Remboursement Des Frais Kilométriques En Californie: Prévisions Pour 2024

Introduction

Les organisations dont les employés se rendent au travail en utilisant leur véhicule doivent disposer d’un moyen de les dédommager pour les frais encourus lors de ces déplacements professionnels. Et l’État dans lequel travaillent vos employés a une incidence sur la manière dont le remboursement des frais kilométriques est géré.

Chaque État ayant sa propre législation en matière de frais professionnels, il est essentiel de bien comprendre les règles régionales pertinentes ainsi que les directives et réglementations fédérales. Pour les entreprises situées en Californie ou dont les employés travaillent dans cet État, il est essentiel de connaître les règles de remboursement des frais kilométriques propres à la Californie afin de garantir la conformité et la précision du remboursement des frais de déplacement professionnel. 

Remboursement Des Frais Kilométriques En Californie

En Californie, les entreprises seront légalement tenues de rembourser les frais kilométriques de leurs employés à partir de 2023. Tous les États n’exigent pas le remboursement des frais kilométriques professionnels, ce qui fait de la Californie un État favorable aux employés pour les déplacements professionnels et contribue à garantir une indemnisation correcte des frais professionnels. Conformément à l’article 2802(a) du code du travail californien, les employeurs doivent rembourser à leurs employés les dépenses raisonnables et nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches professionnelles. 

À partir de 2023, le taux kilométrique standard fixé par l’IRS est de 65,5 cents par mile, bien qu’il existe également des taux différents pour les organisations caritatives et les membres qualifiés des forces armées en service actif qui voyagent pour des raisons médicales ou de déménagement. Le taux kilométrique standard pour un usage professionnel peut inclure les déplacements pour se rendre à des réunions, des visites de sites et d’autres déplacements professionnels, comme le stipule l’IRS. Il convient de noter que l’IRS ne considère pas les déplacements entre le domicile et le lieu de travail comme des dépenses professionnelles. 

Le taux standard de l’IRS est le montant maximum qui peut être remboursé aux conducteurs en franchise d’impôt, à condition que les autres réglementations soient respectées et qu’une comptabilité détaillée soit tenue. Les entreprises peuvent choisir de rembourser leurs employés au-delà du taux standard de l’IRS, mais tout montant remboursé au-delà du taux standard de l’IRS peut être soumis à l’impôt sur le revenu.

Qu'est-Ce Qui Attend Les Conducteurs?

Comme nous l’avons vu plus haut, la Californie ne fixe pas de taux kilométrique propre à l’État, et les conducteurs suivent le taux standard fixé par l’IRS. L’IRS devrait fixer un nouveau taux à la fin de 2023 ou au début de 2024, et il est essentiel que les employés et les employeurs surveillent le taux établi pour comprendre comment rembourser les frais kilométriques professionnels de manière adéquate. 

Le taux standard de l’IRS augmente ou diminue généralement de quelques centimes, et il devrait changer légèrement en 2024. Les taux kilométriques standard sont généralement mis à jour et publiés chaque année, bien qu’ils soient parfois mis à jour plus fréquemment.

Tant que les paiements ne dépassent pas le taux standard actuel de l’IRS et que toutes les autres exigences pertinentes sont respectées, les remboursements peuvent être exonérés d’impôt.

Au-delà des modifications attendues du taux standard de l’IRS, les réglementations peuvent changer à tout moment. Les employés conducteurs et les employeurs doivent se tenir au courant des changements à venir afin d’adapter leur programme de remboursement des frais de véhicule en conséquence. 

Ce Que Cela Signifie Pour Les Employés Et Les Employeurs

Pour les employeurs dont les employés doivent conduire pour le travail, le remboursement est essentiel en Californie. Pour se conformer à la législation, les employeurs ont tout intérêt à mettre en place un programme de remboursement des frais de véhicule qui permette de suivre avec précision toutes les dépenses professionnelles et de rembourser les employés en conséquence. 

Dans le contexte des déplacements professionnels, il s’agit notamment de suivre tous les kilomètres parcourus à l’aide d’un journal de bord, d’une feuille de calcul ou d’une application de suivi des kilomètres. Des informations importantes sur le kilométrage doivent être suivies pour justifier ces dépenses professionnelles auprès de l’IRS, notamment les dates de voyage, les kilomètres parcourus, la destination et d’autres détails.

Il est intéressant pour les entreprises d’examiner les options disponibles pour le remboursement, telles que les programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR). Ces programmes prennent en compte différentes dépenses professionnelles, ce qui leur permet de fournir souvent une représentation plus précise. Au-delà du simple remboursement du kilométrage professionnel, les programmes FAVR prennent en compte d’autres coûts liés à l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel, notamment l’assurance, la dépréciation, l’entretien et bien d’autres choses encore. Par rapport à d’autres programmes de remboursement de véhicules tels que les indemnités forfaitaires et les programmes “Cents-per-Mile”, FAVR est plus spécifique à l’endroit où l’on se trouve, en raison des disparités géographiques dans les remboursements. 

Pour les conducteurs dont les employés travaillent dans différents États, il est essentiel de connaître la législation en vigueur dans chaque région où ils travaillent. Sachez qu’il existe des différences régionales en matière de taux d’assurance, de prix du carburant, etc. En proposant à vos employés un plan de remboursement spécifique à chaque région, vous vous assurez que les remboursements reflètent bien les dépenses réelles. 

Par exemple, les Californiens paient souvent un prix de l’essence plus élevé que la moyenne des autres régions des États-Unis. Le FAVR peut contribuer à faire en sorte que les paiements correspondent plus précisément aux dépenses de l’entreprise. Le fait de comptabiliser correctement les dépenses professionnelles n’est pas seulement essentiel en Californie ; cela peut également contribuer à améliorer le moral des employés et à les fidéliser. 

Au-delà des taux kilométriques, il est également important que les employés et les employeurs respectent toutes les autres réglementations spécifiques à leur programme de remboursement des frais de véhicule. Par exemple, les programmes de remboursement FAVR ont des exigences de kilométrage minimum, des règles d’éligibilité des véhicules et d’autres lois importantes à connaître.

Les Avantages D'un Logiciel De Remboursement De Véhicules

Les logiciels de remboursement de véhicules permettent aux entreprises d’économiser le temps et les efforts nécessaires à la gestion des programmes de remboursement de véhicules. En outre, ils peuvent aider les entreprises à maintenir la conformité en fournissant les outils nécessaires. Cardata offre une application de kilométrage qui profite aux conducteurs employés en fournissant un suivi automatique du kilométrage et un logiciel basé sur le cloud pour aider les administrateurs à gérer rapidement les conducteurs, à approuver le kilométrage professionnel et à soumettre les remboursements. 

Les experts comme Cardata sont également conçus pour aider à respecter les réglementations spécifiques à chaque région. Un partenariat avec une entreprise spécialisée dans le remboursement des véhicules peut vous aider à vous tenir au courant de toute modification des règles et vous fournir les outils nécessaires pour suivre les informations requises, ce qui peut contribuer à promouvoir la conformité. Par exemple, Cardata offre un suivi automatique du kilométrage par GPS pour encourager l’exactitude, des outils de rapport robustes pour comprendre votre programme de remboursement des véhicules, un soutien à la conformité des assurances et d’autres services avantageux conçus pour rationaliser les programmes de remboursement des véhicules. 

Au-delà de la promotion de la conformité, le logiciel de remboursement des véhicules peut contribuer à réduire la charge administrative liée à la gestion interne d’un programme de remboursement des véhicules. Avec des réglementations changeantes et la collecte de données détaillées, les programmes de remboursement des véhicules peuvent être complexes, et le logiciel peut aider en simplifiant et en rationalisant les processus. 

Il est important de noter que les remboursements de véhicules peuvent être exonérés d’impôts lorsque les réglementations de l’IRS et toutes les autres règles sont respectées. Cela profite aux employés et aux employeurs, en contribuant à réduire la charge fiscale globale et en favorisant l’efficacité du programme.

De plus, un logiciel de remboursement de véhicules robuste et facile à utiliser peut apporter des avantages substantiels aux conducteurs employés, ce qui peut contribuer à attirer de nouveaux talents et à fidéliser les employés existants. 

Conclusion: Comment Votre Entreprise Va-T-Elle Se Préparer ?

Les entreprises qui emploient des conducteurs salariés en Californie doivent se tenir au courant de tout changement de réglementation. Ceci est important pour assurer la conformité avec les lois fédérales et de l’État et pour maximiser les avantages fiscaux associés aux programmes de remboursement des véhicules à responsabilité. 

En Californie, le remboursement des frais professionnels est obligatoire. Dans cette optique, les employeurs ont tout intérêt à disposer d’un système solide de suivi et de remboursement de tous les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre du travail. Pour se préparer à tout changement législatif et s’y tenir, les entreprises doivent évaluer toutes les options disponibles susceptibles d’améliorer l’efficacité de leurs programmes de remboursement des frais de véhicule et de favoriser la conformité.

Un logiciel de remboursement de véhicules comme Cardata peut être un excellent moyen pour les entreprises de rester en conformité avec les réglementations régionales et fédérales. Outre la conformité, le logiciel de remboursement des véhicules peut réduire considérablement la charge administrative d’un programme de remboursement des véhicules, ce qui permet aux employés de gagner du temps et de s’épargner des tracas.

Le remboursement des frais kilométriques est un paysage en constante évolution, et il est essentiel de rester informé pour s’adapter de manière proactive à tout changement de législation en Californie en 2024.

Sources

[1] IRS Standard Mileage Rate 2023 | Internal Revenue Service 

[2] Section 2802 | California Legislative Information  

[3] State Gas Price Average | AAA 
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