Comment calculer l’abattement pour taux fixe et variable (TFPV) ?

Introduction

Lorsqu’il s’agit de rembourser à une main-d’œuvre mobile ses frais de véhicule professionnels, il est essentiel de trouver une méthode juste et précise qui respecte les procédures de l’Internal Revenue Service (IRS) – y compris, mais sans s’y limiter, le taux kilométrique de l’IRS. Les programmes d’allocation automobile à taux fixe et variable (FAVR) constituent une approche populaire des taux de remboursement, car ils allient simplicité et flexibilité. Mais comment calculer exactement ce type d’indemnité ? 

Cet article propose un guide étape par étape sur l’énumération des frais de voiture, afin que vous puissiez comprendre précisément le fonctionnement d’un plan FAVR. Que vous soyez un employeur désireux d’optimiser votre processus de remboursement ou un indépendant à la recherche d’un peu plus de clarté sur la manière dont ces chiffres sont calculés, ce guide complet vous fournira les connaissances et les outils nécessaires pour démêler tous les aspects des programmes de véhicules à taux variable et à taux fixe conformes à la législation de l’IRS.

Si vous êtes novice en matière de FAVR, vous pouvez commencer par consulter notre guide complet.

Comprendre les allocations automobiles FAVR

Définition des allocations FAVR

Une allocation FAVR est un plan de remboursement complet utilisé par les entreprises pour rembourser aux employés les dépenses liées à l’utilisation de leur véhicule pour effectuer des kilomètres professionnels. Contrairement aux programmes “Cents Per Mile”, qui ne remboursent qu’à un taux kilométrique variable et uniquement lorsque la voiture est en mouvement, les indemnités FAVR combinent des taux fixes et variables pour créer un système de remboursement flexible qui couvre les coûts fixes et mobiles encourus lors des voyages d’affaires. La composante fixe du FAVR prend en compte les dépenses relativement stables de la conduite professionnelle, telles que l’assurance, les frais de licence et la dépréciation – les dépenses nécessaires pour mettre une voiture dans votre allée. Parallèlement, la composante variable est ajustée en fonction des coûts d’exploitation, tels que le prix du carburant, l’entretien et le nombre de kilomètres parcourus.

Importance des indemnités FAVR

La mise en œuvre de la FAVR présente plusieurs avantages pour les employeurs comme pour les salariés. Tout d’abord, elle garantit un remboursement équitable basé sur les coûts réels d’un véhicule standard du programme. Contrairement aux indemnités forfaitaires ou aux plans de remboursement des frais kilométriques, qui peuvent ne pas refléter fidèlement les dépenses réelles, les programmes FAVR prennent en compte les coûts spécifiques associés aux habitudes de conduite particulières de chaque employé. En outre, l’utilisation de FAVR aide les entreprises à se conformer à la réglementation fiscale. 

En effet, l’IRS a développé la méthode FAVR comme un moyen acceptable de rembourser les employés sans encourir d’obligations fiscales supplémentaires ; en adhérant aux directives de l’IRS, les entreprises peuvent éviter des pertes fiscales potentielles. Grâce à des taux fixes et variables calculés sur la base de données complètes, les employeurs peuvent établir un processus standardisé qui simplifie le suivi des frais kilométriques et le calcul des remboursements. Cela permet de gagner du temps et de minimiser le risque d’erreurs et de litiges.

Composantes d’une indemnité FAVR

Indemnité fixe

La partie fixe d’une indemnité FAVR est un élément fondamental dans le calcul du remboursement total des employés qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Cette indemnité fixe tient compte des coûts qui restent constants dans le temps et qui sont associés à la propriété et à l’utilisation du véhicule. Elle comprend les primes d’assurance, les taxes, les frais d’immatriculation et la dépréciation. 

Les primes d’assurance jouent un rôle important dans la protection des employés et des employeurs en fournissant une couverture en cas d’accidents ou de dommages. D’autre part, les frais d’immatriculation sont nécessaires pour respecter la législation et permettre aux employés d’utiliser leur véhicule à des fins professionnelles. Enfin, la dépréciation tient compte de la diminution progressive de la valeur d’un véhicule au fil du temps, en reconnaissant que l’usure subie lors des déplacements professionnels a une incidence sur la valeur globale de la voiture.

Selon l’IRS, le calcul des paiements fixes périodiques se fait en deux étapes :

Premièrement, il faut diviser le total des coûts fixes projetés de l’automobile standard pour toutes les années de la période de rétention, déterminé au début de la période de rétention, par le nombre de paiements fixes périodiques au cours de la période de rétention

Ensuite, il faut multiplier le montant obtenu par le pourcentage d’utilisation à des fins professionnelles.

Indemnité variable

Contrairement à l’indemnité fixe, les paiements variables d’une indemnité FAVR englobent les coûts qui fluctuent en fonction du kilométrage. Le taux variable comprend le carburant, l’entretien et les réparations. En incorporant ces variables, les entreprises peuvent s’assurer que les employés sont remboursés pour des dépenses professionnelles dynamiques qui seraient autrement négligées. 

Le kilométrage est l’une des principales variables entrant dans le calcul de l’indemnité variable. En suivant et en enregistrant avec précision le kilométrage, les entreprises peuvent établir une base fiable pour déterminer la partie variable de l’allocation FAVR. Le prix du carburant joue également un rôle important dans le calcul de l’indemnité variable, car il peut varier dans le temps et d’une région à l’autre. Les fluctuations du prix du carburant ont un impact direct sur l’ensemble des dépenses encourues lors des voyages d’affaires, et l’intégration de ce facteur dans le remboursement variable permet de maintenir une structure de remboursement précise et actualisée.

L’entretien de routine (y compris les vidanges) et l’usure générale sont des aspects inévitables de la possession d’un véhicule. En tenant compte des données historiques et de l’entretien moyen prévu, les entreprises peuvent s’assurer que l’allocation variable reflète les dépenses liées à ces services liés au véhicule. L’IRS note que les coûts variables sont au cœur de tout programme de remboursement de la FAVR et qu’ils doivent être “raisonnablement calculés pour ne pas dépasser le montant des dépenses ou des dépenses prévues”.

Identification des facteurs variables

Lors de la mise en œuvre d’une allocation FAVR, il est nécessaire d’identifier et de prendre en compte les variables critiques qui reflètent avec précision les coûts associés aux voyages d’affaires. Les taux kilométriques, le prix de l’essence, l’entretien et tous les coûts fixes dans une région donnée sont autant de variables potentielles à incorporer dans le calcul. En analysant ces facteurs de manière exhaustive, les entreprises peuvent mettre en place une structure de remboursement solide qui correspond aux dépenses réelles des employés liées à leur véhicule.

Un guide étape par étape pour calculer une allocation FAVR

Comment mettre en place un programme de remboursement de véhicules conforme à l’IRS | YouTube 

1. Choisir un véhicule standard

Un véhicule standard est une représentation numérique d’une voiture sur laquelle votre programme FAVR sera basé. Étant donné que tous les programmes FAVR comptent au moins cinq conducteurs, les programmes FAVR ne sont pas conçus sur la base de véhicules individuels, mais choisissent plutôt le véhicule qu’il est raisonnable de conduire pour le travail à effectuer.  

Par exemple, vous pouvez attribuer à vos conducteurs une Ford Escape 2022. Les employés sont libres de conduire ce qu’ils veulent, mais ils seront remboursés sur la base du véhicule standard du programme. 2. Choisissez un pourcentage d’utilisation professionnelle 

Ce pourcentage est généralement de 71,4 %, c’est-à-dire cinq jours de la semaine de conduite pour le travail, divisés par les sept jours de la semaine. 

Cela permet de déterminer le pourcentage des frais de véhicule qui sont à la charge de l’employeur.

3. Définir la localisation et le territoire du conducteur

La localisation et le territoire déterminent les valeurs à attribuer aux remboursements fixes et variables. Les conducteurs de Los Angeles ne recevront pas le même taux variable que les conducteurs de Houston, par exemple, parce que l’essence est beaucoup plus chère à Los Angeles. 

4. Définir la fourchette de kilométrage

Une fourchette de kilométrage correspond à la distance que vous attendez d’un conducteur par an. La fourchette la plus courante est de 10 000 à 15 000 miles par an. 

Cela a un impact sur la dépréciation, car plus vous gardez une voiture longtemps, plus elle se déprécie lentement.

Cela a également une incidence sur les coûts d’entretien du véhicule, car plus vous conduisez un véhicule, plus vous aurez besoin d’entretien. 

5. Calculer les coûts fixes

Il s’agit maintenant de calculer les coûts fixes associés à l’allocation FAVR, sur la base du véhicule standard du programme et du territoire d’exploitation. Cette section vous guidera à travers les étapes de l’identification et de la détermination des éléments fixes de l’allocation.

Identifier les éléments fixes : Les coûts fixes englobent les dépenses constantes qui ne fluctuent pas en fonction du kilométrage ou d’autres facteurs variables. Il est essentiel d’identifier ces éléments avec précision pour garantir un remboursement équitable et exact des employés. Dans le cas d’une allocation FAVR, ces coûts doivent être identifiés au niveau régional, à l’aide des données locales sur les dépenses. Voici quelques exemples de coûts fixes à prendre en compte :

Primes d’assurance

Frais d’enregistrement

Dépréciation

Déterminer le coût fixe annuel : Pour calculer le coût fixe, il faut faire la somme de tous les éléments fixes identifiés. Plus précisément, vous devez additionner les primes d’assurance, les frais d’immatriculation, les taxes et la dépréciation du véhicule ; le total représente les coûts fixes encourus au cours d’une année. En déterminant avec précision le prix fixe annuel, les entreprises peuvent établir une base de référence pour la partie fixe de l’allocation FAVR. Ce montant fixe garantit que les employés sont remboursés pour les dépenses constantes liées à la possession et à l’entretien du véhicule.

6. Calculer les coûts variables

Déterminer le taux kilométrique : Le taux kilométrique est un élément indispensable du calcul de l’indemnité FAVR. Il représente le coût par kilomètre encouru par l’employé lors de ses déplacements professionnels. Il comprend

l’entretien

l’essence

les pneus

Vidanges d’huile

Calculer le coût variable annuel : Une fois que vous avez déterminé le taux de kilométrage applicable, l’étape suivante consiste à calculer le coût variable annuel. Pour ce faire, multipliez le taux de kilométrage par le nombre total de kilomètres parcourus au cours de l’année. Le nombre total de kilomètres parcourus peut être obtenu à partir des relevés kilométriques collectés au cours du processus de suivi. En multipliant le taux kilométrique par le nombre total de kilomètres parcourus, vous obtenez le coût variable annuel, qui représente les dépenses associées aux voyages d’affaires. Ces dépenses comprennent les frais de carburant, l’entretien et les réparations, ainsi que d’autres coûts variables liés à l’utilisation du véhicule.

7. Combinez les coûts fixes et variables

Maintenant que vous avez calculé les coûts fixes et variables associés à l’allocation FAVR, il est temps de les combiner et de déterminer l’allocation FAVR totale. Cette section vous guidera pour combiner les coûts fixes et variables afin d’obtenir le montant final du remboursement.

Additionner les coûts fixes et variables : Pour calculer l’allocation FAVR, ajoutez le prix fixe annuel total au coût variable annuel. Cette somme représente le montant total du remboursement couvrant les dépenses liées au véhicule du salarié lors de ses déplacements professionnels. Le coût fixe annuel comprend les primes d’assurance, les frais d’immatriculation, les taxes et la dépréciation. Il représente les coûts prévisibles et constants que les salariés supportent indépendamment de l’utilisation ou du kilométrage. En revanche, le coût variable annuel représente les dépenses variables qui fluctuent en fonction de facteurs tels que le kilométrage, le prix du carburant, l’entretien et les réparations. Ces coûts sont directement liés aux déplacements professionnels du salarié et à l’utilisation réelle du véhicule. 

 8. Collecte des données relatives aux dépenses

Suivre le kilométrage : Un suivi précis du kilométrage parcouru par l’employé est essentiel pour le calcul de l’indemnité FAVR. Il fournit une mesure centrale pour déterminer la partie variable du remboursement. Il existe plusieurs méthodes pour enregistrer le kilométrage des déplacements professionnels. L’une d’entre elles consiste à suivre manuellement les progrès des employés mobiles à l’aide d’un registre de kilométrage dérivé d’un tableur. Il s’agit d’enregistrer le kilométrage de départ et d’arrivée de chaque voyage d’affaires, ainsi que les kilomètres supplémentaires parcourus à des fins professionnelles. Bien que le suivi manuel exige de la diligence et de la discipline, il peut s’agir d’une solution rentable pour les petites entreprises. Par ailleurs, il existe des applications et des dispositifs de suivi du kilométrage qui automatisent le processus. Ces outils utilisent la technologie GPS pour suivre et enregistrer automatiquement le kilométrage, éliminant ainsi la nécessité d’une saisie manuelle. Ils fournissent des données précises et pratiques sur le kilométrage, garantissant que les employés sont remboursés sur la base des distances parcourues à des fins professionnelles.

Collecter les documents justificatifs : Outre le suivi du kilométrage, il est essentiel de collecter et de conserver les pièces justificatives relatives au carburant, à l’entretien, aux réparations et à d’autres dépenses pertinentes. Ces documents attestent des coûts encourus lors des déplacements professionnels et assurent la transparence du processus de remboursement. La conservation des reçus et des factures pour les achats de carburant est une pratique fondamentale dans la mesure où l’on doit vérifier les dépenses liées à l’approvisionnement du véhicule en carburant. Ces reçus doivent indiquer la date, le lieu et le montant dépensé en carburant, ce qui permet un remboursement précis sur la base des coûts réels. En outre, il est très important de conserver les reçus et les factures des services d’entretien et de réparation afin de prouver les dépenses engagées pour maintenir le véhicule en bon état de fonctionnement. Ces documents permettent de valider les coûts variables liés à l’entretien et aux réparations du véhicule.

9. Effectuer le remboursement 

Cette opération doit être effectuée au moins une fois par trimestre. 

Elle est souvent effectuée mensuellement. 

10. Faites plutôt appel à un partenaire de remboursement !

Si tout cela ne semble pas être le genre de choses que votre équipe RH souhaite faire, sautez les étapes 1 à 9 et appelez-nous. Cardata fera le travail difficile pour votre équipe, vous pourrez ainsi vous détendre et vous contenter de conduire.

Maintien de la conformité et ajustement de l’allocation FAVR

Une fois que vous avez déterminé l’allocation FAVR, il est important d’assurer une conformité continue et de faire les ajustements nécessaires pour suivre l’évolution de la situation. Cette section porte sur le maintien de la conformité avec la réglementation fiscale et sur l’examen et l’ajustement périodiques de l’allocation FAVR.

Considérations relatives à la conformité : Il est nécessaire de se tenir au courant des réglementations fiscales afin de s’assurer que l’allocation FAVR reste dans des limites acceptables et que l’organisation se conforme aux exigences en matière de déclaration. Les lois et réglementations fiscales relatives aux remboursements de véhicules peuvent varier, et il est impératif de se tenir informé de tout changement susceptible d’affecter l’allocation FAVR. En surveillant et en comprenant régulièrement les réglementations fiscales, les entreprises peuvent s’assurer que leurs pratiques de remboursement sont conformes aux directives actuelles et éviter les pénalités potentielles ou les problèmes de conformité. La consultation de fiscalistes ou l’obtention de conseils d’experts peut s’avérer utile pour s’y retrouver dans les complexités de la conformité fiscale concernant les remboursements de véhicules.

Examen et ajustement périodiques : Outre les considérations de conformité, il est essentiel de revoir et d’ajuster périodiquement l’allocation FAVR. Les coûts associés à la possession d’un véhicule, à son entretien et au prix du carburant peuvent fluctuer au fil du temps. L’essence, en particulier, est une question controversée qui nécessite une attention particulière. Il est nécessaire de réévaluer le montant du remboursement pour s’assurer qu’il reflète correctement les coûts actuels encourus par les employés lors de leurs déplacements professionnels. Des révisions régulières de l’allocation FAVR permettent aux organisations de rester en phase avec les taux du marché et les changements économiques. Cette pratique permet de s’assurer que les salariés sont équitablement remboursés pour leurs frais de véhicule et que les politiques de remboursement de l’entreprise restent compétitives et d’actualité. Au cours du processus de révision, les entreprises doivent prendre en compte des facteurs tels que les changements dans les taux de kilométrage, les prix des carburants, les coûts d’entretien et de réparation, et tout autre facteur pertinent susceptible d’avoir un impact sur les dépenses globales. 

Conclusion

Le calcul précis d’un remboursement FAVR pour les voyages d’affaires nécessite une analyse astucieuse des coûts fixes et variables que vos chauffeurs dédiés sont tenus d’assumer. En suivant le guide étape par étape décrit dans cet article, toute entreprise peut comprendre les indemnités FAVR en toute confiance, garantissant un remboursement équitable à ses employés tout en respectant les principes de la réglementation fiscale. En adoptant cette méthodologie, les entreprises ouvrent la voie à une meilleure gestion financière et à une culture d’entreprise qui valorise le bien-être et la satisfaction de ses employés et évite les sous-paiements. En fin de compte, une structure de remboursement des salariés de cette nature peut permettre aux organisations de prospérer et de s’adapter, préparant ainsi le terrain pour une croissance et un succès à long terme.

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.