Comment automatiser le suivi des kilomètres parcourus

Introduction

Si vos employés doivent souvent conduire pour travailler, vous savez à quel point il est important de suivre le kilométrage professionnel. En suivant les directives de l’IRS, les employés peuvent bénéficier d’un remboursement non imposable. Si les conducteurs de votre entreprise suivent actuellement leur kilométrage professionnel à l’aide d’un carnet de bord papier ou d’une feuille de calcul, il convient d’examiner attentivement s’il s’agit vraiment de la meilleure option pour votre équipe. Il existe une autre option : les applications de suivi automatisé des kilomètres, qui permettent souvent aux entreprises et aux employés de gagner du temps et d’économiser des efforts considérables. 

Avantages de l’automatisation du suivi des kilomètres

L’automatisation du processus de suivi des kilomètres présente d’immenses avantages, tant pour les entreprises que pour leurs employés. Tout d’abord, les applications de suivi des kilomètres permettent de défiscaliser les déplacements professionnels. Les gains de temps sont considérables, tant pour les conducteurs que pour les administrateurs. En effet, l’utilisation d’une feuille de calcul ou le suivi manuel des kilomètres à l’aide d’un carnet de bord papier pourrait coûter aux employés conducteurs une semaine de travail complète de 40 heures, chaque année. Une application de suivi des kilomètres conforme aux normes de l’IRS pourrait également permettre de réaliser des économies d’impôts en permettant aux remboursements de véhicules d’être exonérés d’impôts. 

Au-delà des économies de temps et d’argent, l’automatisation du suivi du kilométrage permet d’accroître la précision des trajets effectués et des kilomètres parcourus. Cela réduit également le risque d’erreurs et de fautes, ce qui permet d’obtenir une image précise des kilomètres parcourus par l’entreprise. Une application automatisée de suivi du kilométrage peut également rationaliser le processus de remboursement, en veillant à ce que les remboursements puissent être facilement approuvés et versés aux chauffeurs employés.

Comment choisir une application de suivi des kilométrages ?

Lorsque vous choisissez une application de suivi des kilométrages pour votre entreprise, il est important de bien choisir et de choisir avec soin. Étant donné que la mise en place initiale de l’application dans votre entreprise prend un certain temps, vous devez vous assurer que l’application que vous choisissez répond au mieux aux besoins de votre entreprise, afin d’éviter toute perte de temps, tout changement ultérieur une fois l’application mise en place et tout autre problème. 

Lorsque vous choisissez une application de suivi des kilomètres, assurez-vous qu’elle possède toutes les caractéristiques dont vous avez besoin pour votre entreprise, notamment un suivi précis des kilomètres par GPS, une interface facile à utiliser, ainsi qu’une assistance clientèle et des ressources exceptionnelles. Lors de votre recherche de l’application de suivi des kilomètres, il est utile de prendre le temps de bien comprendre les besoins et les priorités de votre entreprise en matière de suivi des kilomètres, afin de pouvoir évaluer plus facilement les applications et les solutions potentielles. 

Cardata Mobile : La meilleure application de suivi des frais kilométriques de sa catégorie

Grâce à Cardata Mobile, les entreprises ont accès à un logiciel de suivi des kilomètres précis et simple. Cardata Mobile est une application robuste spécialement conçue pour les entreprises, qui offre une série de fonctionnalités solides, notamment une technologie GPS avancée qui garantit un suivi précis du kilométrage, une interface facile à utiliser et une visibilité in-app sur les remboursements. L’application est facile à utiliser pour les chauffeurs, ce qui leur permet de suivre facilement leur kilométrage professionnel et de catégoriser les trajets, et de voir clairement les remboursements à venir. Cardata propose également des configurations personnalisables pour les entreprises, ce qui leur permet de créer une solution de suivi du kilométrage adaptée à leur activité. 

Cardata offre également des enregistrements du kilométrage professionnel conformes aux normes de l’IRS, ce qui permet de réaliser des économies d’impôts grâce à des remboursements de véhicules exonérés d’impôts. Cardata jouit de la confiance d’organisations telles que Crayola, Medtronic, Viemed et bien d’autres.

Mise en place d’une application de suivi des frais kilométriques

Une bonne application de suivi des frais kilométriques doit être facile à configurer et à mettre en œuvre au sein de votre équipe. Pour rendre la mise en œuvre aussi facile que possible, jetez un coup d’œil au type de programme d’intégration offert par l’application de suivi des kilométrages que vous envisagez d’utiliser – il peut s’agir d’une aide à la configuration du compte, d’un potentiel de personnalisation, ainsi que d’une formation et d’une intégration pour les administrateurs du programme de remboursement. 

Avec Cardata, les conducteurs de votre entreprise peuvent rapidement et facilement suivre un lien pour télécharger et installer l’application Cadata Mobile. Les entreprises peuvent mettre en place leur programme et commencer à suivre le kilométrage en seulement quelques étapes guidées. Une bibliothèque de ressources est disponible pour répondre aux questions les plus courantes, ainsi qu’un support client personnalisé pour répondre à toute autre question ou problème potentiel. 

Tirer parti des fonctionnalités pour un suivi efficace des kilomètres parcourus

Veillez à utiliser pleinement l’ensemble des fonctionnalités de votre application de suivi des kilomètres afin de tirer parti de toutes les ressources potentielles et du temps gagné pour votre entreprise. L’utilisation de différentes fonctionnalités vous permettra également de vous assurer que votre processus et programme de suivi des kilomètres est aussi efficace et bénéfique pour votre équipe qu’il peut l’être.

Outre le suivi automatique du kilométrage à l’aide de la technologie GPS, Cardata offre également une catégorisation et une classification simples des déplacements, ce qui permet de séparer facilement les déplacements professionnels des déplacements personnels d’un simple effleurement. Avec Cardata, vous pouvez également générer des rapports détaillés sur le kilométrage professionnel, y compris des rapports sur le revenu imposable, des rapports sur les trajets quotidiens et des rapports d’audit sur le kilométrage. Ces rapports permettent à votre entreprise d’avoir une vue d’ensemble du kilométrage professionnel, en vous fournissant des données pour étayer d’éventuelles décisions commerciales. 

Garantir la confidentialité et la sécurité des données

Il est essentiel que votre application de suivi du kilométrage garantisse la confidentialité et la sécurité des données, pour protéger votre entreprise et la vie privée de vos employés. Cardata Mobile garde cette priorité à l’esprit. Cardata Mobile enregistre les données nécessaires pour justifier le kilométrage professionnel à des fins fiscales, notamment le kilométrage parcouru et l’objet du voyage d’affaires. 

En tant qu’application privilégiant la protection de la vie privée, Cardata Mobile dispose d’une sécurité solide pour les données en mouvement et dans le nuage privé de Cardata. Cardata Mobile offre également des contrôles manuels de confidentialité pour le conducteur – y compris des choses comme la désactivation du suivi personnel et la dissimulation des déplacements personnels (non professionnels) pour la conduite le week-end et le soir. C’est une bonne idée de créer et de suivre les meilleures pratiques pour la protection des données au sein de votre organisation.

Intégrer le suivi du kilométrage au remboursement

Un bon programme de suivi des kilomètres parcourus par les entreprises va au-delà du simple suivi des kilomètres parcourus. Au-delà de la collecte précise des données relatives au kilométrage professionnel, une application intégrée à un processus de remboursement peut contribuer à simplifier les remboursements. 

Prenons encore une fois l’exemple de Cardata Mobile – l’application se synchronise facilement avec les systèmes de gestion de la comptabilité et des remboursements, également offerts par Cardata, comme le paiement direct, la conformité à l’assurance et les rapports d’intelligence d’affaires, ce qui vous permet de rationaliser votre programme de remboursement à l’aide d’une application de kilométrage puissante comme pierre angulaire. 

En retour, les employés peuvent facilement voir les remboursements à venir dans l’application Cardata Mobile, ce qui leur garantit des remboursements exacts et opportuns. Les processus de remboursement peuvent également être configurés de manière à garantir la conformité avec les politiques et réglementations de l’entreprise.

Meilleures pratiques pour un programme automatisé de suivi du kilométrage réussi

Il est important de disposer d’une application de suivi des frais kilométriques efficace et robuste, mais il y a encore quelques éléments clés à garder à l’esprit pour s’assurer que votre programme de suivi des frais kilométriques fonctionne de manière efficace. Il est important d’examiner et d’auditer régulièrement les données relatives au kilométrage, afin de s’assurer que les problèmes potentiels ne passent pas inaperçus et de repérer les possibilités d’optimisation. Il est également essentiel de communiquer les lignes directrices et les attentes à vos employés au volant, afin qu’ils comprennent parfaitement ce qu’ils doivent savoir sur le suivi des kilométrages.

Au fur et à mesure que votre programme de suivi des kilométrages progresse, assurez-vous de fournir une formation et un soutien continus aux employés sur la façon d’utiliser l’application. Une application facile à utiliser et un service client performant vous aideront dans cette tâche, et il est essentiel de veiller à ce que des ressources soient disponibles pour les employés qui ont des questions ou des problèmes. 

En conclusion

L’automatisation du suivi des kilomètres peut présenter d’immenses avantages, non seulement pour l’entreprise elle-même, mais aussi pour les employés. En passant d’un processus manuel à un processus automatisé, vous pouvez faire gagner un temps précieux à votre entreprise et à vos employés en rationalisant ce qui pourrait autrement être un processus fastidieux et chronophage. Les applications de suivi du kilométrage peuvent également offrir d’autres avantages significatifs, notamment assurer un suivi précis des déplacements professionnels, simplifier les remboursements, générer des rapports précieux sur les données relatives au kilométrage, et bien d’autres choses encore. Il est important de noter qu’une application de suivi des kilométrages conforme aux normes de l’IRS peut également permettre de rembourser les véhicules en franchise d’impôt et d’éviter le gaspillage fiscal.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de l’automatisation du suivi du kilométrage de votre entreprise, cela vaut la peine d’explorer des solutions potentielles, telles que Cardata. L’automatisation du suivi des kilomètres est une option efficace et pratique pour de nombreuses entreprises qui emploient des chauffeurs.

Clause de non-responsabilité

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