Quel Est Le Taux D’imposition Des Indemnités Kilométriques Au Texas?

Cet article décrit les types d’allocations familiales autorisées au Texas, les taxes fédérales et d’État qui s’appliquent et si le taux kilométrique standard s’applique à chacune d’entre elles.

Introduction

L’État de l’étoile solitaire a toujours été la plaque tournante du sud des États-Unis. Les richesses pétrolières ont transformé l’État en un mastodonte économique du sud, avec une économie plus importante que celle du Canada ou de l’Italie et la deuxième après celle de la Californie. Toutefois, contrairement à la Californie, le Texas ne dispose pas d’un taux d’imposition spécifique pour les indemnités de voiture et n’impose pas non plus à tous les employeurs de respecter un taux de kilométrage fixé par l’État. Le Texas est également connu pour son faible taux d’imposition sur le revenu. Avec une telle activité économique et de nombreux kilomètres carrés à couvrir, il n’est pas surprenant que les gestionnaires de flotte soient curieux de connaître l’allocation automobile typique du Texas pour le remboursement des frais kilométriques.

Types D'indemnités Kilométriques Autorisées Au Texas

Le Texas ne dispose d’aucune loi régissant les indemnités kilométriques. Nous pouvons donc nous en remettre aux types de programmes d’indemnités kilométriques autorisés au niveau fédéral aux États-Unis. Si l’on considère l’ensemble du pays, on constate qu’il existe trois modèles populaires d’allocations familiales : 

Allocations Automobiles Imposables - Le Modèle De La Somme Forfaitaire 

Le premier modèle d’indemnités kilométriques, que de nombreuses entreprises utilisent encore malgré son inefficacité du point de vue fiscal, est l’indemnité kilométrique imposable, ou ce que l’on pourrait appeler le modèle de la “somme forfaitaire”.

Comme son nom l’indique, l’allocation automobile est un complément de revenu pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel. Elle peut figurer dans une description de poste sous la forme d’une “prime de voiture de vingt mille dollars”.

L’employeur peut fournir l’intégralité de l’allocation de voiture pour l’année au 1er janvier, en laissant les employés gérer la façon dont ils la dépensent. Il peut aussi verser l’allocation automobile en la divisant en tranches ajoutées à chaque fiche de paie.

D’autres modèles sont possibles, mais il s’agit là des configurations les plus courantes et de ce à quoi de nombreuses personnes pensent lorsqu’elles envisagent une allocation de voiture. 

D’un point de vue fiscal, Cardata a écrit sur l’inefficacité de ces modèles.

L’Internal Revenue Service perçoit des centimes pour chaque dollar dépensé dans un programme d’allocation automobile imposable et inutile, et vos conducteurs risquent d’avoir une mauvaise surprise au moment de la déclaration d’impôts si l’État, le gouvernement fédéral et les charges sociales n’ont pas été retenus.

Au Texas, il n’y a pas d’impôt sur le revenu au niveau de l’État. Vous n’aurez donc pas à vous soucier de retenir les impôts de l’État sur les salaires de vos employés chaque mois, à l’exception de l’impôt obligatoire sur l’assurance chômage de l’État[1]. Mais vous devrez tout de même remettre à l’IRS plus d’argent qu’il n’est nécessaire, compte tenu du nombre d’alternatives qu’il offre aux chefs d’entreprise pour le remboursement des frais kilométriques.

Indemnités Automobiles Exonérées D'impôts Grâce Au Taux Kilométrique Standard De L'IRS 

Le taux kilométrique standard de l’IRS offre aux chefs d’entreprise une large couverture pour le remboursement des frais kilométriques et, contrairement à la méthode de la somme forfaitaire, les indemnités de voiture versées sur la base du taux de l’IRS sont exonérées d’impôt.

Tout montant allant jusqu’au taux fédéral de cents par mile fixé deux fois par an par l’IRS peut être considéré comme non imposable et non soumis à l’impôt sur le revenu fédéral ou d’État ou aux charges sociales.

FAVR

Bien que le taux de cents par mile soit simple, ce n’est pas la méthode la plus efficace. Les programmes de paiement à taux fixe et variable, ou “programmes FAVR”, sont une alternative plus récente au taux standard de l’IRS. Ils utilisent des calculs complexes pour couvrir les dépenses encourues lors de l’utilisation de véhicules personnels pour le travail, qui prennent également en compte d’autres facteurs tels que la dépréciation et les coûts locaux du carburant.

Les programmes FAVR sont complexes à gérer et à concevoir, mais ils en valent la peine. Tout paiement d’allocation automobile FAVR est exonéré de l’impôt sur le revenu de l’État du Texas et de l’impôt fédéral sur le revenu, pour autant qu’il remplisse certaines conditions.

Remboursement Des Dépenses Réelles

La méthode la plus précise pour rembourser les frais de déplacement professionnel des employés consiste à suivre et à rembourser les frais réels de vos chauffeurs.

Cette méthode n’est pas pratique pour une grande partie du marché, car elle exige le respect de calendriers d’amortissement spécifiques, ainsi que la corrélation et la vérification des reçus des employés. Si vous gérez une équipe de quelque taille que ce soit, vous devrez effectuer de nombreuses démarches administratives supplémentaires.

La bonne nouvelle est que, bien que contraignante, cette méthode est exempte de l’impôt sur le revenu de l’État du Texas et de l’impôt fédéral tant qu’elle ne dépasse pas le taux kilométrique standard de l’IRS.

Critères Pour S'assurer Que Les Allocations De Voiture Restent Exonérées D'impôt: Les Programmes “Responsables”

Il convient de faire preuve de diligence raisonnable dans les relations avec l’Internal Revenue Service (IRS). Bien que l’IRS offre aux propriétaires d’entreprise un allègement fiscal pour les programmes d’allocations de voiture, il y a toujours des formulaires à signer et des obstacles à franchir.

Les allocations de voiture et les programmes tels que FAVR sont considérés comme des “avantages sociaux” par l’IRS et sont imposables à moins qu’ils n’atteignent le seuil fixé par l’IRS pour être considérés comme un “programme responsable”.

L’Internal Revenue Service définit un programme responsable dans sa publication 5137 Fringe Benefit Guide[2], qui le décrit comme tout programme “[pouvant être] considéré comme un plan responsable si :

• [Il démontre] un lien commercial avec la dépense.
• [Il démontre] que le bénéficiaire rend des comptes dans un délai raisonnable.
• Les remboursements ou avances excédentaires sont restitués dans un délai raisonnable.

Que vous utilisiez le taux kilométrique standard, un programme FAVR ou toute autre méthode de remboursement des frais kilométriques de vos employés, votre indemnité de véhicule doit satisfaire aux critères ci-dessus pour être considérée comme “responsable” aux yeux de l’IRS.

Tout paiement effectué dans le cadre d’un tel programme est exonéré de l’impôt sur le revenu fédéral et de l’impôt sur le revenu de l’État du Texas.

L'importance De La Documentation Pour Les Indemnités Kilométriques À Justifier

La gestion de la documentation des employés dans le cadre des programmes d’indemnités pour frais de véhicule est essentielle pour les gestionnaires de flotte. Les employés doivent enregistrer et consigner chaque déplacement qu’ils effectuent avec leur véhicule personnel, ainsi que l’objet du déplacement. Ils doivent également fournir toute “preuve documentaire”, comme les reçus originaux[3]. Les propriétaires qui ont le sens du traditionnel peuvent opter pour une méthode moins compliquée de suivi des déplacements des employés, comme la bonne vieille feuille de calcul. Toutefois, ces solutions deviennent intenables lorsqu’il s’agit de gérer une flotte importante de chauffeurs répartis dans plusieurs États.

Les applications de téléphonie mobile peuvent alléger la charge administrative liée à la supervision d’un programme d’allocation de voiture. Certaines applications synchronisent les journaux de bord des employés avec les données géolocalisées pour garantir un enregistrement rapide et précis des déplacements professionnels.

Le Texas A-T-Il Une Taxe D'état Pour Les Allocations De Voiture?

Le Texas n’a pas d’impôt sur le revenu. Les indemnités de déplacement sont toujours exonérées de l’impôt de l’État du Texas. Le Texas a un impôt sur les salaires, connu sous le nom d’impôt sur l’assurance chômage, qui doit être retenu[4]. [Compte tenu de sa réputation de faible imposition, il n’est pas surprenant que les autorités de l’État du Texas n’aient pas fixé de taux d’imposition spécifique pour les indemnités kilométriques.

Détermination Des Montants Imposables Sur Les Indemnités Kilométriques

Georges est un vendeur qui parcourt le centre du Texas pour son travail, fournissant des échantillons et des catalogues aux distributeurs locaux. Il reçoit 27 000 dollars par an en plus de son salaire, qui s’élève à 70 000 dollars par an. Cette somme couvre le paiement du loyer annuel de sa voiture et les réparations dont il pourrait avoir besoin au cours de l’année.

Il reçoit ce paiement, qu’il dépense ou non le montant total de l’indemnité de voiture.

• Q. Quel est le montant de l’allocation automobile de Georges qui est soumis à l’impôt sur le revenu au Texas ?

• A. Le montant total de 27 000 $. Le montant total est traité comme un revenu supplémentaire parce qu’il ne satisfait pas à la troisième condition d’un programme responsable. En outre, ce paiement imposable fait passer George au-dessus de la tranche d’imposition fédérale[5] de <95 375 $, ce qui lui coûte des milliers d’euros d’impôts supplémentaires.

Les Experts Ont Vos Intérêts À L'esprit

Bien que ces exemples soient fournis à titre éducatif, ils ne doivent pas être considérés comme une parole d’évangile. Les situations varieront en fonction des besoins de votre entreprise, voire de votre secteur d’activité.

Certaines entreprises devront externaliser la gestion de leur flotte, tandis que d’autres ont accès à des économies d’échelle qui leur permettent de gérer des flottes traditionnelles. Mais pour la plupart des entreprises texanes, il est possible de gagner en efficacité d’un point de vue fiscal. Les comptables et les stratèges fiscaux spécialisés dans les taxes sur le remboursement des véhicules peuvent vous aider à identifier les points faibles de la conception ou de l’administration de votre programme et vous proposer des solutions de remplacement.

Conclusion

Les principales conclusions sur les indemnités de véhicule et les impôts de l’État du Texas sont les suivantes:

• Le Texas n’ayant pas d’impôt sur le revenu, il n’est pas nécessaire de retenir les allocations de voiture. 
• Si votre programme d’allocations automobiles répond aux critères de responsabilité, il n’est pas soumis à l’impôt fédéral sur le revenu. 
• Un fiscaliste peut vous aider à concevoir un programme exonéré d’impôt qui permet d’économiser de l’argent par rapport au taux standard de l’IRS.

Sources

[1] Payroll Tax In Texas: What Employers Need To Know [2023] | Rippling 

[2] Fringe Benefit Guide | Internal Revenue Service

[3] Burden Of Proof | Internal Revenue Service 

[4] Unemployment Tax Program | Texas Workforce Commission 

[5] 2023-2024 Tax Brackets & Federal Income Tax Rates | Forbes Advisor 

Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.