Remboursement des frais kilométriques en Californie: Règles

Introduction : Qu’est-ce qu’un remboursement de frais kilométriques ? 

Ces dernières années, la Californie s’est distinguée de la plupart des États en introduisant une réglementation rigoureuse en matière de remboursement des frais professionnels. Elle est ainsi devenue l’une des régions les plus accueillantes pour les salariés aux États-Unis. Le mantra est simple : chaque dépense engagée par les employés dans le cadre de l’activité de leur employeur doit être remboursée, conformément aux dispositions du code du travail californien.

Mais qu’est-ce qu’un remboursement de frais kilométriques ? En termes simples, il s’agit du cas où un employé conduit sa propre voiture pour le travail et où l’employeur le rembourse pour les dépenses liées à l’utilisation de la voiture à des fins professionnelles. Il existe plusieurs façons de rembourser les frais de véhicule des travailleurs. Chacune d’entre elles a ses propres mérites :

Les modèles hybrides : Il s’agit généralement de remboursements à taux fixe et variable (FAVR), qui tiennent compte des coûts fixes (par exemple, l’assurance) et des coûts variables (par exemple, le carburant) et les remboursent en conséquence. Les frais fixes sont remboursés en une somme forfaitaire, tandis que les frais variables sont calculés sur la base d’un taux kilométrique convenu. Cette méthode permet d’assurer l’équité entre les employés dont les habitudes kilométriques varient. 

Paiements forfaitaires : Les employeurs peuvent offrir un montant fixe prédéterminé, communément appelé “per diem”, “allocation essence” ou “allocation voiture”, qui est destiné à couvrir toutes les dépenses liées au véhicule. Cette méthode convient aux personnes qui ont des itinéraires réguliers et/ou un kilométrage prévisible. Dans la catégorie des montants forfaitaires, on trouve des formules telles que les indemnités de voiture exonérées d’impôt (IVA). Ces plans offrent des avantages fiscaux similaires à ceux de la FAVR, mais peuvent être plus adaptés à certains scénarios de remboursement de véhicule. Les TFCA sont préférables dans les situations où les mesures de conformité FAVR ne sont pas souhaitées, c’est-à-dire lorsqu’il y a moins de cinq employés ou lorsque moins de 5 000 miles sont parcourus par an, et que la vérification de l’assurance n’est pas requise. 

Remboursement des frais kilométriques au centime près : Les employeurs et les employés peuvent convenir d’un taux de remboursement par kilomètre, qui correspond généralement aux taux suggérés par l’Internal Revenue Service (IRS) ou le California Department of Human Resources (ministère des ressources humaines de Californie). Bien que moins personnalisé que le FAVR, le CPM peut être efficace si les employés n’utilisent qu’occasionnellement leur véhicule personnel pour le travail. Le suivi du kilométrage est essentiel dans ce cas, car il permet des remboursements basés sur le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles.

Remboursement des frais réels : Cette méthode exige une tenue méticuleuse des dossiers afin de documenter tous les coûts pertinents, y compris les recharges de carburant, l’entretien, la dépréciation et l’assurance. Les employés peuvent réclamer un pourcentage des dépenses associées en enregistrant avec précision les kilomètres parcourus à des fins professionnelles. 

En gardant ces catégories à l’esprit, cet article explore le fonctionnement des remboursements de frais kilométriques en Californie. Nous apporterons des réponses complètes aux questions suivantes : 

Quel est le taux de remboursement des frais kilométriques en Californie pour 2023 ?

Quelles sont les règles de remboursement des frais kilométriques en Californie ? 

Quelle est la loi de l’État de Californie sur les frais kilométriques pour les emplois ? 

À la fin de ce billet, que vous soyez un employeur ou un employé résidant dans le Golden State, vous comprendrez mieux comment le remboursement des frais kilométriques est encadré. 

L’impôt sur le remboursement des frais kilométriques en Californie et la législation du travail 

À compter du 1er janvier 2023, le taux de remboursement des frais kilométriques de l’IRS passera à 65,5 cents par kilomètre, pour les véhicules électriques, hybrides, à essence et diesel[1]. Bien qu’aucune loi fédérale n’oblige les employeurs à s’aligner sur le taux de l’IRS, des États comme la Californie ont des exigences spécifiques en matière de remboursement des frais professionnels des employés. L’article 2802(a) du code du travail californien précise que les employeurs doivent indemniser les employés pour les dépenses nécessaires encourues dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions au travail ; dans ce contexte, les “dépenses nécessaires” englobent “tous les coûts raisonnables”, conformément à l’article 2802(c).

Pour les emplois nécessitant des déplacements, lorsqu’aucun véhicule de société n’est fourni, l’employeur fait de la possession d’un véhicule une condition d’emploi. Par conséquent, le remboursement des frais doit inclure les dépenses liées à la propriété du véhicule, telles que la dépréciation, les taxes, l’assurance, l’immatriculation et des facteurs tels que l’augmentation de la dépréciation et de l’entretien en raison des kilomètres parcourus dans le cadre de l’activité professionnelle. Le prix de l’essence et l’assurance automobile jouent également un rôle et varient en fonction du lieu et de la distance parcourue[3].

Quel sera le taux de remboursement des frais kilométriques en Californie en 2023 ?

Alors que le taux de remboursement fédéral de 65,5 cents par mile sert de minimum de base, la Californie elle-même ne dispose pas d’un taux minimum spécifique, ce qui laisse une marge de manœuvre aux employés pour plaider en faveur d’une compensation équitable dans le cadre de recours collectifs[4]. En d’autres termes, sans taux minimum au niveau de l’État, il y a plus d’incitation à légitimer les demandes de remboursements. Se conformer à la loi californienne revient, après tout, à rembourser aux employés le coût exact de la conduite. Par conséquent, des politiques de remboursement complètes pourraient peut-être s’avérer utiles pour éviter des scénarios juridiques désagréables. 

Taux moyens de remboursement des frais kilométriques en Californie

En matière de remboursement des frais kilométriques, la Californie se distingue par un taux moyen légèrement supérieur à la moyenne nationale de 600 dollars. Cette disparité peut être attribuée, en partie, au coût élevé du carburant dans le Golden State. 

Une comparaison des prix actuels de l’essence entre la côte du Golfe et la côte Ouest met en lumière ce contraste. Selon l’Administration américaine d’information sur l’énergie (EIA), la région du Golfe du Mexique connaît des prix de l’essence moins élevés en raison de la proximité de grandes raffineries et d’infrastructures robustes, qui facilitent l’efficacité des chaînes d’approvisionnement ; la moyenne annuelle de l’essence en 2022 n’était que de 3,50 dollars le gallon. À l’inverse, la côte ouest, y compris la Californie, est confrontée à des prix de l’essence plus élevés en raison de réglementations environnementales plus strictes, des coûts de transport et de la dynamique de l’offre régionale ; en 2022, le prix moyen de l’essence était de 4,95 dollars le gallon. Ces tendances divergentes contribuent de manière significative à la disparité des taux de remboursement des frais kilométriques, faisant de la Californie une exception notable par rapport à la moyenne nationale[5].

Comment les entreprises peuvent-elles rembourser les frais kilométriques de leurs employés en Californie ?

Le remboursement des frais kilométriques des employés en Californie peut s’avérer complexe. La méthode la plus simple consiste à utiliser le taux de kilométrage de l’IRS, à multiplier le kilométrage professionnel mensuel de l’employé par le taux de Cents per Mile et à payer le montant ainsi obtenu. Tant que le paiement ne dépasse pas le taux de l’IRS, il est considéré comme un remboursement et reste exonéré d’impôt ; cela couvre un large éventail de dépenses, y compris les coûts associés à l’utilisation d’un véhicule privé pour des excursions liées au travail. 

Les employeurs peuvent s’acquitter de leur obligation de remboursement en offrant une allocation de voiture, une carte de carburant ou une combinaison des deux, en fonction de facteurs tels que leur secteur d’activité, les conditions du marché et la faisabilité dans le contexte d’organisations spécifiques. Pour éviter les rémunérations illégales ou les salaires non compétitifs, les employeurs peuvent être amenés à envisager des méthodes de remboursement plus robustes afin de garantir une couverture adéquate des coûts. 

À cet égard, les programmes de remboursement permettent aux conducteurs et aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Des fournisseurs comme Cardata ont fait de nombreux progrès en proposant une large gamme de programmes, y compris FAVR, TFCA et CPM, qui sont spécialement conçus pour répondre aux besoins exacts des conducteurs, même dans les régions où les relations avec les lois fiscales et du travail sont uniques. Contrairement aux méthodes forfaitaires qui se concentrent exclusivement sur le kilométrage, un programme FAVR combine les coûts fixes et variables, en tenant compte des coûts spécifiques à la région, comme les prix de l’essence plus élevés que la moyenne en Californie. 

FAQ sur le remboursement des frais kilométriques en Californie

Q : Pourquoi le remboursement des frais kilométriques est-il nécessaire pour les employés en Californie ? 

R : Que les salariés se déplacent en voiture, en avion ou en train, l’État de Californie considère qu’ils ont droit à un remboursement pour leurs déplacements professionnels.

Q : Qu’est-ce qui constitue des frais kilométriques liés au travail ? 

R : Les déplacements professionnels les plus courants sont les déplacements en voiture pour se rendre à la banque à des fins professionnelles, les déplacements pour acheter des fournitures chez des détaillants, les réunions avec des clients et toute une série de courses, pour autant qu’elles fassent partie intégrante de l’activité de l’entreprise.

Q : Comment les employeurs peuvent-ils s’assurer qu’ils respectent les lois californiennes sur le remboursement des frais kilométriques ? R : Les employeurs doivent s’efforcer de rembourser les frais de leurs employés de la manière la plus précise possible. Ils peuvent mettre en œuvre des programmes de remboursement solides, tels que FAVR, qui prennent en compte les données de conduite locales dans l’élaboration des taux. Ces programmes sont assortis de normes d’exactitude rigoureuses et peuvent aider à respecter la législation. 

Q : Quels sont les avantages d’un remboursement des frais kilométriques ? 

R : Offrir un remboursement raisonnable des frais kilométriques permet non seulement de se conformer à la législation, mais présente également plusieurs avantages :

Augmentation de la satisfaction et de la productivité des employés

Attirer et retenir des candidats hautement qualifiés

Q : Comment les programmes de remboursement des frais kilométriques protègent-ils les travailleurs et les entreprises ? 

R : Ces programmes rationalisent les processus nécessaires au respect de la législation, ce qui évite aux salariés d’être lésés et aux employeurs d’être confrontés à des problèmes juridiques.

Q : Existe-t-il des outils permettant d’optimiser le kilométrage ? 

R : Oui, des outils tels que Cardata Mobile permettent de suivre le kilométrage, et Cardata Cloud, qui offre des rapports de veille stratégique sur les programmes de conduite. Cela peut se traduire par des économies pour les entreprises et les employés, grâce à l’efficacité fiscale et à l’équité.

Conclusion

La Californie est sans aucun doute très accueillante pour son vaste réseau d’employés. En naviguant dans la complexité du droit du travail californien et en adoptant les nuances du remboursement des frais kilométriques, les entreprises peuvent cultiver un environnement de travail conforme et équitable tout en protégeant leurs intérêts et leurs revenus. Les programmes de remboursement sont bénéfiques pour tout le monde.

[1] IRS 2023 Standard Mileage Rates Notice 

[2] California Legislative Information, Labor Code 2802 

[3] Employee Mileage Reimbursement In 2023: Rules, Rates & Tools 

[4] 2023 Mileage Reimbursement Rates Announced – California Payroll

[5] Regional gasoline price differences – U.S. Energy Information Administration (EIA) 

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.