Guide des pourcentages d’utilisation professionnelle : FAVR vs. Flotte

Introduction

Dans le monde des affaires, il est de plus en plus fréquent que les employés utilisent leur véhicule pour des activités professionnelles. Lorsque les entreprises s’adaptent à ces dispositions particulières, deux méthodes courantes de gestion des dépenses des conducteurs d’entreprise entrent souvent en jeu : les plans de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) et les programmes de véhicules de flotte : Les plans de remboursement des taux fixes et variables (FAVR) et les programmes de flotte de véhicules. Dans chaque cas, le rôle des pourcentages d’utilisation professionnelle (PUP) est essentiel pour déterminer le remboursement approprié des frais de véhicule des employés liés à leur activité professionnelle. Cet article se penche sur les subtilités des pourcentages d’utilisation professionnelle. Il établit une comparaison détaillée entre l’approche FAVR et l’approche de remboursement du parc automobile, en mettant en lumière les facteurs qui influencent leur efficacité et leur adéquation avec les entreprises modernes.

Qu’est-ce qu’un pourcentage d’utilisation professionnelle ?

Le pourcentage d’utilisation professionnelle désigne le temps pendant lequel la voiture d’un employé est utilisée à des fins professionnelles, par opposition à la conduite personnelle. Il mesure la proportion de l’utilisation du véhicule consacrée à des tâches liées au travail. Prenons l’exemple d’un employé dont le pourcentage d’utilisation professionnelle est de 71,4 %. Cela signifie qu’il conduit son véhicule pour des tâches liées à son travail 5 jours de semaine sur 7. Qu’il utilise sa voiture pour se rendre à des réunions avec des clients, visiter des sites de projets ou mener d’autres activités liées à son travail, il s’agit toujours de tâches liées à l’utilisation professionnelle. Dans le même temps, ce pourcentage laisse une marge pour l’utilisation personnelle pendant les week-ends et les autres périodes de repos.

La personnalisation est essentielle

Gardez toutefois à l’esprit que 5 jours de semaine sur 7 n’est qu’un exemple et une bonne base de référence – dans les programmes FAVR, le pourcentage d’utilisation professionnelle peut être personnalisé pour s’aligner sur les exigences spécifiques de l’entreprise. En effet, les exigences et les besoins opérationnels des différentes organisations peuvent varier et avoir un impact sur la fréquence d’utilisation des véhicules par les employés pour des tâches liées au travail. Certaines entreprises peuvent exiger un pourcentage d’utilisation professionnelle plus élevé si leurs employés passent beaucoup de temps sur la route, tandis que d’autres, dont les tâches de bureau sont plus stagnantes, peuvent avoir un taux plus bas. En alignant le pourcentage sur les besoins spécifiques de l’organisation, les employeurs peuvent s’assurer que les employés sont équitablement indemnisés pour les coûts encourus lorsqu’ils utilisent leur véhicule à des fins professionnelles.

Pourcentage d’utilisation à des fins professionnelles et FAVR

L’approche FAVR détermine le montant du remboursement sur la base de taux fixes et variables, le pourcentage d’utilisation professionnelle influençant le calcul. Un pourcentage d’utilisation professionnelle plus élevé entraîne un remboursement plus important, étant donné qu’une proportion plus importante de l’utilisation du véhicule est affectée à des tâches liées à l’activité professionnelle.

L’impact du pourcentage d’utilisation professionnelle sur le remboursement souligne l’importance de déterminer et de suivre avec précision l’utilisation des véhicules personnels pour des tâches professionnelles. Cela peut se faire par différentes méthodes, comme les applications de suivi du kilométrage ou l’enregistrement manuel du kilométrage professionnel, bien que la première méthode soit certainement plus efficace et plus fiable. Dans tous les cas, les employeurs doivent disposer d’un système clair et transparent pour documenter et vérifier le pourcentage d’utilisation professionnelle, en veillant à ce que le montant versé corresponde à l’utilisation des véhicules personnels pour des activités liées au travail.

En quoi le FAVR diffère-t-il de la flotte ? 

La flotte : Dans le cadre d’une flotte, l’employeur met à la disposition de ses employés des véhicules de société. Cela signifie que les employés ont accès à une flotte de voitures désignée, appartenant à l’employeur et entretenue par lui. Si ces véhicules sont ramenés à la maison et utilisés à des fins personnelles, l’employé doit effectivement rembourser l’employeur pour l’utilisation personnelle, ou ce pourcentage de l’utilisation du véhicule sera évalué comme un revenu régulier, c’est-à-dire qu’il sera soumis à l’impôt sur le revenu et à l’impôt sur les salaires.

En outre, les systèmes basés sur les flottes imposent souvent aux employés des frais d’utilisation personnelle. Les employés qui utilisent le véhicule de société à des fins personnelles doivent rembourser l’employeur. Les rétrocessions sont destinées à recouvrer les coûts liés à l’utilisation du véhicule de société à des fins privées. Cela peut entraîner une complexité administrative supplémentaire et susciter le mécontentement des employés.

FAVR : ce modèle adopte une approche différente en utilisant les véhicules personnels des employés à des fins professionnelles. Au lieu de fournir des véhicules de société, les employeurs remboursent les employés pour l’utilisation de leur voiture sur la base de taux fixes et variables. Cela permet de couvrir les coûts liés à l’utilisation du véhicule pour des tâches professionnelles, tels que le carburant, l’entretien, l’assurance et la dépréciation. Dans ce système, les employés sont responsables des frais initiaux de leur voiture, y compris les paiements d’achat ou de location, et ils sont remboursés.

Le système FAVR élimine la nécessité de procéder à des rétrocessions. Au lieu de rembourser les employés pour l’utilisation globale de leurs véhicules, les employeurs les couvrent spécifiquement pour l’utilisation professionnelle de leurs voitures. Cette approche simplifie le processus et garantit que les employés ne sont remboursés que pour la partie de l’utilisation du véhicule directement liée à leurs responsabilités professionnelles.

Les approches FAVR et de remboursement du parc automobile présentent des différences distinctes en ce qui concerne la propriété des véhicules, l’affectation des coûts et les méthodes de remboursement. D’une part, le modèle de la flotte met à disposition des véhicules de société et couvre tous les coûts associés ; il fait peser plus de responsabilités et de risques sur l’employeur et des frais potentiellement plus élevés sur les travailleurs. En effet, les rétrocessions sont très risquées – si une personne est systématiquement facturée pour l’utilisation d’une flotte ou d’une voiture de société en dehors des heures de travail, ce prétendu avantage en nature n’est finalement pas si avantageux que cela. En revanche, le modèle FAVR s’appuie sur les voitures des employés et les rembourse sur la base de taux fixes et variables, à l’aide de calculs précis soutenus par un logiciel et conformes aux normes de l’IRS[1], qui tiennent compte des distinctions entre l’utilisation professionnelle et personnelle de la voiture, ce qui permet d’éviter d’emblée les litiges avec les employés.  

[1] IRS Rev. Proc. 2000-48 

Conclusion

Il est essentiel de comprendre le concept de pourcentage d’utilisation professionnelle lors de la mise en œuvre de systèmes de remboursement tels que le FAVR ou le parc automobile. Ce pourcentage a un impact direct sur le remboursement des employés qui utilisent leur véhicule pour des tâches liées à leur travail. En tenant compte des différences entre les approches FAVR et flotte, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées sur la gestion et l’indemnisation des employés pour l’utilisation de leur véhicule.

Des facteurs tels que la répartition des coûts, la complexité administrative et la satisfaction des employés jouent un rôle important dans la détermination de la méthode qui correspond le mieux à leurs besoins et priorités spécifiques. En évaluant prudemment ces facteurs et en comprenant les implications du pourcentage d’utilisation professionnelle, les entreprises peuvent mettre en place un système de remboursement qui optimise le contrôle des coûts, rationalise les processus et garantit des remboursements équitables pour les dépenses des employés liées à l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles.

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