Calculer les taxes sur les rétrocessions pour usage personnel : Un guide étape par étape

Introduction

Lorsqu’un employé utilise une voiture de société pour un déplacement qui n’est pas lié au travail, l’entreprise est tenue de suivre ce kilométrage personnel et d’en payer l’impôt. De plus, les entreprises facturent souvent aux employés un coût pour ces déplacements personnels afin de les indemniser – il s’agit des frais d’utilisation personnelle. Même si une voiture de fonction ou un programme de flotte peut constituer un avantage important pour les employés, sa valeur peut parfois être diminuée par le coût financier de ces rétrocessions. De plus, la gestion des rétrocessions pour usage personnel demande du temps et des efforts, tant de la part des employés que des employeurs.

Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur le fonctionnement des rétrocessions pour usage personnel, leurs implications fiscales et les solutions de rechange possibles pour les entreprises.

Qu'est-ce qu'une rétrofacturation pour usage personnel ?

Il y a rétrofacturation pour usage personnel lorsqu’une entreprise facture à un employé l’utilisation d’un véhicule de société à des fins personnelles. Chaque fois qu’un employé utilise une voiture de société à des fins personnelles – par exemple pour faire des courses qui ne sont pas liées au travail ou pour se rendre à son domicile – l’entreprise est tenue de suivre ce kilométrage. En outre, ce kilométrage personnel est taxé par l’IRS. En conséquence, de nombreuses entreprises finissent par facturer à leurs employés un montant pour usage personnel afin de compenser les fonds perdus. Les entreprises peuvent choisir de facturer ce montant directement ou de le déduire du salaire de l’employé.

Prenons l’exemple d’un employé qui utilise une voiture de société pour se rendre du bureau à des réunions sur un autre lieu de travail. Ce même salarié utilise aussi occasionnellement la voiture de société pendant sa pause déjeuner pour faire des courses personnelles en ville. Puisqu’il utilise une voiture de société à des fins personnelles, ce kilométrage doit faire l’objet d’un suivi et être soumis à l’impôt.

Implications des rétrocessions pour usage personnel

Dans le cadre des programmes de voitures de société, la facturation de l’utilisation personnelle est parfois l’un des principaux inconvénients pour les employés, car elle peut diminuer la valeur d’une voiture de société en tant qu’avantage social. L’utilisation d’une voiture – même d’une voiture de société – à des fins personnelles est considérée comme une dépense professionnelle imposable, selon l’IRS. Cela peut avoir un effet négatif sur le moral des employés, car cela augmente leur charge financière et peut réduire le montant de leur salaire. En outre, le montant consacré à la facturation de l’utilisation personnelle est un montant que les employés préféreraient consacrer à leur véhicule personnel plutôt qu’à un actif de l’entreprise.

Au-delà de l’aspect financier des rétrocessions pour usage personnel, elles peuvent également représenter un problème important à gérer, tant pour les employés que pour les administrateurs. Comme les employés sont tenus de tenir des registres détaillés de tous leurs déplacements personnels, ils doivent consacrer du temps et des efforts au suivi de tous ces détails. Cela peut représenter une charge administrative pour les employés. De plus, la vérification de l’exactitude et de l’exhaustivité de ces données peut également prendre du temps, ce qui représente un surcroît de travail.

En outre, du côté de l’employeur, un programme de voitures de société nécessite un travail administratif pour gérer les remboursements liés à l’utilisation personnelle. Il peut s’agir de vérifier que les registres des déplacements personnels sont correctement remplis, de gérer les rétrocessions pour usage personnel et de s’assurer qu’elles sont payées, et de veiller à ce que les taxes requises soient également payées. Les programmes de voitures de société nécessitent déjà une gestion importante, et les remboursements pour usage personnel ajoutent une couche supplémentaire à ce travail administratif existant.

Impôts sur les rétrocessions pour usage personnel

L’IRS a établi des règles concernant le suivi et la déclaration des rétrocessions pour usage personnel. Il est essentiel que les entreprises et les employés respectent ces règles afin de garantir la conformité fiscale.

Selon la publication 15-B de l’IRS, les avantages sociaux (tels qu’une voiture de fonction) peuvent être calculés en utilisant la règle de la juste valeur marchande (FMV) ou la règle des cents par kilomètre. La juste valeur marchande est le montant qu’un employé devrait payer à un tiers pour acheter ou louer le véhicule dans le cadre d’une transaction sans lien de dépendance. Il est important de noter que la juste valeur marchande est déterminée par la valeur du marché – elle n’est pas déterminée par ce que l’employé considère comme la valeur de l’avantage social ou les coûts réels de l’entreprise pour fournir l’avantage.

Selon l’IRS, la règle des centimes par kilomètre est l’une des méthodes de calcul des frais d’utilisation personnelle. Pour que cette règle s’applique, le véhicule doit être utilisé pendant au moins 10 000 miles au cours de l’année, et son coût ne doit pas dépasser un certain montant mis à jour chaque année. Une fois ces conditions remplies, les frais kilométriques personnels sont multipliés par le taux standard actuel de l’IRS.

Lors de ces calculs, il est également important de savoir ce qui est considéré comme une utilisation personnelle selon l’IRS. Par exemple, le fait de se rendre de son domicile à son lieu de travail est considéré comme un usage personnel et non comme un usage professionnel.

Une alternative : Les programmes de remboursement des véhicules

Compte tenu des inconvénients d’un programme de voitures de société, il est préférable d’examiner attentivement la situation et de déterminer s’il s’agit vraiment de la meilleure option pour votre entreprise. Bien que chaque entreprise ait des besoins, des objectifs et une situation qui lui sont propres en ce qui concerne les déplacements professionnels nécessaires, il existe peut-être une autre option qui convient mieux aux circonstances spécifiques de votre entreprise.

Les programmes de remboursement de véhicules sont une alternative à la mise en place d’un véhicule de fonction ou d’un parc automobile. Dans le cadre d’un programme de remboursement de véhicule, les employés utilisent leur voiture personnelle – au lieu d’une voiture de société – pour leurs déplacements professionnels. Dans le cadre d’un programme de remboursement des frais de véhicule, les employés tiennent des registres détaillés de tous les kilomètres parcourus et de toutes les dépenses professionnelles. En retour, les entreprises sont en mesure d’offrir un remboursement non imposable, à condition que le programme et le kilométrage soient conformes aux règles de l’IRS.

Par exemple, dans le cadre d’un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), les employeurs remboursent toute une série de dépenses professionnelles liées à un véhicule personnel, notamment l’essence, l’assurance, la dépréciation, l’entretien, etc. Un programme “Cents per Mile” est une autre option de remboursement, où les frais kilométriques professionnels peuvent être remboursés en franchise d’impôt selon le taux standard actuel de l’IRS. Dans tout programme de remboursement des véhicules à usage professionnel, il est nécessaire de tenir un registre détaillé de tous les déplacements et dépenses professionnels. En outre, chaque programme a ses propres critères à respecter et ses propres règles à suivre pour garantir l’éligibilité et la conformité.

Les programmes de remboursement des frais de véhicule permettent de réaliser des économies d’impôt, car les remboursements conformes peuvent être effectués en franchise d’impôt, ce qui permet d’économiser à la fois l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les salaires. En outre, ces programmes offrent aux employés la liberté d’utiliser la voiture de leur choix.

Pour les employeurs, les programmes de remboursement de véhicules peuvent offrir d’autres avantages importants, tels que la réduction des frais généraux liés à l’entretien et au stockage d’une flotte de véhicules de société. Le fait que les employés utilisent leur voiture personnelle pour leurs déplacements professionnels peut également faciliter la mise à l’échelle, car les employés apportent ou prennent un véhicule au départ ou à l’arrivée de l’entreprise. Cela peut contribuer à faire d’un programme de remboursement de véhicules une option plus flexible et plus souple que les programmes de flotte.

Conclusion

Si un programme de véhicules de société et de parcs automobiles peut constituer un avantage intéressant pour les employés, il s’accompagne souvent d’une complication : l’utilisation de la voiture de société à des fins personnelles. L’IRS exige que l’utilisation d’une voiture de société à des fins personnelles fasse l’objet d’un suivi et que des registres détaillés soient tenus. En outre, ce kilométrage personnel peut être taxé, car il ne s’agit pas d’un voyage d’affaires valide.

Il est important que les employeurs, les administrateurs et les employés comprennent parfaitement le fonctionnement des rétrocessions pour usage personnel, y compris leur imposition. Il est également essentiel qu’ils se tiennent au courant de toute modification de la législation – au niveau fédéral ou au niveau de l’État – susceptible d’avoir une incidence sur les remboursements pour usage personnel ou sur leur programme de voitures de société.

Une autre option pour les employeurs est de passer d’un programme de voitures de société à un programme de remboursement de véhicules, dans le cadre duquel les employés qui doivent conduire pour le travail utilisent leur propre véhicule personnel, plutôt qu’une voiture de société. Les entreprises peuvent rembourser les employés pour les frais professionnels associés par le biais de différents programmes tels que cents par kilomètre, FAVR, etc.

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Sources:
https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15b.pdf
https://www.irs.gov/tax-professionals/standard-mileage-rates