de véhicules appartenant à l’entreprise peuvent être longs et coûteux. L’entretien régulier, les réparations et les tâches administratives telles que la délivrance des permis et l’immatriculation peuvent épuiser les ressources et détourner l’attention des activités principales de l’entreprise.

Jurisprudence des poches profondes 

Les accidents résultant de l’utilisation d’une voiture de société en dehors des heures de travail, même si l’accident est causé par l’employé, sont souvent la cible de la jurisprudence “deep pocket”. Ce concept, décrit en 2014 par un juge de la Cour suprême de l’Iowa, se produit lorsqu’une entreprise est la cible d’une affaire de droit de la responsabilité civile, parce que l’on pense qu’elle dispose des fonds “deep pocket” pour couvrir la responsabilité.

Selon la Washington Legal Foundation, un exemple de cette pratique est le cas où des entreprises de construction automobile sont poursuivies par des plaignants conduisant en état d’ébriété qui ont à leur tour été poursuivis par une personne ayant subi des dommages ou des blessures causés par le conducteur en état d’ébriété, au motif que le véhicule était déraisonnablement dangereux[1]. Une incidence similaire de la partialité de la poche profonde pourrait se produire si un plaignant dans une affaire concernant un accident causé par un employé conduisant une voiture de fonction poursuivait l’entreprise plutôt que l’employé pour avoir causé le dommage. 

La jurisprudence “deep pocket” a été décrite en 2014 par la Cour suprême de l’Iowa comme une “loi sans principe”. Indépendamment de ce diagnostic, la jurisprudence “deep pocket” continue de se produire et c’est l’une des raisons pour lesquelles les risques peuvent être mieux gérés avec les PRV plutôt qu’avec les flottes d’entreprise[2].

[1] Jurisprudence des poches profondes : Where Tort Law Should Draw the Line | Washington Legal Foundation 

[2] Deep pocket – Wikipedia.   

Coûts et risques de l’assurance des véhicules utilitaires

Outre les risques juridiques associés aux flottes d’entreprise, les entreprises disposant d’une flotte doivent également payer l’assurance de leurs véhicules. Leurs primes risquent également d’augmenter en cas d’accident. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires, même sans le risque de complications juridiques. 

Lorsqu’une entreprise utilise un parc automobile, elle est seule responsable du paiement de la police d’assurance automobile de l’entreprise. En revanche, lorsqu’une entreprise demande à ses employés de conduire leur voiture personnelle, l’assurance est en partie couverte par la police personnelle de l’employé et en partie par celle de l’entreprise, ce qui permet de réduire les coûts. Selon Investopedia, l’assurance des véhicules utilitaires coûte en moyenne 1762 $ par an et par véhicule[3], un tarif qui augmente également lorsque l’entreprise possède plus de véhicules. 

Lorsqu’il y a un accident et que le conducteur est jugé responsable, les primes d’assurance peuvent augmenter de 15 à 30 %. Cela peut engendrer des coûts importants, en particulier si votre entreprise possède ou loue plusieurs véhicules[4]. 

Pour en savoir plus : Quel est le coût de l’assurance des flottes commerciales ? 

[3] Combien coûte l’assurance automobile pour les entreprises ? 

[4] De combien les primes d’assurance peuvent-elles augmenter après un accident ? 

Entretien et administration 

Outre les risques juridiques et d’assurance, l’entretien et l’administration des flottes d’entreprise peuvent entraîner des coûts imprévus susceptibles d’avoir un impact sur votre entreprise et de la détourner de ses activités principales. L’AAA estime qu’une voiture moyenne qui parcourt 14 000 miles par an doit s’attendre à payer environ 1 186 dollars par an en frais d’entretien. Ce coût peut augmenter au fur et à mesure que la voiture vieillit, ce qui alourdit la charge financière de votre entreprise. 

Outre les frais d’entretien, les flottes d’entreprise peuvent également nécessiter une énergie administrative qui pourrait être détournée des activités et des objectifs principaux de votre entreprise. Les formalités d’immatriculation et d’enregistrement des véhicules demandent beaucoup de temps et d’attention, ce qui peut entraîner une charge administrative supplémentaire. D’une manière générale, outre les coûts initiaux associés aux flottes d’entreprise, les risques juridiques, les coûts et les risques d’assurance, ainsi que les besoins en matière d’entretien et d’administration, peuvent tous créer des risques pour votre entreprise et potentiellement la dissuader de réussir. 

Mise en place de programmes de remboursement des véhicules

Pour faire face aux risques associés aux parcs automobiles appartenant à l’entreprise, de nombreuses organisations adoptent des programmes de remboursement des véhicules. Ces programmes transfèrent la responsabilité de l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles aux voitures personnelles des employés. Examinons trois modèles de remboursement populaires :

Cents per Mile (CPM) : Dans le cadre du modèle de remboursement CPM, les employés suivent leur kilométrage professionnel et sont remboursés sur la base d’un taux prédéterminé par kilomètre parcouru. Ce taux inclut généralement le carburant, la dépréciation, l’assurance et d’autres coûts associés. Le CPM constitue un moyen simple et transparent de rembourser les salariés pour leurs déplacements professionnels.

FAVR (taux fixe et variable) : FAVR est un programme de remboursement plus complet qui prend en compte les coûts fixes et variables associés à la possession et à l’utilisation d’un véhicule personnel. Les coûts fixes comprennent l’assurance, l’immatriculation et la dépréciation, tandis que les coûts variables comprennent le carburant, l’entretien et les réparations. La FAVR permet aux employés d’être indemnisés équitablement en fonction de leurs dépenses spécifiques liées à leur véhicule.

Indemnité comptable (463/TFCA) : L’indemnité de responsabilité est un montant fixe prédéterminé que l’entreprise verse aux salariés pour couvrir leurs frais de conduite liés à l’activité professionnelle. Pour bénéficier des avantages fiscaux, les employés sont tenus de déclarer leurs dépenses réelles et de restituer toute partie inutilisée de l’indemnité. Ce modèle offre une certaine souplesse tout en garantissant la responsabilité.

Avantages des programmes de remboursement de véhicules

La mise en œuvre d’un programme de remboursement des frais de véhicule peut offrir de nombreux avantages tant à l’entreprise qu’à ses employés :

Réduction de la responsabilité : En transférant la responsabilité des déplacements professionnels aux véhicules personnels, l’entreprise réduit le risque d’accidents survenant lors de l’utilisation personnelle. Les complications en matière d’assurance sont minimisées puisque les employés sont couverts par leur police d’assurance automobile personnelle. Les risques de pratiques frauduleuses sont également réduits parce que l’employé ne conduit pas une voiture de fonction et n’est donc pas associé aux actions de l’employé en dehors des heures de travail.  

Contrôle des coûts : Les programmes de remboursement des véhicules permettent aux entreprises de rationaliser leurs dépenses et d’éviter les coûts élevés liés à l’entretien et à la gestion d’un parc de véhicules appartenant à l’entreprise. Les montants des remboursements peuvent être adaptés en fonction de l’utilisation réelle, ce qui permet de réaliser des économies.

Flexibilité accrue : Les salariés peuvent utiliser les véhicules personnels qu’ils préfèrent, ce qui se traduit souvent par une plus grande satisfaction au travail et une meilleure productivité. Les employés se sentent responsabilisés en ayant le contrôle sur le choix et l’utilisation de leur véhicule.

Simplification de l’administration : La mise en œuvre d’un programme de remboursement des véhicules élimine la nécessité d’une gestion complexe du parc automobile. Les tâches administratives telles que la programmation de l’entretien, les réparations et la documentation sont transférées aux employés individuels, ce qui libère des ressources précieuses.

Conclusion

Si les flottes de voitures de fonction appartenant à l’entreprise sont pratiques, elles présentent également des risques inhérents lorsque des accidents surviennent lors de l’utilisation personnelle. L’adoption de programmes de remboursement des véhicules, tels que le Cents per Mile, le FAVR ou les indemnités justifiées, constitue une solution pratique pour atténuer ces risques. En transférant la responsabilité des déplacements professionnels aux véhicules personnels des employés, les entreprises peuvent réduire leur responsabilité, contrôler les coûts, augmenter la flexibilité et simplifier les charges administratives. Alors que les organisations cherchent à trouver un équilibre entre la satisfaction des employés et la gestion des risques, les programmes de remboursement des véhicules s’avèrent être une alternative intéressante aux flottes appartenant à l’entreprise.

Sources : 

Company Car Insurance Coverage – Policygenius.

How to Calculate your Annual Car Maintenance Budget

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.

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