Règles californiennes en matière d’allocations automobiles : Garantir la conformité

Introduction

Si la majorité des États ne fixent pas leurs propres exigences en matière d’allocation de voiture pour les salariés, la Californie n’en fait pas partie. Cet État, réputé pour son respect de la réglementation, a inscrit dans son code du travail le droit à une allocation de voiture (ou à un montant équivalent).

Étonnamment, les protections accrues accordées aux travailleurs ne semblent pas avoir d’impact négatif sur l’économie de l’État : si la Californie était son propre pays, elle se classerait au cinquième rang mondial en termes de production économique brute, juste derrière l’Allemagne et devant l’Inde[1].

Il peut être complexe de s’y retrouver dans les réglementations relatives aux allocations automobiles. Cet article se penche sur l’article 2802 du code du travail de l’État de Californie et sur la manière dont les règles relatives aux indemnités de déplacement affectent les entreprises opérant dans l’État.

Nous verrons également comment les employeurs peuvent offrir des remboursements de véhicules équitables et conformes, et quels sont les types de dépenses de véhicules éligibles au remboursement.

Si vous faites des affaires dans le Golden State, voici tout ce que vous devez savoir pour rester dans les règles de l’État en matière d’indemnités de véhicule.

Présentation de la section 2802 du code du travail californien

 La législation qui régit les allocations de voiture en Californie est la section 2802 du code du travail de l’État.

Cet article stipule qu'”un employeur doit indemniser son employé pour toutes les dépenses nécessaires ou les pertes encourues par l’employé en conséquence directe de l’exercice de ses fonctions”[2].

Il convient de noter que ce texte n’est pas très long et que sa définition est délibérément large afin de réduire les échappatoires et d’offrir aux travailleurs une protection maximale dans le cadre de la législation de l’État.

En gros, chaque fois qu’un de vos travailleurs encourt un coût quelconque pour remplir ses obligations professionnelles, c’est vous, l’employeur, qui en êtes responsable.

Cette définition large couvre donc toutes sortes de dépenses, telles que les uniformes, la formation, les coûts liés au travail à domicile et, surtout, l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Le non-respect de ce code peut entraîner des sanctions, notamment des intérêts sur les remboursements impayés et des frais d’avocat pour l’employé. Il est donc préférable de prévenir tout problème et d’agir de manière proactive en mettant en place un programme défini d’allocation de voiture, plutôt que de laisser un jugement civil en créer un pour vous.

Remboursement des véhicules en vertu de l’article 2802

 Vous vous demandez peut-être si la section 2802 de la loi californienne contient des dispositions ou des règles spécifiques concernant les allocations de voiture ou les remboursements de véhicules.

La réponse est : non.

Mais comme elle exige que tous les frais encourus par les salariés soient indemnisés par leur employeur, il est essentiel de rembourser aux salariés leurs frais réels de déplacement professionnel ou de mettre en place une sorte de programme structuré d’allocation de véhicule qui tienne compte de tous ces frais éventuels.

Si les salariés utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels et qu’aucun véhicule de société n’est mis à leur disposition, l’employeur doit leur rembourser les frais liés à l’utilisation de leur voiture à des fins professionnelles. Cela comprend les frais de carburant, l’entretien et les réparations, l’assurance, les frais d’immatriculation et même la dépréciation du véhicule.

Heureusement, les employeurs et les gestionnaires de flotte ont le choix entre plusieurs types d’indemnités de voiture qui couvrent ces frais. Nous allons les étudier ci-dessous.

Types de frais de véhicule pouvant faire l’objet d’un remboursement

Étant donné que la section 2802 stipule que toutes les dépenses des employés doivent être indemnisées, voici les frais de véhicule que votre programme d’indemnités de véhicule doit couvrir.

 Frais de carburant : Les employeurs doivent rapidement rembourser aux employés leurs frais de carburant, car il s’agit d’un coût direct encouru lors d’un déplacement professionnel. Le fait d’exiger de vos employés qu’ils tiennent des registres réguliers des déplacements effectués à des fins professionnelles, y compris les relevés de kilométrage et d’odomètre, facilite cet aspect du remboursement. Le coût de la vie et le prix moyen du carburant sont plus élevés en Californie que dans certains États du Golfe, et vous pouvez vous attendre à ce que cela se traduise par une allocation automobile ou un remboursement de frais kilométriques plus élevés que la moyenne.

Entretien et réparations : Les véhicules personnels étant utilisés à la fois pour le travail et à des fins personnelles, il peut être nécessaire de déterminer le pourcentage de temps pendant lequel le véhicule est utilisé pour le travail et de couvrir une partie des frais d’entretien et de réparation en conséquence. Les freins, les mécanismes de direction et les transmissions s’abîment tous avec le temps si l’on s’en sert suffisamment, et les employés devraient suivre tous leurs frais d’entretien pour l’année, puis déterminer combien d’heures, dans une semaine moyenne, leur voiture a été utilisée pour le travail.

Frais d’assurance et d’immatriculation : Les employeurs doivent rembourser aux salariés les frais d’assurance et d’immatriculation spécifiques requis pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Étant donné que les taux d’assurance automobile personnelle peuvent varier considérablement, il est important que les employeurs tiennent compte de ces coûts lorsqu’ils élaborent un programme d’allocation de voiture.

Dépréciation : Les employeurs doivent tenir compte de la dépréciation du véhicule due à l’utilisation professionnelle et prévoir un remboursement approprié pour compenser ce coût. L’Internal Revenue Service est d’accord : sa publication 463[3] comprend des tableaux d’amortissement qui calculent la dépréciation annuelle d’un véhicule en fonction du coût moyen et de l’année d’achat – et explique comment tenir compte de ces coûts dans un programme d’allocations pour frais de voiture.

Programmes d’allocation de voiture et conformité avec la loi californienne

La bonne nouvelle pour les employeurs est que la section 2802 est très large dans ce qu’elle couvre, mais tout aussi vague lorsqu’il s’agit de savoir quel type de programme d’allocation automobile ou de remboursement des frais kilométriques vous proposez. Tant que toutes les dépenses sont indemnisées, la manière dont le remboursement est structuré n’a pas vraiment d’importance – ce qui signifie que les employeurs disposent d’une certaine souplesse dans la conception du programme.

Voici quatre options pour les employeurs et les gestionnaires de flotte qui souhaitent mettre en place un programme d’indemnités kilométriques conforme aux règles californiennes :

Paiement forfaitaire

Le paiement d’une somme forfaitaire pour les frais de véhicule est souvent appelé allocation de véhicule ou allocation de voiture et figure généralement parmi les avantages définis dans une offre d’emploi ou un contrat de travail. Comme il s’agit d’un paiement pour des services rendus, il entre dans la définition de l’IRS d’un “avantage en nature imposable” et est donc imposé comme s’il s’agissait d’un revenu.

Il s’agit de la forme la plus simple d’allocation de voiture, mais aussi de la moins efficace, car elle peut faire passer les employés dans une tranche d’imposition plus élevée, et donc leur imposer une plus grande partie de leur salaire net qu’ils ne le feraient avec un autre type de programme.

En outre, étant donné qu’en moyenne 30 % de l’indemnité pour frais de voiture est perdue pour des raisons fiscales, il est possible que ce type de programme d’indemnité imposable ne rembourse pas toutes les dépenses et ne soit donc pas conforme à la loi californienne*.

*Vous devez consulter un avocat pour résoudre définitivement cette question.

Remboursement forfaitaire des frais kilométriques

La Californie autorise les employeurs à proposer un remboursement forfaitaire, qui comprend un taux de Cents per Mile.

Ces programmes sont simples à gérer et ne sont pas imposables jusqu’à un certain montant (généralement le taux standard de l’IRS pour l’année).

Afin de rester en conformité avec les lois fédérales et de l’État, vos employés doivent suivre leur kilométrage et conserver des preuves documentaires adéquates des voyages d’affaires qu’ils effectuent, et vous, en tant qu’employeur, devez les vérifier tous les trimestres.

Toutefois, comme la section 2802 précise que tous les coûts des employés doivent être couverts, vous devrez passer un peu plus de temps à vérifier les chiffres pour vous assurer que ce taux correspond ou dépasse les coûts réels de vos employés, sous peine de vous exposer à une condamnation en vertu du code du travail.

Programme de remboursement structuré comme FAVR

Les programmes FAVR sont les plus difficiles et les plus complexes à gérer, mais ils ont tendance à apporter des avantages économiques importants aux employeurs qui se donnent la peine de franchir toutes les étapes de la réglementation.

Étant donné que les programmes FAVR prévoient une combinaison de paiements à taux fixe (comme une allocation typique) pour couvrir les dépenses fixes, ainsi qu’un paiement variable (comme le taux Cents per Mile, ci-dessus) pour tenir compte des dépenses variables liées à la conduite, il s’agit généralement de la méthode d’allocation de voiture la plus équitable et la plus précise.

Étant donné que vous calculez à l’avance le taux FAVR pour déterminer les valeurs de remboursement du véhicule, ce programme est susceptible d’être conforme à la loi californienne.

Suivi et remboursement des dépenses réelles

Demander à vos employés de documenter chaque achat d’essence, chaque paiement d’assurance et chaque facture d’entretien – pour chaque trajet – pourrait être une méthode conforme pour le paiement des indemnités kilométriques.

Tout d’abord, comme vous ne payez vos chauffeurs que pour ce qu’ils dépensent réellement (et documentent), cette méthode satisfera toujours à la disposition de la section 2802 relative à l’indemnisation de toutes les dépenses liées au travail.

Cependant, quiconque a géré une équipe de cinq employés ou plus sait à quel point il peut être difficile de s’assurer que tous les rapports sont remis à temps et régulièrement. Le suivi et le remboursement des frais réels est probablement la méthode d’allocation de voiture la plus “sûre” en termes de conformité avec les règles du travail californiennes, mais c’est aussi celle qui prend le plus de temps parmi les quatre méthodes énumérées ici. En outre, les programmes FAVR et Accountable Allowance intègrent déjà le calcul des coûts réels, ce qui les rend plus que probablement conformes à la loi, sans les tracas qui en découlent.

Conclusion

Le respect de la section 2802 du code du travail californien est crucial pour les employeurs qui fournissent des remboursements de véhicules à leurs employés. En mettant en œuvre des programmes de remboursement approuvés par l’IRS, en tenant des registres précis et en fournissant des remboursements justes et raisonnables, les employeurs peuvent garantir la conformité et favoriser un environnement de travail productif et équitable.

En restant informées des exigences de la section 2802, les entreprises évitent les complications juridiques et les pénalités, et démontrent leur engagement à bien faire les choses pour leurs employés, de Joshua Tree à l’Inland Empire.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles un programme FAVR pourrait être le meilleur programme d’allocation automobile pour vos employés en Californie, contactez un expert dès aujourd’hui.

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[1] Economy of California – Wikipedia 

[2] Labor Code 2802 

[3] About Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses | Internal Revenue Service